3 điều nhà lãnh đạo cần lưu ý để kiến tạo tương lai với Văn phòng số
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ thông tin đang ngày càng thay đổi cách làm việc của cả người lao động lẫn doanh nghiệp, việc chuẩn bị cho một tương lai được vận hành bởi Văn phòng số là một động thái tất yếu nhằm đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đại dịch Covid-19 đã cho chúng ta thấy rằng, những doanh nghiệp sở hữu khả năng linh hoạt cao, dễ dàng thay đổi với biến động thị trường sẽ không chỉ trụ vững được trong hoàn cảnh khó khăn, mà còn mau chóng bứt phá khi điều kiện trở nên thuận lợi.
Để tận dụng tối đa những lợi ích giá trị mà công nghệ nói chung, và Văn phòng số nói riêng mang lại, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần chuẩn bị cho chính mình và đội ngũ công ty một tư duy chuyển đổi số đúng đắn cùng chiến lược quản trị khéo léo. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam điểm qua 3 “chiến thuật” giúp nhà quản lý ứng dụng Văn phòng số để tối ưu vận hành doanh nghiệp nhé!
Văn phòng số là gì?
Văn phòng số là một thuật ngữ đang được sử dụng để mô tả một môi trường làm việc hoàn toàn dựa trên công nghệ số. Điều này bao gồm việc sử dụng các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh,... để kết nối với các phần mềm thông qua Internet để quản lý, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin.
Văn phòng số đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động văn phòng truyền thống.
Nền tảng công nghệ này cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa và kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, từ đó giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc. Giải pháp này cung cấp đầy đủ công cụ mà nhà quản lý và nhân viên cần sử dụng để hoàn thành công việc, bao gồm quản lý dự án, quy trình, giao tiếp, truyền thông xã hội, lưu trữ dữ liệu,...
Thực tế, hầu hết các tổ chức đều đang ứng dụng các công nghệ số như công cụ Chat hay bảng Excel để quản lý công việc. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả lâu dài, các doanh nghiệp cần triển khai một hệ thống liên kết chặt chẽ nhằm tối đa hóa tính năng của tất cả các công cụ này. Với việc hướng đến văn phòng số tiên tiến, những giải pháp Văn phòng số quản trị toàn diện như 1C:Document Management đã được cho ra đời với mong muốn cùng các doanh nghiệp thúc đẩy chuyển đổi số và tận dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ “e-office” để đạt được thành công và phát triển bền vững.
3 điều nhà lãnh đạo cần lưu ý để ứng dụng Văn phòng số hiệu quả
1. Khảo sát và đánh giá khách quan những mong muốn của nhân sự
Đại dịch Covid-19 đã cho thấy tầm quan trọng của sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân. Một con số nghiên cứu đã chỉ ra rằng, tới 68% người lao động muốn được làm việc trong môi trường hybrid linh hoạt sau khi đại dịch đã kết thúc. Nhằm phục vụ nhu cầu làm việc linh hoạt, việc ứng dụng các giải pháp Văn phòng số sẽ giúp đảm bảo quá trình truy xuất dữ liệu công ty luôn liền mạch, an toàn, đầy đủ. Tuy vậy, vẫn còn nhiều công việc đòi hỏi nhân sự phải có mặt trực tiếp để đảm bảo hiệu quả phối hợp đội nhóm, đồng thời tăng tính chính xác và sát sao cho người quản lý theo dõi công việc chung. Do đó, điều nhân sự mong muốn và tính thực tế của mong muốn đó là hai vấn đề khác biệt, và nhà lãnh đạo cần thật sự “tỉnh táo” để đưa ra quyết định chính xác, khách quan nhằm phục vụ mục tiêu phát triển và tăng trưởng chung của doanh nghiệp.
Để thật sự thấu hiểu mong muốn của nhân sự, từ đó cân đối được giữa những điều đội ngũ muốn và tính thực tế của những mong muốn đó, nhà lãnh đạo nên lắng nghe và khảo sát một cách sát sao, “công tư phân minh” những ý kiến mà nhân viên đề xuất. Một số yếu tố ban lãnh đạo doanh nghiệp nên cân nhắc khi khảo sát nhân sự có thể kể tới:
- Đề xuất của nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp tới tài chính của doanh nghiệp hay không?
- Đề xuất của nhân sự có ảnh hưởng tới quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp hay không? Sự ảnh hưởng đó khiến quy trình trở nên hiệu quả hơn hay sẽ gây đứt gãy quy trình?
- Đề xuất của nhân sự có thật sự khiến đội ngũ làm việc năng suất hơn không, hay sẽ gây ảnh hưởng tới hiệu suất chung? Nếu đề xuất được chấp nhận, cách thức đo đếm hiệu suất của nhân sự sẽ được thay đổi như thế nào?
Cùng lúc đó, nhà lãnh đạo cũng cần liên tục thống nhất lại với đội ngũ của mình về định hướng, mục tiêu chung của công ty, đảm bảo quyền lợi công bằng cho cả hai bên, tránh việc “hứa lèo” hay phát triển sai lệch đường hướng. Sự khách quan của lãnh đạo cũng sẽ góp phần nâng cao văn hóa tập thể chung của công ty, tạo dựng niềm tin cho nhân sự, giúp nâng cao nội lực của doanh nghiệp khi đội ngũ nhân sự gắn bó.
2. Rà soát hành vi người tiêu dùng
Theo báo cáo của McKinsey, trải qua thời kỳ đại dịch, người tiêu dùng giờ đây đã có những thay đổi mạnh mẽ trong hành vi và quyết định mua hàng, đặc biệt ưa chuộng những đơn vị có tốc độ phản hồi và xử lý đơn hàng nhanh chóng.
Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp giờ đây cũng cần “nâng cấp” quy trình vận hành của chính mình cũng như cải tiến các sản phẩm, dịch vụ mà họ cung cấp để có thể nổi bật giữa hàng ngàn những đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.
Nâng cấp chất lượng từ cốt lõi chính là mục tiêu mới mà các doanh nghiệp linh hoạt thời đại ngày nay nên hướng tới.
Việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt những giải pháp kết nối nội bộ như Văn phòng số 1C:Document Management sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa dữ liệu tập trung, tối ưu quy trình vận hành, loại bỏ rủi ro do đứt gãy quy trình, sai sót thủ công đem lại. Nhờ công cụ theo dõi và quản lý chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể đánh giá chính xác khâu nào đang là “điểm gãy” trong quy trình vận hành doanh nghiệp, từ đó đưa ra các chiến lược khắc phục phù hợp để liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ ngay từ quá trình phối hợp công việc trong đội ngũ nội bộ công ty.
Theo dòng thời đại 4.0, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc những khoản đầu tư vào năng lực số, bao gồm các công cụ làm việc hiện đại, tăng cường khả năng sử dụng công nghệ của nhân viên, khả năng thích nghi nhanh chóng với những thay đổi số mới. Khi hoạt động vận hành nội bộ trở nên trơn tru, mau chóng hơn, chất lượng phục vụ khách hàng cũng từ đó được nâng cao, giúp khách hàng có thêm trải nghiệm tích cực với thương hiệu.
3. Nắm bắt những xu hướng công nghệ mới
Trước khi nền kinh tế đón nhận những biến động đến “chóng mặt” do hậu quả của đại dịch, nhiều doanh nghiệp tiên phong đã ứng dụng công nghệ trong quá trình vận hành và quản trị công ty, tuy vậy con số này chưa nhiều và phổ biến.
Không lâu sau đó, khủng hoảng đã chứng minh mức độ quan trọng và cấp thiết của công nghệ trong các hoạt động vận hành doanh nghiệp. Giờ đây khi khủng hoảng đã tạm thời qua đi, trong giai đoạn khắc phục “hậu” khó khăn, việc ứng dụng công cụ công nghệ trong quản trị không chỉ còn là điều kiện “đủ”, mà giờ đây đã là điều kiện “cần” nếu doanh nghiệp muốn giữ vững phong độ và vươn mình vượt lên đối thủ trên thương trường đầy khốc liệt.
Việc sử dụng công nghệ trong quản trị và vận hành doanh nghiệp ngày nay đang dần trở thành “bình thường mới” nhờ những khoản đầu tư ngày một lớn dần, cùng sự thay đổi trong tư duy lãnh đạo, luôn phải chuẩn bị sẵn sàng để linh hoạt đối phó với những cơn khủng hoảng tiếp theo.
Văn phòng truyền thống tuy chưa thể bị loại bỏ hoàn toàn, nhưng các chuyên gia trong lĩnh vực quản trị đều đã và đang nhìn thấy một “làn sóng” chuyển đổi toàn cầu. Hình thức Văn phòng số đang mỗi lúc càng trở nên phổ biến nhờ tính tiện lợi, quy củ, tiết kiệm chi phí, nguồn lực, cùng vô số lợi ích đáng cân nhắc khác. Đi cùng những công nghệ hỗ trợ làm việc tương tự Văn phòng số, các xu hướng như AI, Big Data, IoT,... và nhiều hình thức công nghệ mới được ra mắt mỗi ngày cũng nên được nhà lãnh đạo doanh nghiệp chú ý tới, liên tục cập nhật và nắm bắt nhanh chóng để công ty mình không bị “tụt hậu” trên thị trường.
Giữa tình thế khủng hoảng đang ở trong trạng thái “ngủ yên”, đây chính là thời cơ không thể thích hợp hơn để các doanh nghiệp “làm mới” lại bản thân mình, đội ngũ nội bộ và phương thức vận hành toàn diện để tiến tới thành công bền vững và bứt phá hơn. Việc thay đổi tư duy quản trị, cải tiến đường lối lãnh đạo luôn là một bài toán hóc búa, nhưng những công cụ hỗ trợ linh hoạt như Văn phòng số sẽ giúp doanh nghiệp ngày một tiến gần hơn tới lời giải hoàn hảo, phù hợp nhất với đề bài riêng của mình.
Liên hệ ngay 1C Việt Nam để nhận tư vấn lời giải chính xác cho bài toán cụ thể của doanh nghiệp, và cùng nhau tiến gần hơn tới mục tiêu thành công số!