Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, chi tiết cho doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có rất nhiều giao dịch và hợp đồng phát sinh. Chính vì vậy việc quản lý hợp đồng đôi khi trở thành vấn đề nan giải, đòi hỏi nhiều sự quan tâm cũng như nguồn lực để thực hiện. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

>>>> XEM THÊM: 6 phần mềm quản lý hợp đồng khoa học, tối ưu cho doanh nghiệp

1. Quản lý hợp đồng là gì?

Quản lý hợp đồng là hoạt động thống kê, sắp xếp, lưu trữ để hợp đồng không thất lạc hay hư hỏng. Ngoài ra việc quản lý hợp đồng cũng giúp người dùng có thể tra cứu nội dung, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được thống nhất đúng như những thỏa thuận, ký kết ban đầu. Qua đó có thể hạn chế các tranh chấp và thiệt hại phát sinh.

2. Tầm quan trọng của quản lý hợp đồng đối với doanh nghiệp

Việc quản lý hợp đồng có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp, có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và sự thành công. Cụ thể:

• Tối ưu nguồn tài nguyên: Một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu các tài nguyên như thiết bị, nguồn nhân lực, vật liệu,... để giảm lãng phí và tối ưu các chi phí.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp có nghĩa vụ tuân thủ các quy định của luật pháp liên quan đến các hợp đồng trong giao dịch thương mại. Nếu quá trình quản lý hợp đồng không được thực hiện nghiêm ngặt có thể dẫn tới các vấn đề pháp lý và mất tiền bồi thường. 
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác: Việc quản lý hợp đồng có thể giúp doanh nghiệp giữ được uy tín trong kinh doanh, từ đó xây dựng và duy trì mối quan hệ tối với các đối tác để tạo ra giá trị lâu dài. 
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Quản lý hợp đồng chi tiết đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp cung cấp có thể đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được thỏa thuận, điều này giúp duy trì danh tiếng của công ty.
• Đối phó với rủi ro: Thông qua quá trình quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể xác định được các rủi ro có thể xảy ra trong giao dịch. Từ đó có thể đưa ra các đánh giá, phân tích cũng như kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống xấu nhất. 

3. Cách xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách quản lý hợp đồng khác nhau, các công ty nhỏ và vừa có thể quản lý hợp đồng bằng Excel, trong khi các doanh nghiệp lớn cần một phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, dù là quản lý hợp đồng theo các nào, thì quy trình thông thường cũng bao gồm các bước dưới đây: 

3.1 Bước 1: Soạn thảo và ký kết hợp đồng

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng là xây dựng và ký kết hợp đồng. Trong bước này doanh nghiệp cần lưu ý tới các yếu tố quan trọng như: giá trị hợp đồng, mã số hợp đồng, thời gian ký kết, số thứ tự trên file hợp đồng và phụ lục (nếu có). Sau khi đã soạn thảo đầy đủ các nội dung cần thiết như mẫu hợp đồng lao động và nhận được sự đồng ý của các bên thì sẽ đi đến việc ký kết. Quá trình ký kết cần được thực hiện chính xác, nhanh chóng và có sự giám sát của các bên liên quan.

3.2 Bước 2: Phân loại, lưu trữ các loại hợp đồng, giấy tờ liên quan

Hợp đồng sau khi được ký kết sẽ tiến hành phân loại để bảo quản và lưu trữ. Việc phân loại sẽ giúp hạn chế rủi ro thất lạc và quá trình tìm kiếm sau này tiết kiệm thời gian hơn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hợp đồng theo cách thủ công hoặc lưu trữ trên phần mềm điện tử. Ngày nay cách lưu trữ với phần mềm được ưa chuộng hơn bởi khả năng tiết kiệm không gian, chi phí và nhân công. 

3.3 Bước 3: Quản lý bổ sung thông tin của hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng, nếu có thay đổi trong quá trình thực hiện, các bên liên quan có nghĩa vụ báo cáo với bên còn lại. Khi thay đổi được chấp thuận, các điều khoản trong hợp đồng sẽ được thay thế. Nếu một trong các bên không đồng ý, hợp đồng sẽ giữ nguyên để đảm bảo quyền lợi theo đúng thỏa thuận ban đầu. 

3.4 Bước 4: Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng

Các bên liên quan cần thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện hợp đồng để đảm bảo quá trình thực hiện theo đúng thỏa thuận ban đầu. Trong quá trình theo dõi, nếu có sai sót thì các bên liên quan cần có trách nhiệm xử lý và khắc phục kịp thời. 

3.5 Bước 5: Gia hạn hợp đồng 

Trước khi thực hiện gia hạn hợp đồng, các bên cần đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Từ đó, đưa ra quyết định để chấm dứt hay sẽ tiếp tục gia hạn khi hợp đồng hết hiệu lực.

3.6 Bước 6: Kết thúc thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng hết hiệu lực, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện để chấm dứt và thanh toán đầy đủ các hóa đơn. Việc nghiệm thu hợp đồng cũng là cách để doanh nghiệp cải thiện chất lượng của quá trình quản lý hợp đồng sau này. Cuối cùng là tiến hành lưu trữ hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật. 

4. Quản lý hợp đồng hiệu quả với phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management

Việc tạo ra quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả là việc không hề đơn giản. Hơn nữa, nếu thực hiện theo các phương pháp lưu trữ truyền thống, doanh nghiệp có thể tốn kém khoản chi phí tương đối lớn về nhân lực, vật lực và diện tích lưu trữ. Nếu doanh nghiệp đang băn khoăn: làm thế nào để quản lý hợp đồng hiệu quả nhưng vẫn tiết kiệm chi phí thì có thể tham khảo 1C:Document Management - Giải pháp văn phòng số mạnh mẽ, toàn diện, với các chức năng siêu việt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tăng trưởng bền vững. 

Phần mềm quản lý hợp đồng như 1C:Document Management được xây dựng trên nền tảng low-code 1C:Enterprise, giúp tự động hóa quy trình quản lý hợp đồng với khả năng bảo mật dữ liệu tối đa. Ngoài ra, phần mềm còn mang đến nhiều lợi ích trong quá trình quản lý hợp đồng như: 

• Ghi nhận và lưu trữ hợp đồng, biên lai hay các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp trên cùng một nền tảng. 
• Quản lý các hợp đồng theo từng dự án, từng lĩnh vực hoạt động và các thuộc tính khác của hợp đồng.
• Quản lý thời hạn hiệu lực của hợp đồng, cho phép tự động gia hạn khi đến thời gian kết thúc hợp đồng. 
• Luân chuyển hợp đồng theo đúng quy trình, cho phép các cấp trưởng phòng hay ban lãnh đạo phê duyệt. 
• Linh hoạt chỉnh sửa hợp đồng, cho phép so sánh sự khác biệt giữa các bản hợp đồng (trước và sau khi sửa). 
• Lưu vết lịch sử chỉnh sửa hợp đồng chi tiết.
• Liên kết hợp đồng với nhiều loại văn bản khác. 
• Phân quyền truy cập cho từng loại hợp đồng, tuyệt đối bảo mật thông tin an toàn. 
• Tích hợp các bản hợp đồng với nhiều loại máy in, máy Scan và các thiết bị khác. 

Quản lý hợp đồng là hoạt động quan trọng trong quá trình vận hành công ty. Để chuyên nghiệp và tự động hóa quy trình, doanh nghiệp nên ứng dụng các phần mềm quản trị như 1C:Document Management với các tính năng quản lý hợp đồng chuyên biệt. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về phần mềm, hay cần hỗ trợ, tư vấn, hãy liên hệ với 1C Việt Nam để được giải quyết.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: TOP 6 phần mềm quản lý dữ liệu tổng thể cho các doanh nghiệp