Chữ ký điện tử là gì? Cách phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử là một thuật ngữ không còn xa lạ trong thời đại công nghệ số hiện nay. Vậy chữ ký điện tử là gì? Có các loại chữ ký điện tử nào được sử dụng hiện nay? Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về chữ ký điện tử và các nguyên tắc khi sử dụng loại chữ ký này nhé!
1. Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu. (Theo Khoản 11, Điều 3 - Luật Giao dịch Điện tử 2023)
>>>> XEM THÊM:
- AI viết tắt là gì? Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI hiện nay
- Năng lực số bao gồm những năng lực gì? Phân loại năng lực số
2. Các khái niệm liên quan đến chữ ký điện tử
Sau khi tìm hiểu chữ ký điện tử là gì, cùng tham khảo thêm một số khái niệm khác liên quan như:
2.1. Chứng thư điện tử là gì?
Chứng thư điện tử là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành dưới dạng dữ liệu điện tử.
3. Chứng thư chữ ký điện tử là gì?
Chứng thư chữ ký điện tử là thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư chữ ký điện tử đối với chữ ký số được gọi là chứng thư chữ ký số.
4. Dữ liệu điện tử là gì?
Dữ liệu điện tử là dữ liệu được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
3. Các loại chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng hiện nay
Chữ ký điện tử có các dạng chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh. Mỗi dạng được sử dụng và đảm bảo sự phù hợp trong các giao dịch và hợp đồng khác nhau.
3.1 Chữ ký số
Chữ ký số là một hình thức chữ ký điện tử được tạo ra bằng quá trình chuyển đổi dữ liệu qua hệ thống mật mã không tương ứng. Người dùng có thể sử dụng USB Token để ký.
Tuy nhiên, USB Token này phải được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Mỗi cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức khi đăng ký chữ ký điện tử sẽ nhận được một chữ ký số riêng biệt để xác định và sử dụng trong các hợp đồng.
3.2 Chữ ký scan
Chữ ký scan là gì? Chữ ký scan (chữ ký quét) là chữ ký được chuyển đổi từ dạng giấy sang dạng điện tử bằng cách quét (scan) sau khi được ký tay trên hợp đồng. Các bên có thể chuyển đổi hợp đồng thành dạng điện tử thông qua quá trình quét và tìm cách scan chữ ký, sau đó gửi qua email.
3.3 Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là chữ ký mà người dùng viết bằng tay, sau đó được chuyển đổi thành hình ảnh và gắn vào tài liệu điện tử. Hợp đồng điện tử được gửi đi qua email. Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị nhỏ nhưng được ký kết thường xuyên hoặc khi người ký không có mặt tại cùng địa điểm để ký hợp đồng bằng chữ ký mực.
>>>> THAM KHẢO:
- Văn phòng số là gì? Những lợi ích khi thiết lập văn phòng số
- Ví dụ về chuyển đổi số trong 5 lĩnh vực thành công điển hình
4. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
Như đã đề cập ở trên, chữ ký số là một loại của chữ ký điện tử. Vậy chữ ký số và chữ ký điện tử có gì khác nhau? Cùng 1C Việt Nam phân biệt 2 thuật ngữ này trong bảng dưới đây:
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
| Giống nhau | Cả 2 đều được sử dụng để thay thế chữ ký viết tay, con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử | ||
| Khác nhau | Mục đích | Xác nhận người ký và khẳng định sự chấp thuận của người ký đối với thông điệp dữ liệu | Xác nhận tính toàn vẹn và xác thực của thông điệp dữ liệu |
| Độ bảo mật | Có độ bảo mật thấp hơn chữ ký số | Được mã hóa, được tạo ra bằng cách sử dụng thuật toán mã khóa không đối xứng | |
| Giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý tuyệt đối | Có giá trị pháp lý tương đương chữ ký viết tay, được quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. | |
| Ứng dụng | Trong nhiều lĩnh vực bao gồm: ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ, đăng ký tài khoản trực tuyến, giao dịch ngân hàng trực tuyến,… | Trong các giao dịch điện tử quan trọng, đòi hỏi tính xác thực và an toàn cao như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị cao,… | |
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
- Chuyển đổi số trong Logistics: Thực trạng và công nghệ áp dụng
- 6 tác hại của trí tuệ nhân tạo Al đối với cuộc sống hiện nay
5. Những quy định về chữ ký điện tử hiện nay
Việc tạo và sử dụng chữ ký điện tử cần tuân thủ một số quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký trong các tài liệu, văn bản. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các quy định về hình thức thể hiện và vị trí của chữ ký điện tử trên văn bản.
5.1 Về giá trị pháp lý
Theo Điều 23 Luật Giao dịch Điện tử 2023, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định như sau:
- Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
- Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.
5.2 Về hình thức hiển thị
|
Đối với doanh nghiệp |
Đối với cá nhân |
|
|
|
5.3 Về vị trí trên văn bản
|
Đối với doanh nghiệp |
Đối với cá nhân |
|
Vị trí chữ ký điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
|
Vị trí chữ ký điện tử tương tự như vị trí đặt chữ ký trên văn bản giấy. Người dùng có thể đặt chữ ký ở vị trí yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình. |
6. Cách tạo chữ ký điện tử
Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo chữ ký điện tử trên điện thoại hoặc máy tính trên Word thông qua các bước như sau:
Bước 1: Mở file Word, đưa trỏ chuột vào vị trí cần ký điện tử và chọn Insert trên thanh công cụ
Bước 2: Chọn biểu tượng Signature Line (như hình dưới)
Bước 3: Tại cửa sổ Signature Setup, điền đầy đủ các trường thông tin sau:
- Suggested signer: Họ tên người ký. (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
- Suggested signer’s title: Chức vụ người ký. (Ví dụ: Trưởng phòng Nhân sự)
- Suggested signer’s email address: Địa chỉ email người ký. (Ví dụ: thuhuong@1cvietnam.vn).
Bước 4: Chọn OK để hoàn tất cách làm chữ ký điện tử trên Word.
>>>> THAM KHẢO THÊM:
- Công nghệ AR là gì? Nguyên lý hoạt động và lĩnh vực ứng dụng
- Big data là gì? Đặc điểm, ứng dụng hữu ích trong các lĩnh vực
7. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Bên cạnh chữ ký bằng tay, hiện nay nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp đã áp dụng chữ ký điện tử trong quá trình giao dịch trực tuyến. Một số lợi ích khi tìm cách làm chữ ký điện tử có thể kể đến như:
- Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn thời gian thực hiện các giao dịch điện tử và tăng hiệu quả làm việc.
- Đa dạng và linh hoạt: Cho phép thực hiện các giao dịch từ xa bằng cách gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử trên màn hình cảm ứng hoặc ký hợp đồng điện tử mà không gặp rào cản không gian và thời gian.
- Rút gọn quy trình chứng nhận: Đơn giản hóa quy trình lập, chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác, khách hàng và cơ quan mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Hoàn tất quá trình kê khai và nộp thuế trực tuyến một cách thuận tiện.
- An toàn và bảo mật: Chữ ký điện tử đảm bảo mức độ bảo mật cao và không thể giả mạo được danh tính của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Như vậy, bên cạnh chữ ký tay, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử trong các văn bản, hồ sơ, hợp đồng. Tuy nhiên, việc áp dụng chữ ký điện tử cần tuân thủ một số nguyên tắc và quy định để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm hỗ trợ chữ ký điện tử đã được áp dụng giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trong đó, phần mềm quản lý văn phòng số 1C:Document Management đã được tích hợp chữ ký số chuẩn hóa theo quy định của luật pháp nhà nước Việt Nam. Để biết thêm thông tin chi tiết về giải pháp, vui lòng liên hệ ngay tới 1C Việt Nam nhé.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Xu hướng văn phòng điện tử phổ biến dành cho doanh nghiệp