Chữ ký điện tử là gì? 3 cách tạo chữ ký điện tử đơn giản nhất
Chữ ký điện tử là một thuật ngữ không còn xa lạ trong thời đại công nghệ số hiện nay. Vậy chữ ký điện tử là gì? Có các loại chữ ký điện tử nào được sử dụng hiện nay? Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về chữ ký điện tử và các nguyên tắc khi sử dụng loại chữ ký này nhé!
1. Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là một phương tiện điện tử được tạo nên dưới định dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu. Chữ ký này có khả năng xác nhận người ký thông điệp và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung được ký.
2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Bên cạnh chữ ký bằng tay, hiện nay nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp đã áp dụng chữ ký điện tử trong quá trình giao dịch trực tuyến. Một số lợi ích của loại chữ ký này có thể kể đến như:
- Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn thời gian thực hiện các giao dịch điện tử và tăng hiệu quả làm việc.
- Đa dạng và linh hoạt: Cho phép thực hiện các giao dịch từ xa bằng cách gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử trên màn hình cảm ứng hoặc ký hợp đồng điện tử mà không gặp rào cản không gian và thời gian.
- Rút gọn quy trình chứng nhận: Đơn giản hóa quy trình lập, chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác, khách hàng và cơ quan mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Hoàn tất quá trình kê khai và nộp thuế trực tuyến một cách thuận tiện.
- An toàn và bảo mật: Chữ ký điện tử đảm bảo mức độ bảo mật cao và không thể giả mạo được danh tính của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
>>>> ĐỌC THÊM: TOP 5 phần mềm quản lý văn phòng nổi bật cho doanh nghiệp
3. Các loại chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng hiện nay
Chữ ký điện tử có các dạng chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh. Mỗi dạng được sử dụng và đảm bảo sự phù hợp trong các giao dịch và hợp đồng khác nhau.
3.1 Chữ ký số
Chữ ký số là một hình thức chữ ký điện tử được tạo ra bằng quá trình chuyển đổi dữ liệu qua hệ thống mật mã không tương ứng. Người dùng có thể sử dụng USB Token để ký.
Tuy nhiên, USB Token này phải được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Mỗi cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức khi đăng ký chữ ký điện tử sẽ nhận được một chữ ký số riêng biệt để xác định và sử dụng trong các hợp đồng.
3.2 Chữ ký scan
Chữ ký scan (chữ ký quét) là chữ ký được chuyển đổi từ dạng giấy sang dạng điện tử bằng cách quét (scan) sau khi được ký tay trên hợp đồng. Các bên có thể chuyển đổi hợp đồng thành dạng điện tử thông qua quá trình quét, sau đó gửi qua email.
3.3 Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là chữ ký mà người dùng viết bằng tay, sau đó được chuyển đổi thành hình ảnh và gắn vào tài liệu điện tử. Hợp đồng điện tử được gửi đi qua email.
Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị nhỏ nhưng được ký kết thường xuyên hoặc khi người ký không có mặt tại cùng địa điểm để ký hợp đồng bằng chữ ký mực.
4. Những nguyên tắc khi sử dụng chữ ký điện tử
Khi sử dụng chữ ký điện tử, các bên trong giao dịch điện tử cần tuân thủ các nguyên tắc sau theo quy định của Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005:
- Các bên có quyền tự quyết sử dụng chữ ký điện tử hoặc không sử dụng khi ký thông điệp dữ liệu trong giao dịch.
- Các bên có quyền chọn sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực hoặc không có chứng thực.
- Khi sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực, các bên có quyền lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
>>>> THAM KHẢO: Văn phòng số là gì? Những lợi ích khi thiết lập văn phòng số
5. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Theo Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005, trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng yêu cầu nếu chữ ký điện tử dùng để ký thông điệp đó đáp ứng các yếu tố:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng minh sự đồng ý của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử đó đủ đáng tin cậy, phù hợp với mục đích tạo ra và gửi đi thông điệp dữ liệu.
Trong trường hợp văn bản phải được đóng dấu theo yêu cầu của pháp luật bởi cơ quan hoặc tổ chức, một tin nhắn điện tử được coi là đáp ứng yêu cầu nếu nó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan hoặc tổ chức, tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
6. Những quy định về chữ ký điện tử hiện nay
Việc tạo và sử dụng chữ ký điện tử cần tuân thủ một số quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký trong các tài liệu, văn bản. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các quy định về hình thức thể hiện và vị trí của chữ ký điện tử trên văn bản.
6.1 Về hình thức hiển thị
|
Đối với doanh nghiệp |
Đối với cá nhân |
|
|
|
6.1 Về vị trí trên văn bản
|
Đối với doanh nghiệp |
Đối với cá nhân |
|
Vị trí chữ ký điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
|
Vị trí chữ ký điện tử tương tự như vị trí đặt chữ ký trên văn bản giấy. Người dùng có thể đặt chữ ký ở vị trí yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình. |
Như vậy, bên cạnh chữ ký tay, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử trong các văn bản, hồ sơ, hợp đồng. Tuy nhiên, việc áp dụng chữ ký điện tử cần tuân thủ một số nguyên tắc và quy định để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm hỗ trợ chữ ký điện tử đã được áp dụng giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trong đó, phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management đã được tích hợp chữ ký số chuẩn hóa theo quy định của luật pháp nhà nước Việt Nam. Để biết thêm thông tin chi tiết về giải pháp, vui lòng liên hệ ngay tới 1C Việt Nam nhé.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Xu hướng văn phòng điện tử phổ biến dành cho doanh nghiệp