Dự báo nhu cầu là gì? Các phương pháp dự báo nhu cầu phổ biến
Trong ngành công nghiệp sản xuất, mọi hoạt động đều được thực hiện dựa trên các dự báo nhu cầu. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn chú trọng và xem công việc này như một yếu tố quan trọng để đưa ra các quy trình sản xuất hiệu quả. Vậy dự báo nhu cầu là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam khám phá ngay tại bài viết dưới đây!
>>>> XEM NGAY: 1C:ERP - Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện
1. Tổng quan về dự báo nhu cầu
Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, dự báo nhu cầu đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp định hình chiến lược và đưa ra các quyết định phù hợp. Để hiểu rõ hơn về phương pháp này, hãy cùng 1C Việt Nam sơ lược về khái niệm, vai trò và ưu điểm ngay sau đây:
1.1 Dự báo nhu cầu là gì?
Dự báo nhu cầu là quá trình phân tích dữ liệu nhằm tìm hiểu và dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai về một sản phẩm/ dịch vụ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định chính xác về hoạt động của chuỗi cung ứng, tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền, chi tiêu vốn và hoạch định năng lực doanh nghiệp. Mặc dù độ chính xác của dự báo nhu cầu sẽ không hoàn toàn đạt 100%, tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh dựa vào kết quả dự báo.
1.2 Tầm quan trọng của dự báo nhu cầu
Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu để giữ vị thế trên thương trường, kịp thời thích ứng với sự biến động liên tục của thị trường, đồng thời đem đến những sản phẩm chất lượng và dịch vụ vượt trội đến khách hàng tiềm năng. Dự báo nhu cầu là một phần của hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), có nhiệm vụ dự toán số lượng nguyên vật liệu sản xuất, đồng thời dự tính thói quen mua sắm của khách hàng để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho cũng như đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, phương pháp này cũng cho phép đội ngũ sản xuất kết hợp các tình huống giả định trong kế hoạch và đưa ra các chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo mục tiêu sản xuất. Các chiến lược đó được phát triển dựa trên các số liệu dự toán, vậy nên dự báo nhu cầu ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất của việc lập kế hoạch sản xuất và quản lý quy trình cũng như hệ thống trong doanh nghiệp như: Bán hàng, tài chính, sản xuất, cung ứng và phân phối.
Hơn hết, dự báo nhu cầu còn là công cụ để các nhà sản xuất hoạch định chính xác tỷ lệ cung ứng hàng hóa tối ưu nhất là bao nhiêu, từ đó vạch ra kế hoạch mua vật liệu phù hợp để giữ mức sản xuất đạt ngưỡng vừa đủ, tối ưu chi phí. Dự bán nhu cầu cũng góp phần đẩy mạnh sự hợp tác giữa các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như bộ phận Bán hàng và Sản xuất. Bộ phận sản xuất luôn cần thông tin dự báo nhu cầu từ bộ phận Bán hàng và Marketing nhằm sản xuất sản phẩm vừa đủ để đáp ứng nhu cầu thị trường, cân bằng lại nguồn cung cầu của sản phẩm đó.
1.3 Ưu điểm của dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu sở hữu nhiều lợi ích vượt trội, ảnh hưởng lớn đến quyết định kinh doanh của doanh nghiệp như: Dự trù ngân sách, thực hiện kế hoạch nhu cầu và kế hoạch sản xuất, tiết kiệm chi phí lưu kho, hạn chế khan hiếm hàng hóa cũng như xây dựng chiến lược giá thành. Dưới đây là nội dung chi tiết của từng ưu điểm:
- Chuẩn bị ngân sách phù hợp
Doanh nghiệp dựa vào dự báo nhu cầu để ước tính tổng doanh số bán ra sản phẩm và doanh thu trong một khoảng thời gian ở tương lai. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định tài chính phù hợp cho các hoạt động Marketing - Bán hàng, chi phí vận chuyển hoặc phí lưu trữ hàng tồn kho.
- Thực hiện kế hoạch nhu cầu và kế hoạch sản xuất
Dự báo nhu cầu cho phép doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đáp ứng đúng với nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ biết rõ khách hàng đang cần gì để dễ xác định số lượng, loại hình sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí.
- Tiết kiệm chi phí lưu kho
Dự báo nhu cầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ hàng tồn kho và hạn chế tình trạng đọng vốn nhờ khả năng quản lý tốt hàng tồn kho.
- Hạn chế khan hiếm hàng hóa
Dự báo nhu cầu sản phẩm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng, cũng như có kế hoạch sẵn sàng bổ sung hàng hóa nhờ dự báo về lượng hàng tồn theo thời gian.
- Xây dựng chiến lược giá
Phương pháp dự báo nhu cầu không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện kế hoạch sản xuất mà còn hỗ trợ xác định mức giá phù hợp của sản phẩm. Thông qua những báo cáo về thị trường và các cơ hội phát triển, doanh nghiệp có thể xây dựng giá cả cạnh tranh và áp dụng các chiến lược tiếp thị thương mại điện tử phù hợp, thu về lợi nhuận.
>>>> ĐỌC THÊM: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch marketing hiệu quả từ A-Z
2. Các loại dự báo nhu cầu phổ biến
Dự báo nhu cầu được chia thành 5 loại chính: Dự báo nhu cầu ngắn hạn, dự báo nhu cầu dài hạn, dự báo nhu cầu chủ động, dự báo nhu cầu bị động và dự báo nhu cầu vĩ mô/vi mô. Mỗi loại hình đều có những đặc điểm và cách thức áp dụng riêng biệt. Cụ thể như sau:
2.1 Dự báo nhu cầu ngắn hạn
Đây là phương pháp phân tích dữ liệu trong một khoảng thời gian ngắn, từ 3 đến 12 tháng. Các dự báo này thường có độ chính xác cao và cực kỳ phù hợp cho việc quản lý chuỗi cung ứng hỗ trợ cho mô hình sản xuất tức thời, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với những thay đổi về nhu cầu và xu hướng tiêu dùng của khách hàng.
2.2 Dự báo nhu cầu dài hạn
Dự báo nhu cầu dài hạn được thực hiện trong khoảng thời gian từ một năm trở lên. Qua đó, loại dự báo này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được quỹ đạo tăng trưởng và hỗ trợ lập kế hoạch cho các chiến dịch quảng bá như: Tiếp thị, đầu tư vốn và vận hành chuỗi cung ứng. Hơn hết, đây là còn là tiền đề để doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện cần thiết để phát triển bền vững trong tương lai.
2.3 Dự báo nhu cầu chủ động
Phương pháp này thường được các doanh nghiệp vừa thành lập và các công ty đang phát triển áp dụng. Dự báo nhu cầu chủ động sẽ tính đến các kế hoạch tăng trưởng như: Tiếp thị hoặc phát triển sản phẩm, môi trường cạnh tranh, triển vọng kinh tế, dự báo tăng trưởng của thị trường…
2.4 Dự báo nhu cầu thụ động
Dự báo nhu cầu thụ động là việc sử dụng các dữ liệu bán hàng trong quá khứ để thực hiện dự toán dữ liệu bán hàng trong tương lai. Quá trình này thường được thực hiện một cách dễ dàng, tuy nhiên lại chỉ thật sự hữu ích đối với các doanh nghiệp có nhiều dữ liệu và nhắm đến doanh số bán hàng ổn định thay vì doanh số bán hàng có mức tăng trưởng nhanh chóng.
2.5 Dự báo nhu cầu vĩ mô & vi mô
Dự báo nhu cầu vĩ mô chú trọng đến các yếu tố ngoại sinh gây ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như: Điều kiện kinh tế, tính cạnh tranh và xu hướng tiêu dùng. Qua đó, doanh nghiệp sẽ nắm bắt cơ hội để mở rộng sản xuất và phát triển dịch vụ, cũng như dự đoán được những thách thức tài chính sắp phải đối mặt…
Khi doanh nghiệp quan tâm đến sự ổn định thay vì tăng trưởng, việc quan tâm đến các yếu tố thị trường bên ngoài vẫn có thể giúp doanh nghiệp xác định được các vấn đề ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Dự báo nhu cầu vi mô vẫn xem xét đến các yếu tố bên ngoài, tuy nhiên chỉ gói gọn trong một ngành hoặc phân khúc khách hàng cụ thể.
>>>> XEM THÊM: Doanh số là gì? Doanh số và doanh thu khác nhau như thế nào?
3. Các dữ liệu cần có để thực hiện dự báo nhu cầu
Dưới đây là một số dữ liệu đầu vào quan trọng để doanh nghiệp thực hiện dự báo nhu cầu sản xuất chính xác:
- Lịch sử mua hàng trước đây: Dữ liệu từ 2-5 năm trước thường sẽ được sử dụng để thực hiện phân tích hoạt động bán hàng.
- Dự báo của nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần hiểu rõ các xu hướng từ nhà cung cấp để kịp thời thích ứng với mọi hoàn cảnh.
- Biến động theo mùa: Số lượng hàng hóa bán ra sẽ có sự chênh lệch vào một vài thời điểm nhất định trong năm, vậy nên nhà sản xuất cần dựa vào những thông tin này để đưa ra kế hoạch sản xuất thích hợp. Đặc biệt là những yếu tố khác như vòng đời vật liệu thô cũng nên được bao gồm khi phân tích.
- Các giới hạn hoặc quy tắc của doanh nghiệp: Tái kiểm tra và xác định lại những hạn chế của chu trình sản xuất về giới hạn sức chứa của kho bãi để cân nhắc về số lượng sản xuất sản phẩm.
Nhìn chung, mức độ chính xác của dự báo nhu cầu sẽ phụ thuộc vào những dữ liệu nêu trên. Trên thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, tuy nhiên giữa số liệu dự báo và số liệu thực luôn tồn tại một khoảng cách nhất định. Khoảng cách càng cao thì độ chính xác của dự báo nhu cầu càng thấp và ngược lại.
4. Quy trình dự báo nhu cầu
Doanh nghiệp sẽ có nhiều quy trình thực hiện dự báo nhu cầu phù hợp với từng đặc điểm kinh doanh của mình. Trong phần này, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu đến quý doanh nghiệp quy trình dự báo phổ biến với 5 bước sau đây:
4.1 Đưa ra mục tiêu dự báo
Trước khi phân tích dữ liệu, doanh nghiệp cần xác định mục đích và mục tiêu rõ ràng muốn đạt được. Mục tiêu của dự báo có thể là dự đoán về sản phẩm khách hàng sẽ mua trong thời gian tới, mua bao nhiêu và mua trong thời điểm nào.
4.2 Thu thập dữ liệu
Sau khi doanh nghiệp đã xác định được mục tiêu, hãy chọn một hoặc nhiều phương pháp dự báo và tiến hành thu thập dữ liệu. Doanh nghiệp càng thu thập được nhiều dữ liệu, dự báo nhu cầu sẽ càng chính xác.
Để đảm bảo nhu cầu sản phẩm được dự đoán hiệu quả và đáng tin cậy, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu cả bên trong lẫn bên ngoài, chẳng hạn như: Tích hợp toàn bộ dữ liệu từ các kênh bán hàng của doanh nghiệp để tạo ra một cái nhìn tổng quan về nhu cầu sản phẩm thực tế và thông tin chi tiết về các dự báo bán hàng.
4.3 Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu sẽ bao gồm quá trình tìm kiếm các tiêu chí và xu hướng để giúp doanh nghiệp đưa ra dự báo nhu cầu. Các tiêu chí lặp lại trong một số khoảng thời gian thường là các dự báo tốt về kết quả trong tương lai, doanh nghiệp có thể kiểm tra dữ liệu lịch sử bán hàng và tìm kiếm các xu hướng tiêu dùng dựa trên các tiêu chí sau đây:
- Mỗi mùa trong năm
- Ngày lễ
- Vị trí địa lý
- Thông tin nhân khẩu của khách hàng
- Dòng sản phẩm
Riêng với các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ lẻ, việc thực hiện phân tích dữ liệu có thể tiến hành theo hình thức thủ công. Tuy nhiên, cách hiệu quả nhất chính là thông qua công cụ AI để truy xuất thông tin từ dữ liệu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
4.4 Xây dựng mô hình dự báo
Trong bước này, doanh nghiệp sẽ dựa trên phân tích dữ liệu và xây dựng các phương pháp dự báo như: Phương pháp thống kê, khảo sát thị trường, phương pháp Delphi, phương pháp tổ hợp từ lực lượng bán hàng… để lựa chọn mô hình dự báo nhu cầu phù hợp cho doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo mô hình luôn đạt hiệu quả.
4.5 Đánh giá và điều chỉnh dự báo
Đây là bước quan trọng trong quy trình thực hiện dự báo nhu cầu. Doanh nghiệp cần điều chỉnh tình hình dự báo dựa trên các phản hồi và đánh giá thực tế. Điều này giúp đảm bảo dự báo được cập nhật và phản ánh chính xác tình hình hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: 6 bước xây dựng quy trình bán hàng cá nhân hiệu quả, chi tiết
5. Các phương pháp dự báo nhu cầu
Có nhiều phương pháp để doanh nghiệp dự đoán nhu cầu. Trong phần này, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu những phương pháp dự báo nhu cầu thường gặp, mỗi phương pháp đều có những đặc điểm riêng biệt:
- Phương pháp thống kê (Statistical Method): Sử dụng các kỹ thuật và công cụ để phân tích dữ liệu đã có, từ đó nhận diện các xu hướng. Phương pháp này thường áp dụng khi có sẵn dữ liệu lịch sử để khai thác.
- Phương pháp nghiên cứu thị trường (Market Research/Surveying): Tập trung vào việc thu thập thông tin từ khách hàng và các nguồn khác nhằm đánh giá nhu cầu hiện tại cũng như dự đoán xu hướng trong tương lai. Các hoạt động như khảo sát, phỏng vấn và phân tích thị trường được thực hiện để thu thập dữ liệu, nhất là trong những tình huống thiếu hụt thông tin lịch sử.
- Phương pháp Tổng hợp từ Đội ngũ Bán hàng (Sales Force Composite): Đưa ra những dự báo nhu cầu dựa vào ý kiến và đánh giá của đội ngũ bán hàng. Khi đội ngũ bán hàng có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thị trường cũng như nhu cầu của khách hàng, phương pháp này có thể mang lại những dự đoán chính xác và phù hợp.
- Phương pháp Delphi: Phương pháp này sử dụng ý kiến của một nhóm chuyên gia để đưa ra dự báo nhu cầu. Quy trình này tập hợp và phân tích các quan điểm của các chuyên gia, thường được áp dụng trong các tình huống phức tạp hoặc khi thiếu dữ liệu lịch sử. Phương pháp Delphi giúp tạo ra những dự đoán đáng tin cậy trong bối cảnh không chắc chắn.
- Phương pháp Kinh tế lượng (Econometric Method): Là sự kết hợp giữa nguyên lý kinh tế với các mô hình toán học để dự đoán nhu cầu. Phương pháp này rất hữu ích trong các lĩnh vực chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố kinh tế, cho phép dự báo dựa trên các mô hình kinh tế cụ thể và dữ liệu định lượng.
6. Cách để tăng độ chính xác của dự báo nhu cầu
Cải thiện sự cộng tác chính là chìa khóa giúp dự báo nhu cầu được chính xác và liền mạch. Bằng cách đó, các bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được cung cấp các dữ liệu một cách nhanh chóng và dự đoán nhu cầu sản xuất thông qua các buổi thảo luận, sửa đổi.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn Excel để xử lý dữ liệu, phục vụ cho quá trình dự báo nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, công cụ này lại không được thiết kế để dành riêng cho việc thu thập và xử lý số lượng lớn dữ liệu hoặc chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban và nhân viên. Điều này bắt buộc người dùng phải thỏa thuận hoặc đề ra giả định trong quá trình làm việc, gây cản trở tiến độ.
Vì vậy, để cải thiện sự cộng tác và tối ưu thời gian, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống 1C:ERP với khả năng quản lý sản xuất, kết nối các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp, giúp gia tăng tính chính xác trong dự báo nhu cầu. Dưới đây là một số điểm mạnh cụ thể của phần mềm 1C:ERP:
- Tăng cường sự cộng tác: Cung cấp thông tin lịch sử mua hàng, cộng tác giữa doanh nghiệp và các nhân tố bên ngoài nhằm đem đến cái nhìn toàn cảnh về thị trường.
- Tối ưu quy trình dự báo của doanh nghiệp: Hỗ trợ doanh nghiệp loại bỏ các công việc trùng lặp hoặc những thao tác thủ công, giúp tối ưu quy trình dự báo.
- Hệ thống báo cáo theo thời gian thực: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập báo cáo quản trị theo nhu cầu ở bất cứ đâu, sẵn sàng cho việc hợp tác và thay đổi phương án báo cáo mà không cần hiểu về lập trình.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Kiểm tra nhanh chóng mức độ hàng tồn, nhanh chóng kiểm tra chính sách vận chuyển và ghi nhận thông tin để giúp doanh nghiệp tối ưu dịch vụ, phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Cam kết bảo mật: Khả năng mã hóa dữ liệu và phân quyền chặt chẽ, 1C:ERP sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi phân lớp và phân luồng thông tin. Đồng thời, hệ thống cũng ghi nhận các phiên bản sửa đổi để đảm bảo tính minh bạch về thông tin và lịch sử thao tác của người dùng.
- Cải thiện hiệu quả đầu tư: Giải pháp 1C:ERP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và kiểm soát mục tiêu hoạt động (KPI), đồng thời ước tính hiệu suất làm việc của phòng ban/nhân viên để đạt được mục tiêu tài chính và dự báo chính xác nhu cầu.
Nhìn chung, tất cả các doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống dự báo nhu cầu để kịp thời ứng phó với những biến động của thị trường, cũng như đem đến những sản phẩm chất lượng cho khách hàng. Trong bài viết trên đây, 1C Việt Nam đã cùng quý doanh nghiệp tìm hiểu về tầm quan trọng của dự báo nhu cầu, phân loại dự báo, quy trình và cách tăng độ chính xác của dự báo nhu cầu trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Để được tư vấn kỹ hơn về giải pháp 1C:ERP này, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam qua số hotline (+84)247 108 8887.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: