TOP 5 phần mềm quản lý văn phòng nổi bật cho doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý văn phòng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, tối ưu hóa các bước thực hiện, tạo ra quy trình công việc khép kín. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu các phần mềm quản lý văn phòng tự động, giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhé!

1. Phần mềm quản lý văn phòng là gì?

Phần mềm quản lý văn phòng là phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý và tổ chức các hoạt động hàng ngày trong văn phòng. Đây là công cụ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và tăng cường khả năng tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. 

Phần mềm quản lý công việc văn phòng thường cung cấp nhiều tính năng khác nhau để quản lý thông tin, tài liệu, thời gian,... của các công việc trong văn phòng.

2. Top 5 phần mềm quản lý văn phòng thông minh, chuyên nghiệp

Hiện nay, xu hướng ứng dụng các phần mềm quản trị văn phòng ngày càng tăng. Doanh nghiệp có thể tham khảo 5 phần mềm quản lý văn phòng chuyên nghiệp, ưu việt dưới đây:

2.1. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management

Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa trong công tác quản lý tài liệu, văn bản, quy trình và điều hành công việc. Giải pháp 1C:Document Management được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến hiện đại hỗ trợ lưu trữ thông tin tập trung, giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi ngay cả trên thiết bị di động. Đặc biệt, phần mềm 1C:Document Management giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa các nhân viên và cải thiện hiệu suất làm việc. 

Ngoài các phân hệ phục vụ trực tiếp nhu cầu quản lý văn bản, quản lý dự án và quản lý quy trình, phần mềm 1C:Document Management còn có nhiều tiện ích để quản lý văn phòng số hiệu quả. Các tính năng nổi trội nhằm quản lý văn phòng số bao gồm nhưng không giới hạn:

• Quản lý email: 1C:Document Management cung cấp các tính năng quản lý và lưu trữ email tập trung, độ bảo mật bảo, kiểm soát dòng thư đi và đến, có thể làm việc trực tiếp với email trên thiết bị di động.
• Đặt phòng họp: Giải pháp cho phép quản lý phòng họp và trang thiết bị tại nhiều địa điểm trên một hệ thống duy nhất; cung cấp khả năng tìm kiếm phòng trống đáp ứng đủ các tiêu chuẩn để tổ chức cuộc họp theo nhu cầu và nhanh chóng thực hiện đăng ký từ kết quả tìm kiếm.
• Quản lý lịch làm việc: Phần mềm cho phép lãnh đạo  có thể theo dõi trạng thái làm việc của nhân sự sát sao để kiểm soát tiến độ chung, giao việc và đôn đốc kịp thời. 
• Thảo luận và truyền thông nội bộ nhanh chóng: Cho phép chia sẻ, trao đổi thông tin trực tuyến, hỗ trợ trong việc trao đổi nội bộ, xử lý văn bản và công việc. Các thành viên có thể giao tiếp, tương tác hai chiều ngay trên phần mềm trong quá trình xử lý công việc, cải thiện tốc độ trao đổi thông giữa các nhân viên. 
• Ghi nhận vắng mặt nhân sự: Ghi nhận vắng mặt, cho phép nhân sự được ủy quyền thực hiện công việc trong thời gian nhân sự phụ trách nghỉ việc, giúp cho dòng chảy công việc và năng suất lao động luôn duy trì tốt, không dẫn đến phản ứng dây chuyền, chồng chéo.
• Tích hợp chữ ký điện tử: Phần mềm cho phép chèn chữ ký điện tử theo đúng quy định pháp luật Việt Nam vào các tệp đính kèm văn bản. 
• Phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau phù hợp với lĩnh vực hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
• Phân quyền người dùng: Hệ thống cho phép phân quyền chi tiết, đảm bảo chỉ những người có quyền mới được phép truy cập tài liệu, giúp bảo mật thông tin tuyệt đối.

2.2. Phần mềm quản lý văn phòng Lạc Việt

Phần mềm quản lý công việc văn phòng Lạc Việt hỗ trợ chuyển dịch mô hình quản trị từ truyền thống sang hiện đại. Phần mềm tích hợp một số tính năng như trao đổi thông tin, quản lý văn bản, tài liệu, báo cáo,… giải quyết được các công việc mang tính thủ công.

Tính năng nổi bật:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Hỗ trợ tổ chức và quản lý công việc.
• Bảo mật dữ liệu, thông tin.

ĐỌC THÊM: Xu hướng văn phòng điện tử phổ biến dành cho doanh nghiệp

2.3. Phần mềm quản trị văn phòng FastWork

Phần mềm quản lý văn phòng FastWork là phần mềm sở hữu các tính năng phục vụ nhu cầu quản lý - xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Phần mềm sử dụng hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và quản lý các hoạt động trong văn phòng.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý các văn bản, giấy tờ trong doanh nghiệp.
• Theo dõi bảng lương, chấm công.
• Lưu trữ và bảo mật thông tin.

XEM NGAY: Chữ ký điện tử là gì? Các loại chữ ký điện tử hiện nay

2.4. Phần mềm quản lý văn phòng OrientSoft

Phần mềm OrientSoft cung cấp các tính năng nhằm hỗ trợ quản lý công việc văn phòng. Từ đó, nhân viên sẽ tăng khả năng tương tác, giảm thiểu thời gian xử lý công việc và nâng cao năng suất làm việc.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý hồ sơ các cấp.
• Theo dõi, kiểm soát công việc.
• Khai thác và sử dụng kho dữ liệu trong văn phòng.

2.5. Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice

Phần mềm quản trị văn phòng CloudOffice được thiết kế để quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và quản trị công việc. CloudOffice mang đến nhiều lợi ích cho người dùng, giúp nhân viên làm việc khoa học và tăng năng suất.

Tính năng nổi bật:

• Cho phép đính file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản.
• Phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau phù hợp với lĩnh vực hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
• Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến.

Trên đây 1C Việt Nam đã tổng hợp 5 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả hiện nay. Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số mạnh mẽ. Để được tư vấn hỗ trợ và triển khai giải pháp quản lý văn phòng hiện đại, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay!

TÌM HIỂU THÊM: Văn phòng số là gì? Những lợi ích khi thiết lập văn phòng số