Quản lý vật tư là gì? Các phương pháp quản lý vật tư hiệu quả

Quản lý vật tư đóng một vai trò quan trọng để đảm bảo sự ổn định, mang lại hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu quản lý vật tư là gì cũng như các phương pháp quản lý vật tư phổ biến hiện nay.

>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất

1. Quản lý vật tư là gì?

Quản lý vật tư là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong một doanh nghiệp. Mục đích của quá trình này là nhằm đảm bảo tính liên tục, sẵn sàng và khả năng cung ứng của các hàng hóa vật tư một cách kịp thời khi cần, từ đó góp phần cắt giảm chi phí và đảm bảo việc sử dụng cơ sở vật chất hiệu quả.

2. Những khó khăn khi quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Quản lý vật tư trong doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Dưới đây là những khó khăn mà doanh nghiệp có thể gặp phải từ việc sắp xếp kho hàng đến việc kiểm soát số lượng và lưu trữ thông tin:

• Khó cập nhật chính xác số lượng hàng tồn kho: Đối với các doanh nghiệp lớn, việc cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho trở nên phức tạp. Khi đó, doanh nghiệp rất khó để xác minh số lượng thực tế nếu chỉ dựa trên báo cáo giấy tờ, gây ra khó khăn trong việc cập nhật liên tục các số liệu tồn kho.
• Khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa là một phần quan trọng trong quản lý vật tư. Tuy nhiên, khối lượng hàng hóa ngày càng nhiều, đa dạng về chủng loại, mẫu mã khác nhau khiến cho hoạt động này của doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn.
• Khó khăn trong việc kiểm tra hàng hóa: Thường xuyên kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trong kho là một quá trình tốn thời gian. Công việc này thường phải thực hiện thủ công, dẫn đến tốn thời gian và công sức của nhân viên kho. Đối chiếu số lượng hàng trong báo cáo với thực tế cũng là một thách thức đối với quản lý kho.

>>>> XEM NGAY: 4 bước quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Các phương pháp quản lý vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý vật tư hiệu quả là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa quá trình quản lý và kiểm soát vật tư, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự lãng phí, tăng cường hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sản xuất. Dưới đây là một số cách quản trị vật tư mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

3.1 Sử dụng phần mềm quản lý vật tư

Sử dụng các phần mềm quản lý vật tư đang trở thành một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay. Thay vì sử dụng các phương pháp thủ công, ứng dụng các phần mềm hiện đại giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy trong việc thống kê số liệu. Phần mềm cung cấp khả năng xử lý thông minh và luôn cập nhật các số liệu theo thời gian thực để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và thay đổi trong môi trường kinh doanh.

3.2 Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách tối ưu

Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp là việc quản lý kho khá phức tạp với không gian hạn chế. Khi đó, sắp xếp kho hàng một cách tối ưu là công việc quan trọng nhằm giảm thiểu sai sót. Doanh nghiệp có thể sử dụng kệ hàng, sắp xếp theo mã sản phẩm, giúp tạo ra sự liên kết logic, tránh ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Phương pháp này đảm bảo kiểm tra và xuất hàng hóa hiệu quả.

3.3 Quản lý vật tư qua công cụ Excel

Quản lý vật tư bằng bảng Excel là một phương pháp hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh có số lượng hàng hóa ít. Để quản lý kho bằng Excel hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững những kiến thức sau:

• Tổ chức file Excel có hệ thống và phù hợp với các mặt hàng kinh doanh nhằm lưu trữ thông tin chính xác và nhanh chóng. 
• Kiến thức về Excel để khắc phục lỗi trong quá trình vận hành.
• Các thao tác nhập, thống kê hàng ngày, xử lý tập tin, định dạng và thiết kế bảng Excel. 
• Thành thạo các hàm cơ bản trong Excel giúp quản lý kho hàng một cách hiệu quả.

3.4 Quản lý kho vật tư với phương pháp FIFO và LIFO

FIFO (first in, first out) và LIFO (last in, first out) là hai thuật ngữ phổ biến trong quản lý vật tư, đặc biệt đối với người quản lý hàng hóa. Doanh nghiệp có thể áp dụng 2 phương pháp này để quản lý kho vật tư cho từng trường hợp cụ thể như sau:

• FIFO áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm hoặc các sản phẩm theo xu hướng. Doanh nghiệp cần có phương pháp sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý để dễ dàng nhập và xuất hàng.
• LIFO áp dụng ngược lại, ưu tiên hàng hóa mới, cho phép sử dụng các mặt hàng mới nhập trước.

3.5 Kiểm kê kho vật tư định kỳ

Để quản lý vật tư, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra hàng hóa để tránh sai số và chênh lệch trong báo cáo. Việc kiểm tra định kỳ giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa, đồng thời đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa kịp thời, tránh hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.

Như vậy, quản lý vật tư đóng vai trò hết sức quan trọng đối với các hoạt động sản xuất, mua bán hàng hóa. Hy vọng rằng với những gợi ý về cách quản lý vật tư trên đây, doanh nghiệp sẽ áp dụng và triển khai hình thức phù hợp với yêu cầu của mình. Ngoài ra, nếu cần tư vấn về giải pháp phần mềm hiện đại để quản lý vật tư, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay!

>>>> TÌM HIỂU THÊM: 7 kinh nghiệm quản lý kho vật tư đơn giản, hiệu quả