8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
Nếu các dự án của doanh nghiệp đang trong tình trạng không hiệu quả, mất kết nối giữa các nhân sự thì phần mềm quản lý dự án được coi là “trợ thủ” đắc lực giúp giải quyết vướng mắc trên. Các công cụ quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ công việc, xử lý các giấy tờ cần thiết, sắp xếp nhân sự hợp lý. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 8 phần mềm quản lý dự án hiệu quả và những lợi ích mà chúng mang lại cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
1. Tiêu chí lựa chọn các phần mềm quản lý dự án
Việc lựa chọn được phần mềm quản lý dự án phù hợp giúp quá trình quản lý dự án được dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số tiêu chí dưới đây khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án:
| Tiêu chí | Chi tiết |
| Tính năng |
Xem xét tính năng của phần mềm quản lý dự án để đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu và có khả năng phát triển linh hoạt theo tốc độ phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Cụ thể như: ✅ Quản lý tiến độ dự án mọi lúc, mọi nơi ✅ Quản lý thông tin dự án ✅ Quản lý công việc đồng bộ, tập trung ✅ Dễ dàng tùy chỉnh dự án |
| Giao diện thân thiện | Giao diện người dùng thân thiện là yếu tố quan trọng, giúp người sử dụng nhanh chóng nắm bắt và sử dụng các tính năng một cách hiệu quả. |
| Giá phần mềm |
Đánh giá mức chi phí của phần mềm quản lý dự án để chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Các yếu tố ảnh hưởng đến giá phần mềm như: ✅ Tính năng phần mềm ✅ Quy mô doanh nghiệp ✅ Thuê ngoài thiết kế thêm tính năng đặc thù dành cho doanh nghiệp |
| Đơn vị cung cấp phần mềm |
Đánh giá uy tín và phổ biến của đơn vị cung cấp phần mềm để đảm bảo chọn một giải pháp đáng tin cậy và chất lượng. Hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng là yếu tố quan trọng, giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng. ✅ Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các tính năng và tiện ích ✅ Nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ rõ ràng ✅ Uy tín của nhà cung cấp ✅ Độ phổ biến của phần mềm |
| Sự tương thích của hệ thống | Phải xem xét sự tương thích với cơ sở hạ tầng hiện tại của doanh nghiệp, đảm bảo giải pháp được tích hợp một cách hiệu quả và không làm thay đổi quá nhiều quy trình quản lý. |
2. Top phần mềm hỗ trợ quản trị tiến độ dự án hiệu quả
2.1. Phần mềm 1C:Document Management hỗ trợ quản lý dự án toàn diện
Phần mềm 1C:Document Management là giải pháp Văn phòng số giúp quản lý văn bản và tối ưu hóa quy trình hiệu quả, trong đó phân hệ quản lý dự án hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ dự án ngay trên một hệ thống tiện lợi. 1C:Document Management cho phép quản lý tất cả các công việc trong khuôn khổ dự án từ quản lý hạng mục công việc và thời hạn thực, quản lý nhân sự dự án và ghi nhận công lao động, quản lý văn bản và hồ sơ liên quan dự án,... Phần mềm 1C:Document Management sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:
- Tạo lập và phân loại dự án dễ dàng: Thiết lập dự án theo nhiều giai đoạn tương ứng với từng vòng đời riêng biệt từ các hạng mục như lập kế hoạch dự án, quản lý các công việc, kiểm soát tiến độ dự án. Đặc biệt, 1C:Document Management sử dụng biểu đồ Gantt giúp doanh nghiệp tạo lập và quản lý tiến độ dự án một cách trực quan.
- Quản lý công việc hiệu quả: 1C:Document Management chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc nhỏ để nhà quản trị có thể kiểm soát kế hoạch dự án chi tiết, chặt chẽ. Đặc biệt, khi một nhiệm vụ, công việc chi tiết được thực hiện đầy đủ, các giai đoạn lớn trong dự án tự động chuyển trạng thái, ví dụ: Đang lập kế hoạch, Gửi đi thực hiện, Đã thực hiện. Đồng thời, phần mềm cho phép nhà quản trị kết nhập kế hoạch dự án từ Microsoft Project.
- Quản lý văn bản hiệu quả: Tích hợp và quản lý dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại dữ liệu. Điều này tối ưu hóa luồng công việc và đảm bảo quản lý văn bản một cách hiệu quả.
- Quản lý dự án thông minh: Tạo và theo dõi tiến độ dự án, phân chia nguồn lực và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. 1C:Document Management sử dụng GPS để tự động xuất báo cáo từ kho dữ liệu, hỗ trợ quản lý công việc và đánh giá hiệu suất linh hoạt.
- Ứng dụng di động linh hoạt: 1C:Document Management không chỉ cho phép tích hợp chữ ký số mà còn cung cấp khả năng quản lý hồ sơ mọi lúc mọi nơi. Nhà quản trị có khả năng kiểm soát và phê duyệt công việc trực tiếp trên các thiết bị di động, tăng tính linh hoạt và tiện ích trong quản lý công việc hàng ngày.
- Chức năng bảng tin cho phép cập nhật các thông báo, tiến độ công việc,... giúp người dùng nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác.
2. Công cụ quản lý tiến độ dự án Trello
Trello là một giải pháp quản lý dự án phổ biến được ứng dụng trên toàn cầu. Trello cung cấp hai phiên bản linh hoạt cho người dùng: phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí. Tuy nhiên, trong phiên bản miễn phí, một số tính năng được hạn chế so với phiên bản trả phí và doanh nghiệp có thể tạo 10 bảng theo dõi công việc, tối đa 10mb để chia sẻ tài liệu và không giới hạn người dùng truy cập. Với phiên bản phải trả phí Standard mức chi trả của doanh nghiệp sẽ là 5usd/ người dùng/ tháng (thanh toán hàng năm). Dưới đây là một số ưu điểm của phần mềm quản lý dự án Trello:
- Khả năng giao việc một cách khoa học: Trello sử dụng giao diện làm việc theo mô hình Kanban giúp dễ dàng: Thêm hoặc loại bỏ thành viên dự án một cách thuận lợi, thêm tính năng nhận xét và đính kèm tài liệu trực tiếp cho mỗi dự án.
- Quản lý công việc hiệu quả: Khả năng Tag người dùng hoặc Tag tên công việc để theo dõi một cách thuận tiện. Đồng thời, Trello cho phép chọn thẻ màu, xét tình trạng công việc (todo, doing, done), xét thời gian làm việc và thông báo khi sắp hết hạn công việc.
- Linh hoạt trên nhiều nền tảng: Trello hoạt động trên nền tảng di động, PC, laptop, và máy tính bảng, giúp dễ dàng quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi.
>>>> ĐỌC THÊM: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
3. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Project Manager
Phần mềm quản lý dự án Project Manager là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án theo thời gian thực. Với khả năng đo lường và theo dõi chính xác lịch trình của các thành viên trong dự án, Project Manager mang lại nhiều tính năng nổi bật cho nhà quản lý thông qua bảng, biểu đồ Gantt. Hiện nay, Project Manager chỉ cung cấp phiên bản tính phí, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một khoản chi phí khá lớn, với gói thấp nhất dành cho quản lý dự án cá nhân có chi phí từ 15usd/người/tháng. Ưu điểm nổi bật của phần mềm Project Manager bao gồm:
- Quản lý dự án linh hoạt: Project Manager giúp theo dõi tiến độ công việc theo biểu đồ Gantt, quản lý dự án theo dạng bảng, giúp dễ dàng theo dõi và hiển thị thông tin.
- Lên kế hoạch dự án nhanh chóng: Phần mềm quản lý tiến độ dự án hỗ trợ lên lịch trình chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc từ hạng mục công việc. Ứng dụng biểu đồ Gantt vào quản lý dự án, Project Manager giúp báo cáo tiến độ chung cho toàn dự án dễ dàng qua đó giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn.
- Hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả: Project Manager giúp giám sát và giao việc một cách hiệu quả, kiểm soát các rủi ro khi trong suốt quá trình thực thi dự án. Đồng thời phần mềm hỗ trợ tạo báo cáo chi tiết cho từng dự án để đánh giá mức độ khả thi, tiến độ một cách chặt chẽ và phân phối nguồn lực hiệu quả.
4. Phần mềm theo dõi quản lý dự án Due
Due là một công cụ quản lý dự án được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp hoặc các nhóm làm việc quy mô nhỏ giúp quản lý định mức chi phí trong dự án và nhắc nhở công việc hiệu quả. Mặc dù Due tập trung chủ yếu vào tính năng nhắc việc, nhưng vẫn có một số điểm đặc biệt và ưu điểm quan trọng như:
- Hoạt động mà không cần kết nối internet: Due cho phép doanh nghiệp sử dụng phần mềm ngay cả khi không có kết nối mạng, đảm bảo quá trình thực hiện không bị ngắt quãng.
- Theo dõi và giám sát tiến độ công việc: Phần mềm quản lý tiến độ dự án Due giúp nhà quản lý theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc dự án thông qua biểu đồ Gantt và hỗ trợ bố trí khung thời gian thực hiện công việc.
- Quản lý lịch làm việc hiệu quả: Đặc điểm nổi bật của Due là khả năng quản lý lịch làm việc một cách khoa học, giúp đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch, hạn chế pending công việc.
- Thông báo nhắc nhở chính xác: Tính năng thông báo chỉ tắt khi công việc được đánh dấu "đã hoàn thành", giúp theo sát công việc của từng cá nhân và quản lý công việc hiệu quả.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Mẫu bảng tiến độ thi công chi tiết 2024 (Download miễn phí)
5. Phần mềm quản lý giám sát dự án Wrike Software
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Wrike Software là được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp. Điều đặc biệt về Wrike là khả năng linh hoạt và tùy chỉnh nhanh chóng, cho phép người dùng điều chỉnh bảng điều khiển theo nhu cầu cụ thể của dự án hay lĩnh vực làm việc. Wrike Software cung cấp gói miễn phí cho tối đa 5 người dùng và giới hạn một số tính năng tạo báo cáo thích hợp cho các nhóm nhỏ hay start-up có nguồn kinh phí hạn chế. Đối với các doanh nghiệp muốn sử dụng những chức năng chuyên sâu hơn, việc mua bản quyền có thể đòi hỏi một chi phí đáng kể. Phần mềm Online Wrike được thiết kế để giúp nhóm dự án hoàn thành công việc đúng hạn với lịch trình được thiết kế sẵn. Phần mềm Wrike Software có các ưu điểm:
- Giám sát thời gian hiệu quả: Tính năng giám sát thời gian tích hợp với Zapier, Wrike Software cung cấp giải pháp tự động hóa ứng dụng web, đặc biệt hữu ích cho quản lý thời gian hiệu quả.
- Quản lý dự án đơn giản: Phần mềm quản lý dự án Wrike Software cho phép cập nhật trạng thái công việc và phân loại mức độ quan trọng của nhiệm vụ bằng nhãn màu sắc. Tính năng quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt và cung cấp báo cáo tùy chỉnh linh hoạt được tích hợp sẵn trong phiên bản Pro Wrike Software.
- Giao diện trực quan dễ sử dụng: Giao diện trực quan và báo cáo phân tích tiến độ công việc giúp cập nhật nhanh chóng về tình hình dự án. Phần mềm quản lý dự án Wrike Software hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng như Slack, Dropbox, Gmail và Google Drive, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và chia sẻ dữ liệu dễ dàng.
- Quản lý công việc tổng thể: Khả năng biến đổi Wrike Software thành một giải pháp hợp tác cho phép nhóm làm việc và quản lý công việc một cách hiệu quả.
- Đồng bộ dữ liệu trên Github: Wrike cho phép đồng bộ dữ liệu trên Github, giúp tích hợp công việc lập trình vào quy trình quản lý dự án.
6. Công cụ quản lý dự án BaseCamp
Basecamp là phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Phiên bản miễn phí Basecamp cho phép đăng nhập tối đa 20 tài khoản và khởi tạo 3 dự án với không gian lưu trữ 1GB còn gói pro là 11 USD/user/tháng. Với khả năng giao và nhận việc tức thời, chính xác, phần mềm quản lý dự án Basecamp là lựa chọn hiệu quả để doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả. Dưới đây là những tính năng vượt trội của Basecamp:
- Thông báo tiến độ công việc trên bảng tin: Phần mềm quản lý tiến độ dự án Basecamp cung cấp bảng tin giúp các thành viên trong nhóm nhanh chóng nắm bắt được thông báo mới, và cập nhật tiến độ ngay trên giao diện hiển thị.
- Tạo list công việc dễ dàng: Nhà quản lý có thể tạo danh sách công việc cần hoàn thành, gán công việc cho thành viên, và theo dõi những công việc hoặc dự án có hạn chót.
- Lên lịch và quản lý công việc hiệu quả: Basecamp hỗ trợ lên lịch công việc theo mức độ quan trọng của từng đầu việc, giúp ưu tiên công việc một cách linh hoạt và cho phép đính kèm các file thông tin, dữ liệu tham khảo hoặc kết quả công việc trực tiếp vào dự án.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: So sánh Agile và Waterfall: Sự khác biệt giữa 2 mô hình quản lý dự án
7. Ứng dụng quản lý dự án Jira Software
Jira Software một giải pháp phần mềm quản lý tiến độ dự án miễn phí từ Atlassian, là một công cụ được tạo ra để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, đặc biệt trong ngữ cảnh của mô hình Agile - một phương pháp tập trung vào sự linh hoạt và hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng của Jira Software:
- Sử dụng biểu đồ Gantt và các bảng biểu để quản lý dự án.
- Lên lịch trình và quản lý thời gian cho các công việc cần hoàn thiện.
- Báo cáo chung tổng quan cho toàn bộ dự án.
- Quản lý và giao việc chi tiết.
8. Phần mềm quản lý dự án LiquidPlanner
LiquidPlanner là một trong các phần mềm quản lý dự án hiệu quả, hỗ trợ theo dõi, kiểm soát chặt chẽ quá trình vận hành và xử lý khối lượng công việc. LiquidPlanner có một số ưu điểm nổi bật dưới đây:
- Phần mềm có nhiều tiện ích cho việc lên chiến lược và hoạch định các phương án triển khai dự án.
- Tổng hợp toàn bộ danh mục chi phí của dự án.
- Đưa ra những đánh giá chi tiết, tỉ mỉ để khắc phục hạn chế cho những dự án sau.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án
Phần mềm quản lý dự án không chỉ mang đến hiệu quả về mặt kinh tế mà còn giúp gia tăng tinh thần làm việc, chuẩn hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số lợi ích điển hình khi ứng dụng phần mềm quản lý dự án:
- Quản lý toàn diện tiến độ của một hoặc nhiều dự án trên một hệ thống, giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin.
- Giúp nhân viên chủ động nắm bắt công việc và bám sát các mục tiêu để hoàn thành đúng thời hạn.
- Hình thành quy trình làm việc nhất quán theo một tiêu chuẩn nhất định, gắn kết các thành viên trong dự án và cả các bộ phận.
- Hình thành hệ thống giao nhận việc tự động hóa, chuyển và tiếp nhận thông tin để thực hiện các nhiệm vụ liên tục.
- Giúp doanh nghiệp đo lường năng lực làm việc của nhân sự chính xác thông qua hệ thống báo cáo cụ thể để hỗ trợ quá trình đánh giá lương thưởng.
- Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực trong dự án.
Bài viết trên đã tổng hợp các thông tin về các phần mềm quản lý dự án phổ biến và chất lượng trên thị trường hiện nay. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích để chọn lựa được sản phẩm phù hợp. Mọi ý kiến thắc mắc, hãy liên hệ 1C Việt Nam để được tư vấn miễn phí.
>>>> THAM KHẢO CÁC PHẦN MỀM KHÁC: