Cách sử dụng mô hình tổ chức theo chức năng hiệu quả

Mô hình tổ chức theo chức năng là một trong những hình thức quản lý phổ biến nhất. Mô hình này có nhiều ưu điểm để trở thành lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp ở nhiều quy mô. 

 

1. Mô hình tổ chức theo chức năng là gì? 

Mô hình tổ chức theo chức năng là sự phân bổ các trách nhiệm trong một công ty, chia nhân viên thành các phòng ban khác nhau dựa trên kỹ năng và hoạt động của họ. Ví dụ như một công ty sản xuất có các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tiếp thị, kế toán,.. Phân chia như thế này sẽ giúp mỗi phòng ban có mục đích và mục tiêu riêng biệt, làm việc theo đúng chức năng từ đó góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp. 

Trong cơ cấu tổ chức theo chức năng, mỗi bộ phận có người lãnh đạo riêng biệt, người này có nhiệm vụ báo cáo cho người đứng đầu tổ chức. Người lãnh đạo này chịu trách nhiệm nhận và đặt ra các mục tiêu cho bộ phận của mình cũng như quản lý toàn bộ các nhân viên trong đó. 

Cấu trúc này cho phép các công ty hoạt động hiệu quả hơn bằng cách tập chung nguồn lực vào các lĩnh vực chuyên môn cụ thể, cho phép bộ phận chuyên môn hóa vào những việc mà họ làm tốt nhất. 

2. Đặc điểm của mô hình cấu trúc theo chức năng

Đặc điểm của công ty có mô hình cấu trúc theo chức năng thường bao gồm:

• Hệ thống phân cấp chia theo chiều dọc 

• Công ty được chia thành các phòng ban khác nhau với những nhân viên thực hiện chuyên trách các nhiệm vụ cụ thể
• Các bộ phận thường hoạt động độc lập với nhau 
• Nhân viên trực tiếp báo cáo cho người quản lý, giám sát bộ phận của họ 
• Nhân viên trong bộ phận thường chỉ giao tiếp với nhau 
• Người quản lý có trách nhiệm phối hợp với những người quản lý ở các bộ phận khác 

3. Ưu điểm của mô hình tổ chức theo chức năng 

Mô hình tổ chức theo chức năng mang lại nhiều lợi thế hơn so với mô hình tổ chức khác, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp cả lớn và nhỏ để mang lại những hiệu quả tối đa. 

3.1. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng 

Mô hình này dựa trên các chức năng hoạt động của các phòng ban nên có thể dễ dàng thay đổi hoặc điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh thay đổi mà không cần nỗ lực tái cơ cấu lớn. Điều này phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức năng động, cần duy trì sự linh hoạt để tăng tính cạnh tranh trong ngành của họ. Ngoài ra, mô hình cũng giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những thay đổi về nhu cầu của khách hàng, thị trường, công nghệ,..

3.2. Tính hiệu quả 

Việc tổ chức doanh nghiệp dựa trên chức năng, chủ doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mỗi bộ phận có đủ nguồn lực và nhân sự chính xác để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình. Điều này giúp giảm chi phí vì nhân viên không mất nhiều thời gian để học các kỹ năng mới ngoài chuyên môn. Ngoài ra, mỗi bộ phận tập chung vào một nhiệm vụ cụ thể sẽ giảm bớt sự dư thừa và đảm bảo rằng mọi nhân viên làm việc cùng nhau đều hướng tới một mục tiêu chung thay vì làm việc với các mục đích khác nhau. 

3.3. Phân bổ nguồn lực

Mô hình tổ chức theo chức năng giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực dễ dàng hơn vì mỗi bộ phận sẽ có quyền truy cập chính xác vào các nguồn lực họ cần.

Điều này giúp nhà quản lý cung cấp đủ những nguồn lực phù hợp cho từng bộ phận của doanh nghiệp tránh lãng phí nguồn lực vào những nhiệm vụ không cần thiết. 

4. Nhược điểm của mô hình tổ chức theo chức năng

4.1. Khó khăn trong việc ra quyết định 

Mô hình tổ chức theo chức năng thường yêu cầu nhân viên phải xin phép ban quản lý và cấp trên trước khi đưa ra quyết định. Khi những người quản lý chưa thể phản hồi nhanh chóng có thể gây ảnh hưởng tới tiến độ chung của toàn dự án 

4.2. Thiếu sự gắn kết giữa các phòng ban 

Các phòng ban trong mô hình tổ chức theo chức năng thường làm việc riêng lẻ, dẫn tới hạn chế giao tiếp và cộng tác  với các bộ phận khác. Điều này dẫn tới thiếu sự gắn kết và chưa hiểu hết được nhiệm vụ của các phòng khác. 

4.3. Hạn chế về con đường phát triển sự nghiệp 

Nhân viên có thể cảm thấy bị giới hạn trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể của họ. Điều này có nghĩa là nhân viên hiếm khi được tiếp xúc với các nhiệm vụ mới, công ty cũng khó có thể phát hiện và tận dụng tài năng từ các nhân sự của mình. 

5. Cần làm gì để thực hiện thành công mô hình tổ chức theo chức năng

• Xác định vai trò và trách nhiệm rõ ràng: Đảm bảo mỗi bộ phận đều có mục đích, mục tiêu rõ ràng
• Thiết lập sự lãnh đạo mạnh mẽ: bổ nhiệm những người lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm cho từng bộ phận, người này cần có khả năng quản lý nhóm hiệu quả và giao tiếp với các phòng ban khác
• Khuyến khích cộng tác đa chức năng: Nuôi dưỡng một nền văn hóa coi trọng sự cộng tác và giao tiếp cởi mở giữa các phòng ban. Điều này có thể đạt được thông qua các cuộc họp thường xuyên, hoạt động xây dựng đội nhóm và các công cụ quản lý dự án chung
• Giám sát và điều chỉnh: Thường xuyên theo dõi cơ cấu tổ chức, chức năng của doanh nghiệp để có những điều chỉnh cần thiết.  

Cơ cấu tổ chức theo chức năng mang lại nhiều lợi ích bao gồm gia tăng hiệu quả, giao tiếp và tăng cường hợp tác. Bằng cách hiểu được ưu nhược điểm của nó cũng như các cách để thực hiện thành công, bạn có thể phát triển một doanh nghiệp mạnh nhằm tối đa hóa lực lượng lao động bằng cách sử dụng  mô hình tổ chức theo chức năng. Nếu bạn quan tâm đến các bài viết cùng chủ đề hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của 1C Việt Nam.