Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
Biểu đồ nhân quả là một công cụ quan trọng trong quản lý giúp giải quyết các thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Vậy doanh nghiệp đã áp dụng đúng cách? Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ trình bày khái niệm về biểu đồ nhân quả đồng thời giới thiệu quy trình xây dựng chi tiết cụ thể.
>>>> XEM THÊM: Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụn
1. Biểu đồ nhân quả là gì?
Biểu đồ nhân quả hay còn gọi là sơ đồ xương cá được tạo ra từ nhà khoa học Nhật Bản Kaoru Ishikawa trong thời gian ông làm việc tại doanh nghiệp Kawasaki Heavy Industries. Sơ đồ này có thiết kế đơn giản, hình dáng gần giống với bộ xương cá.
Biểu đồ nhân quả là một dạng sơ đồ lý luận tổ chức, giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc biểu thị mối quan hệ giữa các tác nhân được phân loại thành 6 nhóm chính: máy móc, vật liệu, nhân lực, thiên nhiên, đo lường và phương pháp.
Mục đích của sơ đồ nhân quả là giúp dễ dàng tìm kiếm và xác định nguyên nhân gây ra vấn đề trong chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình. Đặc biệt, biểu đồ hỗ trợ tương tác và suy nghĩ đa chiều giúp giải quyết vấn đề hiệu quả.
Ý nghĩa của biểu đồ nhân quả là giúp khám phá nguyên nhân cốt lõi của vấn đề và thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa hiệu quả. Sự rõ ràng về nguyên nhân giúp doanh nghiệp tập trung vào cải thiện quy trình làm việc, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng. Đến nay, biểu đồ nhân quả được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực.
>>>> TÌM HIỂU THÊM:
- Bí quyết áp dụng thuyết con nhím trong kinh doanh hiệu quả
- Mô hình Pestel là gì? Ứng dụng và ví dụ thực tế
2. Nguyên nhân gốc rễ trong biểu đồ nhân quả
Trong biểu đồ nhân quả, vấn đề được đặt ở phía bên phải, hay đầu cá, còn nguyên nhân gây ra vấn đề được đặt ở các nhánh bên trái. Các nguyên nhân này thuộc 6 nhóm chính:
- Nguyên nhân máy móc: Vấn đề xuất phát từ máy móc hỏng hóc do bảo trì không đúng hoặc không được thực hiện.
- Nguyên nhân vật liệu: Quy trình gặp vấn đề vì nguyên vật liệu không đạt chuẩn, không đúng thông số kỹ thuật, hoặc do khối lượng không chính xác.
- Nguyên nhân nhân lực: Vấn đề phát sinh do nhân viên thiếu năng lực, vội vã làm việc, lược bỏ bước quy trình, hoặc thiếu tận tâm.
- Nguyên nhân tự nhiên: Vấn đề do yếu tố môi trường ngoại vi như nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm, thời tiết không ổn định, hoặc bố trí không thuận tiện.
- Nguyên nhân đo lường: Số liệu và tiêu chuẩn đo lường không chính xác, dẫn đến vấn đề tiềm ẩn trong quá trình sản xuất.
- Nguyên nhân phương pháp: Phương pháp làm việc không hiệu quả, có thể do thiếu đào tạo cho nhân viên, hoặc sự phụ thuộc quá mức vào máy móc.
>>>> XEM THÊM: Nguyên lý 80/20 là gì? Quy trình và ứng dụng Pareto đơn giản
3. Khi nào sử dụng sơ đồ nhân quả trong doanh nghiệp?
Sơ đồ xương cá, hay biểu đồ nhân quả, thường được áp dụng ở giai đoạn đầu của quá trình cải tiến quy trình công việc. Dưới đây là những trường hợp thích hợp sử dụng biểu đồ xương cá:
- Khi xác định nguyên nhân sự cố
- Xác định tất cả các nguyên nhân gốc rễ
- Khi xuất hiện nhiều ý kiến khác nhau trong một tổ chức/một nhóm
- Trong các dự án Six Sigma
>>>> TÌM HIỂU THÊM:
- Mô hình Canvas là gì? 8 bước lập kế hoạch canvas hiệu quả
- OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR
- KRI là gì? Ưu nhược điểm KRI và phân biệt với KPI
4. Quy trình xây dựng biểu đồ nhân quả Ishikawa
Quy trình xây dựng biểu đồ nhân quả Ishikawa là một công đoạn quan trọng trong nghiên cứu và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Dưới đây là 4 bước xây dựng sơ đồ nhân quả chi tiết:
Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết của doanh nghiệp
Bước này doanh nghiệp cần xác định vấn đề cụ thể cần giải quyết, nằm ở phần "đầu cá" của biểu đồ nhân quả. Sử dụng nguyên tắc "5W" là một cách hiệu quả để trả lời các câu hỏi cơ bản như What (vấn đề là gì), When (xảy ra khi nào), Where (xảy ra ở đâu), Why (tại sao xảy ra), Who (ai có liên quan) và How (xảy ra như thế nào).
Bước 2: Xác định nguyên nhân chính ảnh hưởng đến doanh nghiệp
Hãy cố gắng xác định tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả bao gồm vật liệu, máy móc, con người, phương pháp, môi trường, và đo lường. Nếu nhân viên làm việc nhóm để giải quyết vấn đề, thì đây là thời điểm thích hợp để áp dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo. Nhà quản trị cần sắp xếp nhóm nguyên nhân cơ bản một cách có hệ thống, để có thể dễ dàng phân tích và tìm ra giải pháp hiệu quả.
Phương pháp thực hiện phổ biến là ghi vấn đề vào phía bên phải của tờ giấy và vẽ một đường ngang chia đôi, tạo ra phần "đầu cá" và "xương sống" của biểu đồ.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Dashboard là gì? 5 bước lập Dashboard nhanh chóng
- Biểu đồ Pareto là gì? Ý nghĩa và cách vẽ đúng, chi tiết nhất
Bước 3: Phân tích các yếu tố trong biểu đồ xương cá
Sau khi xác định nguyên nhân chính ảnh hưởng đến doanh nghiệp, ở bước tiếp theo doanh nghiệp sẽ thu nhập đầy đủ thông tin vấn đề bao gồm các mối tương quan của vấn đề giữa con người, vật liệu, môi trường, máy móc, phương pháp và đo lường để phân tích từng yếu tố một.
Dưới đây là ví dụ về các câu hỏi đặt ra cho từng nguyên nhân lớn:
- Vật liệu:
- Quy trình mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đã được xác thực chưa?
- Nguyên vật liệu đã trải qua kiểm tra và xử lý đúng cách hay chưa?
- Chất lượng của nguyên vật liệu có được đảm bảo không?
- Con người:
- Nhân viên/công nhân có đủ kinh nghiệm và năng lực để thực hiện nhiệm vụ không?
- Nhân viên/công nhân đã được đào tạo để tham gia vào quy trình sản xuất chưa?
- Có sự quá tải công việc đối với nhân viên/công nhân không?
- Môi trường:
- Quá trình sản xuất có bị ảnh hưởng bởi thay đổi nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng,... không?
- Môi trường làm việc có đảm bảo an toàn lao động không?
- Sức khỏe của người lao động có bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường không?
- Máy móc:
- Việc lập trình và vận hành máy móc có chính xác không?
- Có kiểm tra và bảo dưỡng máy móc định kỳ không?
- Việc vận hành máy móc có gây hại cho môi trường và người lao động không?
- Máy móc đã sử dụng hết khả năng giới hạn chưa?
- Phương pháp:
- Nhân viên/công nhân có được đào tạo để thực hiện đúng phương pháp sản xuất không?
- Các phương pháp mới đã được kiểm định kết quả chưa?
- Nhân viên/công nhân có đủ thiết bị để thực hiện đầy đủ quy trình không?
- Phương pháp vận hành được thay đổi và cập nhật đều đặn không?
- Đo lường:
- Tính chính xác của việc đo lường có bị ảnh hưởng bởi môi trường không?
- Các đánh giá đã bao gồm đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết hay chưa?
- Máy đo lường dữ liệu có đạt được độ chính xác không?
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Mô hình Servqual là gì? 10 tiêu chí đánh giá của Servqual
Bước 4: Đưa ra các biện pháp khắc phục
Cuối cùng, đối với mỗi nguyên nhân, không ngừng đặt câu hỏi "Tại sao điều này xảy ra?" và ghi lại tất cả thông tin thu thập được vào cả nhánh chính, nhánh phụ. Từ đó, xác định các biện pháp khắc phục dựa trên thông tin đã điền trên sơ đồ, tập trung vào giải quyết nguyên nhân cụ thể và đảm bảo giải pháp hiệu quả và triệt để.
Trên đây là toàn bộ thông tin về biểu đồ nhân quả, một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và mối quan hệ của bốn 4 yếu tố. Hy vọng rằng, thông qua quy trình xây dựng biểu đồ nhân quả, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân chính của vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả, cải thiện quy trình làm việc.
>>>> XEM THÊM: