Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu gồm những gì luôn là vấn đề quan tâm của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Để tránh những sai sót trong quá trình thông quan hàng hóa, chúng ta cần nắm rõ các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ hải quan. 

I. Bộ hồ sơ xuất khẩu gồm những gì? 

Một bộ hồ sơ xuất khẩu đầy đủ bao gồm các giấy tờ như: tờ khai hải quan, hóa đơn, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, chứng từ chứng minh, hợp đồng ủy thác. 

1.Tờ khai hải quan

Khi tiến hành các thủ tục xuất khẩu cần đăng ký tờ khai hải quan. Đại diện doanh nghiệp sử dụng tờ khai hải quan giấy cần nộp 2 bản chính theo mẫu HQ/2015/NK ban hành kèm thông tư 39/2018/ TT-BTC. 

2. Hóa đơn thương mại 

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn là người mua và cần thanh toán cho người bán thì phải chuẩn bị 01 bản chụp hóa đơn thương mại hoặc giấy tờ có giá trị tương đương. Nếu lô hàng nhằm mục đích gia công cho công ty nước ngoài hoặc người mua không cần thanh toán cho người bán thì không cần hóa đơn thương mại.

3. Giấy phép xuất khẩu 

Đối với giấy phép xuất khẩu sẽ chia ra làm 2 trường hợp là xuất khẩu một lần và xuất khẩu nhiều lần. Với cả hai trường hợp này đều chỉ cần nộp 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu. 

4. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Doanh nghiệp cần nộp 01 bản chính của giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành để xác định xem mặt hàng đó đã được kiểm tra hay được miễn kiểm tra. Trong trường hợp giấy kiểm tra chuyên ngành còn hiệu lực và được sử dụng nhiều lần thì công ty chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu đầu tiên. Nếu pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không có quy định cụ thể thì doanh nghiệp được phép nộp bản chụp. 

5. Chứng từ chứng minh

Công ty cần nộp các chứng từ chứng minh lô hàng của mình được phép xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: 01 bản chính khi làm thủ tục xuất khẩu lần đầu tiên 

6. Hợp đồng ủy thác 

Đối với các trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có Giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ chứng minh công ty đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác cần nộp 01 bản chụp. 

II. Bộ hồ sơ nhập khẩu gồm những gì?

Bên cạnh các giấy tờ giống như bộ hồ sơ xuất khẩu: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, chứng từ chứng minh, hợp đồng ủy thác thì bộ hồ sơ nhập khẩu còn cần các giấy tờ khác như sau: 

1. Vận đơn hoặc chứng từ vận tải khác 

Doanh nghiệp cần nộp vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác tương đương trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt hoặc đa phương thức cần nộp 01 bản chụp. 

2. Chứng từ xuất xứ hàng hóa

Hàng hóa được nhập khẩu cần có chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định của bộ Tài Chính về xác định xuất xứ hàng hóa nhập khẩu 

3. Hợp đồng bán hàng cho các đối tượng đặc biệt

Đối với các hợp đồng bán hàng hóa cho trường học, viện nghiên cứu hoặc các hợp đồng cung cấp dịch vụ với các thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học sẽ được áp dụng mức thuế suất 5% theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng.

III. Cách lưu trữ và quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu 

Mỗi doanh nghiệp có các phương pháp lưu trữ khác nhau. Nhưng nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin mà các doanh nghiệp có thể lưu trữ trên phần mềm vừa giúp giảm thiếu giấy tờ, vừa phòng ngừa các rủi ro liên quan tới lạc mất dữ liệu. Sau đây 1C Việt Nam sẽ gợi ý các tính năng cần có để chọn phần mềm quản lý văn bản phù hợp với việc lưu trữ và quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu.

• Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu: Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có khả năng quản lý, lưu trữ các loại văn bản, tài liệu 
• Tìm kiếm toàn văn: với một khối lượng lớn các văn bản lưu trữ, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có tính năng tìm kiếm toàn năng, giúp tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin chỉ với một con số hoặc từ khóa. 
• Phân quyền và bảo mật tuyệt đối: phần mềm cần được phân quyền chi tiết cho các phòng ban, chỉ những bộ phận có thẩm quyền mới được truy cập vào thông tin xuất nhập khẩu để đảm bảo bảo mật thông tin và dữ liệu. 

1C:Document Management là giải pháp tự động hóa trong công tác số hóa văn bản điện tử và điều hành công việc, giải pháp được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng hỗ trợ trong công tác lưu trữ thông tin tập trung có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp các cá nhân, tổ chức giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động thông qua Internet.

Mong rằng những chia sẻ của 1C Việt Nam giúp doanh nghiệp có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị bộ hồ sơ xuất nhập khẩu đầy đủ.  Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang cần tìm một phần mềm đáp ứng các yêu cầu trên hãy liên hệ với 1C Việt Nam để được tư vấn về phần mềm quản lý văn bản 1C:Document Management.