Văn phòng số là gì? Những lợi ích khi thiết lập văn phòng số

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã làm thay đổi cách thức chúng ta đang làm việc, đặc biệt trong và sau giai đoạn đại dịch Covid-19. Điều này đã thúc đẩy văn phòng số - mô hình làm việc thông minh, hiện đại ngày càng phát triển. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể xây dựng được một môi trường làm việc dựa trên nền tảng công nghệ cao nếu chưa thực sự hiểu về lợi ích và tiềm năng của văn phòng số. Vậy hãy cùng 1C Việt Nam khám phá ngay văn phòng số là gì cũng như các tiện ích cần có khi vận hành văn phòng số.  

1. Văn phòng số là gì?

Văn phòng số là thuật ngữ mô tả môi trường làm việc hoạt động dựa trên công nghệ thông tin và internet để thực hiện công việc văn phòng, quản lý tài liệu, giao tiếp,... mà trước đây thường chỉ tiến hành bằng cách sử dụng tài liệu giấy và trao đổi trực tiếp.

Văn phòng số thường bao gồm các phần mềm và công nghệ để quản lý tài liệu số hóa, lưu trữ điện tử, xử lý thông tin và cho phép làm việc từ xa thông qua kết nối internet. Các công cụ và dịch vụ thông qua văn phòng số có thể bao gồm email, hệ thống quản lý tài liệu, ứng dụng cộng tác trực tuyến, video họp và nhiều công cụ khác để tạo điều kiện làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn.

Những đặc trưng tiêu biểu của một văn phòng số bao gồm:

• Tính hợp nhất: Văn phòng số quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả công việc. 
• Tính hợp lý: Người dùng dễ dàng lưu trữ, tra cứu, chia sẻ thông tin qua giao diện trực quan và công nghệ hiện đại. 
• Tính an toàn: Khả năng giám sát lịch sử thay đổi nội dung, quyền truy cập cho từng cá nhân, giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh. 
• Tinh gọn, tiện ích: Cho phép nhân viên làm việc từ xa, giảm thời gian, chi phí đi lại, nhận thông báo và truy cập tức thì.

>>>> XEM THÊM: Xu hướng văn phòng điện tử phổ biến dành cho doanh nghiệp

2. Sự khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống 

Văn phòng số thực sự đã trở thành bước thay đổi mang tính cách mạng của các doanh nghiệp. Ngày nay, nhiều công ty đang có nhu cầu chuyển hướng đến quản lý các hoạt động theo cách thức phi giấy tờ, do đó mà những ngăn tủ, tệp tài liệu,... đã không còn được ưa chuộng. Để hiểu được vì sao có sự thay thế đó, trước tiên chúng ta xét đến những điểm khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống. 

3. Lợi ích của văn phòng số mang lại cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện cũng đang cân nhắc đầu tư để xây dựng văn phòng số nhằm cải thiện trải nghiệm làm việc cho nhân sự cũng như góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vậy đâu là những lợi ích của văn phòng số mang lại cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây. 

3.1. Cắt giảm chi phí thừa và tiết kiệm thời gian

So với trước kia, văn phòng số cho phép doanh nghiệp không phải thực hiện các quy trình thủ công, ký tá trực tiếp hay xét duyệt nhiều, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, quá trình lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu cũng được thực hiện nhanh chóng do được quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí vận hành và tối ưu được nguồn nhân lực.

3.2. Tăng tính linh hoạt

Trong mô hình làm việc số, tính linh hoạt về lịch trình, cách thức làm việc đều được nâng cao. Với các công nghệ cao, nhân viên có thể làm việc từ xa mà không bị giới hạn về thời gian và địa điểm. Điều này giúp cân bằng giữa công việc, cuộc sống cá nhân cho nhân viên, đồng thời quá trình hợp tác, tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài cũng được hỗ trợ tối đa.

3.3. Cải thiện hiệu suất

Việc lưu trữ các thông tin trên các nền tảng đám mây cho phép nhân viên tìm kiếm, truy cập, chia sẻ nhanh chóng. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi, tăng tinh thần làm việc và góp phần nâng cao hiệu suất.

3.4. Cải thiện sự hài lòng của nhân sự 

Văn phòng số đã tạo điều kiện cho nhân viên có thể linh động hơn trong cách làm việc từ đó tăng sự hài lòng cùng trải nghiệm. Bên cạnh đó, việc ứng dụng các công nghệ thông minh giúp nhân viên chủ động nghiên cứu, học hỏi để ngày càng phát triển và hoàn thiện thêm kỹ năng, kiến thức liên quan. 

>>>> THAM KHẢO NGAY: TOP 5 phần mềm quản lý văn phòng nổi bật cho doanh nghiệp

3.5. Giảm thời gian phê duyệt và ký kết

Như đã đề cập ở trên, điểm khác biệt nổi bật giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống là khả năng hỗ trợ tạo lập hóa đơn, hợp đồng điện tử, chữ ký số từ xa dựa trên mẫu sẵn có một cách nhanh chóng. Điều này cho phép dễ dàng phân quyền truy cập, phê duyệt trực tiếp trên các nền tảng nên tiết kiệm thời gian. 

3.6. Góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Với phương thức làm việc truyền thống, doanh nghiệp phải xử lý những quy trình rời rạc, phức tạp. Điều này dễ dẫn đến tình trạng chậm tiến độ, tốn kém chi phí và nguồn lực, từ đó ảnh hưởng tiêu cực tới doanh thu. 

Ngược lại, văn phòng số cho phép doanh nghiệp tự động hóa, đồng bộ quy trình trên một nền tảng, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ và kịp thời đưa ra giải pháp nếu xảy ra sai sót. Điều này giúp công ty cắt giảm chi phí và đem lại khả năng tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ hơn.

4. Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management hiện đại, ưu việt dành cho doanh nghiệp

Nhận thấy sức mạnh của các nền tảng công nghệ trong việc giải quyết bài toán về quản trị và điều hành công việc, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang có mong muốn chuyển đổi sang sử dụng phần mềm văn phòng số trong tổ chức của mình. Giải pháp Văn phòng số toàn diện 1C:Document Management được ra đời và phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, giúp hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện được điều đó. 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa trong công tác quản lý văn bản, tài liệu, quy trình và điều hành công việc, giúp các cá nhân, tổ chức giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động.

Giải pháp được xây dựng trênứng dụng nền tảng low-code - hướng phát triển phần mềm cho phép người dùng viết ít code nhất, kết hợp linh hoạt giữa những dòng code chi tiết và những tính năng được hỗ trợ sẵn trên nền tảng. Khi xây dựng hệ thống quản trị của doanh nghiệp trên nền tảng low-code, doanh nghiệp cũng sẽ nhận được lợi ích từ một “hệ sinh thái” phần mềm mang lại, chính là sự nhanh chóng trong việc đánh giá và đưa ra quyết định ứng dụng phần mềm cũng như phân bổ nguồn lực hợp lý tại từng thời điểm khác nhau.

Giải pháp 1C:Document Management cung cấp đầy đủ các tính năng cần có trong việc xây dựng và quản lý một văn phòng số bao gồm: 

• Quản lý văn bản, tài liệu: 1C:Document Management cho phép quản lý toàn bộ các loại văn bản đến và đi, văn bản nội bộ, hợp đồng và tất cả tài liệu khác trong doanh nghiệp trên cùng một nền tảng tập trung. Đồng thời, tính năng tìm kiếm nâng cao sử dụng siêu dữ liệu hỗ trợ truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công.
• Quản lý quy trình, giao việc và quản lý dự án: Tự động hóa quy trình công việc, quản lý giao việc, quản lý dự án, mở ra một không gian làm việc “ảo” khuyến khích sự hợp tác giữa mọi bộ phận và cá nhân trong công ty.
• Tạo môi trường làm việc từ xa linh hoạt và hiệu quả: Tất cả email, ghi chú, báo cáo, thảo luận đều được ghi nhận và thực hiện trên một nền tảng duy nhất, thuận tiện trong xử lý công việc. Thêm vào đó, hệ thống quản lý lịch làm việc giúp lãnh đạođể dễ dàng kiểm soát và thúc đẩy nhân sự chủ động trong công việc. 1C:Document Management còn tích hợp chữ ký điện tử theo đúng chuẩn quy định pháp luật Việt Nam, giúp ban lãnh đạo dễ dàng ký và phê duyệt mọi lúc mọi nơi. 

5. Một số câu hỏi thường gặp trong việc ứng dụng văn phòng số

5.1. Có phải giải pháp văn phòng số chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn?

Câu trả lời là không. Văn phòng số có thể áp dụng linh hoạt đối với bất kỳ doanh nghiệp nào không phân biệt quy mô, ngành nghề kinh doanh. 

5.2. Chi phí đầu tư cho văn phòng số có cao không?

Ban đầu, doanh nghiệp cần chi một khoản tiền cho việc phát triển các phần mềm, xây dựng hệ thống. Tuy nhiên, về lâu dài văn phòng số sẽ nâng cao năng suất làm việc từ đó cắt giảm ngân sách cho doanh nghiệp..

5.3. Công nghệ có phải điều kiện bắt buộc để thiết lập văn phòng số hay không?

Vì cốt lõi của văn phòng số là xây dựng môi trường làm việc dựa trên nền tảng số, do đó công nghệ chính là yếu tố cần phải có khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi mô hình làm việc sang hướng kỹ thuật sốáp dụng công nghệ tiên tiến. 

Hy vọng bài viết trên đã giúp doanh nghiệp hiểu đúng về văn phòng số và những lợi ích quan trọng mà văn phòng này mang lại cho doanh nghiệp. Làm việc dựa trên công nghệ không chỉ là xu hướng tương lai mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh. Do đó, áp dụng mô hình làm việc số đang là chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Để được hỗ trợ tư vấn về giải pháp văn phòng số phù hợp với đặc thù riêng từng doanh nghiệp, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Chữ ký điện tử là gì? Các loại chữ ký điện tử hiện nay