Quy trình tính lương chuẩn – Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Một quy trình tính lương chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn tạo niềm tin cho người lao động. Bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước trong quy trình tính lương, từ việc thu thập dữ liệu đến thanh toán và lưu trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

1. Quy trình tính lương là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quy trình này?

Trước khi đi vào chi tiết, cần hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của quy trình tính lương đối với doanh nghiệp.

1.1. Khái niệm quy trình tính lương

Quy trình tính lương là tập hợp các bước được thực hiện theo trình tự nhất định để tính toán, xác định và chi trả lương cho người lao động trong một khoảng thời gian xác định. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc thu thập dữ liệu chấm công, tính toán các khoản phụ cấp, khấu trừ, và cuối cùng là chi trả lương.

Một quy trình tính lương chuẩn thường bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

• Hệ thống thu thập dữ liệu chấm công
• Phương pháp tính lương cơ bản và các khoản phụ cấp
• Cách tính các khoản khấu trừ (thuế TNCN, BHXH, BHYT)
• Quy trình phê duyệt và thanh toán lương
• Phương thức lưu trữ hồ sơ lương

1.2. Vai trò của quy trình tính lương trong quản lý nhân sự

Quy trình tính lương đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Việc xây dựng và tuân thủ quy trình tính lương chuẩn mang lại nhiều lợi ích:

• Tăng tính minh bạch: Người lao động hiểu rõ cách thức tính lương, từ đó tạo niềm tin vào doanh nghiệp.
• Giảm thiểu sai sót: Quy trình chuẩn giúp hạn chế các lỗi trong quá trình tính toán và chi trả lương.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo việc tính lương tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động và thuế.
• Tối ưu hóa thời gian: Giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian trong công tác tính lương hàng tháng.
• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp dữ liệu chính xác cho các quyết định về chính sách nhân sự và ngân sách.

>>> XEM THÊM: Quyết định điều chỉnh lương là gì? Những điều cần biết

2. Quy trình tính lương chi tiết

Để xây dựng một quy trình tính lương chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện theo 6 bước sau đây.

2.1. Bước 1 – Thu thập dữ liệu (chấm công, KPI, doanh số)

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tính lương là thu thập đầy đủ các dữ liệu liên quan.

Bước 1.1: Tổng hợp dữ liệu chấm công

• Thu thập thông tin về ngày công làm việc thực tế
• Ghi nhận các trường hợp nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương
• Thống kê số giờ làm thêm, làm đêm (nếu có)

Bước 1.2: Tổng hợp dữ liệu KPI và đánh giá hiệu suất

• Thu thập báo cáo đánh giá hiệu suất công việc từ các trưởng bộ phận
• Xác định mức độ hoàn thành KPI để tính thưởng (nếu có)

Bước 1.3: Thu thập dữ liệu doanh số (đối với nhân viên kinh doanh)

• Tổng hợp doanh số bán hàng trong kỳ
• Xác định mức hoa hồng dựa trên doanh số

2.2. Bước 2 – Xác nhận dữ liệu với nhân viên

Sau khi thu thập dữ liệu, bộ phận nhân sự cần xác nhận lại với nhân viên để đảm bảo tính chính xác.

Bước 2.1: Gửi bảng chấm công sơ bộ cho nhân viên

• Gửi báo cáo chấm công cho từng nhân viên qua email hoặc hệ thống nội bộ
• Yêu cầu nhân viên xác nhận hoặc phản hồi trong thời hạn quy định

Bước 2.2: Tiếp nhận và xử lý phản hồi

• Ghi nhận các khiếu nại hoặc đề nghị điều chỉnh (nếu có)
• Xác minh thông tin và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết

Bước 2.3: Hoàn thiện dữ liệu đầu vào

• Cập nhật và chốt dữ liệu chấm công sau khi đã xác nhận với nhân viên
• Lưu trữ bằng chứng xác nhận để tham chiếu khi cần

 

2.3. Bước 3 – Lập bảng tính lương trên Excel hoặc phần mềm

Sau khi có dữ liệu đầu vào chính xác, bộ phận nhân sự tiến hành lập bảng tính lương.

Bước 3.1: Thiết lập bảng tính lương

• Sử dụng mẫu bảng tính Excel hoặc phần mềm quản lý nhân sự
• Nhập các thông số cơ bản: lương cơ bản, hệ số lương, các khoản phụ cấp cố định

Bước 3.2: Tính toán lương thực tế

• Áp dụng công thức tính lương dựa trên số ngày công thực tế
• Tính toán các khoản phụ cấp biến động (làm thêm giờ, phụ cấp đi lại...)

Bước 3.3: Tính các khoản khấu trừ

• Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định
• Tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến
• Trừ các khoản tạm ứng, vay (nếu có)

Bước 3.4: Tổng hợp bảng lương

• Xác định lương thực lãnh sau khi trừ các khoản khấu trừ
• Tạo bảng tổng hợp cho toàn bộ nhân viên

2.4. Bước 4 – Kiểm tra và phê duyệt bảng lương

Quy trình tính lương cần có bước kiểm tra kỹ lưỡng trước khi được phê duyệt chính thức.

Bước 4.1: Kiểm tra nội bộ

• Rà soát lại toàn bộ bảng lương để phát hiện sai sót
• Đối chiếu với kỳ lương trước để đảm bảo tính nhất quán

Bước 4.2: Trình lãnh đạo phê duyệt

• Lập báo cáo tổng hợp quỹ lương để trình lãnh đạo
• Giải trình các trường hợp đặc biệt (tăng/giảm lương bất thường)

Bước 4.3: Xử lý phản hồi và điều chỉnh

• Thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu của lãnh đạo (nếu có)
• Hoàn thiện bảng lương cuối cùng sau khi được phê duyệt

2.5. Bước 5 – Thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt

Sau khi bảng lương được phê duyệt, bộ phận kế toán thực hiện thanh toán lương cho nhân viên.

Bước 5.1: Chuẩn bị thanh toán

• Lập danh sách chi lương theo từng phương thức thanh toán
• Chuẩn bị file chuyển khoản đối với nhân viên nhận lương qua ngân hàng

Bước 5.2: Thực hiện thanh toán

• Chuyển khoản lương vào tài khoản ngân hàng của nhân viên
• Chi trả tiền mặt cho nhân viên nhận lương trực tiếp (nếu có)

Bước 5.3: Xác nhận thanh toán

• Lưu lại bằng chứng thanh toán (biên lai, xác nhận chuyển khoản)
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán (nếu có)

2.6. Bước 6 – Lưu trữ hồ sơ và báo cáo

Bước cuối cùng trong quy trình tính lương là lưu trữ hồ sơ và lập các báo cáo cần thiết.

Bước 6.1: Lưu trữ hồ sơ lương

• Sao lưu bảng lương đã thanh toán theo quy định
• Lưu trữ các chứng từ liên quan (phiếu lương, bảng chấm công, phê duyệt...)

Bước 6.2: Lập báo cáo theo quy định

• Lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân
• Lập báo cáo bảo hiểm xã hội

Bước 6.3: Phân tích dữ liệu lương

• Tổng hợp và phân tích biến động quỹ lương
• Cung cấp báo cáo phân tích cho lãnh đạo để ra quyết định về chính sách lương

>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Mẫu quyết định tăng lương cho người lao động

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tính lương

Quy trình tính lương của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, từ hình thức trả lương đến các quy định pháp lý.

3.1. Các hình thức trả lương phổ biến

Mỗi hình thức trả lương có ảnh hưởng khác nhau đến quy trình tính lương của doanh nghiệp.

Việc lựa chọn hình thức trả lương phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các bước trong quy trình tính lương, đặc biệt là bước thu thập dữ liệu và tính toán lương.

3.2. Quy định pháp lý về tiền lương

Quy trình tính lương cần tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành tại Việt Nam.

Các quy định về BHXH, BHYT và BHTN:

• Người lao động đóng BHXH: 8% lương cơ bản
• Người lao động đóng BHYT: 1.5% lương cơ bản
• Người lao động đóng BHTN: 1% lương cơ bản
• Doanh nghiệp đóng BHXH: 17.5% quỹ lương
• Doanh nghiệp đóng BHYT: 3% quỹ lương
• Doanh nghiệp đóng BHTN: 1% quỹ lương

Quy định về thuế TNCN:

• Thu nhập chịu thuế = Thu nhập - Các khoản giảm trừ
• Thuế suất áp dụng theo biểu thuế lũy tiến từ 5% đến 35%
• Mức giảm trừ gia cảnh: 11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4.4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc

Các quy định pháp lý này ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính các khoản khấu trừ trong quy trình tính lương. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về chính sách để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Quy trình tính lương chuẩn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả. Bằng cách tuân thủ 6 bước từ thu thập dữ liệu đến lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong công tác tính lương. Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tính lương đang trở thành xu hướng tất yếu. Tại 1C Việt Nam, chúng tôi cung cấp phần mềm tính lương tự động 1C:Company Management. Mọi thông tin chi tiết về phần mềm này, liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN

• Offer lương là gì? Tất tần tất thông tin cần biết
• Mẫu quy chế lương của doanh nghiệp mới nhất 2025