Chi phí tài chính là gì? Định nghĩa, phân loại và cách quản lý hiệu quả

Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh hiện nay, việc quản lý chi phí tài chính đóng vai trò then chốt quyết định khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về chi phí tài chính, phân loại chúng và đưa ra các chiến lược quản lý hiệu quả, từ đó tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

1. Khái niệm chi phí tài chính

1.1. Định nghĩa chi phí tài chính

Chi phí tài chính là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình huy động vốn, đầu tư tài chính và các giao dịch tài chính khác. 

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, chi phí tài chính được định nghĩa là "các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính như chi phí lãi tiền vay, lỗ tỷ giá hối đoái, chiết khấu thanh toán, lỗ do thanh lý các khoản đầu tư tài chính, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác và các khoản chi phí tài chính khác".

Ví dụ cụ thể, Công ty ABC vay ngân hàng 1 tỷ đồng với lãi suất 10%/năm để mở rộng hoạt động kinh doanh. Khoản lãi vay 100 triệu đồng mỗi năm sẽ được ghi nhận vào chi phí tài chính của doanh nghiệp. Tương tự, nếu công ty thực hiện giao dịch xuất khẩu và chịu lỗ do tỷ giá hối đoái, khoản lỗ này cũng được hạch toán vào chi phí tài chính.

1.2. Đặc điểm của chi phí tài chính

Chi phí tài chính có những đặc điểm chính sau:

• Không trực tiếp tạo ra sản phẩm: Khác với chi phí sản xuất, chi phí tài chính không trực tiếp tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.
• Biến động theo chính sách tiền tệ: Chi phí tài chính thường chịu ảnh hưởng lớn từ các chính sách tiền tệ của Ngân hàng Nhà nước và biến động của thị trường tài chính.
• Không có số dư cuối kỳ: Tài khoản chi phí tài chính (TK 635) không có số dư cuối kỳ vì toàn bộ số phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh (TK 911) khi kết thúc kỳ kế toán.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận: Chi phí tài chính tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp, làm giảm kết quả hoạt động kinh doanh.

Chi phí tài chính không có số dư cuối kỳ vì bản chất của nó là tài khoản kết quả hoạt động, và theo nguyên tắc kế toán, tất cả các khoản thu nhập và chi phí đều phải được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán. Điều này khác biệt so với các chi phí sản xuất có thể được vốn hóa vào giá trị hàng tồn kho.

1.3. Vai trò của chi phí tài chính trong hoạt động kinh doanh

Chi phí tài chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

• Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp: Chi phí tài chính phản ánh hiệu quả trong việc huy động và sử dụng vốn. Việc quản lý tốt chi phí tài chính giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực tài chính, đảm bảo dòng tiền ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Ảnh hưởng đến lợi nhuận: Chi phí tài chính là một trong những yếu tố trực tiếp làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi chi phí tài chính tăng, lợi nhuận sẽ giảm tương ứng nếu các yếu tố khác không thay đổi. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có cơ cấu vốn vay cao, chi phí tài chính có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí.
• Vai trò trong chiến lược tài chính: Quản lý chi phí tài chính hiệu quả là một phần quan trọng trong chiến lược tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt các khoản chi phí này góp phần xây dựng cơ cấu vốn hợp lý, giảm thiểu rủi ro tài chính và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

​​​​​​​​​​​​​​>>> TÌM HIỂU NGAY: Các chỉ số tài chính quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm

2. Phân loại chi phí tài chính

2.1. Chi phí tài chính bên nợ

Chi phí tài chính bên nợ bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kế toán liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là bảng tổng hợp các loại chi phí tài chính bên nợ chính:

2.2. Chi phí tài chính bên có

Chi phí tài chính bên có thường liên quan đến việc hoàn nhập các khoản dự phòng, ghi giảm chi phí tài chính hoặc điều chỉnh các khoản chi phí tài chính đã ghi nhận trước đó. Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản chi phí tài chính bên có:

2.3. Các khoản không được tính vào chi phí tài chính

Một số khoản chi phí thường bị nhầm lẫn với chi phí tài chính nhưng thực tế không được hạch toán vào tài khoản này:

• Chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến tài chính: Lương nhân viên phòng tài chính kế toán, chi phí văn phòng phẩm của phòng tài chính không được tính vào chi phí tài chính mà hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642).
• Chi phí vay vốn được vốn hóa: Theo chuẩn mực kế toán số 16, chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được vốn hóa vào nguyên giá tài sản, không hạch toán vào chi phí tài chính.
• Lỗ do thanh lý TSCĐ: Khoản lỗ phát sinh từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định được hạch toán vào chi phí khác (TK 811), không phải chi phí tài chính.
• Chi phí tài chính không được trừ khi tính thuế TNDN: Một số khoản chi phí tài chính không đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Thuế TNDN sẽ không được trừ khi tính thuế, như khoản chi không có hóa đơn chứng từ hợp lệ, khoản lãi vay vượt mức quy định.

Ví dụ minh họa: Công ty XYZ có khoản chi phí lãi vay 500 triệu đồng để xây dựng nhà máy mới. Theo chuẩn mực kế toán, khoản chi phí này được vốn hóa vào nguyên giá tài sản, không hạch toán vào TK 635 - Chi phí tài chính.

3. Các hình thức chi phí tài chính phổ biến

3.1. Chi phí lãi vay và lãi mua hàng trả chậm

Chi phí lãi vay là khoản lãi mà doanh nghiệp phải trả cho các khoản vay từ ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc cá nhân. Đây là hình thức chi phí tài chính phổ biến nhất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí tài chính của doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lãi vay bao gồm:

• Lãi suất vay: Lãi suất càng cao, chi phí lãi vay càng lớn. Lãi suất có thể cố định hoặc thả nổi theo biến động thị trường.
• Thời hạn vay: Thời gian vay càng dài, tổng chi phí lãi vay tích lũy càng lớn.
• Phương thức trả nợ: Phương thức trả gốc đều hay trả gốc cuối kỳ sẽ ảnh hưởng đến cách tính lãi vay.
• Uy tín tín dụng: Doanh nghiệp có lịch sử tín dụng tốt thường được hưởng lãi suất ưu đãi, giúp giảm chi phí lãi vay.

Ví dụ tính toán chi phí lãi vay: Công ty A vay 2 tỷ đồng với lãi suất 9%/năm, thời hạn vay 3 năm, trả lãi định kỳ 3 tháng/lần, trả gốc cuối kỳ.

Chi phí lãi vay mỗi quý = 2.000.000.000 × 9% ÷ 4 = 45.000.000 đồng Tổng chi phí lãi vay trong 3 năm = 45.000.000 × 12 = 540.000.000 đồng

Đối với lãi mua hàng trả chậm, đây là khoản lãi phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng nhưng chưa thanh toán ngay và phải chịu một khoản lãi cho thời gian chậm trả. Ví dụ, Công ty B mua nguyên vật liệu trị giá 500 triệu đồng, thanh toán sau 2 tháng với lãi suất 1%/tháng. Khoản lãi mua hàng trả chậm là: 500.000.000 × 1% × 2 = 10.000.000 đồng.

3.2. Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái

Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch bằng ngoại tệ và có sự chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán hoặc đánh giá lại cuối kỳ.

Nguyên nhân phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá bao gồm:

• Biến động tỷ giá trên thị trường: Khi đồng nội tệ mất giá so với ngoại tệ, doanh nghiệp có khoản nợ ngoại tệ sẽ phát sinh lỗ tỷ giá.
• Thời điểm ghi nhận và thanh toán khác nhau: Chênh lệch giữa tỷ giá tại thời điểm ghi nhận giao dịch và thời điểm thanh toán thực tế.
• Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ cuối kỳ: Theo quy định, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá liên ngân hàng tại ngày kết thúc kỳ kế toán.

Ví dụ cụ thể về cách tính lỗ chênh lệch tỷ giá: Công ty X nhập khẩu thiết bị trị giá 100.000 USD vào ngày 01/01/2023 với tỷ giá ghi sổ 23.000 VND/USD. Đến ngày 15/02/2023 khi thanh toán, tỷ giá là 23.500 VND/USD.

Giá trị ghi sổ: 100.000 × 23.000 = 2.300.000.000 VND Giá trị thanh toán thực tế: 100.000 × 23.500 = 2.350.000.000 VND Lỗ chênh lệch tỷ giá: 2.350.000.000 - 2.300.000.000 = 50.000.000 VND

3.3. Chi phí chiết khấu thanh toán

Chi phí chiết khấu thanh toán là khoản giảm giá mà doanh nghiệp (bên bán) dành cho khách hàng khi họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định. Đây là một biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền.

Chiết khấu thanh toán thường được tính theo phần trăm trên giá trị hàng hóa và phụ thuộc vào thời gian thanh toán. Ví dụ phổ biến là điều khoản "2/10, n/30", có nghĩa là khách hàng sẽ được giảm 2% giá trị hóa đơn nếu thanh toán trong vòng 10 ngày, nếu không thì phải thanh toán toàn bộ trong vòng 30 ngày.

Cách tính và hạch toán chi phí chiết khấu:

• Khi bán hàng, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu đầy đủ.
• Khi khách hàng thanh toán sớm và được hưởng chiết khấu, doanh nghiệp ghi nhận khoản chiết khấu vào chi phí tài chính.

Ví dụ: Công ty Y bán hàng cho khách hàng với giá trị 500 triệu đồng, áp dụng chính sách chiết khấu 2% nếu thanh toán trong vòng 15 ngày. Khách hàng thanh toán sau 10 ngày và được hưởng chiết khấu. Khoản chiết khấu thanh toán là: 500.000.000 × 2% = 10.000.000 đồng, được hạch toán vào chi phí tài chính.

3.4. Chi phí dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh

Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh là khoản tiền được trích lập để bù đắp phần giá trị bị tổn thất khi giá thị trường của chứng khoán giảm thấp hơn giá gốc. Việc trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị thực của danh mục chứng khoán.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cách tính dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh như sau:

Mức dự phòng = (Số lượng chứng khoán bị giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính × Giá chứng khoán hạch toán trên sổ kế toán) - (Số lượng chứng khoán bị giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính × Giá chứng khoán thực tế trên thị trường)

Ví dụ minh họa: Công ty Z mua 10.000 cổ phiếu của Công ty ABC với giá 25.000 đồng/cổ phiếu. Đến thời điểm lập báo cáo tài chính, giá thị trường của cổ phiếu ABC giảm xuống còn 20.000 đồng/cổ phiếu.

Giá trị ghi sổ: 10.000 × 25.000 = 250.000.000 đồng Giá trị thị trường: 10.000 × 20.000 = 200.000.000 đồng Mức trích lập dự phòng: 250.000.000 - 200.000.000 = 50.000.000 đồng

3.5. Chi phí thanh lý các khoản đầu tư tài chính

Chi phí thanh lý các khoản đầu tư tài chính phát sinh khi doanh nghiệp bán các khoản đầu tư tài chính (như cổ phiếu, trái phiếu, góp vốn vào đơn vị khác) với giá thấp hơn giá gốc của khoản đầu tư.

Quy trình thanh lý khoản đầu tư tài chính thường bao gồm các bước:

1. Xác định giá trị ghi sổ của khoản đầu tư
2. Xác định giá bán thực tế
3. Tính toán khoản lãi/lỗ từ việc thanh lý
4. Hạch toán vào các tài khoản phù hợp

Các trường hợp phát sinh lỗ khi thanh lý:

• Khi thanh lý chứng khoán trong điều kiện thị trường giảm giá
• Khi công ty đối tác gặp khó khăn, buộc phải rút vốn với giá thấp
• Khi chiến lược đầu tư thay đổi, cần tái cơ cấu danh mục đầu tư

Ví dụ cụ thể về cách hạch toán: Công ty M đã đầu tư mua 50.000 cổ phiếu của Công ty XYZ với giá 30.000 đồng/cổ phiếu. Sau 2 năm, do nhu cầu vốn, Công ty M quyết định bán toàn bộ số cổ phiếu này với giá 28.000 đồng/cổ phiếu.

Giá trị ghi sổ: 50.000 × 30.000 = 1.500.000.000 đồng Giá trị thanh lý: 50.000 × 28.000 = 1.400.000.000 đồng Lỗ từ thanh lý đầu tư: 1.500.000.000 - 1.400.000.000 = 100.000.000 đồng

Khoản lỗ 100 triệu đồng này được hạch toán vào chi phí tài chính của doanh nghiệp.

4. Hạch toán chi phí tài chính

4.1. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 635

Tài khoản 635 - Chi phí tài chính được sử dụng để phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính và chi phí cho hoạt động đầu tư tài chính của doanh nghiệp. Khi hạch toán tài khoản 635, cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Nguyên tắc phù hợp: Chi phí tài chính phải được ghi nhận vào kỳ kế toán phát sinh, không phụ thuộc vào việc đã thực tế chi tiền hay chưa.
• Nguyên tắc thận trọng: Khi có những dấu hiệu cho thấy sự suy giảm giá trị của các khoản đầu tư tài chính, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng đầy đủ.
• Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp hạch toán chi phí tài chính phải được áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán, trừ khi có thay đổi về chính sách kế toán được chấp thuận.
• Nguyên tắc bù trừ: Không được bù trừ doanh thu hoạt động tài chính với chi phí tài chính, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định.

Mối liên hệ của TK 635 với các tài khoản khác:

• TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng): Khi chi trả các khoản chi phí tài chính
• TK 334 (Phải trả người lao động): Khi trích lãi vay phải trả cho nhân viên
• TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính): Khi trích lãi vay phải trả
• TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh): Khi kết chuyển chi phí tài chính cuối kỳ

Lưu ý quan trọng khi hạch toán:

• Chỉ hạch toán vào TK 635 những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính
• Đối với chi phí lãi vay dùng cho đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ thì vốn hóa vào nguyên giá tài sản
• Không hạch toán vào TK 635 các khoản lỗ do thanh lý TSCĐ (hạch toán vào TK 811)

4.2. Kết cấu tài khoản 635 - Chi phí tài chính

Tài khoản 635 - Chi phí tài chính có kết cấu như sau:

TÀI KHOẢN 635 - CHI PHÍ TÀI CHÍNH

Bên Nợ:

• Phản ánh các khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ
• Các khoản lỗ về đầu tư tài chính, lỗ tỷ giá hối đoái
• Chi phí lãi vay, chiết khấu thanh toán
• Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư

Bên Có:

• Phản ánh các khoản được ghi giảm chi phí tài chính
• Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư
• Kết chuyển chi phí tài chính vào tài khoản 911 cuối kỳ

Số dư cuối kỳ: Không có

Sơ đồ kết cấu của tài khoản 635 - Chi phí tài chính có thể được minh họa như sau:

                           TÀI KHOẢN 635 - CHI PHÍ TÀI CHÍNH

 

Ý nghĩa của từng phần trong kết cấu:

• Bên Nợ: Phản ánh tổng số chi phí tài chính phát sinh trong kỳ, cho thấy mức độ sử dụng vốn và hiệu quả của hoạt động tài chính.
• Bên Có: Phản ánh các khoản được ghi giảm chi phí tài chính và việc kết chuyển vào kết quả kinh doanh cuối kỳ.
• Không có số dư cuối kỳ: Phản ánh tính chất của tài khoản chi phí, được kết chuyển hết vào kết quả kinh doanh khi kết thúc kỳ kế toán.

4.3. Quy trình hạch toán chi phí tài chính

Quy trình hạch toán chi phí tài chính có thể được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định và ghi nhận chi phí tài chính phát sinh

• Xác định khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ kế toán
• Kiểm tra chứng từ gốc (hợp đồng vay, bảng tính lãi, thông báo của ngân hàng, v.v.)
• Ghi nhận vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 635

Bước 2: Phân loại chi phí tài chính theo từng loại

• Phân loại chi phí lãi vay, lỗ tỷ giá, chiết khấu thanh toán, v.v.
• Ghi chép vào sổ chi tiết theo từng loại chi phí tài chính

Bước 3: Ghi nhận các khoản giảm chi phí tài chính

• Ghi nhận các khoản hoàn nhập dự phòng nếu có
• Ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm chi phí tài chính

Bước 4: Kết chuyển chi phí tài chính cuối kỳ

• Vào cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ số phát sinh bên Nợ TK 635 (sau khi trừ bên Có) vào TK 911
• Thực hiện bút toán: Nợ TK 911 / Có TK 635

Ví dụ về cách ghi sổ kế toán:

Công ty ABC có các nghiệp vụ liên quan đến chi phí tài chính trong tháng 5/2023 như sau:

1. Ngày 10/5: Trả lãi vay ngân hàng 30 triệu đồng Nợ TK 635 / Có TK 112: 30.000.000 đồng
    
2. Ngày 15/5: Trích trước lãi vay phải trả 15 triệu đồng Nợ TK 635 / Có TK 335: 15.000.000 đồng
    
3. Ngày 20/5: Phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá khi thanh toán khoản nợ ngoại tệ 25 triệu đồng Nợ TK 635 / Có TK 112: 25.000.000 đồng
    
4. Ngày 31/5: Kết chuyển chi phí tài chính vào kết quả kinh doanh Nợ TK 911 / Có TK 635: 70.000.000 đồng

Bảng định khoản minh họa:

4.4. Các trường hợp hạch toán đặc biệt

Ngoài các trường hợp hạch toán thông thường, kế toán cần lưu ý một số trường hợp hạch toán đặc biệt liên quan đến chi phí tài chính:

1. Hạch toán dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh

Khi trích lập dự phòng:

• Nợ TK 635 / Có TK 229 (Dự phòng tổn thất tài sản)

Khi hoàn nhập dự phòng:

• Nợ TK 229 / Có TK 635

Ví dụ: Công ty XYZ mua 10.000 cổ phiếu với giá 50.000 đồng/CP. Cuối năm, giá thị trường giảm còn 45.000 đồng/CP. Trích lập dự phòng: 10.000 × (50.000 - 45.000) = 50.000.000 đồng.

• Nợ TK 635 / Có TK 229: 50.000.000 đồng

2. Hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ

Đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, khi đánh giá lại cuối kỳ:

• Nếu phát sinh lỗ: Nợ TK 635 / Có TK có liên quan (111, 112, 131...)
• Nếu phát sinh lãi: Nợ TK có liên quan / Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính)

Ví dụ: Công ty có khoản nợ 10.000 USD, tỷ giá ghi sổ 23.000 VND/USD. Khi đánh giá lại cuối kỳ, tỷ giá là 23.500 VND/USD. Lỗ chênh lệch tỷ giá: 10.000 × (23.500 - 23.000) = 5.000.000 đồng.

• Nợ TK 635 / Có TK 331: 5.000.000 đồng

3. Hạch toán chi phí phát hành trái phiếu

Khi phát sinh chi phí phát hành trái phiếu:

• Nợ TK 635 / Có TK 111, 112, 331...

Ví dụ: Chi phí tư vấn, môi giới khi phát hành trái phiếu 20 triệu đồng, thanh toán bằng chuyển khoản.

• Nợ TK 635 / Có TK 112: 20.000.000 đồng

4. Hạch toán chiết khấu thanh toán cho người mua

Khi phát sinh chiết khấu thanh toán:

• Nợ TK 635 / Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

Ví dụ: Khách hàng được chiết khấu 2% khi thanh toán sớm, giá trị đơn hàng 1 tỷ đồng. Chiết khấu: 1.000.000.000 × 2% = 20.000.000 đồng.

• Nợ TK 635 / Có TK 131: 20.000.000 đồng

Chi phí tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc kiểm soát và tối ưu hóa các khoản chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Do đó, hiểu rõ bản chất, các thành phần và cách quản lý chi phí tài chính sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được những mục tiêu kinh doanh dài hạn.

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• [MIỄN PHÍ] Mẫu kế hoạch tài chính bằng Excel mới nhất
• 5 bước lập báo cáo tài chính nội bộ kèm mẫu tải xuống miễn phí