Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụng
Hiện nay, việc xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy cụ thể khái niệm quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụng hình thức quản trị này ra sao? Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết để giải đáp những thắc mắc trên.
1. Khái niệm quản trị doanh nghiệp là gì?
Quản trị doanh nghiệp là một quá trình liên tục, bao gồm bốn chức năng chính: lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra. Các chức năng này được thực hiện nhằm tạo ra giá trị và đạt được các mục tiêu kinh doanh chung của công ty.
Quản trị doanh nghiệp là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng, bao gồm:
- Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu đó.
- Tổ chức: Cấu trúc lại doanh nghiệp, xác định cơ cấu tổ chức và gán nguồn lực cho các nhiệm vụ cụ thể.
- Điều hành: Tạo ra sự động viên và hướng dẫn để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
- Kiểm tra và đánh giá: Đo lường và theo dõi hiệu suất của doanh nghiệp, so sánh với các tiêu chuẩn, kế hoạch đã đặt ra, qua đó thực hiện điều chỉnh cần thiết.
2. Vai trò của hệ thống quản trị doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc định hướng và phát triển thành công của một công ty. Các hoạt động quản lý hiệu quả giúp đơn vị kinh doanh nâng cao khả năng phục hồi và phát triển bền vững, cụ thể như sau:
- Tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch, liêm chính và trách nhiệm: Quản trị doanh nghiệp giúp xây dựng các quy tắc, quy trình và hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy định, tránh gian lận, tham nhũng. Điều này góp phần nâng cao lòng tin của các bên liên quan, bao gồm cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng, đối tác và cộng đồng.
- Thúc đẩy hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận về dài hạn: Hệ thống quản lý doanh nghiệp cho phép công ty hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực hợp lý, tối ưu hóa quy trình sản xuất, kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.
- Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Quản trị hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện và đánh giá rủi ro một cách toàn diện, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro, hạn chế tổn thất về tài chính của doanh nghiệp.
- Phát triển nguồn nhân lực: Nhờ hệ thống quản lý chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, tạo động lực làm việc cho nhân viên, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.
3. Chức năng chính quản trị trong doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Để hệ thống quản lý đạt hiệu quả, công ty cần thực hiện đầy đủ các chức năng cơ bản sau:
3.1. Lập kế hoạch
Chức năng lập kế hoạch là một trong bốn chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp, có nhiệm vụ xác định mục tiêu và hoạch định chiến lược nhằm đạt được mục tiêu đó. Để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động sau:
- Nghiên cứu bối cảnh, hoạt động kinh doanh của thị trường: Nhà quản trị cần thu thập thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa, công nghệ,... của thị trường mục tiêu, cũng như tình hình hoạt động của các đối thủ cạnh tranh.
- Nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp: Người quản lý cần đánh giá thực trạng của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố như tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất,...
- Đề ra các mục tiêu: Đây là đích đến mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Các mục tiêu cần được xác định rõ ràng, cụ thể, có tính khả thi và phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
- Xác định nguồn lực cần có: Để đạt được mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp cần xác định các nguồn lực cần có, bao gồm nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất,...
- Phân rõ công việc cần được thực hiện: Các đầu mục nhiệm vụ cần được bố trí, phân công theo thứ tự ưu tiên, thời gian thực hiện, người thực hiện,...
3.2. Tổ chức và bố trí nhân sự
Quản trị doanh nghiệp còn bao gồm chức năng tổ chức và bố trí nhân sự, nhằm đảm bảo khâu vận hành trơn tru, dễ dàng triển khai và hoàn thành những kế hoạch kinh doanh. Chức năng bố trí nhân sự tối ưu thường bao gồm các hoạt động sau:
- Tổ chức bộ máy: Xác định các cấp bậc, vị trí trong doanh nghiệp, mô tả cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm và phúc lợi của mỗi vị trí.
- Phân bổ nguồn lực: Phân bổ nguồn lực (con người, tài chính, vật chất,...) phù hợp cho các phòng ban trong công ty, theo cấp độ từ lớn đến nhỏ.
- Xây dựng và ban hành quy tắc, chính sách: Xây dựng và ban hành quy tắc, chính sách trong doanh nghiệp để đảm bảo khâu vận hành được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả nhất.
3.3. Lãnh đạo, quản lý
Sau khi đã xây dựng kế hoạch và triển khai các chỉ thị, nhà quản trị doanh nghiệp cần giám sát để nhân sự hoạt động hiệu quả. Chức năng này đòi hỏi nhà quản trị có khả năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng, trung thực, tạo động lực và khuyến khích sự nỗ lực của nhân viên. Kết quả công việc của nhân viên sẽ là thước đo đánh giá hiệu quả của chức năng lãnh đạo, quản lý.
3.4. Kiểm tra
Chức năng đo lường, điều chỉnh là quá trình theo dõi, đánh giá thường xuyên tình hình hoạt động của công ty để đảm bảo kế hoạch đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Chức năng này bao gồm các bước sau:
- Xác định chỉ tiêu đo lường (KPI) dựa trên mục tiêu của công ty. Thu thập dữ liệu và lập báo cáo về hoạt động thực tế từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm báo cáo của các bộ phận, hệ thống dữ liệu quản lý, khảo sát khách hàng, ..
- So sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch, giúp xác định những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch.
- Tiến hành điều chỉnh nếu có sai lệch, đảm bảo kế hoạch đạt được mục tiêu.
4. Nguyên tắc quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Bên cạnh việc tìm hiểu chi tiết, chính xác về quản lý doanh nghiệp là gì, các công ty cũng cần chú trọng thực hiện đúng những nguyên tắc không thể bỏ qua khi xây dựng hệ thống quản lý dưới đây:
4.1. Chuyên môn hóa công việc
Nguyên tắc này nhằm thúc đẩy sự tập trung trong công việc, giúp người lao động và doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn. Khi mỗi người chỉ tập trung vào một công việc nhất định, nhân viên sẽ có thể phát triển kỹ năng, chuyên môn của mình, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
4.2. Thẩm quyền và trách nhiệm
Thẩm quyền là quyền lực được giao cho một cá nhân hoặc nhóm để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Trách nhiệm là nghĩa vụ phải thực hiện các công việc được giao. Nguyên tắc "thẩm quyền đi kèm với trách nhiệm tương ứng" đòi hỏi nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về các quyết định và hành động của mình. Nguyên tắc này giúp đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.
4.3. Kỷ luật
Đây là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Kỷ luật bao gồm các tiêu chuẩn, thống nhất trong hành động, sự tuân thủ quy tắc và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Khi kỷ luật được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ có môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và phát triển bền vững.
4.4. Thống nhất về mệnh lệnh
Trong tổ chức, mỗi nhân viên chỉ nên nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo duy nhất. Điều này nhằm tránh tình trạng nhân viên bị cấp trên trái ngược nhau đưa ra những yêu cầu mâu thuẫn, khiến họ không biết phải nghe theo ai, dẫn đến sự lúng túng, thiếu quyết đoán trong công việc.
4.5. Thống nhất về đường lối
Các nhóm làm việc có cùng mục tiêu nên chịu sự giám sát của một người đứng đầu và có kế hoạch thống nhất. Điều này đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, gắn kết trong mọi hoạt động của nhóm, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
4.6. Đặt lợi ích chung hàng đầu
Trong một doanh nghiệp, lợi ích chung cần được đặt lên trên lợi ích cá nhân của một nhân viên hay nhóm nào đó. Nguyên tắc này được đưa ra nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của đơn vị. Khi lợi ích cá nhân của một nhân viên hay nhóm nào đó xung đột với lợi ích của tổ chức, cấp quản trị cần có trách nhiệm hòa giải hợp lý để đảm bảo lợi ích chung được ưu tiên.
4.7. Thù lao
Thù lao là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản trị nhân lực, có tác động trực tiếp đến động lực làm việc của nhân viên. Mức thù lao cần phải công bằng phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, trình độ, trách nhiệm và hiệu quả công việc của nhân viên. Đồng thời, yếu tố này cũng cần đáp ứng nhu cầu vật chất và tinh thần của nhân viên.
4.8. Tập trung hóa
Nguyên tắc này cho phép quyền lực được tập trung ở một số người nhất định trong tổ chức. Đây là yếu tố thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả của quá trình cơ cấu. Tập trung hóa giúp cho việc ra quyết định được nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tạo môi trường hoạt động thống nhất, có trật tự.
4.9. Xích lãnh đạo
Đây là mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như mệnh lệnh từ trên xuống dưới. Mối quan hệ này cần được đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, hợp lý, hai bên cùng hiểu.
- Sự rõ ràng thể hiện ở việc quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp lãnh đạo được phân định rõ ràng.
- Sự hợp lý thể hiện ở việc cấp trên có quyền ra mệnh lệnh cho cấp dưới và cấp dưới có trách nhiệm thực hiện mệnh lệnh của cấp trên.
- Sự hiểu biết thể hiện ở việc của cấp trên và cấp dưới đều hiểu rõ về quyền hạn, trách nhiệm và mệnh lệnh.
4.10. Tính trật tự
Trật tự là sự sắp xếp có tổ chức đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra một cách nhịp nhàng, hiệu quả. Trong doanh nghiệp, trật tự được thể hiện ở sự rõ ràng về vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận. Mỗi người cần có chỗ đứng riêng, được giao đúng nhiệm vụ, trách nhiệm phù hợp với năng lực và sở trường của mình. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự tin, an toàn trong môi trường làm việc, từ đó phát huy hết năng lực của bản thân.
4.11. Sự cân bằng
Sự công bằng là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thu hút và giữ chân nhân viên. Mỗi nhân viên cần được đối xử công bằng, công minh, không phân biệt đối xử về giới tính, tuổi tác, địa vị xã hội,... Thông qua đó có thể tạo nên lòng tin, sự hài lòng và gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp.
4.12. Tính ổn định
Đây là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên có thời gian để thích ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Khi nhân viên biết rõ nhiệm vụ, mục tiêu của mình, họ sẽ có động lực và quyết tâm hoàn thành tốt công việc. Đồng thời, sự ổn định trong nhiệm vụ cũng giúp doanh nghiệp có kế hoạch, dự trù nguồn lực một cách hợp lý.
4.13. Sáng kiến
Sáng kiến là những ý tưởng mới, đột phá, mang tính khả thi cao, có thể được áp dụng vào thực tế để giải quyết vấn đề hoặc nâng cao hiệu quả hoạt động. Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, những người có cơ hội thể hiện sáng kiến cá nhân sẽ luôn có tinh thần nhiệt huyết, nhiệt tình và cống hiến. Bởi lẽ, đó là cách thể hiện năng lực, khả năng của bản thân, là cơ hội để được ghi nhận và đóng góp cho tập thể.
4.14. Tinh thần ổn định
Sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là nền tảng cho sự thành công của một doanh nghiệp. Khi mọi người trong tổ chức có tinh thần đoàn kết, họ sẽ sẵn sàng hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thử thách và đạt được những thành tựu to lớn.
5. Phân biệt về quản trị kinh doanh và quản trị doanh nghiệp
Khái niệm quản trị doanh nghiệp và khái niệm quản trị kinh doanh thường bị hiểu lầm là trùng khớp, đồng nghĩa. Tuy nhiên, nếu đã nắm rõ về quản trị doanh nghiệp là gì sẽ thấy được giữa hai thuật ngữ này có những điểm khác biệt cơ bản, cụ thể:
|
Tiêu chí |
Quản trị doanh nghiệp |
Quản trị kinh doanh |
|
Khái niệm |
Là các quy tắc, chính sách được áp dụng để định hướng và vận hành công ty. |
Là việc tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty để đạt được mục tiêu chung. |
|
Đối tượng |
|
Các quy định về công việc thường nhật trong nội bộ của công ty |
|
Phạm vi |
Sự phát triển, lợi nhuận của công ty và sự lành mạnh của xã hội. |
Duy chỉ có sự phát triển, lợi nhuận của doanh nghiệp. |
|
Mục đích |
Ngăn ngừa, hạn chế những người quản lý lạm dụng quyền, nhiệm vụ được giao, đảm bảo lợi ích của cổ đông và các bên có lợi ích liên quan |
Đảm bảo sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển và lợi nhuận |
6. Xu hướng nổi bật trong quản trị doanh nghiệp hiện nay
Trong bối cảnh thế giới đang thay đổi nhanh chóng, các công ty cần phải thích ứng và đổi mới để tồn tại và phát triển. Quản trị doanh nghiệp cũng không ngoại lệ, với những xu hướng mới nổi lên nhằm giúp tổ chức nâng cao hiệu quả và năng suất:
- Ứng dụng công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo: Yếu tố này đang trở thành một xu hướng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Các phần mềm công cụ trực tuyến được áp dụng để tăng cường quy trình làm việc, tối ưu hóa hoạt động và cung cấp thông tin phân tích đáng tin cậy.
- Chú trọng trải nghiệm nhân viên: Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào đội ngũ nhân sự. Do đó, các công ty ngày càng chú trọng đến việc xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi và sáng tạo để thu hút và giữ chân nhân tài.
- Tối ưu quy trình, đơn giản hóa bộ máy cồng kềnh: Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn tìm cách tối ưu hóa quy trình làm việc và đơn giản hóa bộ máy cồng kềnh. Điều này giúp tăng cường hiệu suất, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả.
- Đo lường, đánh giá hiệu suất dựa trên số liệu: Để đưa ra các quyết định sáng suốt, các doanh nghiệp cần phải có dữ liệu phân tích về hiệu suất. Do đó, trong tương lai việc đo lường và đánh giá hiệu suất dựa trên số liệu đang ngày càng trở nên quan trọng.
7. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả
1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp mở với các tính năng linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp. Giải pháp này có khả năng kết nối tất cả các bộ phận Bán hàng - Mua hàng - Sản xuất - Kho - Tài chính - Nhân sự tiền lương - CRM trên một hệ thống phần mềm duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất vận hành. Ngoài ra, 1C:Company Management còn hỗ trợ quản trị theo mô hình tổng công ty, tập đoàn với nhiều đơn vị công ty con, chi nhánh,... giúp đồng nhất dữ liệu trên cơ sở phần mềm.
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp được phát triển với nhiều ưu điểm nổi bật, mang lại lợi ích thiết thực cho công ty, bao gồm:
- Công nghệ hiện đại: Giải pháp được xây dựng trên nền tảng 1C:Enterprise, chuyên dụng về thiết kế phần mềm tự động hóa và quản lý doanh nghiệp. Nhờ đó, phần mềm đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản trị của công ty trong thời đại mới.
- Khả năng mở rộng đa dạng: 1C:Company Management có khả năng hỗ trợ nhiều phương pháp vận hành, bao gồm lưu trữ trên đám mây, sử dụng server, online - offline. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
- Thiết kế linh hoạt: Phần mềm được thiết kế linh hoạt, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Các tính năng và tiện ích của giải pháp có thể được sắp xếp, ẩn/hiện tùy theo nhu cầu sử dụng cụ thể. Các biểu mẫu, trường thông tin và mẫu báo cáo được cài đặt sẵn, phù hợp với nhu cầu và quy trình kinh doanh tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
- Khả năng mở rộng không giới hạn: Phần mềm 1C:Company Management cho phép điều chỉnh không giới hạn cấu trúc đa pháp nhân, phương án File-server, Client-server trên cơ sở kiến trúc 3 tầng. Nhờ đó, giải pháp đảm bảo tính ổn định và bảo mật để xử lý và lưu trữ dữ liệu hiệu quả khi tăng số lượng người sử dụng theo tốc độ phát triển doanh nghiệp.
- Khả năng tích hợp tuyệt vời: 1C:Company Management có khả năng tích hợp với các giải pháp hiện có tại doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nguồn dữ liệu sẵn có, giảm thiểu thời gian nhập liệu và đảm bảo nguồn dữ liệu đồng nhất.
- Bảo mật tuyệt đối: Giải pháp cho phép quản lý truy cập chương trình, yêu cầu đăng nhập tài khoản và mật khẩu người dùng. Hệ thống còn cho phép phân quyền theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý nghiệp vụ và lưu vết toàn bộ nhật ký thao tác của người dùng. Chính vì vậy, thông tin dữ liệu của công ty được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Tối ưu hóa chi phí quản lý: Phần mềm 1C:Company Management giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý nhờ khả năng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Như vậy, nội dung bài viết trên đây đã lý giải cụ thể định nghĩa quản trị doanh nghiệp là gì. Đây là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự hiểu biết, kỹ năng và kinh nghiệm của đội ngũ nhà quản trị. Việc nắm vững các chức năng và nguyên tắc quản trị là điều cần thiết để các nhà quản lý có thể thực hiện tốt vai trò của mình, góp phần đưa đơn vị phát triển bền vững. Để được tư vấn và hỗ trợ các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay nhé!