Số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi triển khai số hóa

 

Số hóa tài liệu là một bước không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Số hóa cho phép tổ chức khắc phục khó khăn của việc lưu trữ và quản lý các tài liệu giấy truyền thống. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ cũng như những lưu ý quan trọng khi triển khai quá trình số hóa.

1. Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu giấy, hình ảnh hoặc các định dạng không số hóa khác thành dạng điện tử có thể được lưu trữ, xử lý và truyền tải thông qua các thiết bị điện tử và mạng máy tính.

Quá trình này thường bao gồm việc sử dụng các công cụ và phần mềm để quét, chụp ảnh hoặc nhập liệu từ tài liệu giấy. Sau đó, chuyển đổi nội dung này thành các tập tin điện tử như PDF, văn bản, hình ảnh số, video hoặc các định dạng khác tùy thuộc vào loại tài liệu, chuẩn hóa dữ liệu chủ (metadata), kiểm soát pháp lý và bảo quản an toàn trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số.

2. Vai trò của số hóa tài liệu trong doanh nghiệp

Số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp với nhiều lợi ích đáng kể. Dưới đây là vai trò chính của quá trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp:

• Tiết kiệm không gian và tài nguyên: Số hóa tài liệu giúp giảm bớt việc sử dụng giấy và không gian lưu trữ vật lý, giúp tiết kiệm tài nguyên và giảm thiểu tác động đến môi trường.
• Dễ dàng quản lý và truy cập: Các tài liệu điện tử có thể được tổ chức, lưu trữ và quản lý dễ dàng hơn thông qua hệ thống máy tính. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết.
• Dễ dàng chia sẻ và truyền tải: Tài liệu số hóa có thể dễ dàng chia sẻ qua email, mạng xã hội, dịch vụ lưu trữ đám mây và các phương tiện truyền thông khác, giúp tăng cường khả năng truyền tải thông tin.
• Tích hợp và xử lý tự động: Tài liệu số có thể được dễ dàng tích hợp vào các quy trình làm việc tự động và xử lý dữ liệu bằng phần mềm, giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao khả năng xử lý thông tin.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Số hóa tài liệu cho phép truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, làm việc từ xa, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả cho nhân viên.
• Khám phá cơ hội mới: Số hóa tài liệu mở ra cơ hội cho việc đo lường, lưu trữ dữ liệu, cùng với việc phát triển các công nghệ mới, giải quyết những vấn đề mà trước đây không thể xử lý được.

Số hóa tài liệu không chỉ là xu hướng mà còn là chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội, phát triển một cách hiệu quả trong môi trường kỹ thuật số ngày nay. Vậy những tài liệu nào mà doanh nghiệp có thể số hóa được? Cùng tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

3. Những tài liệu lưu trữ nào nên được số hóa trong doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể số hóa nhiều loại các tài liệu như hồ sơ, hợp đồng, thư từ,... Danh sách chi tiết các tài liệu này được trình bày cụ thể dưới đây:

• Thư từ chính thức: Bao gồm các thư từ liên quan đến giao dịch kinh doanh, thư từ văn bản chính phủ, thư từ thông báo quan trọng,... 
• Giấy tờ tài chính: Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, báo cáo thuế, hồ sơ giao dịch tài chính,... nên được số hóa để dễ dàng truy cập, quản lý.
• Bản vẽ công trình/thiết kế: Số hóa bản vẽ công trình hoặc bản thiết kế giúp tiết kiệm không gian, thuận tiện cho việc chia sẻ, cập nhật thông tin.
• Bản đồ nhà máy và bản đồ khảo sát: Số hóa bản đồ nhà máy, bản đồ khảo sát giúp tạo ra phiên bản kỹ thuật số dễ dàng để truy xuất, sử dụng trong các hoạt động thiết kế và quản lý.
• Tài liệu dạy học: Bao gồm sách giáo trình, tài liệu giảng dạy, bài giảng trực tuyến,... giúp bạn tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng, đồng thời cho phép người dùng truy cập từ xa và chia sẻ tài liệu với nhau.
• Hợp đồng thỏa thuận: Số hóa hợp đồng thỏa thuận giúp dễ dàng truy xuất, tìm kiếm thông tin liên quan đến các thỏa thuận kinh doanh hoặc hợp đồng với đối tác.
• Hồ sơ bệnh án: Số hóa hồ sơ bệnh án giúp tăng cường quản lý thông tin bệnh nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin giữa các bác sĩ, cơ sở y tế.
• Hồ sơ nhân sự: Số hóa hồ sơ nhân sự như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, phiếu lương,... giúp tăng cường quản lý nhân sự, tiện lợi trong việc truy xuất thông tin liên quan đến nhân viên.
• Hóa đơn và biên lai: Số hóa hóa đơn, biên lai giúp quản lý tài chính và thuế dễ dàng hơn, đồng thời giảm thiểu sử dụng giấy, tiết kiệm không gian lưu trữ.

>>>> XEM THÊM:  Văn bản điện tử là gì? Quy trình quản lý văn bản điện tử đơn giản

4. Quy trình triển khai số hóa tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

Số hóa tài liệu lưu trữ không đơn thuần là chuyển đổi hồ sơ giấy thành văn bản điện tử. Với các doanh nghiệp đa chi nhánh quy mô vừa và lớn, đặc biệt là tổ chức có cấu trúc vận hành phức tạp, số hóa tài liệu là một chuỗi nghiệp vụ kiểm soát xuyên suốt từ khâu chuẩn bị, xử lý dữ liệu đến lưu trữ và khai thác sau số hóa.

Việc số hóa tài liệu được thiết kế và triển khai theo một quy trình hệ thống: (1) Xác định rõ phạm vi tài liệu, (2) chuẩn hóa dữ liệu chủ (metadata), (3) kiểm soát chất lượng đầu ra và (4) bảo đảm cơ chế lưu trữ số đáp ứng yêu cầu khai thác lâu dài.

Theo định hướng của Thông tư số 05/2025/TT-BNV, việc số hóa tài liệu phải được thực hiện theo trình tự nghiệp vụ thống nhất và có kiểm chứng ở từng giai đoạn. Chỉ khi các bước được vận hành đồng bộ, doanh nghiệp mới có thể bảo đảm hồ sơ số hóa giữ nguyên giá trị sử dụng và giá trị pháp lý. Ngược lại, việc rút gọn hoặc thực hiện thiếu kiểm soát có thể phát sinh rủi ro trong thanh tra, kiểm toán và quản trị dữ liệu về sau.

>>>> XEM THÊM:  Số hóa tài liệu 2026: Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Lưu trữ Chuẩn Thông Tư Số 05/2025/TT-BNV Cho Doanh Nghiệp

5. Một số lưu ý khi triển khai số hóa tài liệu

Bằng việc tuân thủ các lưu ý dưới đây, doanh nghiệp có thể thúc đẩy quá trình số hóa một cách hiệu quả, đạt được lợi ích dài hạn từ việc quản lý, sử dụng dữ liệu số hóa:

Đánh giá chi phí và nguồn lực triển khai

Số hóa tài liệu đòi hỏi đầu tư không chỉ về thiết bị và công nghệ, mà còn về hạ tầng lưu trữ, phần mềm quản lý, hệ thống bảo mật và nhân sự triển khai và vận hành.
Doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể và xem xét chi phí dự kiến, nguồn lực hiện có. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tránh tình trạng thiếu ngân sách giữa chừng, hệ thống không đồng bộ hoặc không đủ nguồn lực để duy trì hoạt động số hóa.

Bảo đảm đội ngũ nhân sự chuyên môn 

Doanh nghiệp cần bảo đảm có nhân sự hoặc bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát và quản lý quá trình số hóa tài liệu. Dù triển khai nội bộ hay thuê đơn vị dịch vụ, tổ chức cần giữ vai trò giám sát phạm vi tài liệu, yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn tài liệu số hóa.

Nhân sự phụ trách cần hiểu rõ quy định pháp lý, cấu trúc hồ sơ lưu trữ và yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu, nhằm bảo đảm tài liệu sau số hóa đầy đủ, chính xác và giữ nguyên giá trị sử dụng. Việc phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận giúp hạn chế sai sót, đồng thời tăng khả năng kiểm soát và truy xuất khi cần thiết.

Thống nhất hệ thống và quy trình thực hiện

Doanh nghiệp cần thiết lập các quy định, tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng nhằm bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ quá trình số hóa.

Các nội dung cần được thống nhất bao gồm: định dạng tệp, cấu trúc dữ liệu chủ (metadata), quy tắc đặt tên tài liệu, cơ chế phân quyền truy cập và lưu trữ. Khi hệ thống được thiết lập đồng bộ ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong việc tích hợp, khai thác và mở rộng về sau.

Bảo mật và an ninh thông tin

Trong quá trình số hóa tài liệu, văn bản có thể chứa nhiều thông tin quan trọng liên quan đến pháp lý, tài chính hoặc nhân sự. Do đó, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để ngăn ngừa truy cập trái phép, rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu.

Các giải pháp có thể bao gồm phân quyền theo vai trò, ghi nhận lịch sử truy cập, sao lưu định kỳ và lưu trữ dự phòng trên các thiết bị độc lập. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và bảo đảm an toàn thông tin trong suốt vòng đời quản lý văn bản số.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp

Đối với doanh nghiệp có hạn chế về chi phí, nhân sự hoặc năng lực công nghệ, việc hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp là giải pháp phù hợp.

Nhà cung cấp giải pháp số hóa tài liệu có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ triển khai quy trình số hóa tài liệu bài bản, tối ưu thời gian và nguồn lực. Đồng thời, nhà cung cấp có thể tư vấn phương án phù hợp với quy mô và đặc thù vận hành của doanh nghiệp, giúp bảo đảm hiệu quả và tính bền vững trong dài hạn.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Nguyên tắc xây dựng

6. Cách thức quản lý các tài liệu sau số hóa

Sau quá trình số hóa tài liệu, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến công tác quản lý các tài liệu số nhằm phục vụ các hoạt động kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là cách thức để quản lý các tài liệu số:

1. Xác định hệ thống lưu trữ: Doanh nghiệp cần lựa chọn một hệ thống lưu trữ tài liệu số thích hợp, chẳng hạn như máy chủ nội bộ, dịch vụ đám mây (như Google Drive, Dropbox) hay phần mềm quản lý tài liệu, tùy theo nhu cầu và quy mô vận hành.

2. Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng: Doanh nghiệp xây dựng một cấu trúc thư mục khoa học logic theo chủ đề, dự án, loại hoặc các tiêu chí khác để phân loại và nhóm các tài liệu.

3. Đặt tên tài liệu logic: Các tài liệu nên được đặt tên theo quy tắc cụ thể với cụm từ ngắn gọn và mô tả đúng nội dung của tài liệu để dễ dàng tìm kiếm sau này. 

4. Sử dụng metadata: Doanh nghiệp gắn thông tin metadata bao gồm ngày tạo, người tạo, từ khóa và loại tài liệu để tăng khả năng tìm kiếm, nhằm hỗ trợ tìm kiếm nhanh và quản lý hiệu quả hơn.

5. Quản lý quyền truy cập: Doanh nghiệp sẽ xác định và phân quyền truy cập đối với từng loại tài liệu theo vai trò, phòng ban, cá nhân, dự án. Điều này đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới được truy cập.

6. Sử dụng công cụ tìm kiếm: Hệ thống quản lý tài liệu thường đi kèm với công cụ tìm kiếm mạnh mẽ nhờ bộ lọc nâng cao, giúp người dùng tra cứu toàn văn, tìm kiếm thông tin tài liệu chính xác, nhanh chóng.

7. Sao lưu và bảo vệ dữ liệu: Doanh nghiệp thực hiện sao lưu định kỳ và đảm bảo  và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp để tránh mất mát, hỏng hóc hoặc rủi ro tấn công mạng.

8. Đào tạo người dùng: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên biết cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu đã được số hóa. Nhân viên hiểu được cách thức tìm kiếm và sử dụng các tài liệu.

9. Cập nhật thường xuyên: Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống đúng cách, cập nhật tài liệu khi có thông tin mới; loại bỏ các tài liệu lỗi thời và không còn cần thiết để giữ cho hệ thống gọn gàng và hiệu quả.

10. Xem xét và cải tiến: Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét quy trình quản lý tài liệu và cải tiến để hệ thống đáp ứng được nhu cầu người dùng và các yêu cầu thay đổi.

7. Những lý do doanh nghiệp nên số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu ngày càng trở nên cần thiết đối với doanh nghiệp vì những lý do sau:

• Nhu cầu khách hàng gia tăng: Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
• Trải nghiệm mua sắm cao hơn: Công nghệ số đã giúp tăng cường khả năng mua sắm trực tuyến, từ đó, doanh nghiệp cần cải tiến trải nghiệm mua sắm của khách hàng thông qua số hóa tài liệu để thu hút và duy trì khách hàng.
• Cạnh tranh ngày càng tăng: Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất làm việc, từ đó, cạnh tranh mạnh mẽ hơn trước các đối tủ.
• Thị trường thay đổi liên tục: Các doanh nghiệp cần linh hoạt thích ứng với thị trường thay đổi. Số hóa tài liệu giúp giảm thời gian phản hồi, đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
• Công nghệ mới: Các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, học máy, blockchain,... đang thúc đẩy quá trình số hóa. Doanh nghiệp cần áp dụng và tận dụng những công nghệ này để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Để vượt qua các thách thức và tận dụng cơ hội, doanh nghiệp cần tìm đến các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý tài liệu phục vụ quá trình số hóa, giúp nhanh chóng chuyển đổi dữ liệu và nắm bắt xu thế phát triển của thị trường. 

8. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý tài liệu số ưu việt cho doanh nghiệp

Để quá trình quản lý các tài liệu số diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management ra đời, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Phần mềm được phát triển trên nền tảng công nghệ tân tiến, dễ dàng triển khai và áp dụng để hỗ trợ công tác tổ chức, lưu trữ tài liệu tập trung, giúp giải quyết công việc từ xa mọi lúc mọi nơi.

Giải pháp 1C:Document Management cho phép:

• Lưu trữ và quản trị tài liệu tập trung trên một nền tảng duy nhất.
• Tính năng tìm kiếm nâng cao dựa trên siêu dữ liệu truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan
• Tạo ra luồng truy xuất thông tin liền mạch, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công.
• Quản lý toàn bộ tài liệu liên quan đến quy trình quy định, quản lý tài liệu ISO.
• Theo dõi và quản lý các phiên bản của từng loại tài liệu.
• Thống kê các loại tài liệu theo nhu cầu của người sử dụng.
• Phân quyền truy cập mạnh mẽ, đảm bảo chỉ những người có quyền mới truy cập và sử dụng được tài liệu.

Như vậy, số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý hoặc không số hóa thành dạng điện tử, giúp tối ưu hóa việc quản lý, truy cập và sử dụng thông tin. Để quá trình trên diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả, doanh nghiệp có thế tham khảo phần mềm 1C:Document Management - giải pháp quản lý các tài liệu, văn bản, quy trình số được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến hiện nay. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm này, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay.

>>>> THAM KHẢO: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Cơ hội và thách thức