Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý hiệu quả, tăng doanh thu

Quản lý đơn hàng từ lâu đã trở thành công việc cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Việc quản lý đơn hàng tác động trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng và toàn bộ hệ thống quản lý của cửa hàng. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng như thế nào để gia tăng doanh thu? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là việc quản lý tất cả các quy trình kinh doanh liên quan đến đơn đặt hàng cho sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm hoàn tất đơn hàng đó, bao gồm các công việc như tiếp nhận thông tin, lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý sau bán hàng.

2. Quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào quy mô, mặt hàng kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý đơn hàng khác nhau. Tuy nhiên, thông thường một quy trình quản lý đơn hàng đúng chuẩn sẽ được chia thành 3 giai đoạn chính như sau:

2.1 Tiếp nhận thông tin về đơn hàng

Quy trình quản lý đơn hàng bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin của đơn hàng mà khách đã đặt. Tiếp nhận thông tin sẽ bao gồm chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và thu tiền thanh toán cho đơn hàng đó. Sau khi hoàn tất, các thông tin về giao dịch mua sẽ được chuyển tiếp đến kho để nhân viên chuẩn bị các sản phẩm sẵn sàng cho việc vận chuyển.

2.2 Hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng

Trong giai đoạn thứ hai của quy trình quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ cần thực hiện 3 bước bao gồm lấy hàng trong kho, đóng gói và vận chuyển hàng hóa. Nội dung chi tiết từng bước đã được trình bày cụ thể dưới đây:

2.1.1 Lấy hàng

Sau khi tiếp nhận thông tin về đơn hàng, việc cần làm tiếp theo là lấy đúng sản phẩm theo yêu cầu. Trong kho, các sản phẩm thường được sắp xếp và lưu trữ trên các kệ chứa hàng. Khi đó, nhân viên kho cần có khả năng chọn đúng các mặt hàng đã được đặt một cách nhanh chóng và chính xác. Sau đó, chúng sẽ được gửi chuyển đến trạm đóng gói.

2.1.2 Đóng gói

Tại khâu này, nhân viên sẽ chịu trách nhiệm sử dụng các vật liệu đóng gói phù hợp với từng sản phẩm để đảm bảo chúng đến tay khách hàng nguyên vẹn và trong tình trạng tốt nhất. Ví dụ, các mặt hàng dễ vỡ như đồ thủy tinh cần được đóng gói bằng màng bọc bong bóng hoặc gối hơi và đựng trong hộp có kích thước phù hợp để tránh lãng phí vật liệu đóng gói.

2.1.3 Vận chuyển

Sau khi bạn đã chọn và đóng gói đúng thứ tự, bước tiếp theo là vận chuyển. Nhân viên kho sẽ thực hiện 3 nhiệm vụ chính:

• Đính kèm nhãn vận chuyển và hóa đơn hiện hành vào đơn hàng.
• Đánh dấu đơn hàng là đã vận chuyển trong tất cả các kênh bán hàng.
• Gửi xác nhận vận chuyển và email theo dõi đơn hàng cho khách hàng.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: TMS là gì? Những điều cần biết về hệ thống TMS

2.3 Xử lý các đơn hàng phát sinh vấn đề

Các vấn đề phát sinh có thể gặp phải sau bán hàng như trả lại hàng, hoàn tiền, xử lý đổ vỡ hay giải quyết khiếu nại từ khách hàng,... Khi đó, doanh nghiệp cần luôn sẵn sàng hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ với khách để thu thập phản hồi về sản phẩm/dịch vụ giao, nhận, đóng gói sản phẩm. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng khách hàng đã hài lòng với chất lượng sản phẩm/dịch vụ đó. Nếu có bất kỳ phản hồi tiêu cực nào, doanh nghiệp hãy chủ động giải quyết để giữ cho mối quan hệ với khách hàng được tốt hơn.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Hiện nay quản lý đơn hàng có thể được thực hiện trên các ứng dụng phần mềm hỗ trợ. Lúc này, doanh nghiệp sẽ quản lý các công việc dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ các hệ thống tự động, chính xác. Khi sử dụng các phần mềm này, doanh nghiệp sẽ đạt được các lợi ích chính sau:

3.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho việc lên đơn và kiểm tra tồn kho cho từng kênh bán. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý đơn hàng còn tích hợp và đồng bộ thông tin cần thiết, giúp việc quản lý dễ dàng cũng như giảm chi phí thuê và quản lý nhân sự một cách đáng kể. Sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn giảm thiểu các tổn thất có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. 

3.2 Đồng bộ hóa các quy trình

Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa toàn bộ quy trình quản lý các sản phẩm đang được bán tại cửa hàng, hàng tồn kho hay hàng hóa đang trong quá trình giao dịch. Nhà quản lý sẽ dễ dàng xác định được sản phẩm còn lại trong kho và tránh được tình trạng hết hàng trong quá trình tạo đơn hàng.

3.3 Dễ dàng quản lý quá trình vận chuyển

Nhiều phần mềm quản lý đơn hàng hiện nay đã tích hợp với các đối tác vận chuyển, giao hàng nhanh trên toàn quốc. Điều này giúp cho chủ kinh doanh có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức khi tìm kiếm hay thuê dịch vụ ship qua bên ngoài, từ đó giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.

Bài viết trên, 1C Việt Nam đã giúp bạn tìm hiểu về quản lý đơn hàng là gì cũng như cách quản lý đơn hàng hiệu quả cho các doanh nghiệp. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý đơn hàng như phần mềm 1C:Company Management. Mọi thông tin chi tiết về giải pháp quản lý đơn hàng hiện quả, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!