Lĩnh vực hoạt động: Nội thất

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đẩy mạnh việc quản trị doanh nghiệp, phục hồi sản xuất của mình bằng cách ứng dụng công nghệ số nhưng phải đối mặt với nhiều rào cản, thách thức khác nhau, bao gồm: việc xây dựng chiến lược phát triển, chọn giải pháp số hóa tối ưu và tìm kiếm được đối tác tin cậy. Nội thất Hồng Đức – một doanh nghiệp sản xuất thiết bị giáo dục đã tin tưởng lựa chọn 1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện để gia tăng hiệu quả kinh doanh.

1. Giới thiệu công ty

Được thành lập từ năm 2004, đến nay, nội thất Hồng Đức luôn luôn là lá cờ đầu tại khu vực Bắc Miền Trung về sản xuất, cung ứng trang nội thất trường học, nội thất văn phòng, nội thất công trình (Gia đình, nhà hàng, khách sạn, resort...), nội thất nhà xưởng, đồ chơi thiết bị mầm non. Công ty là thành viên trực thuộc của Hiệp hội Thiết bị giáo dục Việt Nam.

Trong quá trình lớn mạnh của mình, Nội thất Hồng Đức cũng đã được Đảng, Chính phủ và UBND Tỉnh Thanh Hoá ghi nhận, trao tặng nhiều giải thưởng cao quý, khẳng định chất lượng sản phẩm và giá trị thương hiệu. Hiện tại, hơn 40 doanh nghiệp, tập đoàn cùng hàng trăm trường THPT, THCS, Tiểu học, Mầm non, các cơ quan công sở trên cả nước đã và đang sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của công ty. 

Hồng Đức được xây dựng với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng ban: khối Văn phòng gồm Marketing, Kế toán tài vụ & tổ chức, Kế hoạch thị trường & dự án, khối Kinh doanh có bộ phận Tiếp nhận đơn hàng, Chăm sóc khách hàng, khối Vận hành gồm bộ phận sản xuất và bộ phận kho. Có thể thấy, yêu cầu về sự liên kết và tương tác liên tục giữa các phòng ban là rất cao. 

2. Những khó khăn trong quy trình vận hành của công ty

Trao đổi với 1C Việt Nam, đại diện Nội thất Hồng Đức cho biết trước khi sử dụng phần mềm của 1C Việt Nam, Nội thất Hồng Đức đã sử dụng 3 phần mềm của các bên khác: phần mềm quản lý đơn hàng; phần mềm làm lệnh sản xuất và bảng kê; phần mềm kế toán và kho bãi. Tuy nhiên, do đến từ những đơn vị phát triển khác nhau, khả năng quản lý và kết nối giữa các khâu vận hành còn rời rạc, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý và lên chiến lược phát triển của công ty. 

Cụ thể, với số lượng hàng hóa cùng bộ máy tổ chức lớn trải khắp cả nước, nhu cầu liên kết giữa các phòng ban, cập nhật tiến độ công việc trong công ty là rất quan trọng. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa sử dụng hệ thống mạng nội bộ mà chỉ chủ yếu trao đổi qua Email, Facebook, Skype,... Đây là một cản trở lớn trong việc nắm bắt tiến độ và phối hợp giữa các bộ phận phòng ban. 

Bên cạnh đó, do các phần mềm chưa có sự kết nối với nhau, công ty gặp khó khăn trong việc tính toán hiệu quả kinh doanh bởi không có một hệ thống để quản lý và tự động hóa nhiều chức năng liên quan giữa các phòng ban dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và cùng một giao diện người dùng. Vì vậy, rất khó để ban lãnh đạo của Hồng Đức có thể nắm rõ và quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, mua sắm, lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất, quản lý dự án, … 

3. 1C Việt Nam đồng hành cùng Nội thất Hồng Đức trong công cuộc chuyển đổi số

Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá tính phù hợp, ban giám đốc Nội thất Hồng Đức đã quyết định lựa chọn 1C Việt Nam là đơn vị triển khai giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp 1C:Company Management để giúp việc quản trị tổng thể trong công ty trở nên dễ dàng, số liệu đồng nhất hơn, vừa tối ưu quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí cũng như cải thiện hiệu suất làm việc.

Từ việc đầu tư và triển khai giải pháp 1C:Company Management, Nội thất Hồng Đức đã có thể: 

Đối với bộ phận sản xuất: 

• Phần mềm giúp chuẩn hóa danh mục và mã hàng trên hệ thống, đồng bộ các quy trình thủ công làm việc trên phần mềm, nắm bắt tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu từ khách hàng.
• Ghi nhận, quản lý quy trình sản xuất thực tế tại đơn vị, đánh giá chất lượng sản xuất ở khía cạnh máy móc và con người.

Đối với bộ phận kho: 

• Hỗ trợ quản lý chặt chẽ luồng biến động nhập xuất vật tư, đảm bảo hiệu quả sản xuất, tránh thất thoát trong quá trình quản lý. 

Đối với bộ phận mua hàng:

• Hỗ trợ bộ phận mua hàng nắm bắt kịp thời nhu cầu vật tư, nguyên liệu trong quá trình vận hành nội bộ và sản xuất, từ đó cung ứng kịp thời nguyên liệu.

Đối với bộ phận bán hàng:

• Hỗ trợ quản lý bán hàng nắm bắt tình hình tồn kho, tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu từ khách hàng. Ngoài ra, 1C:Company Management còn giúp cải thiện quy trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban, tránh mất mát sai lệch dữ liệu. 
• 1C Việt Nam đã tùy chỉnh công cụ quản lý và theo dõi chi tiết công nợ với khách hàng theo cán bộ thị trường (Sales), đánh giá hiệu quả kinh doanh (KPI), đưa ra báo cáo cụ thể cho từng mục và tính lương theo doanh số cho nhân viên dựa trên nhu cầu vận hành riêng biệt của Hồng Đức. 

Đối với bộ phận kế toán:

• Đánh giá kịp thời được thu chi, công nợ trong quá trình kinh doanh bằng những thao tác đơn giản trên phần mềm.
• Các chứng từ được đồng bộ từ phần mềm quản trị xuống phần mềm kế toán, giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu cho bộ phận kế toán

Nỗ lực hết mình vì những mục tiêu mở rộng quy mô, áp dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp để từng bước hội nhập và phát triển, Nội thất Hồng Đức đang dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường với những sản phẩm chất lượng, cùng hệ thống quản trị thông minh với phần mềm 1C:Company Management. Với lựa chọn sáng suốt này, Nội thất Hồng Đức không chỉ khắc phục được những khó khăn gặp phải trong quy trình vận hành và quản lý thủ công, mà còn giúp doanh nghiệp có nhiều hơn những cơ hội mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh.