Six Sigma là gì? Cải thiện chất lượng và hiệu suất của doanh nghiệp với Six sigma
Six Sigma là một phương pháp cung cấp cho các tổ chức những công cụ để cải thiện quy trình kinh doanh của họ. Phương pháp này giúp các doanh nghiệp gia tăng hiệu suất, giảm sự biến đổi từ đó giảm tỷ lệ lỗi, nâng cao lợi nhuận và tăng lòng trung thành của khách hàng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về Six Sigma cũng như các ví dụ về các doanh nghiệp lớn đã áp dụng thành công phương pháp này.
1.Six Sigma: Các khái niệm cơ bản
1.1. Six Sigma là gì?
Six Sigma là một tập hợp phương pháp và công cụ được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu tối đa các sai sót, cũng như nâng cao chất lượng và hiệu quả. Mục tiêu tiêu của Six Sigma là đạt được mức chất lượng gần như hoàn hảo, chỉ có 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Để đạt được điều này cần sử dụng cách tiếp cận có tên là DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) hoặc DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Validate) để loại bỏ và xác định các nguyên nhân gây ra sự thay đổi và cải tiến quy trình.
Six Sigma là một phương án tiếp cận dựa trên dữ liệu thường được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án nhằm đạt được sự cải tiến quy trình và giảm thiểu sai sót. Nó cung cấp một hệ thống mẫu để xác định và loại bỏ các biến thể gây ảnh hưởng tới hiệu suất dự án.
1.2 Quy trình DMAIC của Six Sigma
DMAIC là một phương pháp dựa trên dữ liệu để cải thiện các sản phẩm và dịch vụ nhằm mang lại sự hài lòng hơn cho các khách hàng. Nó là viết tắt của 5 giai đoạn Define - Xác định, Measure - Đo lường, Analyze - phân tích, Improve - Cải thiện, Control - Kiểm soát. DMAIC thường được áp dụng trong sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ.
- D - Define (Xác định): Cần xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể của dự án và các yếu tố liên quan tới chất lượng.
- M - Measure:(Đo lường): Điều này bao gồm việc xác định các chỉ số liên quan tới chất lượng, đo lường thông số quan trọng và xây dựng các biểu đồ thống kê hiệu xuất để tìm ra nguyên nhân gây lỗi.
- A- Analyze (Phân tích): Sau khi có kết quả đo lường, nhóm Sigma sẽ xác định được gốc rễ các nguyên nhân gây lỗi và đưa ra giải pháp. Các giải pháp đều phải có được độ chính xác cao và có các phương án dự phòng
- I - Improve (Cải tiến): Các biện pháp cải tiến thường bao gồm những sự thay đổi trong quá trình sản xuất, quy trình làm việc hoặc cải tiến thiết kế của sản phẩm.
- C - Control (Kiểm soát): Các biện pháp kiểm soát là cần thiết để chắc chắn rằng quy trình mới là ổn định và không quay lặp lại các lỗi sai trong quy trình cũ.
Quy trình DMAIC của Six Sigma
Bên cạnh DMAIC, DMADV là một phần của quy trình thiết kế Six Sigma được sử dụng khi mà các quy trình hiện có không đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng ngay cả sau khi tối ưu hóa hoặc khi cần phát triển những phương pháp mới. Năm giai đoạn của DMADV bao gồm Define - Xác định, Measure - Đo Lường, Analyze - Phân tích, Design - Thiết kế, Validate - Xác thực. Quy trình này cũng được dùng để thiết kế lại các quy trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ khác nhau. Trên thực tế, quy trình DMAIC thường được biết tới và sử dụng rộng rãi hơn.
2.Lợi ích của Six Sigma
2.1. Cải thiện năng suất và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ
Sử dụng Six Sigma giúp các công ty tối đa hóa quy trình sản xuất, cho phép họ tạo ra sản phẩm chất lượng cao hơn trong thời gian ngắn hơn. Kỹ thuật này giúp các tổ chức nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm thời gian lao động, nguồn lực.
2.2 Loại bỏ sự lãng phí trong quy trình
Hệ thống Six Sigma nhằm mục đích giúp các công ty, doanh nghiệp giảm khả năng tỷ lệ lỗi/ khuyết tật. Khi tỷ lệ này giảm, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa các lãng phí không cần thiết như nguyên vật liệu, nhân công, thời gian. Nhờ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và nguồn lực.
2.3 Tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng
Six Sigma có xu hướng tăng sự hài lòng của khách hàng qua việc phân tích dữ liệu, các sản phẩm được đảm bảo sẽ đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của người sử dụng. Từ đó, khách hàng sẽ hài lòng và tin tưởng vào thương hiệu hơn.
2.4 Tăng uy tín và niềm tin của nhà đầu tư
Các chuyên gia đã đánh giá Six Sigma giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và hạn chế các quy trình kinh doanh dư thừa. Từ đó các nhà đầu tư nhìn ra được tiềm năng của công ty và làm tăng tự tin khi đầu tư vào doanh nghiệp đó.
3. 5 nguyên tắc chính của Six Sigma
Các chuyên gia khuyên bạn nên tập chung vào 5 nguyên tắc này để đảm bảo sự thành công cho dự án của bạn.
3.1 Tập trung vào khách hàng
Mục đích cuối cùng của mọi thay đổi là mang lại nhiều lợi ích tối đa cho khách hàng. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần hiểu nhu cầu của khách hàng, điều gì thúc đẩy họ dẫn tới quyết định mua hàng và điều gì dẫn tới sự trung thành của khách hàng.
3.2 Đo lường và tìm ra vấn đề
Dựa vào Six sigma, doanh nghiệp có thể lập bản đồ các bước trong một quy trình nhất định để xác định các khu vực và công đoạn gây lãng phí; thu thập dữ liệu để tìm ra các vấn đề cụ thể cần được giải quyết hoặc chuyển đổi; xác định mục tiêu rõ ràng cho việc thu thập dữ liệu bao gồm xác định dữ liệu cần thu thập, lý do thu thập dữ liệu, đảm bảo tính chính xác của các phép đo và thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu được tiêu chuẩn hóa; xác định xem dữ liệu có giúp đạt được mục tiêu hay không, dữ liệu có cần được tinh chỉnh hay thu thập thông tin bổ sung hay không; xác định vấn đề; đặt câu hỏi và tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
3.3 Loại bỏ các lỗi/ khuyết tật
Khi xác định được vấn đề, hãy thực hiện các thay đổi trong quy trình để loại bỏ các khiếm khuyết, lỗi và các hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng trong quá trình thực hiện.
3.4 Cộng tác không rào cản
Hệ thống Six Sigma cần sự tham gia của tất cả các bên liên quan cùng áp dụng một quy trình có hệ thống với những người có chuyên môn sẽ giúp giải quyết vấn đề. Các quy trình Six Sigma có thể có tác động lớn đến một tổ chức, vì vậy những người liên quan phải thành thạo các nguyên tắc và phương pháp được sử dụng. Do đó, cần phải có kiến thức và đào tạo chuyên môn để giảm rủi ro thất bại của dự án và đảm bảo rằng quy trình hoạt động tối ưu.
3.5 Đảm bảo một hệ sinh thái linh hoạt và thích ứng
Bản chất của Six Sigma là sự chuyển đổi và thay đổi trong kinh doanh. Khi một quy trình bị lỗi hoặc không hiệu quả được loại bỏ, điều đó đòi hỏi phải có sự thay đổi nhanh chóng trong cách thực hiện công việc và cách tiếp cận của nhân viên. Một doanh nghiệp có tính linh hoạt và khả năng đáp ứng với những thay đổi trong quy trình có thể đảm bảo việc triển khai dự án được thuận lợi. Công ty cũng cần chú ý đến dữ liệu sẽ kiểm tra kết quả kinh doanh định kỳ và điều chỉnh các quy trình của mình khi cần thiết, có thể đảm bảo được được lợi thế cạnh tranh.
4.Câu chuyện thành công của Amazon và Motorola
4.1. Amazon
Amazon sử dụng Six Sigma để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, lagering, và quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp họ tăng tốc độ giao hàng, giảm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa hàng tồn kho, đồng thời nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Nhờ Six Sigma, Amazon đã giảm thời gian xử lý đơn hàng và giao hàng với Six Sigma, giúp họ trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Họ ước tính rằng Six Sigma đã giúp họ tiết kiệm hàng trăm triệu đô la hàng năm.
Áp dụng Six Sigma của Amazon
4.2 Motorola
Motorola là công ty tiên phong trong việc phát triển Six Sigma. Họ đã sử dụng Six Sigma để cải thiện chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất. Điều này giúp họ giảm lãng phí, tăng hiệu suất và cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường điện thoại di động. Motorola ước tính rằng Six Sigma đã giúp họ tiết kiệm 17 tỷ đô la trong giai đoạn đầu triển khai. Các sản phẩm của Motorola đã có tỷ lệ lỗi ít hơn 10 lần so với đối thủ cạnh tranh.
Motorola tiên phong áp dụng Six Sigma
Như vậy, chúng ta đã phần nào nắm bắt được các thông tin về Six Sigma. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể áp dụng thành công phương pháp này chỉ trong một sớm một chiều mà cần có quá trình tìm hiểu kỹ lưỡng, xây dựng phương án và các kế hoạch dự phòng. Đừng quên theo dõi các bài viết trên website của 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin hữu ích khác!