9 mô hình quản lý thời gian hữu ích và hiệu quả nhất hiện nay

Quản lý thời gian là cách chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Quản lý thời gian tốt cho phép chúng ta tận dụng tối đa thời gian trong ngày, hoàn thành công việc một cách khoa học nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 9 mô hình quản lý thời gian hữu ích và hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây.. 

9 mô hình quản lý thời gian hiệu quả 

1. Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) 

Quy tắc 80/20 được tạo ra bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Lý thuyết của mô hình này cho biết 80% kết quả sẽ được tạo ra bởi 20% hành động. Mục tiêu của mô hình Pareto là giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ mang lại hiệu quả cao nhất trong việc giải quyết vấn đề. 
 

Nguyên lý hoạt động: 

1. Xác định được một số vấn đề bạn đang gặp phải
2. Xác định nguyên nhân của các vấn đề
3. Xác định mức độ quan trọng của các vấn đề theo thang điểm
4. Sắp xếp các nguyên nhân thành các nhóm
5. Cộng điểm của các nhóm và ưu tiên giải quyết các vấn đề có điểm cao nhất trước 

Những người nên sử dụng nguyên tắc Pareto: 

• Người chuyên giải quyết vấn đề
• Người có tư duy phân tích 

2. Phương pháp Pomodoro 

Phương pháp Pomodoro được tạo ra bởi doanh nhân và tác giả Francesco Cirillo. Kỹ thuật này sử dụng bộ đếm thời gian để chia công việc của bạn thành các khoảng thời gian. Mỗi khoảng thời gian được gọi là Pomodoro, được đặt tên theo đồng hồ bấm giờ hình quả cà chua mà Cirillo đã tạo ra. 

Nguyên lý hoạt động:  

1. Chọn một nhiệm vụ mà cần phải hoàn thành
2. Đặt hẹn giờ 
3. Tập trung vào nhiệm vụ cần hoàn thành
4. Khi đến thời gian hẹn, hãy đánh dấu vào một tờ giấy
5. Nghỉ giải lao ngắn 
6. Lặp lại các bước từ 2 đến 5 cho đến khi nhiệm vụ hoàn thành 

Những người nên sử dụng nguyên tắc Pareto: 

• Những người có nhiều ý tưởng sáng tạo 
• Những người cảm thấy thiếu động lực làm việc 

3. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower 

Trong thời gian Dwight Eisenhower phục vụ trong quân đội Hoa Kỳ với tư cách là Tư lệnh Lực lượng Đồng minh trong thế chiến thứ hai. Hàng ngày, ông phải đối mặt với nhiều quyết định khó khăn nên ông đã phát minh ra ma trận Eisenhower

Nguyên lý hoạt động: 

Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là việc phân loại nhiệm vụ dựa trên tính khẩn cấp và mức độ quan trọng của chúng. Sắp xếp danh sách nhiệm vụ của bạn thành 4 góc phần tư chuyên biệt, sắp xếp chúng theo quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp là những nhiệm vụ mà chúng ta cần ưu tiên thực hiện ngay, nhiệm vụ quan trọng là những việc góp phần vào mục tiêu và mang lại những giá trị lâu dài cho bạn. 

Những người nên sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower:

• Những người ở vị trí lãnh đạo 
• Người có tư duy phản biện 

4. Quy luật Parkinson 

Nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson đã trở nên nổi tiếng với câu nói “công việc được mở rộng để lấp đầy thời gian sẵn có cho việc hoàn thành nó. Nói cách khác, thời gian bạn dành để hoàn thành một nhiệm vụ chính là thời gian bạn cần để hoàn thành lượng công việc đó. Ví dụ như bạn là học sinh, giáo viên yêu cầu bạn cần nộp bài luận vào cuối kỳ nhưng bạn thường không gấp gáp để hoàn thiện ngay mà thường sẽ hoàn thiện vài ngày trước hạn cuối. 

Nguyên lý hoạt động: 

Đây không được coi là một kỹ thuật quản lý thời gian mà nó là một quy luật, nếu bạn hiểu rõ được quy luật này thì đây là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn. 

• Hoàn thành trước thời hạn: cố gắng hoàn thiện công việc trước khi đến hạn
• Đặt thời hạn cho công việc: hãy đặt thời hạn cho công việc bạn sẽ làm và sau đó cố gắng hoàn thiện nó chỉ với một nửa thời gian. 
• Giới hạn thời gian cho công việc.

Những người nên sử dụng quy luật Parkinson: 

• Người hay trì hoãn
• Người làm việc tốt dưới áp lực 

5. Phương pháp Time Blocking 

Elon Musk nổi tiếng là người làm việc hiệu quả. Anh ấy quản lý thời gian hiệu quả đến mức có thể làm việc 80 giờ một tuần mà vẫn có thời gian cho bản thân. Điều này xảy ra là vì anh ấy đã sử dụng hiệu quả phương pháp Time Blocking. 

Nguyên lý hoạt động: 

Ngay sau khi ngủ dậy, bạn hãy xác định các khoảng thời gian trong ngày và phân chia các công việc phù hợp trong khoảng thời gian đó. Phương pháp này không chỉ giới hạn trong công việc mà có còn bao gồm cả thời gian giải trí, ăn uống, tập thể thao của bạn. Đây là các bước mà Elon Musk sử dụng phương pháp này: 

1. Chia một mảnh giấy thành 2 cột, ở bên trái viết ra từng giờ trong ngày và tạo các khối thời gian như nửa giờ hoặc từng giờ.
2. Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ của bạn và sắp xếp chúng vào khung thời gian của bạn.
3. Thêm thời gian đệm giữa mỗi khối thời gian để có thể điều chỉnh thời gian trong ngày. 

Những người nên sử dụng phương pháp Time Blocking: 

• Người có tư duy phân tích 
• Sinh viên và người có con nhỏ 

6. Phương pháp Getting Things Done

Phương pháp này được tạo ra bởi David Allen, quy trình này giúp bạn hoàn thành công việc bằng cách chia nhỏ các đầu mục công việc để có thể dễ dàng thực hiện. 

Nguyên lý hoạt động: 

1. Ghi lại: Bạn cần tóm tắt những công việc bạn cần làm bằng cách ghi chúng ra giấy, sổ, điện thoại hoặc bất cứ thứ gì giúp bạn dễ dàng theo dõi.
2. Làm rõ: bạn cần quyết định xem nhiệm vụ này có thực hiện luôn được không, nếu được hãy nhanh chóng thực hiện nó. Nếu không hãy tạm bỏ qua nó.
3. Tổ chức: Sắp xếp các danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên hoàn thành 
4. Hành động: Bắt đầu thực hiện các hành động để giải quyết công việc và nhiệm vụ
5. Đánh giá: Thường xuyên xem xét và cập nhật danh sách công việc cần hoàn thành của bạn. 

Những người nên sử dụng phương pháp Getting Things Done: 

• Những người khó khăn trong việc tập trung
• Những người cảm thấy thường xuyên “quá tải” trong công việc 

7. Phương pháp lên kế hoạch nhanh (RPM)

Phương pháp này được phát triển bởi Tony Robbins như một cách rèn luyện trí não giúp tập trung vào tầm nhìn dài hạn, nhìn vào những thứ bạn muốn và biến nó thành sự thật. 

Nguyên lý hoạt động: 

1. Ghi lại: Viết tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành trong một tuần
2. Chia nhỏ: sắp xếp các nhiệm vụ với nhau theo những mục chung: cho cá nhân, cho công việc, học tập. 
3. Tạo ra các khối RPM: trên một trang trắng, tạo ra 3 cột: nhiệm vụ, kết quả mong muốn và mục đích hoàn thành. Tiếp theo bạn hãy liệt kê những hành động bạn có thể làm được để hoàn thành mục tiêu đó.
4. Tự trao quyền cho bản thân: bạn có thể tự đặt ra các chức danh cho chính mình nó sẽ tạo ra động lực khi làm các nhiệm vụ của mình 

Những người nên sử dụng phương pháp kế hoạch nhanh (RPM)

• Học sinh, sinh viên
• Những người có mục tiêu dài hạn 

8. Thuyết “hũ dưa muối”

Lý thuyết này giúp tìm ra điều gì hữu ích và điều gì không hữu ích trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Nó cho phép bạn lập kế hoạch công việc với thời gian rảnh rỗi và đặt ra các ưu tiên trong ngày. 

Nguyên tắc hoạt động: 

Hãy tưởng tượng bạn có một hũ chứa đầy cát, sỏi và đá. Cát ở phía dưới và đám sỏi nằm ở bên trên.

1. Cát: Điều này đại diện cho các yếu tố gây gián đoạn trong ngày của bạn, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, tin nhắn, email, mạng xã hội,.. 
2. Sỏi: Điều này là những nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành nhưng có thể được thực hiện vào ngày khác hoặc bởi người khác
3. Đá: Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày hôm nay 

Hãy bắt đầu suy nghĩ xem công việc trong ngày của bạn sẽ phù hợp với những mục trên như thế nào. Sau đó lập danh sách các nhiệm vụ bắt đầu bằng đá và kết thúc bằng cát, bao gồm ước tính thời gian thực hiện chúng. 

Những người nên sử dụng thuyết “hũ dưa muối”

• Người trực quan
• Những người có tư duy cụ thể 

9. Kỹ thuật “Eat That Frog”

Kỹ thuật này được đặt tên theo một câu nói của Mark Twain: “Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng và sẽ không có điều gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn trong thời gian còn lại trong ngày”. Hãy bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách thực hiện những công việc khó khăn nhất trước tiên và loại bỏ chúng.

Nguyên tắc hoạt động: 

1. Xác định mục tiêu
2. Viết nó ra
3. Đặt thời hạn
4. Lập danh sách
5. Sắp xếp danh sách theo thứ tự ưu tiên
6. Thực hiện
7. Lặp lại nó mỗi ngày

Những người nên sử dụng kỹ thuật “Eat That Frog”

• Những người có suy nghĩ trừu tượng
• Những người có mục tiêu dài hạn 

Chọn mô hình quản lý thời gian phù hợp với bạn 

Cho dù bạn là sinh viên, người đi làm thì có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có một cuộc sống cân bằng và làm việc hiệu quả. Nếu bạn có thói quen gần đến hạn mới bắt đầu làm việc hãy thử sử dụng quy luật Parkinson hoặc kỹ thuật “Eat That Frog”. Nếu bạn gặp khó khăn khi tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, hãy thử sử dụng phương pháp Pomodoro để làm việc với cường độ cao hơn trong thời gian ngắn. 

Trên đây là 9 mô hình quản lý thời gian hữu ích và hiệu quả do 1C Việt Nam tổng hợp. Các bạn có thể lựa chọn các mô hình để phù hợp với công việc và nhu cầu của bản thân bạn. Chúc các bạn chọn ra được mô hình quản lý thời gian phù hợp để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.