TMS là gì? Chức năng và lợi ích hệ thống quản lý vận tải đem lại
Sự ra đời của hệ thống TMS là điều vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp. TMS hỗ trợ doanh nghiệp làm tốt công tác quản lý, giúp vận hành trơn tru, giảm thiểu những sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Vậy hệ thống TMS là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.
1. Hệ thống TMS là gì?
Transport Management System (TMS) là một phần mềm chuyên dụng được sử dụng để quản lý và tối ưu hóa chi phí các hoạt động vận tải trong chuỗi cung ứng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. TMS giúp tổ chức và điều phối các hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường hàng không, đường biển hoặc đường biển từ điểm xuất phát đến điểm đích một cách hiệu quả trên nền tảng điện toán đám mây.
Mọi thông tin liên quan đến sản phẩm, đối tác vận chuyển và người giao hàng sẽ được TMS tổ chức, thu thập và lưu trữ. Tại đây, dữ liệu sẽ được phân tích, so sánh và đối chiếu để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, chọn lựa hình thức vận chuyển phù hợp, và theo dõi hiệu suất giao hàng.
Đồng thời, TMS hỗ trợ cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động vận chuyển, cũng như đánh giá mức độ hiệu quả của các đơn vị giao nhận vận tải. Thông qua đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác và chiến lược phát triển tương lai cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Ví dụ: Công ty vận chuyển XYZ sử dụng phần mềm hệ thống TMS để quản lý các hoạt động vận tải. Tại đây, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch vận tải, theo dõi đơn hàng, quản lý xe và tài xế, tính toán chi phí vận chuyển, và tối ưu hóa tuyến đường.
Khi một đơn hàng mới được nhận, hệ thống TMS tự động tạo ra kế hoạch vận tải dựa trên các thông tin như điểm xuất phát và điểm đến, khối lượng hàng, và yêu cầu thời gian giao hàng. TMS cũng có thể đề xuất các tuyến đường tối ưu dựa trên thông tin về tình trạng giao thông và giới hạn tải trọng của xe.
Đồng thời, khách hàng cũng như đơn vị vận chuyển có thể theo dõi lịch trình và tiến độ của các đơn hàng, cũng như vị trí và tình trạng của các xe vận chuyển và phản ứng nhanh chóng đối với bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình vận chuyển. Qua đó, TMS giúp công ty giảm thiểu chi phí vận chuyển và tăng cường hiệu suất hoạt động.
>>>> ĐỌC THÊM: Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý hiệu quả, tăng doanh thu
2. Những chức năng nổi bật của hệ thống TMS đem lại
2.1. Hỗ trợ lập kế hoạch và tối ưu hóa quy trình vận hành
TMS hỗ trợ nhà quản trị lên kế hoạch tuyến đường cho các chuyến vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả, luôn kiểm soát các tình huống xấu có thể xảy ra, đảm bảo hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Đồng thời, hệ thống quản lý vận tải TMS hỗ trợ tối ưu hóa quy trình sắp xếp và xử lý các đơn đặt hàng, lên kế hoạch cho các tuyến đường nhanh chóng hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí, giảm thời gian giao hàng.
2.2. Hiển thị chuỗi thời gian cung ứng thực cho khách hàng
Cung cấp thông tin về thời gian vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng theo thời gian thực bằng công nghệ thông minh API, EDI. Khách hàng có thể theo dõi hành trình của đơn hàng trên các tuyến đường qua vị trí và thời gian thực. Hệ thống TMS còn hỗ trợ doanh nghiệp giao hàng đúng thời gian cam kết bằng cách tối ưu hóa tải trọng và tuyến đường giao hàng.
>>>> XEM THÊM: Quản lý kênh phân phối là gì? Lợi ích và cách quản lý hiệu quả
2.3. Quản lý hồ sơ, chứng từ minh bạch
Thu thập dữ liệu về thông tin đơn hàng, lưu trữ hồ sơ và chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa trong thời gian thực bằng công nghệ thông minh API, EDI. Theo đó, nhà quản lý dễ dàng truy cập và theo dõi các tài liệu quan trọng như hóa đơn, vận đơn,... Đặc biệt thông qua dữ liệu thô, nhà quản lý có thể xuất các báo cáo phân tích đánh giá hiệu suất hoạt động chuỗi cung ứng, dự báo nhu cầu vận tải trong tương lai và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
2.4. Tự động hóa hệ thống điều hành
TMS giúp tự động hóa quy trình vận hành để giảm thiểu can thiệp của con người trong quá trình thực hiện, qua đó tăng tính hiệu quả và giảm nguy cơ sai sót.
3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống TMS?
TMS được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp và tổ chức có hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Dưới đây là những doanh nghiệp nên ứng dụng TMS:
- Các nhà sản xuất, phân phối hay doanh nghiệp bán lẻ: Do các doanh nghiệp chuyên phân phối hàng hóa cần quản lý với khối lượng lớn từ nơi sản xuất đến điểm tiêu thụ hoặc kho lưu trữ.
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống và nhà hàng: Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống và nhà hàng thường phải quản lý lượng lớn đơn đặt hàng lớn.
- Các bên cung cấp dịch vụ hậu cần: Đối với các đơn vị có chuỗi cửa hàng hoặc chi nhánh cần phải duy trì hàng trong kho hàng để đảm bảo tính liên tục trong cung ứng.
- Công ty thương mại điện tử: Trong thời đại 4.0 khi internet phát triển nhanh chóng, các công ty thương mại điện tử gia tăng nhanh chóng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ điểm bán đến khách hàng là cực kỳ quan trọng. Các doanh nghiệp ngoài cạnh tranh nhau về giá, các đơn vị kinh doanh còn tối ưu hóa thời gian giao hàng để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
>>>> XEM THÊM: Kênh phân phối trực tiếp là gì? Các thành phần chính trong kênh
4. Lợi ích của hệ thống TMS
Khi sử dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS), doanh nghiệp có thể đạt được nhiều lợi ích quan trọng bao gồm:
4.1. Tiết kiệm chi phí hiệu quả
Doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hiệu quả giúp tiết kiệm được một khoản lớn chi phí phát sinh lớn bao gồm:
- Chi phí hành chính: TMS giúp tự động hóa quy trình bao gồm hoàn tất hợp đồng, thanh toán và lập lịch đặt hàng để đạt hiệu quả cao hơn và ít sai sót. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí hành chính đáng kể khi sử dụng hệ thống TMS.
- Chi phí vận chuyển: Phần mềm TMS tự động hóa quy trình so sánh giá theo thời gian thực, giúp khách hàng xác định hình thức vận chuyển hiệu quả nhất về mặt chi phí.
- Chi phí nhiên liệu: Quản lý vận tải giúp tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, giảm quãng đường dư thừa và tối ưu hóa lịch trình giao hàng.
4.2. Giám sát quá trình vận chuyển chặt chẽ
TMS (hệ thống quản lý vận tải) thu thập và tổng hợp thông tin chi tiết về quá trình di chuyển của một lô hàng trong suốt vòng đời, từ kho đến điểm cuối cùng. Điều này giúp người gửi hàng nhận được thông tin cập nhật về cước phí vận chuyển và hành trình giao hàng của họ theo thời gian thực.
TMS hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các đơn vị vận chuyển, từ đó thích ứng nhanh với sự biến động của thị trường và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu.
4.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Khả năng đáp ứng cam kết với khách hàng là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cạnh tranh trên thị trường toàn cầu hóa ngày nay. Phần mềm TMS cung cấp khả năng hiển thị thông tin thời gian thực cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp xác định vấn đề và giải quyết kịp thời sự chậm trễ, thất vọng của khách hàng.
Phần mềm TMS cũng có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách theo dõi tiến trình giao hàng, đơn giản hóa quy trình lập hoá đơn và thanh toán trong quá trình đặt hàng online.
4.4. Nâng cao khả năng phát triển quy mô kinh doanh
Sử dụng TMS giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình vận chuyển và lên kế hoạch. Điều này giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh, trong khi vẫn đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
Như vậy, hệ thống TMS đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng khả năng mở rộng quy mô kinh doanh. Do đó, nhà quản trị phải tận dụng tối đa lợi ích của TMS ứng dụng toàn diện vào doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp với việc ứng dụng các phần mềm quản lý vận chuyển, kho bãi như phần mềm 1C:Company Management. Liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay để được hỗ trợ, tư vấn tốt nhất!
>>>> XEM THÊM: