4 lí do khiến nhà quản trị nhân sự "mất kiên nhẫn" với phần mềm HRM

Bộ phận nhân sự ở nhiều doanh nghiệp đang ngày càng ít hài lòng với công nghệ quản trị nhân sự hiện tại của họ, bất chấp nhiều lợi ích mà những phần mềm hiện hữu đang cung cấp. Đây là kết quả của cuộc khảo sát hàng năm về Hệ thống quản trị nhân sự giai đoạn 2022-2023 của Sapient Insights Group, với dữ liệu được thu thập từ phản hồi của 2.500 công ty nhỏ, vừa và lớn về mức độ hài lòng của họ với các nền tảng quản trị nhân sự.

Cuộc khảo sát cho biết kỳ vọng của người dùng đã thay đổi vào năm 2022 so với những năm trước do “các tổ chức đang phải đối phó với một loạt thách thức mới với kỳ vọng cao hơn dành cho các nhà cung cấp giải pháp công nghệ”. Vào năm 2020 và 2021, các doanh nghiệp cho biết họ hài lòng với nhà cung cấp phần mềm của mình, nhưng vào năm 2022, mức độ hài lòng chung với nhà cung cấp đã giảm 7% và trải nghiệm tích cực khi người dùng sử dụng phần mềm quản trị nhân sự cũng đã giảm 6%. Cuộc khảo sát cũng đề cập rằng người dùng đặc biệt ít hài lòng với các tính năng Đào tạo, Tính thưởng và Phân tích dữ liệu (với mức độ hài lòng giảm tới 15%).

Vậy lí do khiến doanh nghiệp ngày càng không hài lòng với phần mềm quản trị nhân sự là gì? Cuộc khảo sát đi sâu vào bốn lý do chính sau:

1. Quá nhiều chức năng không cần thiết gây tốn kém chi phí

Chi phí chính là một trong những yếu tố đầu tiên làm giảm sự hài lòng của người dùng. Một doanh nghiệp có quy mô trung bình chia sẻ: để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của công ty, phần mềm tuyển dụng của họ đã yêu cầu thêm rất nhiều tiện ích bổ sung, do đó gây tốn kém chi phí do nhiều điều chỉnh phát sinh. Mặc dù các phần mềm quản trị nhân sự hiện nay thường tính phí theo tháng, theo số lượng nhân sự sử dụng, nhưng những tính năng có sẵn trong phần mềm vẫn chưa đầy đủ. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải trả nhiều tiền hơn để cài đặt thêm các tính năng cụ thể, cần thiết đối với đặc thù từng công ty.

2. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng kém

Hai phần ba trong số doanh nghiệp được hỏi theo khảo sát của Sapient hiện vẫn chưa có kế hoạch thay đổi phần mềm nhân sự đang sử dụng, nhưng tất cả đều lưu ý rằng chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng sẽ là một trong những nguyên nhân chủ chốt nếu kế hoạch của họ có thay đổi (các lý do khác bao gồm khả năng mở rộng quy mô và khả năng chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống đám mây từ hệ thống tại chỗ).

Ngoài ra, một số vấn đề khác được phản hồi bởi người dùng phần mềm nhân sự có thể kể tới:

- Phần mềm không hỗ trợ quản trị nhiều tổ chức con dưới một công ty mẹ

- Việc nâng cấp phần mềm diễn ra hàng quý, tần suất quá thường xuyên gây ảnh hưởng công việc của người dùng

- Vấn đề phải được giải quyết bởi một nhóm kỹ thuật thay vì đại diện bộ phận chăm sóc khách hàng, nhiều vấn đề đơn giản có thể mất tới một tuần để giải quyết do thiếu tiếng nói chung

3. Tính năng trong phần mềm không đáp ứng đủ nhu cầu nghiệp vụ của HR

Khi bối cảnh thị trường nhân sự thay đổi, một số tính năng mới cần xuất hiện trong phần mềm nhân sự để đáp ứng nhu cầu thích nghi của doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý công việc từ xa hay trả lương theo nhiều hình thức đa dạng. Tuy nhiên, không phải tất cả phần mềm quản trị nhân sự hiện nay đều cung cấp các tính năng này. Ngoài ra, một số tính năng tiêu chuẩn trong phần mềm cũng được khách người dùng mong muốn cải thiện tốt hơn. Ví dụ: 40% khách hàng được khảo sát vào năm 2022 mong muốn phần mềm quản trị nhân sự của công ty mình có chức năng báo cáo tốt hơn, tăng hơn 30% so với năm 2021, theo nghiên cứu của Sapient.

Một yếu tố khác cũng cần xem xét là liệu phần mềm có đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh hay không. Theo khảo sát, khả năng đáp ứng của phần mềm quản trị nhân sự đã giảm từ 82% vào năm 2021 xuống còn 73% vào năm 2022. Một số nguyên do khiến doanh nghiệp không hài lòng khi sử dụng phần mềm nhân sự là tính linh hoạt còn nhiều giới hạn và chức năng đánh giá công việc chưa thật sự thể hiện đúng năng lực và kết quả quá trình cố gắng của nhân sự.

4. Các vấn đề triển khai từ hạn chế trong đào tạo sử dụng công cụ

Theo khảo sát, hơn 300 doanh nghiệp đã triển khai hệ thống quản lý nhân sự trong hai năm qua, với 60% trong số đó triển khai phần mềm nhân sự cốt lõi, 53% chỉ triển khai hệ thống tính lương và 47% chỉ triển khai phần mềm chấm công. Một số nhiệm vụ trong quá trình triển khai, như quản lý thay đổi, quản lý dự án và thiết lập dữ liệu, thường được thực hiện bởi nhân viên nội bộ của công ty trong khi các nhiệm vụ kỹ thuật khác (ví dụ: chiến lược, cấu hình dữ liệu, đào tạo) sẽ do đội ngũ của nhà cung cấp phần mềm hoặc chuyên gia triển khai của bên thứ ba đảm nhận.

Thời gian triển khai phần mềm có thể thay đổi từ vài tuần đến vài tháng hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào số lượng nhân sự, tính năng và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Mặc dù việc triển khai phần mềm thành công luôn là mục tiêu hàng đầu, không phải lúc nào mục tiêu này cũng được hoàn thành trọn vẹn. Trên thực tế, theo khảo sát của Sapient, các vấn đề liên quan tới quá trình triển khai được xem là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc doanh nghiệp không hài lòng với phần mềm nhân sự hiện tại và muốn thay đổi sang công cụ khác.

Một vấn đề lớn trong đó liên quan đến việc đào tạo phần mềm cho người dùng cuối - bộ phận HR và nhân sự nội bộ của doanh nghiệp. Khi tìm hiểu một công cụ mới, người dùng thường mất một khoảng thời gian để làm quen, nhưng nếu đơn vị triển khai phần mềm không tích cực hỗ trợ, phản hồi, đào tạo cho nhân sự doanh nghiệp, quá trình làm quen này sẽ mất thời gian và khó khăn hơn gấp nhiều lần. Cuộc khảo sát của Sapient đã đưa ra con số: 28% trong số các doanh nghiệp được hỏi cho biết họ không hài lòng với những thiếu sót trong quá trình đào tạo cho quản trị viên, 27% số doanh nghiệp không hài lòng với thiếu sót đào tạo và hỗ trợ cho người dùng cuối.

1C:HRM & Payroll - Phần mềm quản lý nhân sự “đập tan” rào cản công nghệ cho bộ phận HR

Với sự phát triển nhanh chóng của thế giới, ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng công nghệ vào công tác quản trị nhân sự nhằm phục vụ nhu cầu cắt giảm chi phí, mở rộng quy mô và cải thiện dịch vụ. Động thái này đã làm thay đổi gần như hoàn toàn thực tiễn quá trình quản lý nhân sự. Theo nghiên cứu được tổng hợp bởi Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM), những doanh nghiệp áp dụng thành công các giải pháp công nghệ vào công tác quản trị nhân sự có tỉ lệ đạt hiệu quả vượt trội hơn so với những doanh nghiệp có hoạt động nhân sự kiểu truyền thống.

Phần mềm quản trị nhân sự và tính lương 1C:HRM & Payroll sẽ trở thành “bạn đồng hành” gắn bó với bộ phận HR trong mọi công việc hàng ngày. 1C:HRM & Payroll cung cấp cho doanh nghiệp bộ kiểm soát tính năng toàn diện, linh hoạt, giúp bộ phận nhân sự quản trị gọn gàng chỉ trên một màn hình. Phần mềm có thể tùy chỉnh theo nhu cầu, đáp ứng yêu cầu đa dạng về tách bạch và xâu chuỗi theo vai trò từng khâu nghiệp vụ, thích hợp với mọi mô hình doanh nghiệp từ quy mô vừa và nhỏ đến quy mô tập đoàn, giúp doanh nghiệp tinh gọn các khâu quản lý, theo dõi, đào tạo nhân sự mà không lo ngại những chức năng thừa “vướng víu”. Thêm vào đó, đội ngũ hỗ trợ khách hàng của 1C Việt Nam luôn túc trực và sẵn sàng lắng nghe quý khách hàng, tất cả luôn phối hợp nhiệt tình để đảm bảo đội ngũ doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm thành thạo trong thời gian ngắn nhất, với hiệu quả sử dụng cao nhất.

Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay và cùng trải nghiệm một công nghệ HR thật khác biệt!