6 cách tính bảng lương đơn giản và chính xác nhất 2025

Bạn đang đau đầu vì không biết cách tính bảng lương cho nhân viên một cách nhanh chóng, minh bạch và tuân thủ pháp luật? Một bảng lương được xây dựng đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn tạo sự tin tưởng cho đội ngũ nhân viên. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn từng bước lập bảng lương với 6 phương pháp phổ biến, từ tính lương theo thời gian đến sử dụng phần mềm hiện đại. Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay nhân viên kế toán, bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết, ví dụ thực tế và mẹo hữu ích để tối ưu hóa quy trình lập bảng lương. Hãy cùng khám phá nhé!

1. Bảng lương là gì?

1.1 Định nghĩa bảng lương

Bảng lương là một tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp, dùng để ghi nhận và quản lý tiền lương của nhân viên dựa trên công việc họ thực hiện trong một kỳ nhất định (thường là tháng). Đây không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp tính toán chi phí nhân sự mà còn đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương, tránh tranh chấp lao động. Theo quy định pháp luật Việt Nam, bảng lương phải tuân thủ các yêu cầu như mức lương tối thiểu vùng và các khoản khấu trừ bắt buộc (bảo hiểm, thuế). Một bảng lương rõ ràng không chỉ phản ánh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn giúp nhân viên hiểu rõ thu nhập của mình, từ đó tăng động lực làm việc. Hiểu được khái niệm này là bước đầu tiên để bạn xây dựng một hệ thống lương thưởng hiệu quả.

1.2 Các yếu tố cần thiết để lập bảng lương

Để lập bảng lương chính xác, bạn cần các yếu tố sau:

• Hợp đồng lao động: Đây là căn cứ pháp lý xác định mức lương cơ bản, phụ cấp và các điều khoản liên quan đến lương thưởng.
• Bảng chấm công: Ghi nhận số giờ hoặc ngày làm việc thực tế của nhân viên, là cơ sở để tính lương theo thời gian.
• Quy định pháp luật: Doanh nghiệp phải tuân thủ mức lương tối thiểu vùng (theo Nghị định 157/2018/NĐ-CP) và các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Việc nắm rõ các yếu tố này giúp bảng lương không chỉ hợp pháp mà còn phản ánh đúng công sức của nhân viên.

>>> THAM KHẢO:

• Các mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 2025
• 5 Mẫu xác nhận lương file Word chi tiết nhất

2. Các phương pháp tính bảng lương

2.1 Cách tính bảng lương theo thời gian

Phương pháp này phổ biến trong các công việc văn phòng hoặc lao động có giờ làm cố định. Công thức cơ bản là: Số giờ/ngày làm việc × mức lương cơ bản. Ví dụ, một nhân viên làm việc 8 giờ/ngày, 26 ngày/tháng với mức lương 50,000 VND/giờ sẽ nhận được: 8 × 26 × 50,000 = 10,400,000 VND. Phương pháp này đơn giản, dễ áp dụng nhưng đòi hỏi bảng chấm công chính xác để tránh sai sót.

2.2 Tính lương theo sản phẩm

Phù hợp với ngành sản xuất, lương theo sản phẩm được tính bằng: Số lượng sản phẩm × đơn giá sản phẩm. Chẳng hạn, một công nhân hoàn thành 100 sản phẩm với đơn giá 20,000 VND/sản phẩm sẽ nhận: 100 × 20,000 = 2,000,000 VND. Phương pháp này khuyến khích năng suất nhưng cần đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu.

2.3 Tính lương theo doanh thu

Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, công thức là: % doanh thu đạt được × mức hoa hồng. Ví dụ, nhân viên đạt doanh thu 100 triệu VND với hoa hồng 5% sẽ nhận: 100,000,000 × 5% = 5,000,000 VND. Đây là cách hiệu quả để thúc đẩy hiệu suất bán hàng.

2.4 Tính lương khoán

Phương pháp này dựa trên giá trị hợp đồng hoặc dự án: Giá trị hợp đồng × tỷ lệ khoán. Ví dụ, một dự án trị giá 50 triệu VND với tỷ lệ khoán 20%, nhân viên nhận: 50,000,000 × 20% = 10,000,000 VND. Cách này phù hợp với công việc tự do hoặc dự án ngắn hạn.

3. Công thức tính toán lương chi tiết

3.1 Tổng thu nhập

Tổng thu nhập là khoản tiền nhân viên nhận trước khi khấu trừ, bao gồm:

• Lương cơ bản: Được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Phụ cấp: Các khoản như ăn trưa, đi lại, nhà ở (nếu có).
  Ví dụ, lương cơ bản 8 triệu VND + phụ cấp 1 triệu VND = tổng thu nhập 9 triệu VND.

3.2 Các khoản khấu trừ

Theo quy định pháp luật Việt Nam, các khoản khấu trừ bắt buộc gồm:

• Thuế TNCN: Tính theo biểu thuế lũy tiến (Luật Thuế TNCN 2007).
• BHXH: 8% lương cơ bản (Nghị định 115/2015/NĐ-CP).
• BHYT: 1.5% lương cơ bản.
• BHTN: 1% lương cơ bản.
  Tổng khấu trừ thường chiếm khoảng 10.5% lương cơ bản.

3.3 Lương thực nhận

Công thức: Tổng thu nhập – tổng khấu trừ. Ví dụ, tổng thu nhập 10 triệu VND, khấu trừ 1.5 triệu VND (10.5% + thuế), lương thực nhận là: 10,000,000 – 1,500,000 = 8,500,000 VND.

4. Hướng dẫn làm bảng lương trên Excel

4.1 Các cột cần thiết trong bảng lương

Một bảng lương Excel cơ bản nên có:

• Thông tin nhân viên: Họ tên, mã số, phòng ban.
• Ngày công: Số ngày làm việc thực tế.
• Phụ cấp: Ghi rõ từng loại (ăn trưa, xăng xe).
• Khấu trừ: Thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN.
• Lương thực nhận: Tổng tiền cuối cùng.

4.2 Sử dụng công thức Excel

Excel giúp tự động hóa tính toán:

• IF: Tính thưởng nếu ngày công > 20, ví dụ: =IF(B2>20, C2*0.1, 0).
• VLOOKUP: Tra cứu lương cơ bản theo mã nhân viên.
• SUMIF: Tính tổng phụ cấp: =SUMIF(D2:D10, "Ăn trưa", E2:E10).
  Ví dụ bảng lương: Cột A (Tên), Cột B (Ngày công), Cột C (Lương cơ bản), Cột D (Lương thực nhận) = B2*C2*50000

5. Ví dụ minh hoạ cách tính bảng lương

5.1 Nhân viên hưởng lương cố định hàng tháng

• Lương cơ bản: 10 triệu VND.
• Phụ cấp: 1 triệu VND (ăn trưa).
• Khấu trừ: 1.5 triệu VND (BHXH 8%, BHYT 1.5%, BHTN 1% + thuế).
• Lương thực nhận: 10,000,000 + 1,000,000 – 1,500,000 = 9,500,000 VND.

5.2 Nhân viên làm việc theo giờ hoặc sản phẩm

• Theo giờ: 160 giờ × 50,000 VND/giờ = 8 triệu VND.
• Khấu trừ: 1 triệu VND (10.5% + thuế).
• Lương thực nhận: 8,000,000 – 1,000,000 = 7,000,000 VND.

Cách tính bảng lương không còn là nỗi lo khi bạn nắm rõ 6 phương pháp tính lương và cách áp dụng công cụ như Excel hay phần mềm chuyên dụng. Từ việc hiểu định nghĩa, xác định các yếu tố cần thiết đến ứng dụng thực tế, bài viết này đã cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để quản lý lương hiệu quả. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để tối ưu hóa chi phí và tăng sự hài lòng cho nhân viên.