Số hóa quy trình là gì? Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi số hóa quy trình là gì?

Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, việc áp dụng một quy trình thủ công dần trở nên kém hiệu quả khi doanh nghiệp phải đối mặt với sự thay đổi liên tục của các yếu tố khách quan như số lượng đối tác kinh doanh gia tăng, sự biến đổi nhanh chóng trong sản phẩm và dịch vụ, cũng như sự phát triển không ngừng của lực lượng lao động. Nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức trong quản lý do sự "chắp vá" không hiệu quả, thông tin chồng chéo, thiếu đồng bộ và linh hoạt giữa các phòng ban. Với sự hỗ trợ của công nghệ, giờ đây quy trình vận hành của doanh nghiệp có thể được đưa lên nền tảng số giúp tự động hóa những hoạt động thủ công tốn kém thời gian và nguồn lực. Vậy số hóa quy trình là gì? Doanh nghiệp nhận được những lợi ích gì khi đầu tư số hóa quy trình? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

 

I. Số hóa quy trình là gì?

Số hóa quy trình là quá trình tận dụng thông tin và tài liệu bằng cách chuyển đổi chúng thành định dạng kỹ thuật số để cải thiện và thay đổi cách hoạt động, quy trình làm việc, và các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một ví dụ cụ thể là khi tài liệu được lưu trữ dưới hình thức file kỹ thuật số trên máy chủ hay trên nền tảng đám mây; nhân sự doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin một cách thuận lợi. Qua đó, các quy trình làm việc trở nên nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn, nhờ vào sự thuận tiện trong việc tiếp cận dữ liệu trong tổ chức.

 

II. So sánh số hóa quy trình và chuyển đổi số

Thời đại số cũng đã sinh ra nhiều định nghĩa “số”, khiến nhiều người vẫn còn những lầm tưởng về sự khác biệt của “chuyển đổi số”, “số hóa thông tin”, và “số hóa quy trình”. Để phân biệt rõ, từng khái niệm trên được định nghĩa như sau:

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số, hay còn được biết đến với thuật ngữ Tiếng Anh "Digital Transformation", là quá trình hòa nhập công nghệ số vào mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi số là việc tận dụng những tiến bộ trong lĩnh vực công nghệ để làm thay đổi cơ bản cách thức hoạt động, mô hình kinh doanh và đồng thời cung cấp giá trị mới cho khách hàng. Chuyển đổi số không chỉ là một quá trình cải tiến, mà còn là sự thay đổi về văn hóa trong các tổ chức doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng sẵn sàng thử nghiệm với những điều mới, và sẵn sàng chấp nhận sự thất bại như là một phần tự nhiên của quá trình đổi mới.

2. Số hóa thông tin là gì?

Số hóa thông tin là việc biến đổi thông tin, dữ liệu và tài liệu từ hình thức vật lý - analog sang định dạng kỹ thuật số - digital. Một ví dụ thông dụng cho số hóa thông tin là khi tài liệu và hồ sơ trên giấy được scan và chuyển đổi thành định dạng file PDF, sau đó lưu trữ trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp hoặc trên các giải pháp đám mây. Quá trình số hóa thông tin tạo nên cơ sở quan trọng để triển khai các bước tiến mới trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

3. Điểm khác biệt của số hóa quy trình là gì?

Dựa trên định nghĩa trình bày trước đó, có thể khẳng định rằng, việc số hóa quy trình đóng vai trò như một bước quan trọng tiên quyết, xây dựng nền móng thiết yếu, tạo cơ sở cho doanh nghiệp tiến đến cấp độ cao nhất của Chuyển đổi số – Số hóa toàn diện (Digital Transformation).

 

III. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi số hóa quy trình là gì?

Các tổ chức, khi thực hiện số hóa quy trình hay chuyển đổi số, thường đánh giá hiệu quả đổi mới dựa trên các tiêu chí khác nhau, tương tự như cách nhà quản trị đánh giá các dự án thông thường thông qua chỉ số lợi nhuận đầu tư (ROI). Mặc dù kết quả thành công của các chiến lược số hóa quy trình có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề, nhưng về tổng quan, áp dụng số hóa quy trình mang lại nhiều lợi ích tổng thể. Nhìn chung, số hóa quy trình có thể đem lại cho doanh nghiệp 6 lợi ích sau:

1. Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc:

- Số hóa quy trình giúp hoàn thành các nhiệm vụ lặp lại một cách nhanh chóng thông qua tự động hóa công việc.

- Tối ưu hóa thời gian làm việc và tạo điều kiện cho nhân công thực hiện các công việc tạo ra giá trị cao hơn.

2. Giảm chi phí hoạt động:

- Theo nghiên cứu của McKinsey, áp dụng số hóa quy trình có thể tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động, giảm bớt các quy trình thủ công chậm chạp.

- Theo báo cáo của Deloitte, hơn 40% doanh nghiệp sau khi áp dụng số hóa quy trình đã nhìn thấy hiệu quả vượt qua cả kì vọng

3. Tăng tính minh bạch:

  - Sử dụng công nghệ số để tự động hóa và giám sát quy trình kinh doanh tạo ra tính minh bạch, gia tăng sự tin tưởng từ cả nhân viên lẫn cấp quản lý cao hơn.

4. Đảm bảo chất lượng nhất quán:

  - Số hóa quy trình giúp đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra theo cách nhất quán, dẫn đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao và đáng tin cậy.

5. Gia tăng sự linh hoạt trong hoạt động:

  - Số hóa quy trình kinh doanh thúc đẩy tính linh hoạt cao cho doanh nghiệp, giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với thay đổi và tái cấu trúc bộ máy dễ dàng hơn.

6. Đưa ra quyết định kịp thời và chính xác:

  - Số hóa quy trình giúp cung cấp thông tin nhất quán, hỗ trợ nhà lãnh đạo quyết định dựa trên dữ liệu tin cậy và giúp doanh nghiệp duy trì việc tuân thủ pháp luật đúng đắn.

 

IV. Công cụ số hóa quy trình và hỗ trợ chuyển đổi số hiệu quả - Văn phòng số 1C:Document Management

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management là một trong những công cụ hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình một cách hiệu quả. Thông qua khả năng quản lý văn phòng số toàn diện trên một giao diện duy nhất, phần mềm giúp nâng cao năng lực vận hành nội bộ, gia tăng năng lực thích ứng linh hoạt và góp phần đem lại nhiều thành công cho chiến lược số hóa quy trình của doanh nghiệp:

*Quản lý quy trình:

- Số hóa toàn bộ quy trình vận hành trên nền tảng kỹ thuật số, loại bỏ sự phụ thuộc vào tài liệu giấy.

- Theo dõi và kiểm soát quá trình xử lý, phê duyệt văn bản và công việc một cách dễ dàng.

*Quản lý văn bản:

- Quản lý, lưu trữ tập trung tất cả các loại văn bản, giảm tối đa diện tích kho lưu trữ vật lý cho doanh nghiệp

- Tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác tại bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào.

*Quản lý dự án:

- Lên kế hoạch chi tiết và giao việc trực tiếp từng bước.

- Theo dõi và kiểm soát tiến độ trực quan, phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

*Quản lý công việc:

- Giao phó, quản lý và kiểm soát tiến độ công việc một cách thuận tiện.

- Sử dụng GPS và xuất báo cáo tự động để quản lý công việc, theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc.

*Quản lý văn phòng số:

- Hỗ trợ quản lý công việc hành chính một cách khoa học.

- Dễ dàng thống kê, theo dõi và tra cứu thông tin.

- Tự động xuất báo cáo nhanh chóng, chỉ số chính xác, với màn hình báo cáo trực quan và khả năng tùy biến dữ liệu theo nhu cầu quản lý.

*Ứng dụng di động:

- Tích hợp chữ ký số giúp phê duyệt văn bản, quản lý hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.

- Nhà quản lý có thể kiểm soát và điều hành nhân viên cũng như công việc từ xa dễ dàng, thuận tiện.

Áp dụng số hóa quy trình chính là bệ phóng đầu tiên để doanh nghiệp sở hữu năng lực số mạnh mẽ, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thương trường không ngừng phát triển và đầy rẫy biến động.

Liên hệ tới 1C Việt Nam ngay để được tư vấn giải pháp hỗ trợ số hóa quy trình phù hợp nhất!

LIÊN HỆ: 

(+84)247 108 8887 EXT: 202

sales@1c.com.vn

8h00 - 18h00 từ Thứ 2 đến Thứ 6

ĐỊA CHỈ:

Công Ty TNHH 1C Việt Nam: OF 07 - T10, TTTM Times City, 458 Minh Khai, Phường Vĩnh Tuy, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội