5 bước chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản lý văn bản đi và đến là một phần quan trọng trong việc duy trì sự tổ chức và hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp. Quy trình quản lý văn bản đi và đến hiệu quả sẽ giúp công việc của tất cả phòng ban trở nên đơn giản, dễ dàng hơn, giảm thiểu lỗi sai sót thủ công, và tối ưu hóa quá trình làm việc. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cùng doanh nghiệp điểm qua 5 bước chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và thúc đẩy tăng trưởng hiệu suất chung.

 

I. Định nghĩa quy trình quản lý văn bản đi và đến

Trước khi bắt đầu, chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm "văn bản đi và đến".

Văn bản đi và đến, hay còn được gọi là “tài liệu đi và đến”, là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực quản lý tài liệu và giao tiếp nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp. Thuật ngữ này nhằm nhắc tới các bản ghi, thông điệp hoặc dữ liệu mà tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi hoặc nhận từ các bên liên quan trong hoạt động kinh doanh.

1. Văn bản đi là gì?

“Văn bản đi” là các tài liệu, thư từ, email, hoặc thông điệp bất kỳ dạng nào mà doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi đến một bên khác trong mạng lưới liên lạc của tổ chức.

2. Văn bản đến là gì?

“Văn bản đến” bao gồm tất cả các tài liệu, thư từ, email, hoặc thông điệp mà doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận được từ các bên liên quan bên ngoài.

3. Quy trình quản lý văn bản đi và đến là gì?

Quy trình quản lý văn bản đi và đến là một chuỗi các bước thực hiện công việc có trình tự nhằm quản lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu, văn bản có hệ thống, có khoa học, đóng vai trò cốt yếu trong việc duy trì sự giao tiếp hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp và với khách hàng, đối tác, giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ thông tin quan trọng, và đảm bảo rằng tài liệu luôn được chuyển giao tới đúng đối tượng và tại đúng thời điểm. Các hệ thống hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến thường được áp dụng để tối ưu hóa công tác quản lý tài liệu và cải thiện khả năng giao tiếp nội bộ.

 

II. 5 bước chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến truyền thống

Quy trình quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp bao gồm 5 bước cơ bản:

1. Nhận biết văn bản

2. Đăng ký văn bản

3. Phê duyệt văn bản

4. Theo dõi quá trình chuyển giao văn bản

5. Lưu trữ văn bản

Quy trình quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp nên tuân theo 5 bước trên nhằm đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tuân thủ quy định trong quá trình giao tiếp và lưu trữ tài liệu. Tuỳ vào loại văn bản đi hoặc đến sẽ gồm các bước cụ thể như sau:

 

1. Quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Cấp số và thời gian ban hành văn bản đi

Bước đầu tiên của quy trình quản lý văn bản đi là cấp số và thời gian ban hành văn bản. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc cấp số và thời gian ban hành văn bản đi phải tuân theo các quy định sau:

- Số và thời gian ban hành văn bản phải tuân theo trình tự thời gian ban hành trong năm.

- Số và ký hiệu văn bản phải là duy nhất trong năm, áp dụng cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Văn bản quy phạm pháp luật có hệ thống số riêng.

- Văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành/lĩnh vực cấp số.

- Văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan/tổ chức cấp số.

- Với văn bản giấy, số và thời gian ban hành cấp sau khi có chữ ký người có thẩm quyền, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

- Với văn bản điện tử, số và thời gian ban hành được xác định qua chức năng của hệ thống.

Với các văn bản nhạy cảm, khâu cấp số và thời gian sẽ giúp công tác quản lý văn bản mật trở nên hệ thống, gọn gàng, bảo đảm an toàn và tra cứu nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Sau khi đã được cấp số và thời gian ban hành, tiếp theo, văn bản đi cần được đăng ký theo đúng tiêu chuẩn của pháp luật. Quá trình này được quy định cụ thể như sau:

- Văn bản đi cần được đăng ký đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết.

- Có hai phương pháp đăng ký văn bản đi: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng hệ thống.

- Văn bản bảo mật phải tuân theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước khi đăng ký.

Bước 3: Đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

Điều 17 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc nhân bản, đóng dấu và ký số của cơ quan, tổ chức như sau:

- Với văn bản giấy, văn bản đi được nhân bản theo số lượng xác định tại phần nơi nhận của văn bản; sau đó doanh nghiệp, tổ chức thực hiện việc đóng dấu và gắn dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Với văn bản điện tử: Cơ quan, tổ chức cần ký số văn bản điện tử đảm bảo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Điều 18 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ra quy định về việc phát hành và theo dõi văn bản đi như sau:

- Cơ quan, tổ chức cần hoàn thành thủ tục văn thư và phát hành văn bản đi trong ngày ký hoặc trong ngày làm việc tiếp theo. Với các văn bản khẩn cấp, cần phát hành, gửi đi ngay sau khi ký.

- Công tác quản lý văn bản mật đi cần bảo đảm tính bí mật theo quy định pháp luật và tuân thủ chặt chẽ số lượng, thời gian và nơi nhận đã quy định.

- Trường hợp văn bản đã được gửi đi có sai sót về nội dung, tổ chức cần sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản tương đương. Trường hợp sai sót về hình thức, kỹ thuật trình bày hoặc thủ tục ban hành, văn bản phải được điều chỉnh thông qua công văn của cơ quan, tổ chức ban hành.

- Khi cần thu hồi văn bản giấy, bên nhận phải trả lại văn bản đã nhận. 

- Khi cần thu hồi văn bản điện tử, bên nhận phải hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống và thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

- Khi văn bản giấy cần được phát hành từ văn bản điện tử đã được ký số bởi người có thẩm quyền, bộ phận văn thư thực hiện việc in văn bản trên giấy, đóng dấu chính thức của cơ quan để tạo thành bản chính bằng giấy.

- Ngược lại, trường hợp doanh nghiệp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư tuân thủ theo quy định tại điểm C khoản 1 của Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 

Bước 5: Lưu trữ văn bản

Văn bản giấy và văn bản điện tử cần được lưu trữ theo quy định Điều 19 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

*Đối với văn bản giấy:

 - Bản gốc của văn bản sẽ được tạo và lưu trữ tại văn phòng, và sẽ được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đã đăng ký.

 - Bản chính của văn bản sẽ được bảo quản trong hồ sơ công việc.

*Đối với văn bản điện tử:

 - Bản gốc của văn bản điện tử sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện tử của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản. Hiện nay trên thị trường cung cấp nhiều giải pháp Văn phòng số giúp cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ văn bản điện tử có hệ thống, đảm bảo an toàn dữ liệu.

 - Các cơ quan và tổ chức đã triển khai Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định này và các quy định của pháp luật liên quan sẽ thực hiện sử dụng và lưu trữ bản gốc của văn bản điện tử trên hệ thống, thay cho việc bảo quản văn bản giấy.

 - Các cơ quan và tổ chức chưa có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật liên quan, yêu cầu bộ phận văn thư tạo bản chính của văn bản giấy để lưu trữ.

 

2. Quy trình quản lý văn bản đến

Quy trình quản lý văn bản đến cần được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương III của Nghị định số 30/2020 như sau:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Việc tiếp nhận văn bản đến được Điều 21 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

*Văn bản giấy:

- Nhân viên văn thư của cơ quan sẽ thực hiện kiểm tra số lượng tờ, xác minh tình trạng của bì văn bản, và kiểm tra xem có dấu niêm phong nào không. Đồng thời, họ sẽ so sánh số và ký hiệu ghi trên bì với số và ký hiệu của văn bản trong bì.

- Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào hoặc có dấu hiệu bất thường, nhân viên văn thư sẽ ngay lập tức thông báo cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo lại cho đơn vị gửi văn bản.

- Tất cả các văn bản giấy đều sẽ được gửi đến địa chỉ của cơ quan hoặc tổ chức đã đăng ký tại văn thư. Mọi văn bản đến phải được mở bì và đóng dấu "ĐẾN".

- Đối với văn bản gửi cho cá nhân hoặc tổ chức đặc biệt, nhân viên văn thư sẽ chuyển trực tiếp đến nơi nhận mà không mở bì. Trong công tác quản lý văn bản mật, quy định này đặc biệt quan trọng và không được vi phạm.

- Trong trường hợp nhận được bì văn bản gửi đến cá nhân và nội dung liên quan đến công việc chung của cơ quan hoặc tổ chức, cá nhân đó sẽ phải chuyển văn bản lại cho văn thư để tiến hành đăng ký.

- Mẫu dấu "ĐẾN" phải tuân thủ theo quy định tại Phụ lục IV của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

*Văn bản điện tử:

- Nhân viên văn thư phải thực hiện xác minh tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử trước khi tiếp nhận nó trên hệ thống.

- Trong trường hợp văn bản điện tử không tuân thủ các quy định tại điểm a khoản 2 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP hoặc được gửi đến một địa chỉ sai, cơ quan hoặc tổ chức nhận văn bản phải hoàn trả về cho cơ quan hoặc tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.

- Khi phát hiện bất kỳ sai sót nào hoặc có dấu hiệu nghi ngờ, nhân viên văn thư phải ngay lập tức thông báo cho người có trách nhiệm giải quyết và báo cáo lại cho đơn vị gửi văn bản.

- Cơ quan hoặc tổ chức nhận văn bản điện tử phải tiến hành thông báo về việc đã tiếp nhận văn bản trong ngày, sử dụng chức năng tương ứng trên hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Quy trình đăng ký văn bản đến cần tuân thủ các quy định sau đây:

- Đăng ký văn bản đến phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, minh bạch và chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc thông qua dữ liệu quản lý văn bản đến.

- Các văn bản đến sẽ không được phép được xem xét hoặc giải quyết nếu chúng không được đăng ký đúng quy định, trừ khi có quy định cụ thể trong pháp luật.

- Số đến của văn bản sẽ được ghi liên tục theo thứ tự và thời gian tiếp nhận, đồng nhất cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử.

*Quá trình đăng ký văn bản có thể được thực hiện theo hai phương pháp sau:

 - Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư ghi chép thông tin vào Sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

 - Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống: Các cơ quan và tổ chức cần sử dụng hệ thống để thực hiện quy trình đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Văn bản đến chỉ được phép đăng ký sau khi đã được xác minh và đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn.

- Khi quản lý văn bản mật, văn bản cần được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 3: Trình, gửi và chuyển phát văn bản đến

*Đối với văn bản giấy:

- Văn bản đến phải được chuyển đến nơi nhận và mang dấu "ĐẾN."

- Sau khi hoàn tất việc đăng ký văn bản đến, văn thư cần ngay lập tức chuyển văn bản cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. Trong trường hợp văn bản có tính khẩn cấp, cần phải được chuyển giao mà không chờ đợi.

- Nếu trong quá trình đăng ký văn bản đến, phát hiện bất kỳ sai sót nào hoặc có dấu hiệu bất thường, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức sẽ đề xuất xử lý và thông báo lại cho bộ phận văn thư để điều chỉnh.

- Mọi hoạt động gửi và chuyển phát văn bản đến phải tuân theo chặt chẽ các quy định của pháp luật về bảo vệ tính bí mật và an toàn, đảm bảo công tác quản lý văn bản mật.

*Đối với văn bản điện tử:

- Văn bản đến sẽ được truyền qua hệ thống từ cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận đến bộ phận thụ lý.

- Mọi quy định về việc truyền và lưu trữ văn bản điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Phụ lục VI của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Văn thư sẽ chuyển giao văn bản đến các đơn vị hoặc cá nhân thụ lý dựa trên sự phân phối từ người có thẩm quyền. Quá trình chuyển giao phải đảm bảo tính đúng người nhận, bảo mật thông tin và tuân theo quy định thời gian.

Bước 4: Giải quyết văn bản đến

Trong giai đoạn này, người thụ lý sẽ tiến hành xem xét, đánh giá và tiến hành xử lý văn bản đến theo các quy định pháp luật cụ thể như sau:

- Người thụ lý phải xác định người có thẩm quyền xử lý văn bản đến và giao nhiệm vụ liên quan nhằm giải quyết.

- Việc giải quyết văn bản đến phải tuân theo tất cả các quy định của pháp luật về thời hạn giải quyết, trừ khi văn bản đến được xác định là có mức độ khẩn cấp.

- Khi hoàn tất việc giải quyết, người thụ lý phải tạo biên bản về quá trình xử lý và có thể thông báo kết quả cho người gửi văn bản theo quy định pháp luật.

Bước 5: Lưu trữ và báo cáo văn bản đến

Văn bản đến sau khi được giải quyết sẽ được lưu trữ và báo cáo theo quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ các quy định về báo cáo văn bản đến cho cấp trên hoặc theo quy định của pháp luật khi cần thiết.

 

III. Giải pháp tự động hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến

Tuy không thể phủ nhận độ cần thiết của việc lưu trữ văn bản giấy, giờ đây theo thời đại công nghệ số, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cả nhà nước và tư nhân đều cần tiếp nhận, xử lý các văn bản điện tử với khối lượng ngày càng lớn, cũng như cần đưa văn bản giấy lên dạng kỹ thuật số ngày càng nhiều.

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý văn bản có hệ thống, tự động hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến nhanh chóng, hiệu quả, giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management cung cấp hệ thống lưu trữ văn bản số hóa an toàn, có khoa học. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp doanh nghiệp:

- Tiết kiệm không gian và nguồn lực lưu trữ tài liệu: phần mềm lưu trữ mọi văn bản số tập trung theo hệ thống khoa học

- Truy xuất thông tin nhanh chóng từ mọi văn bản: phương pháp tìm kiếm theo metadata cho phép tìm kiếm chính xác chỉ với một con số hay một chữ cái

- Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí di chuyển trình ký, giao tiếp giữa các phòng ban, phối hợp xử lý công việc giữa các bộ phận chỉ trên 1 màn hình

- App mobile tăng tốc quá trình làm việc: nhân sự có thể trình sếp ký duyệt mọi lúc; sếp có thể quản lý đội ngũ và phê duyệt văn bản mọi nơi, ngay cả khi không ở tại văn phòng

- Thúc đẩy hiệu suất chung: tự động hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn, tránh đứt gãy, sai sót do vận hành thủ công

- Nâng cao năng lực thích ứng: quy trình vận hành dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp tại từng thời điểm, với đa điều kiện, đa phương thức sắp xếp 

- Theo dõi trạng thái chỉnh sửa tài liệu để tìm “đúng người, đúng việc”, nhận biết đúng điểm gãy trong quy trình

- Tính năng phân quyền chi tiết tới từng phòng ban, từng cá nhân, chỉ cho phép người có thẩm quyền xem được những văn bản cụ thể, giúp đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu chặt chẽ

Với Văn phòng số 1C:Document Management, doanh nghiệp giờ đây đã có thể làm chủ vận hành, tự động hóa quy trình mau chóng, tạm biệt những rủi ro, nhầm lẫn không đáng có từ công tác quản lý, xử lý thủ công. 

Liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm miễn phí 1C:Document Management!