Next-gen Business Transformation: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp từ quy trình vận hành

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp thế hệ mới (Next-gen Business Transformation) là gì? 

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp thế hệ mới (hay Next-Gen Business Transformation) là một cuộc chuyển đổi số toàn diện mô hình kinh doanh bằng cách tích hợp tự động hóa và các công nghệ thông minh (AI, dữ liệu lớn, điện toán đám mây...) vào các quy trình vận hành cốt lõi trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp thế hệ mới là để thúc đẩy mô hình kinh doanh bền vững, linh hoạt và có khả năng mở rộng, qua đó tạo lợi thế cạnh tranh và trải nghiệm khách hàng vượt trội. 

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp thế hệ mới có thể giúp tổ chức: 

• Nâng cao hiệu suất làm việc, giảm chi phí vận hành 
• Xây dựng mô hình kinh doanh linh hoạt
• Cho phép mở rộng quy mô nhanh chóng
• Đáp ứng nhanh với nhu cầu thị trường

Một ví dụ tiêu biểu về chuyển đổi số trong doanh nghiệp là Unilever. Tập đoàn đã chuyển đổi số toàn diện bằng cách tích hợp AI, tự động hóa quy trình và dữ liệu lớn vào các quy trình vận hành nội bộ. Nhờ đó, Unilever có thể giám sát, dự báo, ra quyết định nhanh hơn, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Khi bước vào hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp, nhiều lãnh đạo đặt ra câu hỏi:  “Chuyển đổi số trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ Con người, Công nghệ hay Quy trình?”

Thực tế, dù đầu tư mạnh cho công nghệ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thực chất chỉ đang “số hóa bề mặt” khiến dữ liệu nằm rải rác, quy trình vận hành nội bộ thiếu liên kết, chi phí tăng mà chưa đạt hiệu quả từ chuyển đổi số trong doanh nghiệp.  

Theo McKinsey Digital (2023), các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi bằng việc tái cấu trúc từ quy trình đạt hiệu quả cao gấp 3 lần so với nhóm triển khai công nghệ đầu tiên. 

Điều này cho thấy, nền tảng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp không nằm ở công nghệ, mà ở quy trình vận hành rõ ràng, minh bạch và đo lường được.

1. Quy trình là xương sống của tổ chức

Quy trình thể hiện cách công việc được thực hiện, phối hợp và kiểm soát giữa các bộ phận. Khi không chuẩn hóa quy trình vận hành, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mỗi người làm một kiểu, chồng chéo và khó đo lường hiệu quả.

Ngược lại, khi số hóa quy trình toàn diện và thiết kế rõ ràng, hệ thống vận hành trở nên minh bạch, nhất quán và tối ưu nguồn lực.

2. Quy trình là nền tảng thiết kế mô hình vận hành

Quy trình là nền móng để doanh nghiệp thiết kế mô hình vận hành linh hoạt và thích ứng với thay đổi. Quy trình thể hiện cách các bộ phận phối hợp, cách ra quyết định và cách thông tin được luân chuyển trong toàn tổ chức.

Khi doanh nghiệp hiểu rõ quy trình vận hành nội bộ, doanh nghiệp có thể xác định chính xác: Bước nào cần tự động hóa hoặc tinh gọn, Bộ phận nào cần tái cấu trúc để giảm chồng chéo, Công nghệ nào nên đầu tư để hỗ trợ luồng công việc hiệu quả hơn.

Chỉ khi quy trình được thiết kế rõ ràng, con người – công nghệ – dữ liệu mới có thể phối hợp nhịp nhàng trong một hệ thống thống nhất.

3. Quy trình là cầu nối giữa con người và công nghệ

Quy trình đóng vai trò là tiếng nói chung kết nối con người và công nghệ vận hành. Một quy trình vận hành rõ ràng giúp doanh nghiệp triển khai công nghệ đúng thời điểm, đúng chỗ khi việc ứng dụng công nghệ có thể:

• Tự động hóa các thao tác lặp lại hoặc cần tốc độ cao.
   
• Kết nối dữ liệu giữa các hệ thống và phòng ban.
   
• Giải phóng nhân sự, giúp họ tập trung vào các hoạt động tạo giá trị cao hơn.

Nhờ đó, chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc triển khai phần mềm, mà trở thành quá trình kết nối con người, công nghệ và hoạt động triển khai để nâng cao hiệu suất, giảm chi phí vận hành và tạo ra giá trị cao hơn.

Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp trong doanh nghiệp hiện nay

Một trong những bài toán  rào cản lớn nhất khiến chuyển đổi số trong doanh nghiệp chưa đạt được hiệu quả toàn diện như kỳ vọng đối với nhiều doanh nghiệp đó là bài toán về tối ưu và quản lý quy trình vận hành nội bộ.

1. Quy trình thủ công, khó kiểm soát

Nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì quy trình vận hành thủ công ở các khâu phê duyệt nội bộ như mua sắm, giải ngân, ký hợp đồng,... thông qua email, chat hoặc biểu mẫu, tờ trình giấy. 

Ước tính 30% thời gian làm việc của nhân viên văn phòng dành cho các tác vụ thủ công có thể được tự động hóa bao gồm tổng hợp dữ liệu, nhập biểu mẫu, gửi phê duyệt và cập nhật báo cáo.

Hậu quả là tốc độ xử lý chậm, dữ liệu phân tán và sai sót tăng cao. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, các vấn đề trong phê duyệt và phối hợp nội bộ càng dễ trở thành điểm nghẽn khiến hiệu suất giảm sút rõ rệt.

2. Hệ thống công nghệ thiếu liên kết, dữ liệu bị phân mảnh

Một thực tế phổ biến khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp là các phòng ban triển khai phần mềm rời rạc nhưng thiếu quy trình chuẩn hóa để kết nối dữ liệu.

Khi công nghệ không gắn với quy trình vận hành, hệ thống trở nên chồng chéo, dữ liệu trùng lặp và mâu thuẫn giữa các bộ phận.

Hệ quả là lãnh đạo không có được nguồn dữ liệu thống nhất để ra quyết định chính xác, đồng thời việc đầu tư công nghệ ngày càng phức tạp, kém hiệu quả.

3. Thiếu khả năng đo lường, giám sát và cải tiến quy trình

Nhiều tổ chức không có hệ thống theo dõi và đo lường hiệu quả làm việc, tiến độ xử lý quy trình, vẫn làm theo cơ chế “được đến đâu hay đến đó”.

Ngoài ra, việc thiếu dữ liệu đo lường hiệu suất (KPI, SLA, hiệu suất nhân viên) khiến lãnh đạo khó đánh giá hiệu suất, phát hiện điểm nghẽn để xử lý kịp thời. 

Về lâu dài, việc thiếu năng lực giám sát và đo lường làm suy yếu khả năng quản trị vận hành, khiến chuyển đổi số trong doanh nghiệp không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management quản lý quy trình vận hành

Kh quy trình vận hành trong doanh nghiệp đã số hóa và chuẩn hóa, bước tiếp theo là quản lý và tối ưu quy trình đó một cách linh hoạt, tự động và có khả năng mở rộng.

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management - phần mềm quản lý văn bản và quy trình toàn diện giúp doanh nghiệp tự tin làm chủ luồng quy trình xử lý công việc nội bộ theo đặc thù từng quy trình nghiệp vụ, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tuân thủ chặt chẽ.

Giải pháp đồng hành trên hành trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp với các tính năng nổi bật:

• Số hóa và thiết lập luồng xử lý công việc đa điều kiện: hỗ trợ phê duyệt song song, phân nhánh tự động theo cấp phê duyệt, bộ phận phụ trách hoặc giá trị thanh toán.
• Theo dõi tiến độ xử lý theo thời gian thực qua lưu đồ trực quan
• Cảnh báo tự động khi quá hạn xử lý công việc
• Ghi nhận đầy đủ bước xử lý, người phụ trách và kỷ luật thực hiện. 
• Báo cáo phân tích hiệu suất làm việc: số công việc thực hiện đúng hạn, trễ hạn, chuyển thời hạn, hủy bỏ. 
• Tự cấu hình, tùy chỉnh và thiết kế quy trình dễ dàng, không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp.

Sự kiện “Next-gen Business Transformation – Tái tạo doanh nghiệp từ cốt lõi quy trình”

Trong bối cảnh kinh tế số đang tái định hình cách doanh nghiệp vận hành, nhiều tổ chức vẫn đang đối mặt với bài toán về tối ưu quy trình vận hành và ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành cốt lõi.

Sự đứt gãy giữa công nghệ mới và hệ thống vận hành cũ khiến không ít doanh nghiệp dù đầu tư mạnh vẫn chưa đạt hiệu quả mong muốn trong chuyển đổi số.

Thấu hiểu nỗi đau ấy, sự kiện “Next-gen Business Transformation – Tái tạo doanh nghiệp từ cốt lõi quy trình” do 1C Việt Nam phối hợp cùng FPT Digital và Tinhvan Consulting tổ chức để đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng chiến lược chuyển đổi doanh nghiệp thế hệ mới – tập trung vào tối ưu hóa quy trình, khai thác sức mạnh AI và dữ liệu lớn.

Nội dung trọng tâm:

• Tiếp cận khung tư duy và phương pháp luận về tái cấu trúc quy trình vận hành bằng AI, tự động hóa và dữ liệu lớn.
• Ứng dụng giải pháp công nghệ tự động hóa vào các quy trình cốt lõi như quản lý phê duyệt, công việc, tài liệu, nhân sự, dự án, chuỗi cung ứng….
• Lắng nghe kinh nghiệm từ chuyên gia về hành trình tư vấn tối ưu hóa quy trình và triển khai chuyển đổi số thành công cho Tập đoàn lớn.
• Kết nối & tư vấn 1-1 với đội ngũ chuyên gia đầu ngành về tư vấn chuyển đổi số, tái cấu trúc quy trình vận hành

️ĐĂNG KÝ THAM GIA NGAY để cùng các doanh nghiệp mở lối tăng trưởng bền vững tại ĐÂY.