Phần mềm ERP là gì? Lợi ích và cách ứng dụng hiệu quả ERP

Trong kỷ nguyên công nghệ số, phần mềm ERP chính là giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiệu quả hơn. Vậy ERP là gì? Những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam khám phá ngay qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP được cấu thành từ Enterprise - Resource - Planning, ý nghĩa của từng thành phần như sau:

• Enterprise: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý tài nguyên theo những quy trình tốt nhất.
• Resource: Các nguồn lực trong doanh nghiệp, bao gồm tài sản hiện có hoặc các giá trị được tạo ra hàng ngày. 
• Planning: Quá trình lập kế hoạch, quản lý thực hiện và tương tác giữa các phòng ban để giải quyết công việc hàng ngày.

2. Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì? 

Phần mềm ERP xuất hiện như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý tất cả các hoạt động cốt lõi từ tài chính, sản xuất đến chuỗi cung ứng và dịch vụ. Hãy cùng khám phá những vai trò của ERP trong doanh nghiệp ngay bên dưới. 

2.1 Tập trung và đồng bộ dữ liệu

Một trong những chức năng hữu ích nhất của ERP chính là tập trung và đồng bộ hóa dữ liệu doanh nghiệp. Thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu rời rạc, ERP cho phép quản lý dữ liệu tập trung, giúp nhân viên dễ dàng truy cập, lập báo cáo kịp thời và chính xác. Điều này khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc tổng hợp số liệu, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp lớn với hệ thống thông tin phức tạp. Hơn nữa, quản lý dữ liệu tập trung tạo điều kiện phân tích dữ liệu đa chiều, hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.

2.2 Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu

Các quy trình nghiệp vụ thường liên quan đến nhiều phòng ban, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót dữ liệu tương đối cao. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, nhân viên A tạo đơn hàng với 20 thùng hàng và tên khách hàng là "Nguyễn Văn A". Tuy nhiên, khi đơn hàng được chuyển đến bộ phận kho, có thể xảy ra sai sót khi nhập liệu thành 28 thùng hàng. Tương tự, khi đơn hàng đến phòng kế toán, tên khách hàng có thể bị nhập sai thành "Trần Văn A". 

Những sai sót này phổ biến trong quy trình thủ công và ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Khi áp dụng ERP, hệ thống sẽ đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót thông tin, tiết kiệm thời gian nhập liệu, đảm bảo quy trình làm việc nhất quán và hiệu quả.

2.3 Quản lý thông tin kế toán, tài chính

Bộ phận tài chính - kế toán trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm tổng hợp và nhập số liệu từ các phòng ban, bộ phận khác. Với hệ thống dữ liệu khổng lồ, các thao tác thủ công có thể dẫn đến sai sót. 

Ứng dụng ERP sẽ giúp đơn giản hóa công việc này. Với hệ thống ERP, con số chỉ cần nhập một lần và hệ thống sẽ tự động cập nhật khi có thay đổi dữ liệu từ các bộ phận khác, đảm bảo tính chính xác và thống nhất. Doanh nghiệp có thể tổng hợp dữ liệu hàng ngày mà không cần chờ đến cuối kỳ giúp tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: SAAS là gì? Tất tần tật những điều cần biết về mô hình SAAS

2.4 Nâng cao hiệu suất làm việc với ERP 

Trong các doanh nghiệp lớn, quy trình làm việc thường nhiều bước phức tạp và thông tin thường xuyên di chuyển qua nhiều bộ phận. Để xử lý dữ liệu hàng ngày hiệu quả, cần đảm bảo đường dẫn thông tin mạch lạc, kịp thời, chính xác doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống hỗ trợ chuyên nghiệp. Ứng dụng ERP giúp chuyển hồ sơ nhanh chóng và tự động, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn hệ thống, giúp tăng năng suất, hiệu quả cho doanh nghiệp. 

2.5 Quản lý nhân sự và hoạt động trong doanh nghiệp

Các công ty áp dụng ERP có khả năng kiểm soát nội bộ thông qua tính năng theo dõi (Audit track), giúp xác định nguồn gốc dữ liệu và người thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Với sự hỗ trợ này, việc giám sát các công đoạn làm việc trở nên đơn giản hơn, cho phép quản trị viên theo dõi năng suất làm việc, số lượng hàng bán ra, doanh thu hàng ngày từ xa. Bên cạnh đó, tính năng phân tích dữ liệu tự động giúp cung cấp thông tin nhanh chóng để đưa ra các giải pháp cải tiến kịp thời.

2.6 Xây dựng mạng lưới thông tin doanh nghiệp

Hệ thống ERP cung cấp công cụ giao tiếp giữa các bộ phận và nhân viên tương tự như mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp. Các tính năng như chat, gọi điện, cập nhật trạng thái hàng ngày đảm bảo thông tin được lưu chuyển kịp thời tăng tính gắn kết giữa các phòng ban.

3. Sơ đồ hệ thống ERP đơn giản 

Hệ thống ERP được cấu thành từ các phân hệ chức năng, được thiết kế phù hợp với các lĩnh vực kinh doanh cụ thể như ERP sản xuất, hệ thống ERP tài chính kế toán, sản xuất hay quy trình bán hàng ERP. Tuy nhiên, các hệ thống ERP thường cần đáp ứng mô hình cơ bản dưới đây: 

4. Các chức năng của ERP cơ bản nhất 

Hệ thống ERP gồm nhiều mô-đun (phân hệ) khác nhau, mỗi mô-đun có nhiệm vụ và chức năng riêng phù hợp với các hoạt động kinh doanh cụ thể. Các mô-đun này kết nối với hệ thống ERP lõi để chia sẻ dữ liệu chính xác giữa các phòng ban, tạo nên sự thống nhất trong doanh nghiệp. Các mô-đun phổ biến bao gồm:

• Quản lý tài chính: Tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng như quản lý sổ sách, theo dõi tài khoản phải trả và phải thu, tạo báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Tự động hóa quy trình mua hàng, từ yêu cầu báo giá đến phê duyệt hợp đồng, giúp giảm thiểu lỗi và cải thiện cuộc đàm phán với nhà cung cấp.
• Quản lý bán hàng: Theo dõi thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng, quản lý đơn hàng, thanh toán và quản lý hiệu suất bán hàng.
• Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường.
• Dịch vụ: Quản lý sửa chữa, phụ tùng thay thế, hợp đồng dịch vụ và phân tích nhu cầu của khách hàng để giải quyết công việc kỹ thuật.
• R&D và kỹ thuật: Cung cấp công cụ để thiết kế, phát triển sản phẩm mới và quản lý vòng đời sản phẩm.
• Quản lý tài sản doanh nghiệp: Lập kế hoạch vận hành và quản lý môi trường hoạt động để giữ cho máy móc luôn hoạt động với hiệu suất cao nhất.

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết cho doanh nghiệp

5. Phân loại phần mềm ERP hiện nay 

Phần mềm ERP có thể được phân loại theo nguồn gốc và đặc tính, trong đó phổ biến nhất là phần mềm ERP nước ngoài và phần mềm ERP trong nước. Cụ thể: 

• Phần mềm ERP nước ngoài: Được cung cấp bởi các công ty nước ngoài như SAP, Oracle, với ưu điểm là ứng dụng công nghệ tiên tiến và quy trình tiêu chuẩn hóa cao. Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP nước ngoài doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực. Tuy nhiên, điều này đi kèm với chi phí cao, tính linh hoạt kém trong việc tùy biến, cũng như khả năng tương thích thấp với chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Phần mềm ERP trong nước: Sản phẩm của các công ty công nghệ trong nước, có ưu điểm là tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chi phí thấp hơn. Các hệ thống này cũng có khả năng tùy biến cao, phù hợp với nhu cầu kinh doanh cá nhân. Tuy nhiên, ERP trong nước thường có tiêu chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài và khó đáp ứng các hệ thống có độ phức tạp cao. 

6. Quy trình ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Có thể ứng dụng ERP trong hầu hết các doanh nghiệp nhưng có những ngành nghề cụ thể đặc biệt phù hợp với hệ thống này. Một số loại hình doanh nghiệp nên sử dụng ERP như: Doanh nghiệp sản xuất quản lý, kho bãi; Doanh nghiệp bán lẻ quản lý bán hàng, kho hàng; Doanh nghiệp dịch vụ quản lý dịch vụ; Doanh nghiệp đa quốc gia quản lý hoạt động toàn cầu. 

Các doanh nghiệp trong một số lĩnh vực như Xây dựng – Bất động sản, Vận tải – Logistic, Dược phẩm, cũng nên xem xét triển khai ERP sau khi cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô, ngành nghề và khả năng tài chính. Triển khai ERP thành công mang lại lợi ích lớn nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu không thực hiện đúng cách.

7. Phân biệt hệ thống ERP và CRM

Phần mềm CRM và ERP đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin doanh nghiệp. Quyết định triển khai phần mềm nào phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu chiến lược của từng công ty. Thông thường, các doanh nghiệp tiếp cận CRM trước vì tính đơn giản và dễ ứng dụng hơn, phù hợp với các tổ chức quy mô nhỏ, hệ thống dữ liệu đơn giản. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn hướng tới chuyển đổi số toàn diện lại ưu tiên hệ thống ERP hơn.

Mặc dù ERP đòi hỏi nhiều thời gian, nguồn lực, tài chính để đầu tư nhưng hiệu quả mang lại vượt trội hơn hẳn so với các sản phẩm công nghệ khác. ERP và CRM đều có những ưu thế riêng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ dựa trên nhu cầu thực tế để chọn ra hệ thống phần mềm phù hợp.

8. Ví dụ về triển khai thành công hệ thống ERP của Vinamilk

Vinamilk, nhãn hàng sữa hàng đầu của Việt Nam và luôn dẫn đầu thị trường. Với quy mô khổng lồ cùng hệ thống phân phối rộng khắp, điều gì đã giúp Vinamilk tổ chức và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả? Đáp án nằm trong hệ thống ERP của Vinamilk - hệ thống quản lý quy trình kinh doanh một cách chính xác và tối ưu.

Vinamilk bắt đầu triển khai hệ thống ERP vào năm 2007. Hệ thống này tạo ra một nền tảng quản lý công việc liên tục giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty. Chỉ sau 8 tháng sử dụng, Vinamilk đã thấy nhiều thay đổi tích cực. Quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh. Đến năm 2019, Vinamilk đã thành công vào danh sách 200 công ty có doanh thu cao nhất Châu Á – Thái Bình Dương.

9. Cách triển khai và ứng dụng ERP hiệu quả 

Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch cẩn thận về chi phí, nguồn lực, và thời gian để đảm bảo sự thành công.

9.1. Lên kế hoạch trước khi triển khai quy trình ERP 

Theo ERP Report từ Panorama, chi phí triển khai ERP trong doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000, phụ thuộc vào quy mô công ty, loại phần mềm và tài nguyên bổ sung. Thời gian triển khai có thể kéo dài từ 2-5 năm, với nhiều lý do như cần thử nghiệm, cải tiến, chuẩn bị cơ sở hạ tầng mạng và thời gian để nhân viên thích ứng. Vì vậy việc lập kế hoạch trước khi triển khai quy trình ERP là vô cùng cần thiết. 

9.2. Cẩn trọng với những rủi ro của hệ thống ERP 

Việc sử dụng ERP mang lại sự chính xác và tối ưu hóa quy trình công việc, nhưng cũng đi kèm với những rủi ro kỹ thuật cần lưu ý. Một vấn đề phát sinh trong một công đoạn có thể dẫn đến tắc nghẽn và đình trệ của toàn bộ quy trình. Hệ thống ERP tích hợp nhiều phân hệ như kế toán tài chính, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, bán hàng và phân phối, quản lý dự án, nên một thay đổi nhỏ có thể lan rộng cũng như gây ra lỗi diện rộng trong hệ thống.

9.3. Lựa chọn phần mềm ERP hiện đại, tiên tiến

Trước khi triển khai hệ thống, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho các biện pháp cải tiến và nâng cấp trong tương lai. ERP được coi là hệ thống "gần như cố định", do đó việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi triển khai cần được hạn chế càng nhiều càng tốt, vì thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy có thể tốn kém tương đương với việc triển khai một hệ thống mới. Thậm chí, nếu doanh nghiệp thiếu sự nghiên cứu kỹ lưỡng có thể dẫn đến xung đột và lỗi trong cấu trúc của hệ thống ERP, gây gián đoạn quy trình làm việc chung.

Để hạn chế tình trạng phần mềm lỗi hay các hoạt động nâng cấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc các phần mềm chất lượng với mã nguồn mở từ đầu. 1C Việt Nam giới thiệu đến bạn giải pháp 1C:ERP với những điểm mạnh như sau: 

• Tính mở linh hoạt: 1C:ERP được thiết kế với tính mở và linh hoạt cao, cho phép các doanh nghiệp có khả năng tự chủ công nghệ và giải pháp phần mềm. Điều này giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và tăng cường khả năng thích nghi với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.
• Tùy chỉnh nhanh chóng: Hệ thống 1C:ERP sở hữu cả điểm mạnh của phần mềm ERP nước ngoài và ERP trong nước, đặc biệt cho phép tùy biến nhanh chóng để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với các giải pháp chuyên ngành khác trong hệ sinh thái của 1C và từ bên thứ ba.
• Chuẩn mực kế toán: 1C:ERP là giải pháp ERP chuẩn quốc tế đã được Việt hóa bài bản và được tinh chỉnh để đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Với hệ thống được phát triển trên nền tảng công nghệ low-code, 1C:Enterprise đáp ứng được nhu cầu vận hành phức tạp và nhu cầu mở rộng, phát triển của các doanh nghiệp. 1C:ERP hỗ trợ sẵn sàng các chuẩn mực kế toán quốc tế như IFRS (International Financial Reporting Standards) và chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Điều này cực kỳ hữu ích cho các doanh nghiệp hoạt động trên quy mô lớn, cần phải lập báo cáo tài chính hợp nhất và đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt của các tổ chức kiểm toán.
• Tương thích đa nền tảng: 1C:ERP có thể tương thích với hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, hệ điều hành, trình duyệt phổ biến với khả năng tận dụng nền tảng sẵn có của doanh nghiệp.
• Đầy đủ chức năng cho các mô hình hoạt động: 1C:ERP cung cấp một loạt các tính năng và mô-đun cho các mô hình hoạt động khác nhau như thương mại, dịch vụ và sản xuất, quản lý bán hàng và mua hàng, quản lý kho vận, quản lý nhân sự, quản lý tài chính và hạch toán, quản lý dự án,... giúp doanh nghiệp tổ chức và điều hành các hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần phải thay đổi và nâng cấp hệ thống để đáp ứng nhu cầu thực tế. Trong tình huống này, việc sử dụng song song ERP hiện tại và phần mềm hỗ trợ được xem là phương án an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.

Hệ thống ERP là một giải pháp quản lý toàn diện, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tăng cường tự động hóa, cải thiện quản lý, và tạo ra sự thống nhất trong hoạt động kinh doanh. Để áp dụng hiệu quả ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu của mình, lên kế hoạch triển khai chi tiết, đồng thời tham khảo những hệ thống quản trị uy tín như 1C:ERP. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về hệ thống 1C:ERP, hãy liên hệ ngay 1C Việt Nam để được hỗ trợ nhé.