Gas South triển khai Hệ thống Văn phòng điện tử 1C Việt Nam: Lộ trình đúng hướng – Chuyển mình đúng tầm

Giới thiệu về Công ty Cổ phần Kinh doanh Khí miền Nam 

Công ty Cổ phần Kinh doanh Khí miền Nam (Gas South JSC) là một trong những đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh LPG, CNG và vỏ bình LPG hàng đầu tại Việt Nam.. Gas South sở hữu mạng lưới kinh doanh trải dài từ Cà Mau đến Nghệ An, với quy mô gần 1.500 nhân sự. 

Cấu trúc tổ chức gồm 1 công ty mẹ, 5 chi nhánh, các công ty thành viên, cùng 22 cơ sở sản xuất và kinh doanh trên toàn quốc. Trung bình mỗi năm, hệ thống sản xuất và phân phối của Gas South cung ứng khoảng 300.000 tấn khí, chiếm khoảng 40% thị phần toàn ngành.

Với mô hình tổ chức phân tầng và trải rộng theo khu vực, kết hợp giữa công ty mẹ, chi nhánh và các điểm kho, trạm trên toàn quốc, hệ thống quản trị nội bộ của Gas South tiềm ẩn nhiều rủi ro trong kiểm soát nội bộ nếu thiếu đi một nền tảng quản trị đủ năng lực tích hợp. 

Để tăng cường hiệu quả kiểm soát trong công tác quản trị điều hành, Gas South xác định chuyển đổi số là một trong những định hướng chiến lược ưu tiên. Trọng tâm là từng bước xây dựng hệ thống văn phòng điện tử số hóa tài liệu lưu trữ và số hóa quy trình làm việc trên quy mô toàn công ty, từ đó tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị.

Định hướng này cũng phản ánh tầm nhìn dài hạn của Gas South: trở thành một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp khí năng lượng sạch tại Việt Nam, đồng thời phát triển theo mô hình doanh nghiệp bền vững trong nền kinh tế số

Bài toán nan giải trước khi đạt mục tiêu xây dựng hệ thống Văn phòng điện tử 

Thách thức đầu tiên được ghi nhận trong quá trình 1C Việt Nam tư vấn và triển khai đó là việc Tập đoàn chưa có một bức tranh tổng thể về hệ thống quy trình vận hành.

• Tập đoàn thực tế đang vận hành hơn 150 quy trình làm việc đặc thù, trải rộng trên nhiều cấp, nhiều bộ phận.
• Các quy trình phối hợp giữa các cấp, đơn vị vẫn xử lý thủ công: in ấn, ký nháy, luân chuyển văn bản giấy, gây kéo dài thời gian phê duyệt và dễ phát sinh sai sót. 
• Công tác lưu trữ tài liệu rời rạc, việc đánh số văn bản thiếu quy tắc rõ ràng. 
• Doanh nghiệp chưa có nền tảng mobile hỗ trợ xử lý công việc từ xa, dù đây là nhu cầu thiết yếu với đội ngũ lãnh đạo thường xuyên công tác trong và ngoài nước. 
• Hệ thống văn phòng điện tử trước đây sử dụng không đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số của Ban lãnh đạo. Hệ thống chỉ được triển khai cục bộ tại khối điều hành trung tâm, chưa được mở rộng xuống các công ty thành viên, khiến luồng xử lý văn bản bị phân tán, thiếu đồng bộ. 

Những bất cập kể trên không chỉ làm suy giảm hiệu suất vận hành thường nhật, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng ra quyết định và năng lực phản ứng kịp thời trước các cơ hội kinh doanh. 

Đây chính là thời điểm Gas South quyết định xây dựng hệ thống văn phòng điện tử có khả năng số hóa tài liệu lưu trữ và quy trình làm việc, kiểm soát việc thực thi và đồng bộ dữ liệu toàn công ty – từ trung tâm đến từng điểm vận hành.

Mục tiêu đặt ra trong việc triển khai hệ thống Văn phòng điện tử 

Gas South đặt mục tiêu triển khai hệ thống văn phòng điện tử 1C:Document Management nhằm quản lý văn bản và toàn bộ hệ thống quy trình làm việc đồng bộ cho khối văn phòng công ty, 6 chi nhánh và 8 đơn vị thành viên, với quy mô triển khai lên tới 1,500 người dùng trong thời gian 5 tháng. 

Với mục tiêu đó, hệ thống văn phòng điện tử 1C:Document Management được kỳ vọng không chỉ đáp ứng tiến độ triển khai nhanh chóng mà còn cần đảm bảo các nguyên tắc quản trị cốt lõi:

1. Không gây gián đoạn quy trình vận hành hiện tại trong doanh nghiệp.  
2. Tinh gọn các quy trình nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các bước và trình tự của nghiệp vụ chuẩn ISO hiện hành.
3. Xây dựng hệ thống mở cho phép đội ngũ nội bộ chủ động cập nhật, điều chỉnh quy trình mà không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp.
4. Yêu cầu về bảo mật dữ liệu trong quá trình triển khai.

Thách thức triển khai hệ thống Văn phòng điện tử

Trước kỳ vọng từ phía Tập đoàn trong công tác triển khai hệ thống Văn phòng điện tử, đội ngũ tư vấn và triển khai của 1C Việt Nam đã phải đối mặt với ba nhóm thách thức lớn ngay từ những bước đầu thực hiện dự án.

Thách thức về thời gian và nguồn lực triển khai

Việc triển khai hệ thống Văn phòng điện tử 1C:Document Management với quy mô hơn 1.500 người dùng, đòi hỏi một kế hoạch tổng thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về phương án triển khai, năng lực phân bổ nguồn lực, đào tạo người dùng và kiểm soát chất lượng triển khai hiệu quả từ phía đội ngũ 1C Việt Nam trong khung thời gian giới hạn.

Thách thức về chuẩn hóa hệ thống quản lý quy trình 

Mặc dù Tập đoàn đã xây dựng hệ thống quy trình bài bản theo chuẩn ISO, nhưng để chuyển đổi lên nền tảng số, các quy trình này cần được rà soát, tinh gọn và tái cấu trúc nhằm đảm bảo tính linh hoạt, liền mạch và đồng bộ trong thực tế vận hành. 

Điều này đòi hỏi đội ngũ 1C Việt Nam không chỉ nắm chắc đặc thù nghiệp vụ tại từng đơn vị, mà còn phải phối hợp chặt chẽ với các key user để tư vấn cải tiến quy trình theo hướng tối ưu, đồng thời vẫn đảm bảo tính tuân thủ, đầy đủ và nhất quán trên toàn hệ thống.

Thách thức trong việc thay đổi thói quen người dùng

Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang nền tảng mới đồng nghĩa với việc thay đổi phương thức thao tác, giao diện và quy trình công việc. Tâm lý ngại thay đổi trở thành một rào cản lớn, nhất là với những bộ phận đã quen thao tác cũ trong thời gian dài. 

Điều này đặt ra yêu cầu lớn cho 1C trong việc đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa gián đoạn trong vận hành và giúp người dùng nhanh chóng thích nghi, tạo nền tảng cho việc vận hành ổn định sau khi triển khai.

Phương pháp triển khai hệ thống Văn phòng điện tử 1C:Document Management  

Để hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số quy mô toàn Tập đoàn trong thời gian giới hạn, quá trình triển khai được thiết kế theo phương pháp hai giai đoạn: chuẩn bị trước triển khai và triển khai thực tế. 

A. Giai đoạn 1: Trước khi triển khai

Phía Tập đoàn:
Tập đoàn đã chủ động thực hiện các bước chuẩn bị mang tính chiến lược, nhằm tạo tiền đề cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ:

- Thuê đơn vị tư vấn độc lập nhằm đánh giá mức độ trưởng thành số của toàn tổ chức, làm cơ sở hoạch định chiến lược chuyển đổi.

- Xây dựng lộ trình chuyển đổi số 5 năm, chia theo từng giai đoạn cụ thể và triển khai theo nguyên tắc: từng bước, chắc chắn, hiệu quả đến đâu – triển khai đến đó.

- Phổ biến kế hoạch triển khai đến đội ngũ cán bộ nòng cốt tại các chi nhánh, đơn vị thành viên và phòng ban trọng yếu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp với đội ngũ tư vấn 1C trong giai đoạn chuẩn bị.

Phía 1C Việt Nam:
Dựa trên các thông tin và định hướng từ phía Tập đoàn, 1C Việt Nam thiết lập phương pháp tiếp cận phù hợp, tập trung vào khảo sát hiện trạng, phân tích hệ thống và xác định chiến lược triển khai tối ưu:

1. Áp dụng phương pháp Fit–Gap:

• Fit –  Đối chiếu các báo cáo hiện trạng do đơn vị tư vấn cung cấp với cấu trúc hệ thống phần mềm, xác định các điểm tương thích sẵn có.

• Gap – Xác định những khoảng trống cần điều chỉnh, những quy trình cần tinh gọn từ đó tư vấn chiến lược cải tiến phù hợp với nghiệp vụ của từng đơn vị

2. Tổ chức các buổi thảo luận chuyên sâu:

Trong quá trình này, 1C Việt Nam phối hợp trực tiếp với từng bộ phận chuyên môn để rà soát, phân tích và hệ thống hóa được hơn 150 quy trình nghiệp vụ thực tế đang vận hành trong Tập đoàn. Đồng thời làm rõ hiện trạng vận hành thực tế, các điểm chồng chéo, điểm nghẽn; đảm bảo yêu cầu đặc thù cần xử lý trong giai đoạn chuyển đổi số.

3. Thiết kế chiến lược triển khai chi tiết, linh hoạt theo từng nhóm quy trình và từng khối đơn vị, đảm bảo tính kiểm soát, khả năng mở rộng và đồng bộ vận hành trên toàn hệ thống.

B. Giai đoạn 2: Trong quá trình triển khai

1. Số hóa tài liệu lưu trữ tập trung

1C Việt Nam xây dựng hệ thống văn phòng điện tử 1C:Document Management, triển khai phân hệ số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý văn bản tập trung, giải quyết triệt để tình trạng dữ liệu phân tán và thiếu kết nối giữa các đơn vị.

• Thiết lập cơ chế phân quyền truy cập chặt chẽ theo loại văn bản, khách hàng, vai trò, bộ phận và từng cấp độ bảo mật.

• Số hóa văn bản nội bộ kèm cấu trúc biểu mẫu đặc thù, cho phép truy xuất nhanh chóng, dễ dàng tra cứu và liên kết thông tin.  

• Tối ưu thao tác xử lý văn bản thông qua các tiện ích bao gồm: chuyển đổi định dạng sang PDF, tự động định vị chữ ký số, cấu hình chữ ký ảnh cho văn bản

2. Số hóa quy trình làm việc theo đặc thù nghiệp vụ lên hệ thống

• Cấu hình quy trình dưới dạng sơ đồ xử lý có điều kiện, cho phép hệ thống tự động luân chuyển văn bản dựa trên các yếu tố thực tế như loại văn bản, cấp phê duyệt, đơn vị vận hành hoặc phòng ban phụ trách.

• Thiết kế giao diện mô phỏng quy trình trực quan, hỗ trợ người dùng theo dõi luồng xử lý, trách nhiệm từng bước, trạng thái và điểm nghẽn trong từng bước.

• Ghi nhận và truy vết đầy đủ mọi thao tác, các bước xử lý trên hệ thống theo thời gian thực với, đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch.

3. Đào tạo nội bộ – chuyển giao công nghệ 

• Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho toàn bộ nhân sự sử dụng, phân theo từng nhóm chức năng, phòng ban và cấp độ nghiệp vụ, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ thao tác, quy trình và công cụ quản trị được áp dụng.

• Thiết lập mô hình kiểm thử linh hoạt (UAT), cho phép cán bộ phụ trách trải nghiệm nhiều phiên bản quy trình thử nghiệm, góp ý và hoàn thiện quy trình phù hợp thực tế vận hành.

• Thực hiện chuyển giao công nghệ theo hướng mở, giúp doanh nghiệp có thể tự cấu hình, tinh chỉnh và tối ưu quy trình mà không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp.

4. Đồng hành, hỗ trợ cải tiến liên tục

• Hỗ trợ mở rộng tính năng ký số từ xa, phê duyệt qua mobile, thảo luận nội bộ, đặt phòng – đặt xe, quản lý danh mục hồ sơ – giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm.

• Theo sát quá trình vận hành, hỗ trợ hiệu chỉnh kịp thời các vấn đề phát sinh và tư vấn nâng cấp hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế.

Kết quả triển khai hệ thống Văn phòng điện tử 1C:Document Management  

Sau gần 5 tháng triển khai, dự án đã được hoàn tất đúng tiến độ đề ra, đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của Tập đoàn. Hệ thống Văn phòng điện tử 1C:Document Management được ứng dụng ổn định trên toàn bộ tổ chức, bao gồm trụ sở chính, 6 chi nhánh và 8 đơn vị thành viên – với quy mô hơn 1.500 người dùng với:

• 150+ quy trình nghiệp vụ đã được số hóa và triển khai thành công, đồng bộ trên toàn doanh nghiệp.

• 400.000+ nhiệm vụ và 88.000+ văn bản được khởi tạo, theo dõi và xử lý trực tiếp qua phần mềm chỉ trong hơn một năm đầu vận hành.
• 220+ dạng văn bản được cấu hình chuẩn hóa với biểu mẫu đặc thù, cho phép tra cứu nhanh chóng, chính xác theo từng phòng ban, đơn vị.

Yếu tố thành công của dự án 

Thành công của dự án triển khai hệ thống Văn phòng điện tử 1C:Document Management  giữa 1C Việt Nam và Gas South không chỉ nhờ vào lựa chọn công nghệ phù hợp, mà còn đến từ 05 yếu tố nền tảng mang tính quyết định:

1. Sự quyết tâm và cam kết của Ban lãnh đạo
Từ những ngày đầu khởi động dự án, Ban lãnh đạo Tập đoàn đã thể hiện sự tâm huyết, quyết tâm cao độ qua việc trực tiếp đồng hành cùng dự án từ khâu định hướng đến triển khai. Ngoài ra, Ban lãnh đạo liên tục cử thành viên lãnh đạo chuyên trách mỗi phòng ban thường trực phối hợp triển khai, kịp thời tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong từng giai đoạn. 

Đây chính là nhân tố then chốt giúp duy trì tiến độ, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo và duy trì cam kết thực hiện mục tiêu dự án đến cùng. 

2. Giao tiếp hiệu quả và phối hợp chặt chẽ giữa hai bên
Đội dự án 1C Việt Nam và Tập đoàn duy trì họp định kỳ hàng tuần và hàng tháng để cập nhật tiến độ, xử lý tồn đọng và nhận diện sớm các rủi ro. 

Mô hình phối hợp minh bạch, phản hồi nhanh đã giúp hai bên duy trì sự đồng bộ và chủ động trong từng giai đoạn triển khai.

3. Kinh nghiệm tư vấn và triển khai chuyên nghiệp
Thừa hưởng hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm từ công ty mẹ cho các doanh nghiệp và Tập đoàn lớn trong nước và quốc tế, 1C Việt Nam sở hữu đội ngũ chuyên gia có năng lực tư vấn sâu rộng, khả năng đào tạo, chuyển giao và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai.

Các giải pháp của 1C đã được ứng dụng tại nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, logistics,... Nhờ nền tảng kinh nghiệm toàn cầu này, đội ngũ 1C Việt Nam có thể tham chiếu các bài toán tương đồng đã được triển khai hiệu quả ở các thị trường khác nhau, từ đó tư vấn cho doanh nghiệp Việt Nam những quy trình phù hợp với đặc thù ngành và mục tiêu chuyển đổi, giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.

4. Giải pháp công nghệ linh hoạt, tùy chỉnh mạnh mẽ
Dựa trên nền tảng Low-code 1C:Enterprise, phần mềm Văn phòng số của 1C Việt Nam cho phép tùy biến sâu, đáp ứng dễ dàng với các quy trình phức tạp mang tính đặc thù phổ biến trong ngành Khí. 

Công nghệ tiên tiến giúp rút ngắn thời gian triển khai, đảm bảo khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu mà không phụ thuộc vào đơn vị phát triển.

5. Lộ trình triển khai bài bản, chiến lược
Với phương pháp luận triển khai bài bản của đội ngũ 1C Việt Nam, dự án được thực hiện đầy đủ các bước từ khảo sát – tư vấn – thiết kế giải pháp – kiểm thử – đào tạo đến bàn giao và hỗ trợ hậu triển khai.

Việc chủ động xây dựng mô hình kiểm thử (UAT) nhiều phiên bản đã giúp hệ thống đi vào vận hành ổn định, phù hợp với thực tế và thói quen làm việc tại từng đơn vị.