Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính khoa học, an toàn, hiệu quả

Hàng ngày, doanh nghiệp cần lưu trữ số lượng lớn các hồ sơ. Tuy nhiên, quản lý hồ sơ truyền thống gặp nhiều khó khăn bởi diện tích văn phòng hạn chế và việc sử dụng tủ hồ sơ tiêu tốn nhiều không gian lưu trữ. Với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng các nền tảng điện tử để quản lý hồ sơ đơn giản. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính khoa học, an toàn và tiện lợi qua bài viết dưới đây nhé. 

1. Tại sao nên lưu trữ hồ sơ trên máy tính?

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp hay thậm chí là cá nhân đều chọn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính thay vì trên giấy như trước đây. Lưu trữ hồ sơ trên máy tính có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Trong doanh nghiệp, số lượng hồ sơ cần lưu trữ sẽ tăng dần theo thời gian nên nhu cầu lưu trữ ở không gian vật lý ngày càng lớn. Tuy nhiên, giá thuê không gian văn phòng, đặc biệt là ở các thành phố lớn ngày càng tăng và gây tốn kém đáng kể. Do đó, lưu trữ hồ sơ trên máy tính là phương pháp hiệu quả để tiết kiệm chi phí này.
• Dễ dàng truy xuất, tìm kiếm hồ sơ: Lưu trữ hồ sơ trên máy tính cho phép truy xuất, tìm kiếm và đọc hồ sơ chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Doanh nghiệp sẽ không còn tốn thời gian, mất công tìm kiếm trong những tủ đựng tài liệu đầy ắp giấy tờ như trước đây. Ngoài ra, khi đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng, người dùng không cần phải mang theo nhiều tài liệu mà chỉ cần laptop là có thể làm việc ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

• Tiết kiệm thời gian: Lưu trữ tài liệu trên máy tính và gửi đi qua internet giúp tiết kiệm thời gian so với việc gửi tài liệu giấy truyền thống qua bưu điện. 
• An toàn và bảo mật cao hơn: Hồ sơ được lưu trữ trên máy tính cũng sẽ đảm bảo an toàn hơn với sự phát triển của các phần mềm bảo mật. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về việc tài liệu bị đánh cắp hay mất mát trong trường hợp xảy ra lũ lụt hoặc hỏa hoạn.

>>>> XEM THÊM: Data là gì? Vai trò, ứng dụng của Data trong doanh nghiệp

2. Các cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính khoa học, an toàn

Hiện nay, có rất nhiều cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính như lưu trữ trên Word, Excel, trên đám mây hay sử dụng phần mềm hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết nội dung từng cách lưu trữ cụ thể dưới đây:

2.1. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên Word hoặc Excel

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm văn phòng như Word hay Excel để tạo các tài liệu và hồ sơ. Ngoài ra, đối với các tài liệu bằng giấy tờ, doanh nghiệp cũng có thể quét bằng máy scan và lưu chúng dưới dạng file trong ổ đĩa của máy tính dễ dàng.

>>>> THAM KHẢO: TOP 6 phần mềm quản lý dữ liệu tổng thể cho các doanh nghiệp

2.2. Lưu trữ hồ sơ trên đám mây

Lưu trữ hồ sơ trên đám mây giúp tiết kiệm không gian, tăng cường khả năng tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ dữ liệu. Hiện nay có nhiều công cụ lưu trữ đám mây phổ biến như Google Drive, iCloud, Dropbox,... 

Google Drive:

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí được sử dụng rộng rãi ngày nay. Bằng cách tạo một tài khoản Google, người dùng có thể đăng nhập, tải lên và lưu trữ dữ liệu trên đó. 

Đối với tài khoản cá nhân, người dùng có thể lưu trữ với dung lượng 15GB. Đối với doanh nghiệp cần lưu trữ số lượng lớn file và tài liệu thì nên nâng cấp lên gói có dung lượng từ 100GB - 1TB. 

Google Drive có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và cho phép tải lên hầu hết các loại tệp/file hiện nay. Doanh nghiệp có thể phân chia tệp tin thành từng mục - mục con, dễ dàng quản lý và sắp xếp tài liệu hiệu quả. Bên cạnh đó, Google Drive còn tích hợp một số công cụ trực tuyến như Google Docs, Google Sheets, Google Forms, Google Slides,... không kém gì so với các ứng dụng văn phòng của Microsoft.

Onedrive:

Onedrive là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến do Microsoft phát triển và quản lý. Công cụ này cho phép người dùng lưu trữ hình ảnh, video, tài liệu và nhiều nội dung khác trên điện thoại di động hay máy tính.

Người dùng có thể sử dụng Onedrive bằng tài khoản Microsoft và được cung cấp miễn phí 5GB dung lượng lưu trữ. Trường hợp cần lưu trữ nhiều hơn, người dùng có thể mua các gói nâng cấp.

Ứng dụng này cung cấp các chức năng tương tự như Google Drive bao gồm chia sẻ, phân loại và lưu trữ dữ liệu được tích hợp trực tiếp với các phần mềm của Microsoft như Word, PowerPoint và Excel. Bên cạnh đó, Onedrive còn có khả năng hỗ trợ trên điện thoại di động để lưu trữ và truy cập dữ liệu quan trọng. Các dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi. Đặc biệt, ứng dụng này cũng tăng cường bảo mật để ngăn chặn việc đánh cắp dữ liệu.

Dropbox:

Dịch vụ lưu trữ đám mây Dropbox được thiết kế để tương thích với hệ điều hành Mac, Window và các thiết bị di động hiện nay. Người dùng có thể tải xuống ứng dụng và sử dụng miễn phí với dung lượng lưu trữ tối đa là 2GB. Ngoài ra, người dùng cũng có thể mua một gói dung lượng 1TB với giá 9.99 Đô la mỗi tháng để tăng thêm khả năng lưu trữ.

iCloud:

iCloud là một tính năng lưu trữ được cung cấp bởi Apple, phù hợp để sử dụng trên các thiết bị Mac và iOS. Bên cạnh dung lượng miễn phí là 5GB, người dùng có thể nâng cấp lên gói lưu trữ với dung lượng cao hơn. iCloud tích hợp sẵn nhiều tính năng lưu trữ và tự động đồng bộ hóa danh bạ, hình ảnh, tài liệu, video,... Người dùng có thể an tâm khi sử dụng vì Apple bảo mật thông tin tốt, tránh bị lộ dữ liệu.

iCloud cung cấp nhiều tính năng hữu ích như sao lưu, backup dữ liệu, chuyển dữ liệu giữa các thiết bị một cách dễ dàng. Đặc biệt, tính năng tìm iPhone giúp người dùng dễ dàng tìm lại thiết bị đã mất và đảm bảo an toàn cho tài khoản.

2.3. Sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Sử dụng phần mềm hỗ trợ lưu trữ hồ sơ và tài liệu là một giải pháp hiệu quả giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý thông tin quan trọng một cách dễ dàng. Khi áp dụng phần mềm, người dùng sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy cập vào các tài liệu cần thiết nhanh chóng.

Bên cạnh đó, phần mềm giúp bảo mật thông tin khỏi nguy cơ mất mát hoặc truy cập trái phép; cung cấp khả năng sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn và khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố. Với sự hỗ trợ của phần mềm lưu trữ hồ sơ, công việc quản lý thông tin trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Như vậy, 1C Việt Nam đã chia sẻ các cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính. Để lưu trữ hồ sơ hiệu quả và nhanh chóng, doanh nghiệp có thể triển khai và ứng dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management. Sở hữu các tính năng ưu việt, giải pháp 1C:Document Management giúp quản lý, theo dõi và xử lý các hồ sơ đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết. Liên hệ ngay 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn và triển khai phần mềm trong doanh nghiệp nhé. 

>>>> TÌM HIỂU THÊM: TOP 8 phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp, uy tín hiện nay