Số hóa văn bản là gì? Quy trình quản lý số hóa văn bản hiệu quả
Trong thời đại 4.0 ngày nay, khái niệm "số hóa" không còn là cụm từ xa lạ. Chúng ta đã số hóa hầu hết các khía cạnh của cuộc sống hàng ngày, từ việc thanh toán hóa đơn trực tuyến đến gửi email hay xem phim online. Khi nhắc tới số hóa văn bản, công tác này đòi hỏi tính chuẩn hóa cao cùng quy trình quản lý chặt chẽ, hiệu quả.
Vậy, số hóa văn bản là gì? Quy trình quản lý số hóa văn bản cần bao gồm những bước như thế nào? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!
I. Số hóa văn bản là gì?
Số hóa văn bản là quá trình đưa các loại văn bản, tài liệu ở dạng giấy cứng sang dạng dữ liệu kỹ thuật số nhằm mục đích lưu trữ và tiếp tục xử lý trên nền tảng số. Những loại văn bản doanh nghiệp thường được số hóa có thể kể đến hồ sơ nhân viên, hồ sơ dự án, tài liệu kinh doanh, hợp đồng kinh doanh, hồ sơ khách hàng,... và vô số loại tài liệu giấy khác.
II. Lợi ích của số hóa văn bản là gì?
Vậy lợi ích của số hóa văn bản là gì? Quá trình này đem lại nhiều lợi ích, bao gồm việc tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, cung cấp khả năng tìm kiếm và xử lý thông tin dễ dàng hơn. Nhờ công tác số hóa văn bản, doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc mất mát giấy tờ quan trọng, hay tài liệu lâu năm bị hủy hoại hoặc tổn thất do hệ thống lưu trữ truyền thống gây ra.
1. Số hóa văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
Các doanh nghiệp thường phải xử lý một lượng lớn tài liệu vật lý như giấy tờ, sổ sách và hồ sơ trong quá trình quản lý thủ công, những phương pháp cũ kỹ này không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng chi phí. Đặc biệt, các công ty phải chi trả cho nhiều khoản như giấy in, mực in, tiền điện, cũng như chi phí liên quan đến việc tuyển dụng và duy trì một lượng lớn nhân sự nhằm đảm bảo việc xử lý, bảo quản tài liệu doanh nghiệp.
Tuy nhiên, có nhiều cách để doanh nghiệp giảm thiểu loại chi phí này, và trong số đó, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng kỹ thuật số được coi là phương pháp hiệu quả nhất. Bằng cách tận dụng bộ nhớ và các tính năng mạnh mẽ của máy tính, doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, hoặc thậm chí đầu tư vào các khía cạnh kinh doanh “chủ lực” để tăng cường lợi nhuận và tối ưu hóa hoạt động của công ty.
2. Số hóa văn bản giúp nâng cao năng suất của đội ngũ nhân sự
Doanh nghiệp sẽ nhìn thấy sự bứt phá đáng kể trong năng suất của nhân sự khi tổ chức áp dụng số hóa tài liệu. Chẳng hạn, trong trường hợp việc quản lý và làm việc vẫn tuân theo cách truyền thống, dựa vào tài liệu giấy, nhân viên thường phải dành nhiều thời gian để đào sâu vào việc tìm kiếm giấy tờ cụ thể để hoàn thành công việc. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn tạo ra lãng phí dài hạn.
Sử dụng các công cụ số hóa văn bản giúp giải quyết vấn đề này một cách tối ưu. Nhờ sử dụng công cụ, người quản lý cũng như nhân viên có thể truy cập dễ dàng và nhanh chóng đúng tài liệu cần thiết chỉ với vài thao tác đơn giản. Sau đó, nhân viên có thể sử dụng khoảng thời gian còn lại để thực hiện các hoạt động quan trọng khác một cách hiệu quả hơn.
3. Số hóa văn bản giúp xử lý thông tin dễ dàng hơn
Các tổ chức và doanh nghiệp có khả năng xác định vị trí thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, đồng thời gặp ít giới hạn hơn khi xử lý dữ liệu thông qua việc số hóa tài liệu. Toàn bộ dữ liệu có thể được chuyển đổi thành định dạng số hóa hiện đại, cho phép các bộ phận kinh doanh và quy trình vận hành doanh nghiệp được đồng bộ hóa. Trong trường hợp nhân sự không có mặt tại văn phòng, ngay cả khi phải làm việc từ xa, người dùng được ủy quyền vẫn có thể truy cập hệ thống tài liệu thông qua Internet hoặc hệ thống lưu trữ văn bản chung.
Nhờ đó, tất cả các thách thức liên quan đến thông tin và dữ liệu có thể được giải quyết một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn, đặc biệt trong những bối cảnh nhân viên bắt buộc phải làm việc từ xa, không thể có mặt tại trực tiếp tại công ty.
4. Số hóa văn bản giúp đảm bảo an toàn dữ liệu doanh nghiệp
Mọi doanh nghiệp đều sở hữu những thông tin nhạy cảm về chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển, tiếp thị, thông tin khách hàng và dữ liệu nhân sự. Tất cả những tài liệu này mang tính quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến cách hoạt động và phát triển của tổ chức. Vì lý do đó, việc duy trì tính bảo mật cho thông tin là vô cùng quan trọng.
Nhằm đảm bảo an toàn thông tin, doanh nghiệp có thể tăng cường bảo mật cho hệ thống dữ liệu thông qua quá trình số hóa tài liệu. Chủ sở hữu doanh nghiệp, quản trị viên hoặc những cá nhân được ủy quyền có thể kiểm soát, điều chỉnh và cập nhật các tài liệu quan trọng một cách linh hoạt.
Hơn nữa, doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống phân quyền cho từng bộ phận và cá nhân để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu, cùng lúc ngăn chặn bất kỳ hành vi trái phép nào. Nhà lãnh đạo cũng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý tài liệu chặt chẽ, nắm bắt ai đã xem hoặc chỉnh sửa văn bản, từ đó có cơ sở cho việc xử lý trong trường hợp vi phạm hoặc lạm dụng dữ liệu. Các hệ thống lưu trữ, quản lý văn bản điện từ ngày nay còn cho phép doanh nghiệp lưu trữ trên máy tính hoặc trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp làm chủ hoàn toàn dữ liệu của mình.
5. Số hóa văn bản giúp hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu
Các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những thách thức đa dạng từ cả rủi ro mặt khách quan như hỏa hoạn, thiên tai, lũ lụt, cho đến các rủi ro chủ quan do con người gây ra, bao gồm cả việc làm mất, làm hỏng hoặc thất lạc tài liệu quan trọng.
Tác động tiêu cực này có thể gây ảnh hưởng lớn đến quá trình phát triển của doanh nghiệp, vì vậy, không có công ty nào muốn chấp nhận rủi ro này. Một giải pháp hiệu quả để giảm thiểu rủi ro thủ công và đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin và hồ sơ của công ty chính là thông qua quá trình số hóa tài liệu.
Nếu tổ chức tiếp tục duy trì các phương thức quản lý và làm việc truyền thống, hệ thống thông tin của doanh nghiệp có thể trở nên lỗi thời, gây giảm năng suất lao động và dẫn tới những nhầm lẫn không đáng có. Việc số hóa văn bản giờ đã trở thành một tiêu chuẩn “bình thường mới” trong thời kỳ công nghệ tiên tiến hiện nay, không chỉ giúp doanh nghiệp bắt kịp với thời đại mà còn năng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
III. Quy trình quản lý số hóa văn bản là gì? Làm thế nào để hiệu quả?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, quy trình quản lý số hóa văn bản được chia theo 2 dạng: quy trình quản lý văn bản điện tử đến và quy trình quản lý văn bản điện tử đi.
1. Quy trình quản lý văn bản điện tử đến
Theo Chương II của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản điện tử đến được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến
Trong khâu tiếp nhận văn bản điện tử đến, phải tuân thủ các quy định sau:
- Xác thực chữ ký số: Đáp ứng các quy định về sử dụng chữ ký số như quy định tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Thông báo đã nhận văn bản cho bên gửi.
Bước 2: Đăng ký và số hóa văn bản điện tử đến
Quy trình đăng ký văn bản điện tử đến bao gồm các bước sau:
- Tiếp nhận văn bản đến qua hình thức kết nối và liên thông giữa bên gửi và bên nhận.
- Tuân thủ cấu trúc và định dạng các trường thông tin của văn bản theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, bao gồm cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và hệ thống điều hành.
- Lưu trữ số văn bản và thời gian đến trong hệ thống.
Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống nội bộ
Sau khi hoàn thành các bước đầu tiên, bộ phận văn thư cần trình văn bản hoặc chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm xử lý và giải quyết. Đối với các văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân cần phối hợp để xử lý văn bản.
Bước 4: Giải quyết và xử lý văn bản điện tử đến trong hệ thống
Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị hoặc cá nhân phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản.
- Xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử theo danh mục của đơn vị để cập nhật thông tin vào hệ thống.
- Lưu trữ văn bản điện tử đúng theo quy định.
2. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi
Các giai đoạn của quy trình quản lý văn bản điện tử đi theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ được thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo và biên soạn văn bản điện tử đi
Tại bước này, cá nhân phụ trách việc biên soạn văn bản cần thực hiện:
- Tạo dự thảo văn bản, xác định mức độ khẩn cấp và trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét.
- Cập nhật thông tin văn bản vào hệ thống lưu trữ.
Lãnh đạo đơn vị phụ trách việc biên soạn văn bản cần thực hiện:
- Xem xét, cho ý kiến, và phê duyệt nội dung của văn bản.
- Chuyển văn bản đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức và cách trình bày của văn bản.
Sau đó, người có trách nhiệm kiểm tra thể thức cần thực hiện kiểm tra tất cả các tiêu chí và cách trình bày của văn bản và đưa ra ý kiến. Cá nhân này chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra và chuyển văn bản cho bộ phận văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký văn bản.
Tiếp theo, bộ phận văn thư tiếp nhận cần kiểm tra lại kỹ thuật trình bày của văn bản và đưa dự thảo văn bản về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên). Bộ phận này cũng cần cập nhật số văn bản, thời gian, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số trang và mã định danh của đơn vị.
Bước 2: Ban hành và phát hành văn bản
Trong bước này, văn bản điện tử sẽ được ban hành và phát hành như sau:
*Ban hành văn bản điện tử đi:
- Người có thẩm quyền của đơn vị ký duyệt ban hành văn bản để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục.
*Bộ phận văn thư thực hiện:
1. Cấp số văn bản và thời gian vào dự thảo văn bản.
2. In và đóng dấu của đơn vị/cơ quan.
3. Lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản cứng.
4. Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử.
5. Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống về các trường thông tin của tổ chức.
*Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy:
Trong trường hợp cần phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy, tổ chức/đơn vị cần tuân thủ quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư này. Sau đó, đơn vị sẽ ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho các tổ chức nhận, đơn vị cần lưu trữ văn bản điện tử trong hệ thống.
IV. Văn phòng số 1C:Document Management - Giải pháp hỗ trợ quản lý số hóa văn bản tối ưu
Mặc dù việc lưu trữ tài liệu giấy vẫn còn cần thiết, nhưng trong thời đại số hóa hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp cả công và tư nhân đều phải đối mặt với việc xử lý một lượng lớn các văn bản điện tử cùng nhu cầu số hóa văn bản tăng nhanh.
Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management được tạo ra nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý văn bản tập trung và tự động hóa các quy trình quản lý văn bản điện tử một cách nhanh chóng. Phần mềm cung cấp hệ thống lưu trữ an toàn, có tổ chức cho các văn bản số hóa. Công cụ này còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Giúp tiết kiệm không gian và tài nguyên bảo quản tài liệu bằng cách lưu trữ tập trung tất cả văn bản số vào một hệ thống có tổ chức.
- Cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng từ mọi văn bản thông qua phương pháp tìm kiếm theo metadata, giúp doanh nghiệp tìm kiếm chính xác chỉ với một con số hoặc một từ khóa.
- Giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến di chuyển, giao tiếp giữa các bộ phận và phê duyệt công việc, tất cả tác vụ thủ công giờ đây có thể thực hiện chỉ trên một màn hình.
- Ứng dụng di động tăng cường tốc độ làm việc, cho phép nhân viên trình sếp ký duyệt mọi lúc, còn sếp có thể quản lý đội nhóm và phê duyệt văn bản từ bất kỳ nơi đâu, kể cả khi không có mặt tại văn phòng.
- Tự động hóa quy trình quản lý văn bản điện tử, giúp hạn chế sai sót do thao tác thủ công và đảm bảo quy trình vận hành chuẩn.
- Linh hoạt tùy chỉnh quy trình vận hành để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, quy trình có thể thay đổi dễ dàng theo thời gian với nhiều điều kiện và phương thức sắp xếp khác nhau.
- Theo dõi toàn bộ lịch sử thao tác để xác định đúng cá nhân chịu trách nhiệm và nhận biết điểm gãy trong quy trình.
- Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng phòng ban và cá nhân, chỉ cho phép người có thẩm quyền truy cập vào các văn bản cụ thể, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.
Với sự trợ giúp của Văn phòng số 1C:Document Management, doanh nghiệp có khả năng làm chủ dữ liệu, tự quản lý và tự động hóa quy trình nhanh chóng, thúc đẩy công việc diễn ra liên tục, “không độ trễ”, mà không còn rủi ro và nhầm lẫn từ công tác quản lý và xử lý thủ công.
Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm miễn phí giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management!