Các khoản trích lương theo quy định mới nhất 2025

Các khoản trích lương theo quy định là những khoản tiền bắt buộc được khấu trừ từ lương của người lao động và đóng góp bởi người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật. Những khoản trích này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn cách thực hiện đúng các khoản trích lương để đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.

1. Tổng quan về các khoản trích lương theo quy định

1.1. Các khoản trích lương theo quy định là gì?

Các khoản trích từ lương là những khoản tiền được trích từ tiền lương của người lao động và đóng góp bởi người sử dụng lao động theo tỷ lệ quy định để đóng vào các quỹ bảo hiểm và công đoàn.

Vai trò của các khoản trích lương rất quan trọng trong hệ thống an sinh xã hội. Đây là nguồn tài chính để chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động khi họ gặp rủi ro về sức khỏe, mất việc làm hoặc đến tuổi nghỉ hưu. Đồng thời, các khoản trích này cũng là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật.

1.2. Các loại khoản trích bắt buộc theo pháp luật Việt Nam

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, có 4 loại khoản trích bắt buộc từ lương:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH): Đây là khoản đóng góp bắt buộc để đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất. Người lao động được hưởng các chế độ BHXH khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
• Bảo hiểm y tế (BHYT): Khoản đóng góp này giúp người lao động được hưởng các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế theo quy định.
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Áp dụng cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên. Khi thất nghiệp, người lao động sẽ được hỗ trợ tài chính và hỗ trợ tìm việc làm.
• Kinh phí công đoàn: Khoản đóng này áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có thành lập công đoàn cơ sở, nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức công đoàn và bảo vệ quyền lợi của người lao động.

>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Các hình thức hưởng lương phổ biến nhất hiện nay

2. Quy định pháp luật liên quan đến các khoản trích lương

Các khoản trích lương theo quy định được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật khác nhau, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc thực hiện tại các doanh nghiệp.

2.1. Căn cứ pháp lý về các khoản trích lương

Các khoản trích lương được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý sau:

• Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014: Quy định chi tiết về đối tượng, mức đóng, chế độ hưởng BHXH, BHYT, BHTN.
• Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13: Quy định về đối tượng tham gia, mức đóng và quyền lợi khi tham gia BHYT.
• Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về BHXH bắt buộc.
• Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam: Ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Luật Công đoàn số 12/2012/QH13 ngày 20/6/2012: Quy định về kinh phí công đoàn.
• Các văn bản pháp luật này tạo nên hành lang pháp lý đầy đủ, giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.

2.2. Tỷ lệ đóng bảo hiểm mới nhất năm 2025

Tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm mới nhất năm 2025 được quy định như sau:

Ví dụ minh họa: Với người lao động có mức lương cơ bản 10.000.000 đồng/tháng, các khoản trích lương sẽ được tính như sau:

• BHXH: 10.000.000 × 8% = 800.000 đồng (người lao động đóng)
• BHYT: 10.000.000 × 1,5% = 150.000 đồng (người lao động đóng)
• BHTN: 10.000.000 × 1% = 100.000 đồng (người lao động đóng)
• Tổng cộng người lao động phải đóng: 1.050.000 đồng

Người sử dụng lao động phải đóng:

• BHXH: 10.000.000 × 17,5% = 1.750.000 đồng
• BHYT: 10.000.000 × 3% = 300.000 đồng
• BHTN: 10.000.000 × 1% = 100.000 đồng
• Kinh phí công đoàn: 10.000.000 × 2% = 200.000 đồng
• Tổng cộng người sử dụng lao động phải đóng: 2.350.000 đồng

3. Hướng dẫn thực hành hạch toán các khoản trích theo lương

Việc hạch toán các khoản trích theo lương đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

3.1. Quy trình hạch toán tiền lương hàng tháng

Quy trình hạch toán tiền lương hàng tháng cần được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin và dữ liệu

• Thu thập bảng chấm công của người lao động
• Tổng hợp các quyết định tăng/giảm lương, thưởng, phụ cấp
• Kiểm tra hợp đồng lao động để xác định mức lương cơ bản

Bước 2: Tính toán tiền lương

• Tính lương cơ bản dựa trên số ngày công thực tế
• Tính các khoản phụ cấp (phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại...)
• Tính tiền làm thêm giờ (nếu có)
• Tính tiền thưởng (nếu có)

Bước 3: Tính các khoản trích theo lương

• Tính BHXH, BHYT, BHTN phần người lao động đóng
• Tính thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
• Tính các khoản khấu trừ khác (tạm ứng, vay nợ...)

Bước 4: Hạch toán kế toán

• Ghi nhận chi phí tiền lương vào tài khoản 334 - Phải trả người lao động
• Phân bổ chi phí tiền lương vào các bộ phận sản xuất, kinh doanh tương ứng
• Hạch toán các khoản trích theo lương

Bước 5: Lập bảng lương và chi trả

• Lập bảng lương chi tiết cho từng người lao động
• Thực hiện chi trả lương qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt
• Lưu trữ chứng từ kế toán liên quan

>>> TÌM HIỂU THÊM: Các công thức tính lương trong Excel – Hướng dẫn chi tiết và đầy đủ

3.2. Cách hạch toán bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp

Việc hạch toán các khoản bảo hiểm cần tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Hạch toán tiền lương

• Nợ TK 622, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào bộ phận người lao động làm việc)
• Có TK 334 (Phải trả người lao động)

Bước 2: Hạch toán các khoản trích theo lương phần người lao động đóng

• Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)
• Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác)
  • TK 3383 (Phải trả về BHXH)
  • TK 3384 (Phải trả về BHYT)
  • TK 3389 (Phải trả về BHTN)

Bước 3: Hạch toán các khoản trích theo lương phần doanh nghiệp đóng

• Nợ TK 622, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào bộ phận người lao động làm việc)
• Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác)
  • TK 3383 (Phải trả về BHXH)
  • TK 3384 (Phải trả về BHYT)
  • TK 3389 (Phải trả về BHTN)
  • TK 3382 (Kinh phí công đoàn)

Bước 4: Hạch toán khi nộp tiền bảo hiểm

Nợ TK 338 (Phải trả, phải nộp khác)

• TK 3383 (Phải trả về BHXH)
• TK 3384 (Phải trả về BHYT)
• TK 3389 (Phải trả về BHTN)
• TK 3382 (Kinh phí công đoàn)

Có TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng)

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp A có tổng quỹ lương tháng 3/2025 là 100.000.000 đồng. Cách hạch toán như sau:

Hạch toán tiền lương:

• Nợ TK 642: 100.000.000
• Có TK 334: 100.000.000

Hạch toán phần người lao động đóng:

• BHXH (8%): 8.000.000
• BHYT (1,5%): 1.500.000
• BHTN (1%): 1.000.000
• Tổng: 10.500.000

Bút toán: 

Nợ TK 334: 10.500.000

Có TK 3383: 8.000.000

Có TK 3384: 1.500.000

Có TK 3389: 1.000.000

Hạch toán phần doanh nghiệp đóng:

• BHXH (17,5%): 17.500.000
• BHYT (3%): 3.000.000
• BHTN (1%): 1.000.000
• Kinh phí công đoàn (2%): 2.000.000
• Tổng: 23.500.000

Bút toán: Nợ TK 642: 23.500.000

Có TK 3383: 17.500.000

Có TK 3384: 3.000.000

Có TK 3389: 1.000.000

Có TK 3382: 2.000.000

4. Xử lý tình huống đặc biệt liên quan đến các khoản trích lương

Trong quá trình thực hiện các khoản trích lương, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều tình huống đặc biệt đòi hỏi cách xử lý phù hợp theo quy định pháp luật.

4.1. Tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội trong trường hợp khó khăn

Theo Điều 88 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, doanh nghiệp có thể tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất khi gặp khó khăn về tài chính.

Điều kiện được tạm dừng đóng BHXH:

• Doanh nghiệp phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 01 tháng trở lên do gặp khó khăn khi thay đổi cơ cấu công nghệ hoặc do khủng hoảng, suy thoái kinh tế
• Doanh nghiệp bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa gây ra

Thủ tục thực hiện tạm dừng đóng BHXH:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Văn bản đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất
• Bảng kê thống kê số lao động thuộc diện tham gia BHXH tại thời điểm đề nghị
• Tài liệu chứng minh tình trạng khó khăn của doanh nghiệp

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đang tham gia đóng BHXH

Bước 3: Nhận kết quả

• Trong thời hạn 30 ngày, cơ quan BHXH sẽ có văn bản trả lời
• Thời gian tạm dừng đóng tối đa không quá 12 tháng

Lưu ý quan trọng: Trong thời gian tạm dừng đóng BHXH, doanh nghiệp vẫn phải đóng đầy đủ BHYT và BHTN cho người lao động.

4.2. Xử lý khi người lao động nghỉ việc hoặc bị tạm giam

Khi người lao động nghỉ việc hoặc bị tạm giam, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến các khoản trích lương theo quy định.

Trường hợp người lao động nghỉ việc:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan BHXH

• Lập danh sách báo giảm lao động (Mẫu D02-TS)
• Nộp cho cơ quan BHXH trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc

Bước 2: Thanh toán các khoản liên quan

• Tính toán tiền lương, các khoản trích theo lương đến thời điểm nghỉ việc
• Hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động

Bước 3: Hạch toán kế toán

• Ghi giảm số người lao động trong danh sách đóng BHXH
• Điều chỉnh số tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN tương ứng

Trường hợp người lao động bị tạm giam:

• Trong thời gian người lao động bị tạm giam, doanh nghiệp tạm dừng đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đó
• Nếu sau đó người lao động được trở lại làm việc, doanh nghiệp tiếp tục đóng các khoản bảo hiểm như bình thường
• Nếu hợp đồng lao động chấm dứt, thực hiện thủ tục như trường hợp người lao động nghỉ việc

Ví dụ: Người lao động A bị tạm giam từ ngày 15/4/2025, doanh nghiệp sẽ tính lương và các khoản trích đến ngày 14/4/2025, sau đó tạm dừng đóng các khoản bảo hiểm cho người lao động này.

>>> KHÁM PHÁ THÊM:

• Tải file bảng Excel tính lương hưu mới nhất 2025
• Cách tính bảng lương tăng ca kèm mẫu tải xuống miễn phí 2025​​​​​​​

5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện các khoản trích theo lương

Để thực hiện đúng và đầy đủ các khoản trích lương theo quy định, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng nhằm tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình thực hiện.

Lỗi 1: Tính sai mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm

• Nguyên nhân: Không cập nhật mức lương tối thiểu vùng hoặc không bao gồm các khoản phụ cấp cố định trong mức lương đóng bảo hiểm
• Cách khắc phục: Cập nhật thường xuyên các quy định về mức lương tối thiểu và rà soát các khoản phụ cấp cố định để tính đúng mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm

Lỗi 2: Áp dụng sai tỷ lệ đóng bảo hiểm

• Nguyên nhân: Không cập nhật kịp thời các thay đổi về tỷ lệ đóng bảo hiểm theo quy định mới
• Cách khắc phục: Theo dõi các văn bản pháp luật mới ban hành và cập nhật tỷ lệ đóng bảo hiểm kịp thời

Lỗi 3: Chậm nộp tiền bảo hiểm

• Nguyên nhân: Quản lý không tốt thời hạn nộp tiền bảo hiểm
• Cách khắc phục: Lập lịch nộp tiền bảo hiểm hàng tháng và phân công người chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện

Lỗi 4: Hạch toán sai tài khoản kế toán

• Nguyên nhân: Thiếu kiến thức về kế toán hoặc không cập nhật chế độ kế toán mới
• Cách khắc phục: Đào tạo nhân viên kế toán và cập nhật thường xuyên các quy định kế toán mới

Các khoản trích lương theo quy định đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động và thể hiện trách nhiệm tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các khoản trích lương không chỉ giúp người lao động được hưởng các chế độ bảo hiểm mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý, tạo môi trường làm việc ổn định và bền vững.