TOP 5 phần mềm quản lý quy trình ưu việt cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý quy trình đang trở thành công cụ quan trọng đối với hoạt động của mọi doanh nghiệp bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ tổng hợp top 5 phần mềm quản lý quy trình được sử dụng phổ biến hiện nay. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây!
1. Những khó khăn của doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình, thủ tục hiện nay
Mỗi ngày các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều quy trình, thủ tục cùng một lúc. Khi đó, việc xử lý công việc, tài liệu liên quan trở thành một bài toán nan giải khiến các nhà quản lý đang “đau đầu” đi tìm giải pháp.
Cụ thể, khi có quá nhiều quy trình thì các phòng ban phối hợp làm việc dễ gặp phải tình trạng phải xử lý chồng chéo, đình trệ tại nhiều điểm. Bên cạnh đó, nhân viên khó thống nhất trong cách làm việc nên dễ dẫn tới mâu thuẫn, mất đoàn kết nội bộ và thậm chí là phá vỡ văn hóa doanh nghiệp. Hơn nữa, quy trình rườm rà, không được quản lý đủ tốt còn có thể gây tốn kém chi phí do phát sinh nhiều sai sót, lỗ hổng.
>>>> XEM THÊM: Quy trình làm việc là gì? 6 bước xây dựng quy trình hiệu quả
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quy trình đối với doanh nghiệp
Như vậy, việc quản lý quy trình trong doanh nghiệp không hề dễ dàng và gặp nhiều thách thức nếu thực hiện theo các phương thức truyền thống. Vậy có giải pháp nào có thể khắc phục vấn đề trên hay không? Câu trả lời là hoàn toàn có thể khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý quy trình. Phần mềm này được phát triển dựa trên nền tảng kỹ thuật số cho phép chuyển đổi toàn bộ quy trình truyền thống sang quy trình mới tinh gọn. Những lợi ích của phần mềm quản lý quy trình có thể kể đến như:
- Tối ưu hóa quy trình hiện tại, giảm thiểu các thao tác thủ công.
- Tạo điều kiện cho các phòng ban, bộ phận phối hợp thông suốt, thống nhất.
- Thúc đẩy quá trình xử lý công việc giữa cá nhân, đội nhóm.
- Đảm bảo công việc luôn đi theo đúng mục tiêu đã đề ra.
- Nhà quản lý dễ dàng giám sát từng bước trong quy trình để giải quyết sai sót ngay tức thời.
- Khuyến khích sự tham gia và đề cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên trước mục tiêu chung.
- Nâng cao hiệu suất hoạt động bằng cách xác định vai trò và hướng đi rõ ràng theo giai đoạn.
3. TOP 5 phần mềm quản lý quy trình tốt, hiệu quả hiện nay
1C Việt Nam đã tổng hợp top 5 phần mềm quản lý quy trình mà doanh nghiệp có thể tham khảo để ứng dụng ngay trong hoạt động hằng ngày.
3.1. Quản lý quy trình toàn diện bằng phần mềm 1C:Document Management
1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý các văn bản điện tử và điều hành công việc uy tín hiện nay. Phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến nhằm hỗ trợ xây dựng và quản lý quy trình một cách đơn giản, dễ dàng hơn trên một hệ thống duy nhất.
1C:Document Management áp dụng cho tất cả các mô hình tổ chức, giúp hỗ trợ giải quyết những vấn đề chuyên môn trong khâu quản lý quy trình hiện tại. Đồng thời, phần mềm còn cho phép tùy chỉnh, tích hợp các quy trình kinh doanh hiện có của doanh nghiệp nhằm quản lý hiệu quả hơn.
Với mức chi phí đầu tư hợp lý, doanh nghiệp có thể trải nghiệm nhiều tính năng nổi bật của 1C:Document Management giúp quản lý quy trình hiệu quả bao gồm:
- Cho phép giao việc và nhận việc trên thiết bị di động mọi lúc mọi nơi.
- Cho phép khởi tạo nhiều nhiệm vụ từ lớn đến nhỏ, theo cơ cấu vai trò chức vụ, phòng ban, doanh nghiệp.
- Kiểm soát, theo dõi công việc tập trung trên 1 hệ thống duy nhất nhằm đảm bảo các nhiệm vụ được giao đúng người, đúng thời gian, đúng deadline hoàn thành.
- Có thông báo trên ứng dụng di động, email, SMS khi có nhiệm vụ mới, khắc phục tình trạng bỏ lỡ công việc.
- Hỗ trợ nhân viên trình hồ sơ, tờ trình mọi lúc mọi nơi và quản lý dễ dàng phê duyệt trên mobile app khi đi công tác hoặc đi nghỉ cùng gia đình.
- Các nhiệm vụ, hồ sơ được quản lý tập trung nên dễ dàng thống kê và kiểm soát các tình trạng chưa duyệt, đang duyệt, đã duyệt.
- Quy trình xử lý hồ sơ trở nên nhanh hơn giúp phê duyệt và kiểm soát thuận tiện hơn.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ văn phòng phẩm, diện tích lưu trữ bằng giấy.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
>>>> ĐỌC THÊM: 5 giai đoạn xây dựng quy trình vận hành dành cho doanh nghiệp
3.2. Phần mềm WEONE hỗ trợ quản lý quy trình
WEONE là phần mềm cung cấp một số tính năng nhằm quản lý quy trình trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng và thực hiện các quy trình hiệu quả hơn.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý công việc của cá nhân, đội nhóm một cách trực quan.
- Thiết lập thư viện số cho doanh nghiệp, cho phép tìm kiếm và chia sẻ thông tin.
- Cho phép linh hoạt chỉnh sửa, thiết lập và cài đặt.
3.3. Phần mềm quản lý quy trình công việc Process Street
Process Street là phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý các quy trình thông qua việc sử dụng danh sách kiểm tra. Phần mềm sẽ ghi lại các quy trình, thủ tục một cách có tổ chức.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép người dùng tạo các mẫu quy trình có thể tùy chỉnh cho các quy trình khác nhau.
- Hỗ trợ theo dõi trạng thái của nhiều quy trình làm việc cùng một lúc để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.
- Khả năng chia sẻ các quy trình công việc với các thành viên trong nhóm hoặc bên ngoài, đảm bảo mọi người đều hiểu và làm việc đồng nhất.
3.4. Phần mềm tạo quy trình công việc Zoho Creator
Zoho Creator là phần mềm tạo quy trình công việc, giúp người dùng thiết kế, phát triển và vận hành workflow hiệu quả. Phần mềm cũng hỗ trợ phân tích các dữ liệu.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép người dùng tự xây dựng quy trình công việc đáp ứng nhu cầu riêng.
- Kết nối các công cụ hiện có của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.
- Hỗ trợ tạo các biểu đồ, thống kê trực quan, rõ ràng.
3.5. Giải pháp quản trị kết nối quy trình nghiệp vụ Base Workflow
Base Workflow là phần mềm quản lý quy trình trên một hệ thống để điều hành doanh nghiệp và dự án.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép quản lý, chuẩn hóa quy trình và theo dõi tiến độ.
- Tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình và đo lường kết quả.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Top 10+ phần mềm vẽ quy trình làm việc hiệu quả hiện nay
4. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quy trình
Ngày nay, các phần mềm quản lý quy trình đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp không phải là điều đơn giản. Doanh nghiệp có thể dựa trên một số tiêu chí đánh giá sau đây:
- Phần mềm tốt phải có khả năng giải quyết các vấn đề chuyên môn trong quy trình của doanh nghiệp.
- Phần mềm quản lý quy trình cần có giao diện thân thiện với người dùng để ai cũng có thể sử dụng được.
- Khả năng triển khai, tích hợp các quy trình kinh doanh hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng tương thích.
- Chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp tránh việc đầu tư quá nhiều nhưng hiệu quả thì chưa chắc đạt được.
Bài viết trên, 1C Việt Nam đã cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin chi tiết về top 5 phần mềm quản lý quy trình ưu việt và một số tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm phù hợp. Để được tư vấn hoặc hỗ trợ về các giải pháp quản lý quy trình hay điều hành công việc, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay!
>>>> TÌM HIỂU THÊM: