Lean management là gì? 5 nguyên tắc áp dụng và lợi ích của Lean management
Trong những năm gần đây, cụm từ “Lean management” đã dần trở nên thân thuộc với mọi nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Lean management không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý, hướng dẫn nhà quản lý tổ chức và thực hiện công việc cùng đội ngũ một cách tối ưu nhất. Phương pháp quản trị Lean management mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích quý giá như giúp tăng cường năng suất, giảm thiểu lãng phí và đặt khách hàng vào trung tâm của mọi quyết định kinh doanh.
Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu cụ thể Lean management là gi? Phương thức quản lý này đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và 5 nguyên lý cơ bản trong quản trị Lean management là gì? Cùng theo dõi để biết thêm chi tiết nhé!
I. Lean management là gì?
Lean management (quản trị tinh gọn) là một phương pháp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh bằng cách sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và sáng tạo với mức chi phí đầu tư thấp nhất có thể. Mục tiêu của phương pháp quản trị Lean management là loại bỏ mọi yếu tố dư thừa như các quy trình rối ren, chi phí, và nhân công không cần thiết nhằm tạo ra một tổ chức hoạt động mạnh mẽ, gọn gàng, với nguồn lực được tối ưu để đảm bảo chất lượng công việc luôn ở mức cao nhất mà vẫn duy trì chi phí tiết kiệm, từ đó thúc đẩy tăng trưởng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
II. Lợi ích của Lean management là gì?
Lợi ích của Lean management gồm 4 điểm chính: giúp tối ưu chi phí toàn bộ quá trình vận hành, tập trung nguồn lực vào các công việc cốt lõi, giúp vận hành hệ thống doanh nghiệp nhịp nhàng hơn, và giúp kiểm soát chất lượng đầu ra chặt chẽ. Đem lại những ưu điểm đáng mong ước với nhiều doanh nghiệp, phương pháp quản trị Lean management đang ngày càng được ưa chuộng và ứng dụng rộng rãi.
1. Tối ưu chi phí toàn bộ quá trình vận hành
Lean management giúp doanh nghiệp vạch ra định hướng nhằm loại bỏ toàn bộ các chi phí không tạo ra giá trị, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, thời gian, và nguồn nhân lực, cũng như các khoản phí không cần thiết khác. Điều này giúp doanh nghiệp thoát khỏi việc phải chịu đựng các chi phí thừa thãi mà vẫn đảm bảo đạt được lợi nhuận đáng kể.
2. Tập trung nguồn lực vào các công việc cốt lõi
Lean management giúp xác định và loại bỏ những tác vụ mang tính hình thức và ít có giá trị thực tế, từ đó doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực chủ đạo vào các công việc quan trọng hơn. Nhờ tinh gọn quy trình, mỗi khâu vận hành đều luôn hoạt động ở đỉnh cao hiệu suất, không bị phân tán, đảm bảo rằng mỗi bước đều đạt được kết quả tối ưu.
3. Vận hành hệ thống nhịp nhàng hơn
Khi quá trình tổ chức doanh nghiệp được đơn giản hóa, sự hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên sâu sát, hiệu quả hơn. Loại bỏ, cắt giảm những phòng ban không cần thiết cũng sẽ giúp giảm bớt sự phức tạp trong quy trình làm việc, đồng thời ngăn chặn tình trạng bất đồng do có quá nhiều quan điểm, dẫn tới chia rẽ nội bộ. Do đó, phương pháp Lean management xoay quanh việc loại bỏ các yếu tố làm cồng kềnh, tạo liên kết mạnh mẽ giữa các bộ phận để toàn thể đội ngũ cùng nhau đóng góp vào sự phát triển nhanh chóng và bền vững của doanh nghiệp.
4. Kiểm soát chất lượng đầu ra chặt chẽ
Khi doanh nghiệp áp dụng áp dụng mô hình Lean, người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát toàn cảnh hoạt động vận hành, đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ổn định và đúng tiến độ. Bất kỳ vấn đề nào, dù lớn hay nhỏ, đều sẽ được phát hiện nhanh chóng nhờ sự gắn kết chặt chẽ giữa các khâu hoạt động. Từ đó các cấp quản lý nhanh chóng xác định được điểm gây tắc nghẽn quy trình và đưa ra biện pháp khắc phục vấn đề chính xác, đồng thời điều phối doanh nghiệp trở lại đúng “quỹ đạo” vận hành.
III. 5 nguyên tắc cơ bản trong Lean management
Những bước cần thiết trong Lean management là gì? Để lên chiến lược quản trị Lean bài bản, các chuyên gia vận hành đã nghiên cứu ra bộ nguyên tắc cơ bản giúp nhà quản lý dễ dàng bắt đầu đúng cách.
5 nguyên tắc thực hiện Lean management gồm có:
Nguyên tắc 1 – Hướng tới quy trình:
Lean management tập trung chủ lực vào quy trình nhằm thay đổi quá trình vận hành trở nên tiến bộ hơn. Đối với doanh nghiệp sản xuất, quy trình đặc biệt quan trọng do đây chính là yếu tố quyết định nguồn lực, thời gian, và chất lượng sản phẩm.
Nguyên tắc 2 – Giá trị tối đa, lãng phí tối thiểu:
Trong quản trị Lean, lãng phí được hiểu là mọi hoạt động không tạo thêm giá trị. Phương pháp Lean management xoay quanh việc loại bỏ lãng phí, đồng thời tăng giá trị cho khách hàng để xây dựng lợi thế cạnh tranh, thay vì tập trung vào việc chi tiêu nhiều mà không tạo ra giá trị.
Nguyên tắc 3 – Chuẩn hóa công việc:
Áp dụng Lean management giúp doanh nghiệp chuẩn hóa từng tác vụ, bao gồm thời gian, kết quả, và quy trình xử lý công việc. Khi công tác vận hành doanh nghiệp đã được chuẩn hóa, chất lượng sản phẩm cũng được đảm bảo đồng đều và giảm tối đa chi phí liên quan đến đơn hàng sai sót, sản phẩm lỗi.
Nguyên tắc 4 – Tạo dòng chảy:
"Dòng chảy" là một quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho sản phẩm di chuyển qua từng bước theo trình tự xác định, giúp giảm thiểu sai lầm phát sinh, giảm lãng phí, giảm thời gian chờ và tăng tính linh hoạt.
Nguyên tắc 5 – Giải quyết vấn đề nhanh chóng:
Trong phương pháp quản trị Lean management, vấn đề được xem như cơ hội cải tiến. Quy trình Plan - Do - Check - Act (Lên kế hoạch - Triển khai - Kiểm soát - Cải tiến) giúp giải quyết vấn đề hiệu quả, đi từ khâu xác định gốc rễ vấn đề, phát triển giải pháp, triển khai, rà soát và kiểm tra kết quả, đến áp dụng phương pháp mới, giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực, đồng thời đem lại hiệu quả cải tiến vượt trội hơn.
IV. 6 yếu tố đem lại thành công trong Lean management
Tùy vào đặc thù mỗi doanh nghiệp, chiến lược Lean management sẽ cần thay đổi và thích ứng linh hoạt theo mô hình hoạt động của công ty để tạo nên kết quả tích cực. Tuy vậy, nhìn chung, mỗi chiến dịch quản trị Lean hiệu quả đều có 6 điểm chung như sau:
1. Mục tiêu chiến lược rõ ràng:
Lean management không chỉ là một chiến lược, mà là phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của các chiến lược kinh doanh cụ thể. Để áp dụng Lean management hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và truyền đạt tầm quan trọng của từng mục tiêu để tạo động lực cho đội ngũ. Từ đó, mọi nhân sự sẽ đều hiểu rõ vai trò của Lean management trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu, tạo đà tự chủ trong việc thực hiện Lean.
2. Lãnh đạo cần kiên định với Lean management
Lãnh đạo cấp cao cần thể hiện sự cam kết với Lean management thông qua các hành động định hướng, bao gồm việc truyền đạt tầm nhìn rõ ràng về ứng dụng Lean, thăm nơi sản xuất, trao đổi với nhân sự triển khai trực tiếp thường xuyên, tôn trọng nhân viên, và tiếp cận vấn đề với tư duy tập trung vào tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ thay vì kỷ luật nhân viên ngay khi có sự cố.
3. Vạch ra chuỗi giá trị rõ ràng:
Quy trình tối ưu hóa giá trị và loại bỏ lãng phí bắt đầu bằng việc vạch ra chuỗi giá trị hoàn chỉnh từ đầu đến cuối. Việc nhìn nhận và quyết định cách thức loại bỏ lãng phí có thể được thực hiện thông qua quá trình theo dõi từng bước trong chuỗi giá trị, từ khâu lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu đến khi có thành phẩm sản xuất cuối cùng.
4. Đặt tiêu chuẩn cụ thể:
Nền tảng của mô hình Lean management chính là không gian và quy trình làm việc được chuẩn hóa. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với mô hình 5S để chuẩn hóa không gian làm việc, sau đó chuẩn hóa từng khâu trong công việc, lần lượt theo mức độ quan trọng từ cao nhất tới thấp nhất. Việc đặt tiêu chuẩn ngay từ đầu giúp doanh nghiệp ổn định quy trình vận hành, duy trì chất lượng sản phẩm và là “bệ phóng” để các cải tiến khác bứt phá hơn.
5. Phát triển cấp lãnh đạo tuyến đầu:
Cấp lãnh đạo tuyến đầu có vai trò quan trọng trong việc thay đổi văn hóa và cải tiến, đặc biệt trong mô hình quản trị Lean management. Họ không chỉ là quản lý, mà còn là người có ảnh hưởng lớn nhất, được đồng nghiệp tin tưởng và lắng nghe. Đào tạo cho cấp quản lý này về kỹ năng lãnh đạo chuyên sâu và cung cấp cho họ công cụ quản lý hiệu quả sẽ giúp tạo ra động lực cải tiến mạnh mẽ trong tổ chức.
6. Phân bổ nguồn lực hợp lý:
Thiếu nguồn lực thường là một trong thách thức lớn nhất khi triển khai Lean management. Doanh nghiệp cần phải đảm bảo có đủ nguồn lực để hỗ trợ quá trình này. Ngoài việc đào tạo nội bộ và phát triển lãnh đạo, việc sử dụng đội tư vấn và chuyên gia Lean từ bên ngoài cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua những thách thức nguồn lực. Sử dụng công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý vận hành, quản lý công việc cũng là một cách hiệu quả để giảm áp lực cho nhân viên.
V. Giải pháp hỗ trợ phát huy hiệu quả Lean management trong doanh nghiệp - Văn phòng số 1C:Document Management
Nhằm thúc đẩy doanh nghiệp ứng dụng mô hình quản trị Lean management hiệu quả, 1C Việt Nam đã phát triển và cung cấp giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management giúp quản trị vận hành nhanh gọn, linh hoạt quy trình để doanh nghiệp luôn đạt giá trị tối đa, với nguồn lực bỏ ra tối thiểu.
Phần mềm cung cấp bộ công cụ hoàn chỉnh giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng vận hành của công ty, nắm bắt nhanh chóng các điểm gãy trong quy trình để đưa ra phương hướng “gỡ rối nút thắt” hiệu quả nhất.
1C:Document Management giúp doanh nghiệp quản lý văn phòng số toàn diện chỉ trên 1 màn hình, nâng cao năng lực vận hành nội bộ, tăng cường kết quả tích cực từ phương pháp quản trị Lean management:
*QUẢN LÝ QUY TRÌNH
- Số hóa toàn bộ quy trình bằng giấy.
- Dễ dàng theo dõi, kiểm soát luồng xử lý, phê duyệt văn bản, công việc.
*QUẢN LÝ VĂN BẢN
- Quản lý lưu trữ tập trung tất cả các loại văn bản giảm diện tích kho lưu trữ
- Tra cứu thông tin nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
*QUẢN LÝ DỰ ÁN
- Lên kế hoạch rõ ràng, giao việc trực tiếp trên từng task
- Theo dõi, kiểm soát tiến độ trực quan, phân bổ nguồn lực hiệu quả
*QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
- Giao việc, quản lý, kiểm soát tiến độ công việc dễ dàng.
- Quản lý công việc bằng GPS, theo dõi và đánh giá kỷ luật thực hiện công việc rõ ràng.
*QUẢN LÝ VĂN PHÒNG SỐ
- Hỗ trợ quản lý công việc hành chính khoa học.
- Dễ dàng thống kê, theo dõi và tra cứu thông tin.
- Tự động xuất báo cáo nhanh chóng, màn hình báo cáo trực quan, các trường thông tin có thể tùy biến dễ dàng theo nhu cầu quản lý.
*ỨNG DỤNG DI ĐỘNG
- Tích hợp chữ ký số, phê duyệt văn bản, hồ sơ mọi lúc mọi nơi.
- Kiểm soát, quản lý và điều hành nhân viên, công việc từ xa dễ dàng và thuận tiện.
Có Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ, doanh nghiệp có thể cất đi gánh nặng sai lầm vận hành thủ công, dẹp bớt thất thoát do những nhầm lẫn, những đứt gãy không đáng có trong quy trình.
Nắm trong tay 1C:Document Management, doanh nghiệp dễ dàng chuẩn vận hành, tăng trưởng nhanh!
Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết giải pháp phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp.