Văn phòng điện tử là gì? Các loại mô hình văn phòng điện tử hiện nay

Văn phòng điện tử ngày càng đóng vai trò thiết yếu với doanh nghiệp trong công tác chuyển đổi số. Vậy văn phòng điện tử là gì? Doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích nào khi áp dụng mô hình này? Hãy cùng 1C Việt Nam điểm qua khái niệm, lợi ích cũng như các loại mô hình văn phòng điện tử đang được ứng dụng rộng rãi hiện nay.

1. Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử (E-office) là mô hình áp dụng công nghệ hiện đại để quản lý công việc, thông tin và tài liệu trong công ty. Một hệ thống văn phòng điện tử có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau, tuỳ thuộc vào mô hình doanh nghiệp và các yêu cầu cụ thể của công việc văn phòng. Trước khi sử dụng, văn phòng điện tử cần được lập trình, thiết kế để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiện ích và hoạt động cần thiết.

2. Lợi ích của văn phòng điện tử trong doanh nghiệp

Văn phòng điện tử trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng bao gồm:

2.1 Tạo môi trường làm việc hiện đại

Văn phòng điện tử tạo môi trường làm việc "số hóa", giảm thiểu nhiều công tác thủ công rườm rà, phức tạp. Công việc, hoạt động tương tác đều được thực hiện qua phương tiện điện tử. Mọi người có thể truy cập, lấy thông tin, dữ liệu từ văn phòng điện tử. Các bộ phận có thể dễ dàng thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin và tài liệu. Cuộc họp trực tuyến cũng được dễ dàng thiết lập, không cần phải gặp mặt trực tiếp.

2.2 Tạo nên hệ thống quản lý chặt chẽ

Văn phòng điện tử thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Thông tin công việc không còn phải thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, mà được quản lý thông qua hệ thống phần mềm theo từng cấp bậc. Điều này tạo ra một hệ thống quản lý liên kết chặt chẽ, cho phép người lãnh đạo dễ dàng phân công nhiệm vụ cho nhân viên dưới sự giám sát, quản lý hiệu quả.

2.3 Tiết kiệm thời gian, chi phí

Văn phòng điện tử không cần giấy tờ, bút mực, công cụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ và cũng không cần chi trả cho không gian lưu trữ vật lý như phương thức truyền thống. Bên cạnh đó, văn phòng điện tử xử lý nhanh chóng, thuận tiện các nghiệp vụ trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tập trung vào những công việc khác một cách hiệu quả.

2.4 Tăng năng suất lao động

Áp dụng văn phòng điện tử giúp tăng năng suất lao động bởi quy trình được tự động hóa, tiến độ công việc được theo dõi mọi lúc mọi nơi, giảm thiểu thời gian di chuyển, xin chữ ký, dấu,...

2.5 Thúc đẩy “số hóa” doanh nghiệp

Trong thời đại cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang bùng nổ, lan rộng vào mọi lĩnh vực, áp dụng các giải pháp điện tử trong doanh nghiệp được coi là xu thế cần thiết. Văn phòng điện tử đóng vai trò quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình "số hóa" của doanh nghiệp nhanh chóng, toàn diện.

>>>> ĐỌC THÊM: Xu hướng văn phòng điện tử phổ biến dành cho doanh nghiệp

3. Các loại văn phòng điện tử phổ biến hiện nay

Có nhiều mô hình văn phòng điện tử phù hợp với các nhu cầu và phong cách vận hành của doanh nghiệp:

• Văn phòng xanh: Thiết lập văn phòng nhằm giảm thiểu tác động đến môi trường, tài nguyên thiên nhiên.
• Văn phòng ảo: Mô hình kinh doanh hoàn toàn trực tuyến với đầy đủ chức năng của một trụ sở chính thống.
• Văn phòng đa chức năng: Tích hợp nhiều yếu tố hiện đại, linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho nhân viên.
• Văn phòng mở: Không ngăn cách giữa các phòng doanh nghiệp riêng biệt, cho phép nhân viên làm việc từ xa và cộng tác trực tuyến, đánh giá qua hiệu suất, hiệu quả công việc.
• Văn phòng trọn gói: Tích hợp đầy đủ các thiết bị, máy móc và chức năng văn phòng cần thiết cho công việc hàng ngày trên một hệ thống duy nhất, phù hợp với doanh nghiệp mới có ít thành viên và muốn tiết kiệm chi phí.
• Văn phòng chia sẻ: Nhóm làm việc có thể cộng tác, giao tiếp và chia sẻ thông tin một cách linh hoạt, hiệu quả, dù ở bất kỳ đâu. Điều này giúp tăng cường sự kết nối và linh hoạt trong công việc nhóm.

4. So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử

Văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử đại diện cho hai mô hình làm việc khác nhau trong doanh nghiệp. Sự khác biệt này tạo ra những ưu điểm, hạn chế riêng, ảnh hưởng đến năng suất và linh hoạt của doanh nghiệp.

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng điện tử
Thiết kế	Thiết kế cố định, phân chia rõ ràng giữa các bộ phận, sử dụng nội thất đơn giản và hạn chế ứng dụng công nghệ thông tin.	Thiết kế sáng tạo, ít phân chia không gian làm việc, sử dụng công nghệ hiện đại để xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Nội thất và thiết bị văn phòng	Sử dụng các thiết bị như ghế, máy quạt.  Xây dựng các bức tường ngăn cách giữa các phòng và bộ phận làm việc trong công ty, cơ quan.	Chủ yếu sử dụng các thiết bị điện tử như laptop, máy tính PC để hỗ trợ công việc.  Không sử dụng nhiều thiết bị văn phòng. Không có vách ngăn giữa các bộ phận.
Việc áp dụng công nghệ	Chưa sử dụng phổ biến, việc lưu trữ dữ liệu thường được thực hiện bằng giấy gây khó khăn trong tìm kiếm.	100% sử dụng công nghệ hiện đại trong giải quyết công việc, lưu trữ dữ liệu đơn giản và dễ tìm kiếm hơn.
Việc chấm công	Nhân viên phải xếp hàng chờ đến lượt chấm công, gây mất thời gian.	Sử dụng ứng dụng nhận diện khuôn mặt Face ID giúp chấm công nhanh chóng và đơn giản.
Xử lý công việc	Thực hiện công việc thủ công qua Excel dễ gây sai sót và khó tìm kiếm.	Có phần mềm để xử lý công việc, tất cả hoạt động được thực hiện trên phần mềm để tăng hiệu quả trong giải quyết công việc.
Giá cả	Đòi hỏi đầu tư lớn vào cơ sở vật chất và nhân sự, gây tăng chi phí tổng thể.	Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, tích hợp trên hệ thống điện tử.

5. Các bước xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp

5.1 Chuẩn hóa các hệ thống và quy trình xử lý nội bộ

Để thành công trong quá trình số hóa, bước đầu tiên là hệ thống hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm quy trình xử lý công việc, giấy tờ. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò, quyền hạn của từng cá nhân, áp dụng phân quyền hiệu quả, chuẩn hóa quy trình thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể. 

5.2 Lựa chọn mô hình văn phòng điện tử

Hiện nay, nhiều phần mềm và mô hình văn phòng điện tử được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mô hình nào cũng phù hợp, vì vậy doanh nghiệp cần đánh giá chính xác nhu cầu, tính năng của phần mềm để lựa chọn đúng. Doanh nghiệp cũng cần xác định liệu có phù hợp với quy trình làm việc của văn phòng điện tử hay không.

5.3 Lên kế hoạch triển khai

Khi triển khai mô hình văn phòng điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết và trao đổi với đơn vị cung cấp phần mềm để đảm bảo sự hỗ trợ, theo dõi trong quá trình triển khai.

Các khía cạnh quan trọng cần lưu ý bao gồm hệ thống lưu trữ thông tin, sử dụng các nền tảng như Google Drive, Dropbox để chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Sử dụng phần mềm họp, làm việc trực tuyến giúp đảm bảo liên lạc, cộng tác hiệu quả, giảm thiểu sự phụ thuộc vào email và tạo sự gắn kết giữa nhân viên thông qua buổi họp trực tuyến.

5.4 Đào tạo nhân viên

Việc áp dụng văn phòng điện tử có thể gặp khó khăn nếu nhân sự không thực sự hiểu rõ về mô hình này. Vì thế, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian để đào tạo, hướng dẫn chi tiết trong giai đoạn đầu. Khi nhân viên đã quen với mô hình mới, công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

5.5 Đánh giá, đo lường

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá và đo lường hiệu quả khi triển khai văn phòng điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp xác định mức độ hiệu quả để từ đó lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp cho tương lai.

6. Giải pháp Văn phòng điện tử 1C:Document Management linh hoạt, chuyên nghiệp, hiệu quả

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về giải pháp văn phòng điện tử, phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management đã được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, tiên tiến. Ngoài các phân hệ phục vụ trực tiếp nhu cầu quản lý văn bản, quản lý dự án và quản lý quy trình, phần mềm 1C:Document Management còn có các tiện ích để quản lý văn phòng điện tử hiệu quả. Các tính năng nổi bật cho quản lý văn phòng điện tử bao gồm nhưng không giới hạn:

• Quản lý email tập trung: Dễ dàng quản lý email đến - đi, tự động kết nhập email từ Microsoft Outlook, có thể làm việc trực tiếp với email trên thiết bị di động, độ bảo mật cao.
• Đặt phòng họp: Quản lý phòng họp và nhiều trang thiết bị trên cùng 1 hệ thống, giảm thiểu thời gian trong việc quản lý, đăng ký và theo dõi lịch họp, loại bỏ các vấn đề phát sinh như kẹt phòng, lịch họp trùng,... 
• Lịch làm việc: Cho phép cá nhân hóa lịch làm việc của nhân viên , theo dõi thời gian, nhắc việc, báo cáo công việc, tránh tình trạng bỏ sót, đặt ưu tiên cho những đầu mục quan trọng. 
• Thảo luận và truyền thông nội bộ: Cung cấp các tính năng thảo luận bao gồm trao đổi, chia sẻ thông tin trực tuyến, trao đổi nội bộ, xử lý công việc và văn bản, cho phép nhân viên giao tiếp, trao đổi linh hoạt tương tác, gọi điện, gọi video, chat, liên lạc trực tiếp như tương tác trên các ứng dụng thường dùng khác (ví dụ như: skype, zalo,…). 
• Ghi nhận vắng mặt nhân sự: Ghi nhận vắng mặt, cho phép ủy quyền công việc trong khoảng thời gian nghỉ việc, đưa ra thông báo cho người giao việc hoặc người cần tương tác biết thời gian vắng mặt của nhân sự.
• Tích hợp chữ ký điện tử: Cho phép chèn chữ ký điện tử vào các tệp đính kèm văn bản, mã hóa văn bản để bảo mật thông tin. Thông báo nhiệm vụ qua email, sms, popup: Tự động gửi thông báo nhiệm vụ và sự kiện khác đến mobile, email và trên cửa sổ chương trình (popup), nhanh chóng xem nội dung của thông báo và thực hiện các thao tác khả dụng từ cửa sổ thông báo popup.

Như vậy, bài viết trên 1C Việt Nam đã giúp doanh nghiệp tìm hiểu định nghĩa văn phòng điện tử là gì, lợi ích khi ứng dụng văn phòng điện tử cũng như quy trình xây dựng mô hình này. Quá trình chuyển đổi số cần nhiều thời gian, vì vậy doanh nghiệp cần từng bước lên kế hoạch xây dựng văn phòng điện tử phù hợp, từ đó giúp gia tăng doanh thu, lợi nhuận. Để hỗ trợ tư vấn và triển khai văn phòng điện tử nhanh chóng, tinh gọn, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay nhé.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Văn phòng số là gì? Những lợi ích khi thiết lập văn phòng số