Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Nguyên tắc xây dựng

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trở thành một phần quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt trong thời đại số hóa ngày nay. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về hệ thống quản lý tài liệu điện tử cũng như nguyên tắc và quy trình quản lý hệ thống trên nhé. 

1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là hệ thống cho phép quản lý các tài liệu, văn bản và hồ sơ điện tử trong quá trình vận hành của tổ chức. Hệ thống này đóng vai trò quan trọng không chỉ trong quy trình lưu trữ mà còn trong hầu hết hoạt động phòng ban khác của doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, việc doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài liệu vững chắc sẽ làm nền tảng cho sự phát triển ổn định và thông suốt.

2. Nguyên tắc chung trong xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Để có thể xây dựng được hệ thống quản lý tài liệu điện tử tốt, doanh nghiệp cần nắm được các nguyên tắc chung được quy định trong Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ:

• Đảm bảo việc quản lý văn bản, tài liệu và hồ sơ điện tử của đơn vị, cơ quan, tổ chức theo đúng quy định.
• Đảm bảo vấn đề bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin theo quy định pháp luật hiện hành.
• Có thể phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
• Đảm bảo các yếu tố về độ tin cậy, tính xác thực và tính chính xác của dữ liệu lưu hành bên trong hệ thống. 
• Đảm bảo toàn diện và đầy đủ các vấn đề về kỹ thuật, quy trình quản lý văn bản, dữ liệu và hồ sơ điện tử.
• Có thể tích hợp cùng các hệ thống quản lý khác.
• Thuận tiện trong quá trình sử dụng, dễ dàng thao tác cho người dùng.
• Đảm bảo về tính toàn vẹn và chính xác của thông tin khi truy cập vào hệ thống.
• Lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
• Có tính năng cho phép ký số và kiểm tra chữ ký số.
• Cam kết tuân thủ theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
• Có khả năng bổ sung, nâng cấp các tính năng đáp ứng quy định của hệ thống.

3. Các yêu cầu về chức năng của hệ thống tài liệu điện tử

Bên cạnh các nguyên tắc chung, việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải tuân theo các yêu cầu về chức năng dưới đây: 

3.1 Đối với việc theo dõi văn bản, quy trình soạn thảo

• Cho phép tạo mã định danh của văn bản đi, tạo mã và số thứ tự cho tài liệu lưu trữ, đính kèm các tệp tin.
• Hiển thị mức độ khẩn cấp của tài liệu.
• Tự động cấp thời gian cho tài liệu sau khi cập nhật số thứ tự và ký số.
• Cho phép người nhận tự động thông báo đã nhận cho người gửi.
• Cho phép tự động chuyển đi mẫu văn bản thông báo cho bộ phận văn thư khi phát hiện mã định danh trùng nhau.
• Tính năng cho phép theo dõi tiến trình làm việc, thống kê, đôn đốc công việc và xử lý các văn bản đến.
• Tính năng thông báo khi có văn bản mới.
• Cho phép tổ chức, cơ quan nắm được tình trạng của văn bản, dữ liệu.

3.2 Đối với việc kết nối, liên thông tài liệu, văn bản

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải đảm bảo có khả năng kết nối với hệ thống lưu trữ và tích hợp các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống này có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh.

3.3 Đối với việc bảo quản, lưu trữ

Yêu cầu thứ ba trong việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là phải đảm bảo tất cả thông tin được lưu trữ trong quá trình xử lý công việc và đáp ứng các yếu tố sau:

• Liên kết các tài liệu, văn bản có cùng mã hồ sơ.
• Cho phép thông báo tự động khi văn bản đến hạn nộp vào lưu trữ. 
• Đảm bảo chuyển giao và thực hiện các văn bản hồ sơ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử của công ty.
• Đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và tin cậy. 
• Đảm bảo hồ sơ và dữ liệu có thể truy cập.
• Cho phép di chuyển dữ liệu, hồ sơ, tài liệu, thay đổi định dạng khi cần thiết.
• Đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố và cho phép sao lưu đột xuất hoặc sao lưu định kỳ dữ liệu. 

3.4 Đối với việc xử lý các tài liệu hết giá trị

Để hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể hoạt động hiệu quả, tổ chức cần xử lý các tài liệu hết giá trị đúng cách theo một số nguyên tắc dưới đây:

• Hệ thống thông báo tự động trước 30 ngày hồ sơ hết hạn.
• Đánh giá lại giá trị của dữ liệu và thông báo thời hạn bảo quản để xác định tiến hành hủy tài liệu hay tiếp tục gia hạn bảo quản.
• Các tài liệu hết giá trị phải được quản lý chặt chẽ: Yêu cầu có lý do hủy tài liệu, thông báo những dữ liệu dự kiến hủy hoặc đang gắn với các hồ sơ vẫn còn thời hạn bảo quản.

3.5 Đối với quy trình thống kê, tra cứu, sử dụng tài liệu trong hệ thống

• Thống kê số lượt truy cập và số lượng các tài liệu đang lưu hành.
• Kiểm soát số lượng quyền truy cập và cấp quyền truy cập vào hệ thống.
• Hỗ trợ tra cứu tài liệu theo trường dữ liệu đầu vào.
• Cho phép hiển thị trường thông tin của văn bản, tài liệu.
• Có thể lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
• Kết quả tìm kiếm hiển thị theo thứ tự trên hệ thống và được xuất bản dưới các định dạng tệp văn bản phổ biến.
• Cho phép in và tải tài liệu.
• Cho phép ghi chú, đánh dấu vào các văn bản, tài liệu.
• Cho phép lưu lại lịch sử truy cập, sử dụng các tài liệu lưu trữ.
• Tính năng tra cứu và thống kê tài liệu.

>>>> THAM KHẢO: Số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi triển khai số hóa

4. Các bước trong quy trình quản lý hệ thống tài liệu điện tử chuẩn hiện nay

4.1 Bước 1: Xác định tiêu chuẩn tài liệu điện tử

Bước đầu tiên trong quy trình là xác định tiêu chuẩn của tài liệu điện tử. Các tài liệu đầu vào cần đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định dưới đây để đảm bảo hệ thống có thể hoạt động trơn tru:

• Tài liệu được xây dựng từ quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp: Thiết lập các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật để đảm bảo tài liệu nhất quán, xác thực, toàn vẹn để có thể truy xuất ngay sau khi tạo. Doanh nghiệp cần tạo, chọn lọc và bảo quản tài liệu theo quy định của nghiệp vụ lưu trữ.
• Tài liệu cần đáp ứng tiêu chuẩn đầu vào trước khi số hóa, không được phép hủy các tài liệu có giá trị vĩnh viễn sau khi số hóa.

4.2 Bước 2: Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử

Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm các công việc như sau:

• Thu thập cả 2 loại tài liệu điện tử và giấy trong trường hợp trùng nội dung.
• Thu thập tài liệu từ các nguồn đa dạng như tài liệu kinh doanh, thư từ, các loại báo cáo, hợp đồng, bảng tin nội bộ doanh nghiệp,... 

4.3 Bước 3: Phân loại tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu sau khi được thu thập cần được phân loại theo các trường nội dung khác nhau. Khi phân chia, doanh nghiệp cần đảm bảo các tài liệu trong một nhóm có sự liên hệ mật thiết. Đây là bước quan trọng giúp quá trình tìm kiếm sau này trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

4.4 Bước 4: Lưu trữ các tài liệu điện tử lên hệ thống

Để lưu trữ tài liệu trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng khác nhau như server ảo đám mây, server vật lý hoặc phần mềm lưu trữ tài liệu của những nhà cung cấp uy tín trên thị trường. 

4.5 Bước 5: Bảo mật cho tài liệu điện tử

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi lưu trữ tài liệu điện tử đó là tính bảo mật. Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp an toàn cho tài liệu sau khi được tải lên hệ thống. Một số phương pháp thường được sử dụng như bảo mật 2 lớp đăng nhập, dùng mật khẩu thực hiện phân quyền tài liệu. 

4.6 Bước 6: Quản lý cập nhật phiên bản tài liệu

Các tài liệu cần được cập nhật và bổ sung sao cho luôn đảm bảo phiên bản mới nhất. Doanh nghiệp cần lưu ý phân quyền cụ thể cho người có thể thực hiện các thay đổi trong nội dung của tài liệu.  

4.7 Bước 7: Truy xuất và sử dụng tài liệu số

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của tài liệu số hóa đó là có thể truy xuất và sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn so với tài liệu truyền thống. Người dùng có thể tra cứu theo trường thông tin, thời gian lưu trữ, loại hồ sơ,...

4.8 Bước 8: Thực hiện sao lưu, khôi phục tài liệu điện tử

Việc sao lưu và khôi phục các tài liệu điện tử là điều vô cùng quan trọng. Đây là một trong những bước không thể bỏ qua trong quy trình bảo mật nhằm đảm bảo tính an toàn cho tài liệu số. 

4.9 Bước 9: Xử lý các tài liệu điện tử khi hết giá trị

Đối với các tài liệu không còn giá trị sử dụng cần phải được loại bỏ để tránh tình trạng hệ thống quá tải hoặc lãng phí tài nguyên lưu trữ không cần thiết. Việc hủy bỏ tài liệu cần được thực hiện trên toàn bộ hệ thống và đảm bảo rằng tài liệu không thể khôi phục sau khi hủy. 

5. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management cung cấp hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiệu quả

Hiện nay, nhu cầu ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử ngày càng cao do những lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp. Thấu hiểu được điều đó, 1C Việt Nam đã phát triển và cung cấp Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management toàn diện, ứng dụng nền tảng low-code nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa vận hành và đạt mục tiêu tạo ra đột phá nhờ công nghệ. 

Phần mềm 1C:Document Management giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả mà vẫn tối ưu hóa chi phí bằng cách cắt giảm chi phí lưu kho, phòng chứa tài liệu hay nhân lực cho việc quản lý văn bản thủ công. Giải pháp sở hữu đầy đủ tính năng cần thiết phục vụ trực tiếp cho nhu cầu quản lý văn bản điện tử hiện nay bao gồm:

• Quản lý văn bản đi đến: Phần mềm quản lý tất cả các loại văn bản đi và đến, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
• Quản lý văn bản nội bộ: Cho phép quản lý tất cả văn bản được ban hành trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Người dùng có thể tạo và chỉnh sửa văn bản, ban lãnh đạo dễ dàng phê duyệt văn bản ngay trên thiết bị di động mọi lúc mọi nơi, giúp thuận tiện trong xử lý công việc. 
• Quản lý hợp đồng: 1C:Document Management giúp lưu trữ, quản lý hợp đồng theo từng dự án, lĩnh vực một cách khoa học. Người dùng có thể dễ dàng liên kết hợp đồng với các văn bản khác và luân chuyển hợp đồng đến từng phòng ban, trưởng phòng,... Ngoài ra ứng dụng còn cung cấptích hợp tính năng tự động sinh số hiệu hợp đồng, tính năng chọn và giữ số.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một phần không thể thiếu trong quá trình xây dựng và vận hành của doanh nghiệp. Mong rằng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã nắm được các nguyên tắc và quy trình quản lý hệ thống tài liệu điện tử. Ngoài ra, để quản lý các tài liệu điện tử một cách đơn giản, tinh gọn, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management. Với các tính năng mạnh mẽ, phần mềm hỗ trợ tự động hóa công tác quản lý tài liệu, văn bản hiệu quả trên một hệ thống duy nhất. Liên hệ tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn triển khai phần mềm hiệu quả cho doanh nghiệp.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Cơ hội và  thách thức