Trong nhiều doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các SMEs tại Việt Nam, một nghịch lý phổ biến đang diễn ra: tồn kho liên tục tăng nhưng nhà máy vẫn thiếu nguyên liệu để sản xuất, dẫn tới kế hoạch sản xuất phải điều chỉnh thường xuyên. 

Ở bề mặt, đây có thể được xem là vấn đề tồn kho. Nhưng nếu nhìn sâu hơn, tồn kho chỉ là biểu hiện. Thay vào đó, câu hỏi doanh nghiệp thật sự cần quan tâm là “Doanh nghiệp có đang hiểu đúng nhu cầu vật tư của mình theo thời gian thực hay không?”.

Trong bối cảnh hiện nay, quản trị vật tư không còn là một chức năng vận hành đơn thuần, mà đang dần trở thành hạ tầng ra quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Quản trị vật tư là gì? Vai trò của quản trị vật tư trong doanh nghiệp sản xuất

Trong nhiều SMEs sản xuất, quản trị vật tư thường được hiểu đơn giản là theo dõi tồn kho, đảm bảo không thiếu hàng hay xử lý nhập - xuất. Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ phản ánh phần “cuối” của bài toán. Trên thực tế, tồn kho chỉ là “điểm cuối” của một chuỗi các quyết định đã diễn ra trước đó: doanh nghiệp dự báo nhu cầu như thế nào, lập kế hoạch sản xuất ra sao, và quyết định mua hàng dựa trên thông tin gì.

Khi các quyết định này không chính xác, tồn kho sẽ luôn sai dù hệ thống kho vận hành hoàn toàn đúng. Điều này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng vừa dư thừa những vật tư không cần thiết, vừa thiếu những nguyên liệu quan trọng, kéo theo việc lãng phí vốn lưu động và làm gián đoạn sản xuất. Nói cách khác, tồn kho không phải là nguyên nhân mà là hệ quả của hệ thống ra quyết định trong doanh nghiệp.

2. Khi bài toán vận hành thực chất là bài toán dữ liệu

Trong nhiều năm, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu lịch sử. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện tại, khi nhu cầu thị trường thay đổi nhanh, chuỗi cung ứng khó dự đoán và chi phí đầu vào liên tục biến động, cách tiếp cận này dần bộc lộ giới hạn. Dự báo không còn là việc “đoán đúng”, mà trở thành bài toán xử lý và kết nối dữ liệu vận hành. Điều này dẫn đến một thực tế quan trọng: doanh nghiệp không thiếu dữ liệu, nhưng lại thiếu một hệ thống để dữ liệu có thể vận hành cùng nhau.

a. Dữ liệu phân mảnh: điểm đứt gãy trong quản trị vật tư

Trong hầu hết SMEs sản xuất, dữ liệu tồn tại ở nhiều nơi:

• Bộ phận Kinh Doanh giữ dữ liệu đơn hàng.
• Bộ phận Sản Xuất giữ kế hoạch sản xuất.
• Bộ phận Kho giữ số liệu tồn kho.
• Bộ phận Mua Hàng ra quyết định từ nhiều nguồn dữ liệu, báo cáo…

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các bảng tính Excel hoặc các phần mềm rời rạc cho từng nghiệp vụ, với dữ liệu được cập nhật theo từng đợt sản xuất hoặc từng lô hàng. Điều này khiến thông tin luôn có độ trễ và thiếu đồng nhất. Hệ quả là không có một thời điểm nào doanh nghiệp thực sự có được cái nhìn đầy đủ, hay một “nguồn sự thật duy nhất”: mình đang có bao nhiêu vật tư, số vật tư đó có đáp ứng được đơn hàng hay không, và cần bổ sung bao nhiêu để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.

Khi mỗi bộ phận sẽ nhìn vào một phiên bản dữ liệu khác nhau và đưa ra quyết định theo góc nhìn riêng, doanh nghiệp gặp phải những tình huống quen thuộc: cam kết đơn hàng nhưng không đủ vật tư để sản xuất, bỏ lỡ cơ hội bán hàng vì thiếu thông tin chính xác, hoặc liên tục điều chỉnh kế hoạch do dữ liệu không phản ánh đúng thực tế. Vấn đề vì thế không còn nằm ở một bộ phận cụ thể, mà là ở cách toàn bộ hệ thống vận hành dựa trên dữ liệu.

b. Tồn kho: từ một “tài sản kế toán” trở thành “tài sản chiến lược”

Trong một thị trường ổn định, những sai lệch trong quản trị vật tư có thể chưa tạo ra tác động rõ rệt. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay: khi nhu cầu biến động nhanh, lead time không ổn định và chi phí đầu vào liên tục thay đổi, độ chính xác của tồn kho trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tồn kho không còn chỉ là một chỉ số phục vụ kế toán hay vận hành nội bộ. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng đơn hàng, doanh thu và niềm tin của khách hàng.

Khi doanh nghiệp không nắm được chính xác mình có gì trong kho, toàn bộ chuỗi quyết định phía sau sẽ bị lệch: dự báo sai dẫn đến mua sai, mua sai dẫn đến tồn kho sai, và từ đó toàn bộ hệ thống vận hành cũng lệch theo. Một sai lệch nhỏ trong dữ liệu có thể nhanh chóng khuếch đại thành rủi ro lớn. Doanh nghiệp không thể cam kết đơn hàng, không tối ưu được hoạt động bán hàng và dần mất đi lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Khi đó, tồn kho không còn là “tài sản kế toán”, mà trở thành một tài sản chiến lược phản ánh năng lực quản trị của doanh nghiệp. 

3. Từ quản lý tồn kho đến quản trị dòng chảy dữ liệu vật tư: Vai trò mới của hệ thống ERP

Sự thay đổi trong cách nhìn về tồn kho kéo theo một thay đổi lớn hơn trong cách doanh nghiệp quản trị vật tư. Thay vì xem vật tư là một tài sản tĩnh cần được kiểm soát, doanh nghiệp bắt đầu nhìn nó như một dòng chảy cần được theo dõi và điều phối liên tục. 

Điều này chỉ có thể thực hiện được khi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, các bộ phận sử dụng chung một nguồn thông tin và các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Khi đó, tồn kho không còn là một “điểm mù” trong báo cáo tài chính, mà trở thành một nguồn thông tin có thể sử dụng ngay để ra quyết định. Doanh nghiệp không chỉ biết mình đang có gì, mà còn biết cần làm gì tiếp theo.

Sự chuyển dịch này cũng làm thay đổi vai trò của các hệ thống quản trị doanh nghiệp. Trước đây, ERP thường được đánh giá dựa trên số lượng tính năng và khả năng xử lý nghiệp vụ. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, điều đó không còn là yếu tố quyết định. ERP đang dần trở thành một hạ tầng dữ liệu trung tâm, nơi các thông tin từ nhiều bộ phận được kết nối, đồng bộ và cập nhật liên tục theo thời gian thực. Chính khả năng này giúp doanh nghiệp giảm độ trễ trong dữ liệu, nâng cao độ chính xác trong dự báo và đưa ra quyết định nhanh hơn. 

Trong bối cảnh hiện nay, quản trị vật tư hiệu quả không thể tách rời khỏi việc khai thác và kết nối dữ liệu trong doanh nghiệp. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết vấn đề tồn kho mà còn nâng cao toàn bộ năng lực vận hành.

4. SMEs bắt đầu tìm hiểu về dự báo nhu cầu vật tư bằng dữ liệu từ đâu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai ngay những hệ thống phức tạp. Quan trọng hơn cả là thay đổi cách tiếp cận. Quản trị vật tư không còn là câu chuyện của kho, mà là câu chuyện của dữ liệu và các quyết định được đưa ra từ dữ liệu đó. Vì vậy, có thể bắt đầu từ việc nhìn lại cách doanh nghiệp đang sử dụng dữ liệu trong vận hành.

Việc chuẩn hóa dữ liệu vật tư, kết nối thông tin giữa các bộ phận và xây dựng một quy trình dự báo rõ ràng là những bước đi nền tảng. Đồng thời, doanh nghiệp cần từng bước giảm sự phụ thuộc vào các công cụ rời rạc và hướng tới một hệ thống thống nhất, nơi dữ liệu được cập nhật và sử dụng xuyên suốt.

Để hiểu rõ hơn về bài toán này dưới góc nhìn thực tiễn, với sự tham vấn từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể tham gia webinar “Dự báo nhu cầu vật tư bằng dữ liệu - Chiến lược để doanh nghiệp sản xuất vững vàng trước biến động”, được tổ chức bởi 1C Việt Nam vào ngày 26.03 tới.

Tại Webinar, các chuyên gia sẽ cùng phân tích: 

• Những sai lầm phổ biến trong dự báo nhu cầu vật tư.
• Làm rõ vai trò của dữ liệu liên thông trong việc nâng cao độ chính xác.
• Chia sẻ cách xây dựng quy trình quản trị vật tư và tồn kho hiệu quả. 

Bên cạnh đó, các kinh nghiệm triển khai thực tế tại nhà máy sản xuất cũng sẽ được tổng hợp và chia sẻ để doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng. Đăng ký tham dự và đặt câu hỏi trực tiếp cho các chuyên gia của Webinar TẠI ĐÂY.