Tổng quỹ lương được tính như thế nào?

Tổng quỹ lương là một khái niệm quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động và hiệu quả kinh doanh. Vậy tổng quỹ lương được tính toán như thế nào? Bài viết sau đây 1C Việt Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cách xác định và tính toán tổng quỹ lương cho doanh nghiệp. 

1. Tổng quỹ lương là gì?

Tổng quỹ lương là tổng số tiền mà doanh nghiệp dự kiến chi trả cho người lao động trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm tài chính. Đây là một chỉ số quan trọng trong kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp, giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo khả năng chi trả lương thưởng cho người lao động.

Quỹ lương trong doanh nghiệp thường được phân thành hai loại chính:

• Quỹ lương chính: Bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp cố định theo quy định.
• Quỹ lương phụ: Bao gồm các khoản thưởng, phúc lợi và các khoản bổ sung khác.

Các thành phần cấu thành tổng quỹ lương bao gồm:

• Lương cơ bản: Khoản tiền trả cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Các khoản phụ cấp: Bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực,...
• Các khoản thưởng: Thưởng theo năng suất, thưởng thành tích, thưởng dự án,...
• Chi phí bảo hiểm xã hội và các khoản đóng góp bắt buộc: Phần đóng góp của doanh nghiệp cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,...

Việc xác định đúng tổng quỹ lương giúp doanh nghiệp có cơ sở để lập kế hoạch tài chính, đảm bảo nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh và tuân thủ các quy định của pháp luật.

>>> ĐỌC NGAY: 

• Lương cứng và lương cơ bản – Sự khác biệt và ý nghĩa quan trọng
• Lương KPI là gì? Cách tính và áp dụng hiệu quả
• Lương thử việc là gì? Quy định và hướng dẫn mới nhất 2025

2. Công thức tính tổng quỹ lương

Công thức tính tổng quỹ lương cơ bản được xác định như sau:

Tổng quỹ lương = Tổng lương cơ bản + Tổng phụ cấp + Tổng thưởng + Tổng chi phí bảo hiểm xã hội và các khoản đóng góp bắt buộc

Trong đó:

• Tổng lương cơ bản = Tổng số người lao động × Mức lương cơ bản bình quân
• Tổng phụ cấp = Tổng các khoản phụ cấp của tất cả người lao động
• Tổng thưởng = Tổng các khoản thưởng dự kiến chi trả
• Tổng chi phí BHXH và các khoản đóng góp bắt buộc = Tổng lương đóng BHXH × Tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp (17.5% hiện nay tại Việt Nam)

Ví dụ minh họa:

Doanh nghiệp A có 50 nhân viên với mức lương cơ bản trung bình là 10.000.000 đồng/tháng. Tổng phụ cấp hàng tháng là 100.000.000 đồng. Dự kiến thưởng năm là 500.000.000 đồng.

Bước 1: Tính tổng lương cơ bản hàng tháng

• Tổng lương cơ bản = 50 × 10.000.000 = 500.000.000 đồng/tháng
• Tổng lương cơ bản năm = 500.000.000 × 12 = 6.000.000.000 đồng/năm

Bước 2: Tính tổng phụ cấp năm

• Tổng phụ cấp năm = 100.000.000 × 12 = 1.200.000.000 đồng/năm

Bước 3: Xác định tổng thưởng năm

• Tổng thưởng năm = 500.000.000 đồng

Bước 4: Tính chi phí BHXH và các khoản đóng góp bắt buộc

• Tổng chi phí BHXH = (500.000.000 + 100.000.000) × 17,5% × 12 = 1.260.000.000 đồng/năm

Bước 5: Tính tổng quỹ lương

• Tổng quỹ lương = 6.000.000.000 + 1.200.000.000 + 500.000.000 + 1.260.000.000 = 8.960.000.000 đồng/năm

Như vậy, tổng quỹ lương của doanh nghiệp A trong năm là 8.960.000.000 đồng.

>>> XEM THÊM: Lương 3P là gì? Cách xây dựng hệ thống lương 3P hiệu quả

 

3. Quy định pháp luật liên quan

Tổng quỹ lương được tính toán cần phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Tại Việt Nam, có một số văn bản pháp luật quan trọng liên quan đến việc xác định và quản lý quỹ lương như sau:

• Bộ Luật Lao động 2019: Quy định các vấn đề liên quan đến tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi và các khoản phụ cấp cho người lao động.
• Nghị định số 90/2019/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.
• Thông tư số 96/2015/TT-BTC: Hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó có quy định về chi phí được trừ liên quan đến tiền lương.
• Nghị định số 38/2022/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

Các quy định về trích lập và sử dụng quỹ dự phòng tiền lương:

• Doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
• Quỹ dự phòng tiền lương chỉ được sử dụng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau nếu quỹ tiền lương thực hiện năm trước thấp hơn quỹ tiền lương kế hoạch.

Việc tuân thủ các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động, góp phần tạo môi trường làm việc công bằng và minh bạch.

4. Cách xác định tổng quỹ tiền lương

Để xác định tổng quỹ lương một cách chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định số lượng lao động

• Thống kê số lượng lao động hiện có theo từng bộ phận, phòng ban
• Dự báo nhu cầu tuyển dụng mới trong năm
• Tính toán biến động nhân sự (nghỉ việc, thuyên chuyển, nghỉ hưu...)

Bước 2: Xác định mức lương bình quân

• Rà soát mức lương hiện tại của từng nhóm nhân viên
• Tham khảo mức lương thị trường cho các vị trí tương đương
• Dự kiến điều chỉnh lương trong năm (tăng lương định kỳ, thưởng thành tích...)

Bước 3: Tính toán các khoản phụ cấp

• Liệt kê đầy đủ các loại phụ cấp áp dụng trong doanh nghiệp
• Xác định mức phụ cấp cho từng đối tượng lao động
• Dự tính tổng chi phí phụ cấp trong năm

Bước 4: Dự tính các khoản thưởng và phúc lợi

• Xây dựng chính sách thưởng dựa trên kết quả kinh doanh dự kiến
• Tính toán các khoản phúc lợi định kỳ và không định kỳ
• Dự phòng cho các khoản chi phát sinh không lường trước

Bước 5: Lập kế hoạch ngân sách tiền lương

• Tổng hợp các khoản mục chi lương, phụ cấp, thưởng
• Phân bổ ngân sách theo từng tháng, quý
• Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả sử dụng quỹ lương

Việc xác định tổng quỹ tiền lương cần được thực hiện cẩn trọng, dựa trên dữ liệu thực tế và dự báo hợp lý về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng trong chính sách lương thưởng.

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổng quỹ tiền lương

Tổng quỹ lương của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, cả từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp:

5.1. Yếu tố nội tại doanh nghiệp

• Số lượng lao động: Quy mô nhân sự của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến tổng quỹ lương. Sự thay đổi về số lượng nhân viên sẽ tác động trực tiếp đến chi phí lương.
• Chính sách lương thưởng: Hệ thống trả lương, thưởng và phụ cấp của doanh nghiệp quyết định mức chi phí bình quân cho mỗi nhân viên.
• Kết quả kinh doanh: Doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp ảnh hưởng đến khả năng chi trả và mức thưởng cho người lao động.
• Cơ cấu nhân sự: Tỷ lệ giữa nhân viên quản lý, nhân viên kỹ thuật và nhân viên thực hiện có mức lương khác nhau sẽ ảnh hưởng đến tổng quỹ lương.

5.2. Yếu tố thị trường lao động

• Mức lương trung bình trên thị trường: Mức lương cạnh tranh của các doanh nghiệp cùng ngành nghề tạo áp lực buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh lương để giữ chân nhân tài.
• Mức lương tối thiểu vùng: Quy định về mức lương tối thiểu của nhà nước tác động trực tiếp đến mức lương cơ sở của người lao động.

5.3. Yếu tố ngành nghề và địa điểm

• Đặc thù ngành nghề: Các ngành nghề khác nhau có mức lương trung bình khác nhau, ví dụ ngành công nghệ thông tin thường có mức lương cao hơn so với ngành sản xuất.
• Địa điểm kinh doanh: Khu vực hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng đến chi phí nhân công, ví dụ chi phí nhân sự ở thành phố lớn thường cao hơn ở các tỉnh.

Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tổng quỹ lương giúp doanh nghiệp có chiến lược quản lý chi phí nhân sự hiệu quả, đảm bảo tính cạnh tranh trong thị trường lao động mà vẫn kiểm soát được chi phí hoạt động.

6. Cách tối ưu hóa tổng quỹ tiền lương

Để tối ưu hóa tổng quỹ lương, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:

Bước 1: Phân tích cơ cấu lương hiện tại

• Đánh giá tỷ trọng các thành phần trong tổng quỹ lương (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng...)
• So sánh với mặt bằng chung của thị trường và các doanh nghiệp cùng ngành
• Xác định những khoản mục có thể tiết kiệm hoặc cần đầu tư thêm

Bước 2: Xây dựng hệ thống lương thưởng gắn với hiệu quả

• Thiết kế cơ chế lương thưởng theo năng suất, kết quả công việc
• Giảm tỷ trọng lương cố định, tăng tỷ trọng thưởng theo thành tích
• Áp dụng KPI (Key Performance Indicators) để đánh giá hiệu quả công việc

Bước 3: Tối ưu hóa quy trình quản lý

• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa quy trình tính toán lương, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian
• Xây dựng quy trình phê duyệt chi phí lương thưởng rõ ràng, minh bạch
• Thực hiện kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng quỹ lương, đảm bảo đúng mục đích

Bước 4: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết

• Phân bổ ngân sách lương theo từng phòng ban, dự án
• Thiết lập cơ chế giám sát việc sử dụng ngân sách
• Định kỳ đánh giá hiệu quả sử dụng quỹ lương và điều chỉnh kịp thời

Bước 5: Đầu tư vào đào tạo và phát triển

• Nâng cao năng lực của người lao động để tăng năng suất, hiệu quả
• Giảm số lượng nhân sự không cần thiết thông qua việc nâng cao trình độ chuyên môn
• Tạo cơ hội thăng tiến nội bộ, giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới

7. Rủi ro khi không tính đúng tổng quỹ tiền lương

Việc tính toán không chính xác tổng quỹ lương có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Khi không tính đúng tổng quỹ lương, doanh nghiệp có thể gặp phải các rủi ro sau:

7.1. Rủi ro tài chính

• Vượt ngân sách: Tính toán thiếu quỹ lương có thể dẫn đến tình trạng chi phí thực tế vượt quá ngân sách, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp.
• Không cân đối được dòng tiền: Dự trù không đủ quỹ lương có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cân đối dòng tiền, đặc biệt là vào các thời điểm phải chi trả lương, thưởng lớn.
• Ảnh hưởng đến lợi nhuận: Chi phí lương là một trong những khoản chi phí lớn của doanh nghiệp, việc tính sai có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh doanh.

7.2. Rủi ro pháp lý

• Vi phạm quy định về thuế: Tính toán sai quỹ lương có thể dẫn đến việc kê khai không đúng thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Vi phạm quy định về bảo hiểm xã hội: Không tính đúng các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội có thể dẫn đến vi phạm pháp luật về lao động.
• Tranh chấp lao động: Tính sai lương, thưởng có thể dẫn đến tranh chấp với người lao động.

7.3. Rủi ro về nhân sự

• Giảm động lực làm việc: Nếu quỹ lương không đủ để đảm bảo chính sách lương thưởng hấp dẫn, người lao động có thể mất động lực làm việc.
• Khó khăn trong việc giữ chân nhân tài: Chính sách lương không cạnh tranh do hạn chế về quỹ lương có thể khiến doanh nghiệp mất đi nhân tài.
• Ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp: Quản lý không tốt quỹ lương có thể tạo ra sự bất công trong trả lương, ảnh hưởng đến không khí làm việc.

Để giảm thiểu các rủi ro này, doanh nghiệp cần có quy trình tính toán tổng quỹ lương chặt chẽ, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Định kỳ rà soát, đánh giá lại việc sử dụng quỹ lương để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

8. Những câu hỏi thường gặp về tổng quỹ tiền lương

8.1. Tổng quỹ tiền lương có bao gồm các khoản thưởng không?

Có, tổng quỹ lương bao gồm cả các khoản thưởng dự kiến chi trả cho người lao động. Các khoản thưởng có thể là thưởng theo thành tích, thưởng dự án, thưởng cuối năm hoặc các hình thức khuyến khích khác. Việc đưa các khoản thưởng vào tổng quỹ lương giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về chi phí nhân sự.

8.2. Quỹ tiền lương thực hiện khác gì với tổng quỹ tiền lương kế hoạch?

Quỹ tiền lương kế hoạch là số tiền doanh nghiệp dự kiến chi trả cho người lao động trong một kỳ, được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Trong khi đó, quỹ tiền lương thực hiện là số tiền thực tế doanh nghiệp đã chi trả sau khi kết thúc kỳ hoạt động. Sự chênh lệch giữa hai loại quỹ này phản ánh mức độ chính xác trong dự báo và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.

8.3. Các khoản phụ cấp nào thường được tính vào tổng quỹ tiền lương?

Các khoản phụ cấp thường được tính vào tổng quỹ tiền lương bao gồm: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên, phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại... Tùy thuộc vào chính sách của từng doanh nghiệp, một số khoản phụ cấp có thể được tính vào thu nhập chịu thuế hoặc không chịu thuế.

8.4. Quy định về tổng quỹ tiền lương tại Việt Nam có gì khác so với quốc tế?

Tại Việt Nam, việc xác định tổng quỹ tiền lương phải tuân thủ các quy định về mức lương tối thiểu vùng, tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội, và các quy định về thuế thu nhập. So với quốc tế, Việt Nam có một số điểm khác biệt như tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội cao hơn (khoảng 32.5% tổng lương, trong đó người sử dụng lao động đóng 17.5%), cơ cấu lương thường có nhiều khoản phụ cấp, và việc quy định mức lương tối thiểu theo vùng miền.

Tổng quỹ lương là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững. Việc tính toán chính xác tổng quỹ lương không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tạo động lực cho người lao động. Để quản lý hiệu quả tổng quỹ lương, doanh nghiệp cần áp dụng đúng công thức tính toán, tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa cách sử dụng nguồn lực.