Số hóa hồ sơ là gì? Lợi ích và khó khăn của số hoá hồ sơ là gì? Cơ quan có trách nhiệm số hóa hồ sơ

I. Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các loại văn bản và dữ liệu từ dạng giấy cứng sang dạng điện tử. Bằng cách áp dụng công nghệ số hóa, các hồ sơ, tài liệu và thông tin tương ứng được lưu trữ, quản lý và truy xuất thông qua hệ thống và ứng dụng điện tử chính xác, an toàn, tiện lợi.

 

II. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi số hóa hồ sơ là gì?

Khi quá trình chuyển đổi số và số hóa hồ sơ được ứng dụng thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích đáng kể sau:

1. Tối ưu hóa không gian và nguồn lực

Áp dụng số hóa hồ sơ giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ vật lý, giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và hạn chế việc in ấn và sao chép, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy và mực in sử dụng.

2. Thuận tiện truy xuất và tìm kiếm

Khi hồ sơ được số hóa, việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Thay vì phải đào qua hàng ngăn tài liệu, chỉ cần vài thao tác trên máy tính hoặc thiết bị di động, toàn bộ doanh nghiệp có thể tìm kiếm và truy cập thông tin một cách hiệu quả.

3. An ninh và sao lưu

Số hóa dữ liệu mang lại khả năng bảo mật thông tin tốt hơn. Các biện pháp bảo mật như mã hóa và quản lý quyền truy cập được áp dụng để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin quan trọng. Việc tạo bản sao lưu dự phòng cũng trở nên dễ dàng, đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ và có thể khôi phục khi cần.

4. Tăng cường hiệu suất làm việc

Số hóa hồ sơ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian. Quy trình công việc trở nên trơn tru hơn nhờ cá khâu tìm kiếm thủ công và di chuyển vật liệu giấy đã được loại bỏ, hoặc lược bớt tới tối thiểu. Cả những thông tin từ bên ngoài và thông tin nội bộ công ty đều có thể được chia sẻ và truyền tải nhanh chóng qua email, hệ thống quản lý tài liệu hoặc các công cụ trực tuyến khác.

5. Chia sẻ thông tin và phối hợp thuận tiện

Số hóa văn bản giúp nhân sự dễ dàng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng từ xa. Đội nhóm doanh nghiệp có thể chia sẻ tài liệu điện tử, thực hiện đồng thời nhiều dự án cùng lúc và cộng tác một cách hiệu quả mà không bị hạn chế bởi khoảng cách địa lý.

6. Quản lý và tổ chức dễ dàng

Với hệ thống số hóa, doanh nghiệp có thể tổ chức, phân loại và quản lý hồ sơ, thông tin, công việc một cách dễ dàng. Nhờ các công cụ số hóa hồ sơ và quản lý tài liệu, công việc, nhà quản lý có thể nắm bắt chặt chẽ tình hình công ty, trạng thái thực hiện công việc, tiến trình dự án, từ đó duy trì trật tự chung trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp.

7. Tuân thủ pháp lý chặt chẽ

Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ và bảo mật thông tin. Song song với việc sử dụng công cụ số, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể duy trì cả bản gốc và bản sao của tài liệu, ghi lại lịch sử chỉnh sửa rõ ràng và điều chỉnh quyền truy cập theo yêu cầu pháp lý.

III. Những khó khăn thường gặp khi số hóa hồ sơ là gì?

Mặc dù đem lại nhiều lợi ích đáng mong đợi, việc số hóa hồ sơ không đúng cách cũng có thể mang tới cho doanh nghiệp không ít rắc rối, đơn cử như:

1. Không có quy định thống nhất rõ ràng

Việc số hóa hiện nay có hai dạng chính: số hóa thủ công, ví dụ như chuyển đổi giấy tờ thành file điện tử trên máy tính, nhập ghi chú từ giấy vào bảng tính Excel, hoặc biến đổi báo cáo giấy thành file PDF; và số hóa tự động thông qua các quy trình bán tự động (ví dụ: sử dụng phần mềm CRM, HRM…). Tuy nhiên, hiện tại, mỗi ngành nghề, quy cách vận hành doanh nghiệp khác nhau cần những hướng dẫn cụ thể riêng về cách thức số hóa hồ sơ và chuyển đổi số. Sự thiếu thống nhất trong quy định dẫn đến việc mỗi đội nhóm, tổ chức lại thực hiện theo cách riêng, không đồng bộ và nhất quán, gây khó khăn trong việc sử dụng, quản lý và tận dụng thông tin. Bên cạnh đó, do thiếu quy định về lưu trữ hồ sơ số hóa thay thế cho hồ sơ truyền thống thông thường, việc thiết lập và duy trì đồng thời cả hai loại hồ sơ này sẽ tốn kém nhiều thời gian và công sức.

2. Yêu cầu khoản đầu tư ban đầu lớn

Khó khăn thứ hai đến từ việc doanh nghiệp cần đầu tư đáng kể vào thiết bị và phần mềm, như máy tính, máy scan, thiết bị trình chiếu, và các phần mềm biên tập, quản lý tài liệu số. Đối với thiết bị như máy tính, máy scan, và thiết bị trình chiếu, hầu hết các tổ chức hiện nay đều có đảm bảo. Tuy nhiên, về mặt phần mềm biên tập và quản lý tài liệu số, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa đầu tư đúng mức. Việc sử dụng các phần mềm miễn phí, không rõ nguồn gốc, có thể dẫn đến việc mất cấp dữ liệu, gây nên nhiều hậu quả khôn lường về sau.

3. Khó khăn đào tạo nhân sự

Khó khăn thứ ba là sự mới mẻ của quá trình số hóa và chuyển đổi số với đa phần lực lượng lao động Việt Nam, đặc biệt đối với thế hệ nhân sự lớn tuổi hơn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đào tạo nhân sự chi tiết, kĩ càng về cách sử dụng máy móc và phần mềm, bởi ngoài các thao tác cơ bản như sao chụp tài liệu, còn có những thao tác phức tạp như sử dụng phần mềm trình chiếu, biên tập, cắt ghép tài liệu, đánh dấu, xây dựng hệ thống cây thư mục, tạo mục lục tài liệu, trình chiếu hồ sơ tài liệu tại phiên tòa, công tác quản lý, lưu trữ. Hơn nữa, nếu đa phần cán bộ hành chính, văn thư, kế toán,... và nhân sự nhiều bộ phận khác đã quen thuộc với việc nghiên cứu hồ sơ trên giấy, khi chuyển sang nghiên cứu hồ sơ số trên thiết bị điện tử có thể gặp nhiều khó khăn.

4. Nguy cơ rò rỉ dữ liệu

Công tác sao chép và chia sẻ dữ liệu không được kiểm soát cẩn thận có thể dẫn đến rủi ro mất mát thông tin, thậm chí trong trường hợp chỉ là do sơ ý của một cá nhân trong đơn vị. Do đó, việc quản lý và bảo vệ dữ liệu cần được thực hiện một cách song song với quá trình số hóa hồ sơ.

IV. Cơ quan có trách nhiệm số hóa hồ sơ

Với mỗi loại hồ sơ khác nhau cần những đơn vị chuyên biệt đảm nhận trách nhiệm số hóa và quản lý.

Cụ thể với hồ sơ đăng ký kinh doanh, theo quy định tại Điều 17 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý số hóa hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam là Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Nhiệm vụ của đơn vị bao gồm:

a) Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, biểu mẫu, và chế độ báo cáo phục vụ việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử;

b) Huấn luyện cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cán bộ thực hiện nghiệp vụ, cũng như hướng dẫn việc số hóa hồ sơ và chuẩn hóa dữ liệu, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

c) Đôn đốc, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình đăng ký doanh nghiệp;

d) Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý, báo cáo tài chính và các thông tin khác của doanh nghiệp lưu giữ tại Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho các cơ quan liên quan của Chính phủ, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu;

đ) Quản lý, phát triển Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; hỗ trợ các cơ quan và doanh nghiệp trong việc sử dụng Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; hướng dẫn về kinh phí phục vụ vận hành Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa phương;

e) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính trong việc kết nối giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin thuế;

g) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính nghiên cứu, xây dựng phương án thực hiện liên thông thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế đối với hộ kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế;

h) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.

Điều này đồng nghĩa với việc Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm quản lý, đào tạo chủ yếu trong quá trình số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, và đặt ra một số nhiệm vụ cụ thể nhằm hướng dẫn Phòng Đăng ký kinh doanh - đơn vị trực tiếp chịu trách nhiệm số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

 

V. Công cụ số hóa hồ sơ và hỗ trợ chuyển đổi số hiệu quả - Văn phòng số 1C:Document Management

 

Thấu hiểu những khó khăn và quan ngại của doanh nghiệp khi cân nhắc tới quá trình số hóa hồ sơ, 1C Việt Nam cung cấp công cụ Văn phòng số quản trị toàn diện giúp mọi tổ chức, doanh nghiệp triển khai và quản lý công tác số hóa tài liệu thuận lợi.

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management ra đời với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý văn bản một cách tập trung, đồng thời tự động hóa các quy trình quản lý hành chính nhanh chóng. Phần mềm cung cấp hệ thống lưu trữ an toàn, có tổ chức cho các văn bản số hóa, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

- Giúp tiết kiệm không gian và nguồn lực bằng cách tập trung lưu trữ tất cả văn bản số vào một hệ thống có tổ chức.

- Cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng từ mọi văn bản thông qua phương pháp tìm kiếm theo metadata, giúp doanh nghiệp tìm kiếm chính xác chỉ với một con số hoặc từ khóa.

- Giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến di chuyển, giao tiếp giữa các bộ phận và phê duyệt công việc, tất cả tác vụ thủ công giờ đây có thể được thực hiện chỉ trên một màn hình.

- Ứng dụng di động tăng tốc quá trình làm việc, cho phép nhân viên trình sếp ký duyệt mọi lúc, còn sếp có thể quản lý đội nhóm và phê duyệt văn bản từ bất kỳ đâu, kể cả khi không có mặt tại văn phòng.

- Tự động hóa quy trình quản lý văn bản điện tử, giúp hạn chế sai sót do thao tác thủ công, đảm bảo quy trình vận hành chuẩn.

- Linh hoạt tùy chỉnh quy trình vận hành để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, quy trình có thể thay đổi dễ dàng theo thời gian với nhiều điều kiện và phương thức sắp xếp khác nhau.

- Theo dõi toàn bộ lịch sử thao tác để xác định điểm gãy trong quy trình.

- Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng phòng ban và cá nhân, chỉ cho phép người dùng có thẩm quyền truy cập vào các văn bản cụ thể, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.

Với sự hỗ trợ của Văn phòng số 1C:Document Management, doanh nghiệp nắm chắc dữ liệu trong tay, tự động hóa quy trình diễn ra liên tục, "không có độ trễ", mà không còn rủi ro, nhầm lẫn từ việc quản lý và xử lý thủ công.

Hãy liên hệ với 1C Việt Nam ngay hôm nay để nhận tư vấn chi tiết và demo miễn phí giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management!