4 bước quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý kho vật tư là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá chi tiết về quy trình quản lý kho vật tư nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả của tổ chức.

>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất

1. Quy trình quản lý kho vật tư là gì?

Quy trình quản lý kho vật tư là quy trình tổ chức, điều phối hàng hóa, nguyên liệu trong doanh nghiệp bao gồm nhận hàng, nhập kho, kiểm toán, vận chuyển, xuất hàng, kiểm kê, báo cáo cấp quản lý nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.

Quy trình này bắt đầu từ việc nhận nguyên liệu từ các nhà cung ứng và kéo dài đến khi sản phẩm hoàn thiện được xuất kho. Tối ưu hóa quản lý kho giúp giảm chi phí, tuân theo thủ tục, kiểm soát lượng hàng tồn kho và đảm bảo thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh một cách hiệu quả theo mục tiêu đã đề ra.

>>>> XEM NGAY: Quản lý vật tư là gì? Các phương pháp quản lý hiệu quả

2. Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả

Dưới đây là quy trình quản lý kho chi tiết với 4 bước giúp cải thiện chất lượng vận hành kho, giảm thất thoát và tối ưu hoá hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp:

2.1 Bước 1: Nhập nguyên liệu/hàng hóa trong kho

Nhân viên kho hàng sẽ nhập hàng hóa sau khi nguyên liệu được nhà cung ứng vận chuyển đến qua các bước:

• Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa theo quy định công ty.
• Lập phiếu kiểm tra chất lượng và số lượng hàng nhập kho.
• Ghi phiếu nhập kho cho đơn vị đối tác sau khi hoàn thiện kiểm tra.
• Lưu trữ thông tin nhập kho vào phần mềm hoặc công cụ quản lý của doanh nghiệp để thống kê số liệu và báo cáo cấp quản lý.

2.2 Bước 2: Lưu trữ dữ liệu

Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp nên đầu tư nơi lưu trữ dữ liệu riêng và sử dụng mã vạch riêng cho từng hàng hóa. Ở bước này, người quản lý cần:

• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo mã vạch được  quy định.
• Lưu trữ ghi chép và giấy tờ liên quan đến hàng hóa, danh mục hàng hóa, nguyên liệu/vật tư.

2.3 Bước 3: Lập kế hoạch xuất kho hàng hóa

Chủ doanh nghiệp sẽ cân nhắc lên kế hoạch sản xuất và xuất kho phù hợp dựa trên báo cáo tồn kho. Trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa, việc xuất kho cần cẩn trọng và tuân thủ quy trình quản lý doanh nghiệp bao gồm các bước:

• Lập báo cáo xuất kho định kỳ và lưu trữ thông tin sau khi xuất kho.
• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ hàng xuất kho.
• Quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất và có chữ ký xác nhận của bộ phận chịu trách nhiệm.
• Xác nhận và phê duyệt phiếu yêu cầu xuất kho của bộ phận yêu cầu.

2.4 Bước 4: Báo cáo và thống kê

Thu thập, lưu trữ các báo cáo giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khả năng sản xuất và bán hàng. Thống kê số liệu từ các báo cáo này giúp chủ doanh nghiệp nắm chính xác số lượng, giá trị hàng hóa đang lưu kho, báo cáo nhập xuất kho, vật tư dự trữ và khả năng phát sinh lợi nhuận. Điều này đảm bảo việc vận hành công ty hiệu quả, tiết kiệm chi phí và mang lại nguồn thu lớn.

3. Lợi ích của quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa đối với doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, quy trình quản lý kho vật tư đóng vai trò cực kỳ quan trọng, tạo sự liên kết giữa quá trình sản xuất và kinh doanh. Bằng cách áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích như sau:

• Tối ưu hóa vận hành kho: Quy trình quản lý kho chuẩn mực giúp các bộ phận dễ dàng tiến hành công việc, tìm ra giải pháp nhanh chóng, tối ưu thời gian và đảm bảo vận hành kho suôn sẻ.
• Giám sát và theo dõi hiệu quả: Người quản lý kho có thể dễ dàng giám sát biến động của kho, tình hình nhập xuất hàng hóa một cách chặt chẽ, từ đó đưa ra chiến lược phân bổ, lưu trữ, mua sắm và vận hành kho hiệu quả.
• Kiểm soát hàng hóa và nguyên liệu: Quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng hỏng hóc trong quá trình lưu trữ, theo dõi chất lượng hàng hóa và nguyên liệu.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nhân công cho doanh nghiệp.
• Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp: Áp dụng quy trình quản lý kho chuẩn mực giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả.
• Báo cáo chính xác và cụ thể: Người quản lý kho có thể cung cấp các báo cáo chính xác như báo cáo nhập – xuất kho, doanh thu, tồn kho, mua sắm... để chủ doanh nghiệp có số liệu thống kê và đưa ra những giải pháp phù hợp để phát triển doanh nghiệp.

Bằng cách áp dụng 4 bước quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả mà 1C Việt Nam đã giới thiệu, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và gia tăng khả năng sản xuất. Nếu có bất cứ thắc mắc liên quan đến sản xuất hay ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất trong doanh nghiệp, vui lòng liên hệ tới 1C để được hỗ trợ.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: TOP 7 phần mềm quản lý kho vật tư chất lượng, uy tín hiện nay