VNPay ứng dụng giải pháp văn phòng số của 1C Việt Nam
Với sự bất ổn và biến động không ngừng của thế giới trong những năm gần đây, nếu như doanh nghiệp không nhanh chóng thay đổi và thích nghi kịp thời thì sẽ khó có thể theo kịp thị trường. Chuyển đổi số hiện là một trong những xu hướng “nóng” được tất cả các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, ngành nghề quan tâm, đặc biệt khi chuyển đổi số có thể đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích lớn lao như tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất. Là một doanh nghiệp chuyên môn về giải pháp thanh toán điện tử, Công ty VNPAY đã không để chậm trễ trong việc cập nhật xu hướng thời đại và cũng đã tích cực áp dụng các giải pháp chuyển đổi số vào công tác nghiệp vụ của công ty.
- Về Công ty VNPAY:
Công ty Cổ phần Giải pháp Thanh Toán Việt Nam (VNPAY) là công ty hàng đầu trong lĩnh vực thanh toán điện tử tại Việt Nam, đã hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp Việt trên khắp cả nước gỡ bỏ rào cản thanh toán từ năm 2007.
Lấy thông điệp “Cho cuộc sống đơn giản hơn” làm kim chỉ nam trong mọi hoạt động, Công ty VNPAY tìm kiếm một giải pháp giúp tinh gọn quy trình quản lý, số hóa tập trung tất cả các loại hợp đồng và văn bản doanh nghiệp, đồng thời tự động hóa cũng như tối ưu các quy trình quản lý trong doanh nghiệp, để “cuộc sống” trở nên “đơn giản hơn” chính từ hoạt động nội bộ của công ty.
- Khó khăn trong quy trình quản lý của doanh nghiệp
Là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thanh toán điện tử, với mạng lưới đối tác lên tới hơn 150000 đơn vị và hơn 40 ngân hàng liên kết, Công ty VNPAY luôn cần xử lý khối lượng tài liệu văn bản, hợp đồng vô cùng lớn, với không ít trở ngại trong công tác quản lý:
Với nhân viên
- Văn bản, tài liệu, hợp đồng lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, dẫn tới mất mát thông tin khi nhân viên luân chuyển vị trí hoặc nghỉ việc
- Khó khăn theo dõi trạng thái hiệu lực hợp đồng, cùng những loại văn bản nghiệm thu, thanh lý đã được liên kết với bản hợp đồng đó
- Không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các tài liệu đề xuất
- Không nắm được tài liệu cần phê duyệt có vướng mắc gì, ai là người đang phê duyệt
- Tốn kém chi phí và thời gian chuyển phát hồ sơ trình ký
Với ban lãnh đạo
- Ban lãnh đạo khó thống kê giá trị doanh thu theo từng cá nhân/bộ phận
- Mất dấu người và nội dung đã chỉnh sửa, thay đổi trong văn bản
- 1C Việt Nam song bước cùng VNPAY trên hành trình chuyển đổi số
Với quyết tâm chuyển đổi số chính từ quy trình vận hành nội bộ doanh nghiệp, tháng 7 năm 2018, VNPAY quyết định thành lập ban dự án tái cấu trúc trong việc lưu giữ và bảo mật thông tin tập trung như các loại hợp đồng, văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công việc và phát triển kinh doanh.
1C:Document Management là giải pháp đã được doanh nghiệp lựa chọn để triển khai quản lý các hợp đồng, văn bản hiện tại và số hóa toàn bộ hợp đồng đã ký với khách hàng kể từ khi thành lập công ty cho đến nay, đồng thời lưu giữ tập trung tất cả các tài liệu và biểu mẫu văn bản theo tiêu chuẩn nội bộ công ty.
Sau 2 tháng triển khai kể từ ngày ký kết hợp đồng, hệ thống đã đi vào hoạt động đúng yêu cầu của Công ty VNPAY, giúp doanh nghiệp có những bước đi chuyển đổi số vững vàng, với những kết quả nổi bật:
- Tiết kiệm thời gian triển khai và nhiều khoản chi phí như văn phòng phẩm, mực in, kho bãi,...
- Tất cả thông tin được lưu trữ an toàn với độ bảo mật cao tuyệt đối
- Lãnh đạo thống kê được số lượng và giá trị hợp đồng đã ký theo từng kỳ, giúp so sánh và đưa ra chiến lược đúng lúc
- Đặc biệt, phần mềm có công cụ thông báo nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết hạn, quá hạn, giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ kịp thời
- Phần mềm cũng hỗ trợ liên kết hợp đồng với các phụ lục, biên bản thanh lý trước và sau, cùng tiện ích tra cứu thông tin nhanh, giúp nhân viên tìm được tài liệu ngay lập tức mà không cần phải liên hệ bộ phận lưu trữ để xem bản gốc