Mẫu chữ ký số cá nhân: Hướng dẫn đăng ký và ứng dụng

Chữ ký số cá nhân ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong các giao dịch điện tử. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các mẫu chữ ký số cá nhân phổ biến, hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký và ứng dụng thực tiễn. 

1. Chữ ký số cá nhân là gì? 

Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách sử dụng công nghệ mã hóa đặc biệt. Để hiểu đơn giản hơn, khi một người ký tài liệu bằng chữ ký số, họ sử dụng một khóa bí mật để mã hóa thông tin. Người nhận tài liệu có thể dùng khóa công khai của người ký để kiểm tra và xác nhận rằng nội dung không bị thay đổi từ lúc nó được ký. Quá trình này giúp đảm bảo rằng chữ ký số là an toàn và nội dung tài liệu vẫn nguyên vẹn.

Theo Điều 3 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT, mẫu chữ ký số cá nhân được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật, kết hợp với chứng thư số cá nhân. Nói cách khác, mẫu chữ ký số cá nhân là chữ ký số được sử dụng trong môi trường điện tử, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về chữ ký số.

Chữ ký số cá nhân bao gồm hai dạng chính: chữ ký số của cá nhân thuộc tổ chức và chữ ký số của cá nhân độc lập. Dưới đây là các mẫu ứng dụng cho hai trường hợp này.

2. Mẫu chữ ký số cá nhân thường gặp

Mẫu chữ ký số cá nhân có nhiều dạng và ứng dụng khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể của người dùng. Trong phần này, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá những mẫu chữ ký số cá nhân phổ biến nhất, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các lựa chọn sẵn có.

2.1 Mẫu chữ ký số cho cá nhân trong doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp, chữ ký số cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch và ký kết tài liệu. Phần này sẽ giới thiệu các mẫu chữ ký số đặc thù dành cho cá nhân trong doanh nghiệp, từ đó lựa chọn phương thức ký số phù hợp với yêu cầu công việc.

2.2 Mẫu chữ ký số cá nhân khi ký hợp đồng trực tuyến

Ký hợp đồng trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và chữ ký số cá nhân là công cụ thiết yếu trong quá trình này. Trong phần này, 1C Việt Nam sẽ trình bày các mẫu chữ ký số được sử dụng khi ký hợp đồng trực tuyến, giúp đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch.

3. Pháp lý và quy định về chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân không chỉ là công cụ xác thực trong môi trường số mà còn được pháp luật công nhận về tính pháp lý. Các quy định về chữ ký số cá nhân được nêu rõ trong các văn bản pháp lý như Luật Giao dịch điện tử, Nghị định và Thông tư hướng dẫn về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. 

3.1 Đối tượng nào được phép sử dụng chữ ký số cá nhân?

Bất kỳ công dân Việt Nam nào có nhu cầu sử dụng chữ ký số đều có thể đăng ký với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực và sử dụng chữ ký số như một phiên bản điện tử tương đương với chữ ký tay.

Các đối tượng cụ thể trong doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số cá nhân bao gồm: giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng và các nhân viên trong tổ chức,...

3.2 Chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định như sau:

• Chữ ký điện tử không thể bị từ chối giá trị pháp lý chỉ vì tồn tại dưới hình thức điện tử.
• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng đảm bảo an toàn được coi là có giá trị tương đương với chữ ký tay của cá nhân trên các văn bản giấy.
• Nếu pháp luật yêu cầu một văn bản phải có sự xác nhận của cơ quan hoặc tổ chức, yêu cầu này vẫn được coi là hợp lệ nếu tài liệu đó đã được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử an toàn do cơ quan hoặc tổ chức đó cấp.

Như vậy, chữ ký số có hiệu lực pháp lý trên các loại văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán và hợp đồng đối tác.

3.3 Quy định về bảo mật và an toàn khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Theo Điều 40 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được coi là chữ ký điện tử an toàn nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra thông qua khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai có trên chứng thư số và được cấp bởi một trong các tổ chức sau:
  • Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
  • Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ;
  • Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
  • Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn.

5. Vai trò của chữ ký số cá nhân trong giao dịch điện tử

Chữ ký số cá nhân để làm gì? Chữ ký số cá nhân mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với ký kết bằng tay. Một số lợi ích nổi bật gồm:

• Đảm bảo tính toàn vẹn: Sử dụng công nghệ mật mã để bảo vệ dữ liệu, ngăn chặn việc chỉnh sửa sau khi ký, đảm bảo an toàn trong giao dịch điện tử.
• Tiết kiệm thời gian: Giúp ký duyệt và xử lý hồ sơ nhanh chóng mà không cần in ấn hay chuyển phát, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
• Giảm chi phí hành chính: Hạn chế chi phí liên quan đến in ấn và chuyển phát tài liệu, đặc biệt với doanh nghiệp xử lý nhiều tài liệu.
• Bảo mật cao: Ngăn chặn giả mạo, gian lận, đảm bảo an toàn cho các bên tham gia.
• Ký duyệt mọi lúc, mọi nơi: Cho phép ký tài liệu từ xa trên bất kỳ thiết bị nào, giúp tăng hiệu quả công việc.

6. Các dạng chữ ký số cá nhân phổ biến

Dưới đây là các loại chữ ký số cá nhân phổ biến, mỗi loại mang đến những tính năng và tiện ích khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng cá nhân hoặc tổ chức:

• Chữ ký số USB Token: Phổ biến nhất hiện nay, được lưu trữ trên thiết bị USB Token nhỏ gọn, dễ dàng mang theo, giúp người dùng sử dụng tiện lợi.
• Chữ ký số SmartCard: Lưu trữ trên thiết bị SmartCard, giống như thẻ sim điện thoại, dễ mang theo và sử dụng.
• Chữ ký số HSM: Dành cho các doanh nghiệp lớn và cơ quan nhà nước, lưu trữ trên thiết bị HSM với mức độ bảo mật cao, đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt.
• Chữ ký số từ xa: Không cần thiết bị phần cứng, được tạo thông qua phần mềm và kết nối Internet, phù hợp cho người dùng thường xuyên di chuyển.

7. Các bước để có chữ ký số cá nhân

Để sở hữu mẫu chữ ký số cá nhân, người dùng cần thực hiện một số bước cơ bản. Dưới đây là quy trình chi tiết để đăng ký và kích hoạt chữ ký số cá nhân để sử dụng trong các giao dịch điện tử:

7.1 Hướng dẫn cách tạo chữ ký số cá nhân

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình tạo mẫu chữ ký số cá nhân, từ việc chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho đến việc lưu trữ và sử dụng chữ ký số.

 Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số
Chọn một cơ quan cấp chứng chỉ số uy tín và được nhà nước công nhận để đảm bảo giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân.

Bước 2: Đăng ký và xác thực thông tin
Cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, số điện thoại, địa chỉ email và các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp nếu cần.

Bước 3: Nộp hồ sơ và xác thực danh tính
Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để chọn gói dịch vụ phù hợp, sau đó nộp hồ sơ và thực hiện xác thực danh tính.

Bước 4: Tạo chữ ký số cá nhân
Sau khi xác thực, nhà cung cấp sẽ cấp cho bạn thiết bị chữ ký số (như USB Token, SmartCard, HSM) và hướng dẫn cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số. Sử dụng thiết bị để tạo mẫu chữ ký số cá nhân.

Bước 5: Lưu trữ chữ ký số
Lưu trữ chữ ký số và mật khẩu một cách an toàn. Người dùng có thể giữ chữ ký số trên thiết bị phần cứng hoặc bảo mật thông tin liên quan khi sử dụng.

7.2 Quy trình đăng ký và cấp chứng chỉ chữ ký số cá nhân

Để đảm bảo việc sử dụng chữ ký số cá nhân đúng cách, hợp pháp, việc đăng ký và cấp chứng chỉ chữ ký số là một bước quan trọng.

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký
Sau khi mua chữ ký số, nộp hồ sơ đăng ký qua USB Token.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ
Nhà cung cấp sẽ thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân.

Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, USB Token sẽ được gửi về để cài đặt và kích hoạt.

Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế
Hoàn tất việc đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế.

Bước 5: Sử dụng chữ ký số
Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia chứng thực hồ sơ, bạn có thể sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử.

8. Câu hỏi thường gặp về chữ ký số cá nhân

Khi mới bắt đầu sử dụng chữ ký số cá nhân, nhiều người có thể gặp phải những thắc mắc và vấn đề cần giải quyết. Để giúp người dùng hiểu rõ hơn về công cụ này và cách sử dụng nó một cách hiệu quả, 1C Việt Nam đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp về chữ ký số cá nhân cùng giải đáp chi tiết: 

8.1 Chữ ký số cá nhân có hợp pháp để ký các văn bản hành chính không?

Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng lao động. Theo quy định pháp luật, chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Do đó, trong trường hợp ký kết hợp đồng lao động dưới dạng điện tử, người sử dụng lao động có thể thực hiện ký kết bằng chữ ký số.

8.2 Chữ ký số cá nhân có thể thay thế chữ ký tay trong các giao dịch kinh doanh không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng lao động. Pháp luật quy định rằng chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Vì vậy, việc ký kết hợp đồng lao động dưới dạng điện tử bằng chữ ký số là hoàn toàn hợp lệ đối với người sử dụng lao động.

9. Giải pháp văn phòng số hiện đại 1C:Document Management tích hợp sẵn chữ ký số chuẩn pháp lý 

1C:Document Management được biết đến là giải pháp E-Office được hơn 5000 doanh nghiệp tin tưởng hiện nay. Giải pháp tích hợp sẵn chữ ký điện tử theo quy định Pháp luật, hỗ trợ quản lý quy trình và văn bản tiện lợi. Dưới đây là một số lợi ích vượt trội mà 1C:Document Management mang đến cho doanh nghiệp: 

• Lưu trữ tài liệu văn bản tập trung trên một hệ thống. 
• Tự động hóa quy trình công việc đa điều kiện. 
• Hỗ trợ giao việc chặt chẽ tới từng phòng ban và từng cá nhân, hạn chế tình trạng nhân sự sót việc, quên việc. 
• Tích hợp công nghệ OCR hỗ trợ số hóa tài liệu thông minh. 
• Phân quyền truy cập dữ liệu cho từng phòng ban, từng cá nhân. 
• Hỗ trợ truyền thông nội bộ, quản lý văn phòng số, đặt phòng họp và đặt xe….

Đặc biệt, một trong những điểm ấn tượng nhất là giải pháp có tích hợp chữ ký số cùng Mobile App tiện lợi, giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt hoạt động của doanh nghiệp, phê duyệt công việc, ký duyệt văn bản, hợp đồng, tài liệu,...mọi lúc mọi nơi. Với 1C:Document Management, mọi quy trình trong doanh nghiệp đều được tối ưu đáng kể. 

Việc hiểu rõ các mẫu chữ ký số cá nhân phổ biến, quy trình đăng ký, cấp chứng chỉ, cũng như khả năng ứng dụng của chữ ký số giúp cá nhân và doanh nghiệp tận dụng tối đa những lợi ích mà công nghệ này mang lại. Ngoài ra, các nhà quản trị cũng nên cân nhắc sử dụng giải pháp 1C:Document Management để tự động hóa quy trình nội bộ, dễ dàng ký duyệt các loại hợp đồng, văn bản với chữ ký số tích hợp sẵn trên Mobile App. Để trải nghiệm giải pháp tiện lợi này, hãy liên hệ ngay 1C Việt Nam.