8 kinh nghiệm quản lý kho vật tư đơn giản, hiệu quả

Quản lý kho vật tư là một công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt, thất thoát. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ chia sẻ 8 kinh nghiệm quản lý kho vật tư đơn giản, hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Sắp xếp hàng hóa trong kho vật tư hợp lý, thông minh

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là sắp xếp kho hàng khoa học. Điều này giúp quá trình tìm kiếm sản phẩm, xuất nhập kho được nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp không chú trọng hoạt động bố trí kho hàng, dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, công sức và gây căng thẳng cho nhân viên. Để giảm thiểu những vấn đề trên, quản lý kho cần lưu ý:

• Sắp xếp hàng hóa theo mức độ liên quan và mức độ tìm kiếm. Các sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng nên được xếp ở vị trí dễ tìm như bên ngoài kho hoặc ở những vị trí có lối đi thuận tiện.
• Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến cho tất cả nhân viên. Điều này giúp cho việc sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa được thống nhất, tránh tình trạng nhầm lẫn.
• Sử dụng các ký hiệu, mã số để đánh dấu vị trí hàng hóa. Điều này giúp tìm kiếm hàng hóa được nhanh chóng và chính xác hơn.
• Thường xuyên kiểm tra, sắp xếp lại kho hàng nhằm đảm bảo sự gọn gàng, ngăn nắp và thuận tiện khi quản lý.

Sắp xếp kho hàng khoa học là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho việc quản lý kho hàng hiệu quả. Bằng cách áp dụng những phương pháp trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng.

2. Dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa

Dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa là một trong những kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả. Việc này có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:

• Phân loại và tìm kiếm hàng hóa dễ dàng: Mỗi sản phẩm được dán nhãn sẽ có một mã nhận dạng duy nhất. Điều này giúp nhân viên kho dễ dàng phân loại và tìm kiếm hàng hóa theo mã, loại, kích thước, màu sắc,...
• Giảm thiểu thất thoát hàng hóa: Việc dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các trường hợp thất thoát hàng hóa và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Tăng cường hiệu quả công tác quản lý kho: Thực hiện dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong công tác quản lý kho. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.

Để dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Lựa chọn loại nhãn, mã phù hợp: Hiện nay, có hai loại nhãn, mã phổ biến là nhãn giấy và nhãn mã vạch. Nhãn giấy thường được sử dụng cho các sản phẩm có kích thước nhỏ, không cần phải quản lý số lượng chặt chẽ. Nhãn mã vạch thường được sử dụng cho các sản phẩm có kích thước lớn, cần phải quản lý số lượng chặt chẽ.
• Thiết kế nhãn, mã khoa học: Nội dung trên nhãn, mã cần đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, hạn sử dụng,...
• Dán nhãn, mã đúng vị trí: Nhãn, mã cần được dán ở vị trí dễ nhìn, dễ đọc và không bị che khuất.
• Thực hiện dán nhãn, mã thường xuyên: Doanh nghiệp cần thực hiện dán nhãn, mã thường xuyên cho các sản phẩm mới nhập kho hoặc sản phẩm đã qua sử dụng.

3. Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho

Sai lệch số lượng hàng hóa là một vấn đề phổ biến trong quản lý kho. Nguyên nhân chủ yếu là do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm, đếm sai số lượng nhập hoặc xuất kho. Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Người chuyển hàng cần có phiếu ghi nhận số lượng hàng hóa. Phiếu này cần được lập đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người chuyển hàng.
• Nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng hàng hóa ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu số lượng khớp với phiếu, hàng hóa mới được chuyển vào kho.
• Việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển. Điều này giúp nhân viên kho chuẩn bị sẵn sàng và kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa.

4. Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong kho

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, việc phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong kho là một giải pháp hiệu quả để quản lý kho. Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên sẽ giúp:

• Nâng cao ý thức làm việc của nhân viên: Khi được giao trách nhiệm cụ thể, nhân viên, đặc biệt là những nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho, sẽ có động lực và cẩn thận hơn trong công việc.
• Hạn chế thất thoát hàng hóa trong kho: Khi mỗi nhân viên được giao trách nhiệm quản lý một khu vực cụ thể, họ sẽ có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ hàng hóa trong khu vực đó, từ đó giảm thiểu khả năng thất thoát.
• Giúp quá trình quản lý kho hiệu quả hơn: Việc phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và điều hành hoạt động của kho hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.

5. Kiểm kê kho vật tư định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho. Việc kiểm kê kho định kỳ giúp:

• Khớp các số liệu: Kiểm kê kho thường xuyên hỗ trợ doanh nghiệp khớp các số liệu giữa sổ sách và thực tế, từ đó phát hiện ra các sai sót và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Tìm ra các lỗi: Kiểm kê kho định kỳ cho phép doanh nghiệp tìm ra các lỗi trong quá trình lưu kho, chẳng hạn như hàng hóa bị thất thoát, hư hỏng hoặc không được bảo quản đúng cách.
• Sửa đổi: Việc tìm ra các lỗi trong quá trình kiểm kê kho sẽ giúp doanh nghiệp sửa đổi các quy trình và biện pháp quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu quả lưu kho.

Thời gian kiểm kê kho định kỳ phụ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, kiểm kê kho định kỳ có thể thực hiện hàng tuần hoặc hàng tháng. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, kiểm kê kho định kỳ có thể thực hiện hàng quý hoặc hàng năm.

Để việc kiểm kê kho đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Trước khi kiểm kê kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và dụng cụ cần thiết.
• Thống nhất quy trình: Doanh nghiệp cần thống nhất quy trình kiểm kê kho để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
• Tập huấn nhân viên: Doanh nghiệp cần tập huấn cho nhân viên về quy trình kiểm kê kho để họ nắm rõ và thực hiện đúng.

6. Thanh lý hàng hóa đã hết giá trị sử dụng

Trong quá trình quản lý kho vật tư, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm soát hàng tồn, đặc biệt là những mặt hàng tồn quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng. Những mặt hàng này cần được đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý. Điều này sẽ giúp:

• Tránh tình trạng kho quá đầy: Hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây lãng phí diện tích kho, chi phí lưu kho và nguy cơ hư hỏng, mất mát.
• Tránh tình trạng sản phẩm không sử dụng được: Hàng tồn quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng sẽ không còn giá trị sử dụng, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.

Có nhiều cách thức thanh lý hàng tồn kho, tùy thuộc vào tình trạng của hàng hóa. Đối với hàng hóa còn có thể sử dụng được, doanh nghiệp có thể:

• Giảm giá bán hoặc bán tháo.
• Sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác.
• Tặng cho các tổ chức từ thiện.

Đối với hàng hóa đã hư hỏng, hết hạn sử dụng, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định của pháp luật.

7. Dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng

Dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý kho vật tư hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy xuất vật tư cần thiết, từ đó tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu nguy cơ thất thoát vật tư.

Dưới đây là một số kinh nghiệm dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng:

• Lập kế hoạch dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư: Trước khi bắt đầu dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể bao gồm các hạng mục cần dọn dẹp, thời gian và nhân lực thực hiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
• Trang bị đầy đủ dụng cụ dọn dẹp: Để dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng, doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ những dụng cụ cần thiết bao gồm chổi, quét, xô, chậu, khăn lau,...
• Sắp xếp vật tư theo quy định: Sau khi dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư, doanh nghiệp cần sắp xếp vật tư theo quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc tìm kiếm và truy xuất.
• Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kho vật tư: Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kho vật tư để đảm bảo kho luôn sạch sẽ, gọn gàng và an toàn.

8. Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả

Ngoài việc thực hiện các kinh nghiệm quản lý kho truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư để hỗ trợ. Điều này có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp bao gồm:

• Tự động hóa các hoạt động quản lý kho: Nhờ có phần mềm, doanh nghiệp có thể tự động hóa các hoạt động như nhập kho, xuất kho, kiểm kho,... Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa: Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa trong kho trên một hệ thống tập trung, trên cơ sở đó tránh thất thoát hàng hóa.
• Thống nhất thông tin giữa các bộ phận: Quản lý kho bằng phần mềm có khả năng giúp thống nhất thông tin giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

9. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý kho vật tư tự động

Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp mở với các tính năng linh hoạt giúp tự động hóa công tác quản trị doanh nghiệp. Tất cả các tính năng của giải pháp phù hợp và có thể tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự thuận tiện nhất cho người sử dụng.

Giải pháp 1C:Company Management có khả năng kết nối tất cả bộ phận bao gồm sản xuất - bán hàng - mua hàng - tài chính - nhân sự/tiền lương - kho bãi trên hệ thống phần mềm duy nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tới 60% năng suất vận hành.

Giải pháp 1C:Company Management cung cấp các tính năng nổi trội giúp quản lý kho vật tư hiệu quả, bao gồm:

• Tính giá vốn vật tư: Phần mềm hỗ trợ tính toán giá vốn vật tư nhanh chóng, chính xác hơn, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Thiết lập hạn mức tồn kho: Tính năng cho phép thiết lập hạn mức tồn kho tối thiểu và tối đa, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt vật tư, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả.
• Quản lý thông tin vật tư trong kho: Phân hệ quản lý kho vật tư của giải pháp 1C:Company Management giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ thông tin về vật tư bao gồm đặc tính, seri, ô hàng, đơn vị tính, dự phòng,... giúp quy trình xuất nhập kho được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
• Lập chứng từ kho bãi: Phần mềm 1C:Company Management giúp doanh nghiệp lập các chứng từ kho bãi linh hoạt bao gồm điều chuyển vật tư, xuất vật tư, kiểm kê, phiếu kho,... Các giao dịch vật tư có thể được lập theo nhiều đơn vị tính khác nhau.

Như vậy, nội dung bài viết trên đây đã trình bày chi tiết về 8 kinh nghiệm quản lý kho vật tư đơn giản, hiệu quả cho doanh nghiệp. Việc áp dụng các kinh nghiệm này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho, đảm bảo nguồn vật tư luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý kho vật tư phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 4 bước quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp