Cách hạch toán lương theo thông tư 133 mới nhất 2025

Cách hạch toán lương theo thông tư 133 là một quy trình kế toán quan trọng áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Việc nắm vững phương pháp hạch toán tiền lương theo đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Bài viết này 1C Việt Nam sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước hạch toán lương, xử lý các khoản phụ cấp và khấu trừ theo đúng Thông tư 133.

1. Tổng quan về cách hạch toán lương theo Thông tư 133

Thông tư 133 là một trong những văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Thông tư 133/2016/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2016 với mục đích hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Văn bản này quy định cụ thể về nguyên tắc, phương pháp kế toán và cách thức ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong đó có các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương.

Các nguyên tắc kế toán tiền lương theo Thông tư 133 bao gồm:

• Ghi nhận đầy đủ các khoản phải trả cho người lao động
• Tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí
• Hạch toán đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ
• Phân loại và theo dõi chi tiết theo đối tượng lao động

1.1. Thông tư 133 áp dụng cho đối tượng nào?

Thông tư 133 được thiết kế đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định của pháp luật
• Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC
• Doanh nghiệp không niêm yết trên thị trường chứng khoán
• Các công ty TNHH, công ty cổ phần quy mô nhỏ
• Hộ kinh doanh cá thể có quy mô lớn

Thông tư này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ vì hệ thống tài khoản đơn giản hơn, giúp giảm thiểu khối lượng công việc kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin tài chính chính xác.

1.2. Vai trò của TK 334 trong hạch toán tiền lương

Tài khoản 334 đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi các khoản phải trả cho người lao động.

Tài khoản 334 - "Phải trả người lao động" được sử dụng để phản ánh các khoản doanh nghiệp phải trả cho người lao động về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.

Ví dụ minh họa: Khi công ty ABC trả lương tháng 6 cho nhân viên với tổng số tiền 100.000.000 đồng, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp": 100.000.000đ

Có TK 334 "Phải trả người lao động": 100.000.000đ

Khi thực hiện chi trả lương cho nhân viên:

Nợ TK 334 "Phải trả người lao động": 100.000.000đ

Có TK 111/112 "Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng": 100.000.000đ

>>> XEM THÊM: Các khoản trích lương theo quy định mới nhất 2025

2. Quy trình chi tiết hạch toán tiền lương theo Thông tư 133

Quy trình hạch toán tiền lương theo Thông tư 133 cần được thực hiện theo trình tự logic và đầy đủ các bước.

Việc hạch toán tiền lương theo Thông tư 133 bao gồm nhiều bước từ việc tính toán, ghi nhận đến thanh toán. Quy trình này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc chi trả lương cho người lao động, đồng thời tuân thủ các quy định về thuế và bảo hiểm.

Bước 1: Thu thập thông tin chấm công

• Tổng hợp bảng chấm công, xác định số ngày công thực tế
• Xác định các trường hợp nghỉ phép, nghỉ ốm, làm thêm giờ

Bước 2: Tính toán lương và các khoản phụ cấp

• Tính lương cơ bản dựa trên hợp đồng và ngày công thực tế
• Tính các khoản phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại...)
• Tính tiền thưởng, phụ cấp làm thêm giờ (nếu có)

Bước 3: Tính các khoản khấu trừ

• Tính BHXH, BHYT, BHTN phần người lao động đóng
• Tính thuế TNCN phải nộp
• Tính các khoản khấu trừ khác (tạm ứng, phạt...)

Bước 4: Hạch toán các khoản liên quan đến tiền lương

• Ghi nhận chi phí tiền lương
• Ghi nhận các khoản phải trả người lao động
• Ghi nhận các khoản phải nộp BHXH, thuế TNCN

Bước 5: Thanh toán lương cho người lao động

• Lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
• Ghi nhận việc thanh toán lương

2.1. Cách ghi nhận tiền lương cơ bản

Việc ghi nhận tiền lương cơ bản cần được thực hiện theo đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ phát sinh.

Tiền lương cơ bản là khoản tiền chính mà doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động và thời gian làm việc thực tế. Việc hạch toán lương cơ bản phụ thuộc vào bộ phận làm việc của người lao động.

Đối với nhân viên bộ phận sản xuất:

Nợ TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang"

Có TK 334 "Phải trả người lao động"

Đối với nhân viên bộ phận bán hàng:

Nợ TK 641 "Chi phí bán hàng"

Có TK 334 "Phải trả người lao động"

Đối với nhân viên quản lý:

Nợ TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp"

Có TK 334 "Phải trả người lao động"

Ví dụ: Công ty TNHH ABC tính lương tháng 7/2025 cho:

• Nhân viên sản xuất: 150.000.000đ
• Nhân viên bán hàng: 80.000.000đ
• Nhân viên quản lý: 120.000.000đ

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 154: 150.000.000đ

Nợ TK 641: 80.000.000đ

Nợ TK 642: 120.000.000đ

Có TK 334: 350.000.000đ

2.2. Hạch toán các khoản phụ cấp và thưởng

Các khoản phụ cấp và thưởng cần được hạch toán riêng biệt để theo dõi chi tiết thu nhập của người lao động.

Ngoài lương cơ bản, người lao động thường được hưởng các khoản phụ cấp và thưởng khác nhau. Cách hạch toán các khoản này cũng tương tự như lương cơ bản, phụ thuộc vào bộ phận làm việc của người lao động.

Phụ cấp ăn trưa:

Nợ TK 154/641/642 (tùy theo bộ phận nhân viên làm việc)

Có TK 334 "Phải trả người lao động"

Phụ cấp đi lại:

Nợ TK 154/641/642

Có TK 334 "Phải trả người lao động"

Thưởng cuối năm:

Nợ TK 154/641/642

Có TK 334 "Phải trả người lao động"

Ví dụ: Công ty TNHH XYZ chi trả các khoản phụ cấp tháng 8/2025:

• Phụ cấp ăn trưa cho nhân viên sản xuất: 30.000.000đ
• Phụ cấp đi lại cho nhân viên bán hàng: 15.000.000đ
• Thưởng đạt doanh số cho nhân viên bán hàng: 50.000.000đ

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 154: 30.000.000đ

Nợ TK 641: 65.000.000đ (15.000.000đ + 50.000.000đ)

Có TK 334: 95.000.000đ

>>> KHÁM PHÁ NGAY: Các hình thức hưởng lương phổ biến nhất hiện nay

3. Các khoản khấu trừ từ tiền lương

Việc hạch toán các khoản khấu trừ từ lương cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Từ tổng thu nhập của người lao động, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ một số khoản theo quy định của pháp luật trước khi chi trả lương thực nhận. Các khoản khấu trừ phổ biến bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội (8% lương cơ bản)
• Bảo hiểm y tế (1,5% lương cơ bản)
• Bảo hiểm thất nghiệp (1% lương cơ bản)
• Thuế thu nhập cá nhân (tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần)
• Các khoản khấu trừ khác như tạm ứng, bồi thường vật chất...

Quy trình hạch toán các khoản khấu trừ:

• Xác định số tiền phải khấu trừ cho từng khoản
• Ghi nhận vào tài khoản phải nộp tương ứng
• Giảm trừ vào khoản phải trả cho người lao động

3.1. Hạch toán bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp

Các khoản bảo hiểm cần được hạch toán đúng theo tỷ lệ quy định hiện hành.

Theo quy định hiện hành, tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc được chia thành phần người lao động đóng và phần doanh nghiệp đóng:

Phần người lao động đóng:

• BHXH: 8% lương cơ bản
• BHYT: 1,5% lương cơ bản
• BHTN: 1% lương cơ bản

Phần doanh nghiệp đóng:

• BHXH: 17,5% quỹ lương
• BHYT: 3% quỹ lương
• BHTN: 1% quỹ lương

Hạch toán phần người lao động đóng (khấu trừ từ lương):

• Nợ TK 334 "Phải trả người lao động"
• Có TK 338 "Phải trả, phải nộp khác"

Hạch toán phần doanh nghiệp đóng:

• Nợ TK 154/641/642 (tùy theo bộ phận nhân viên làm việc)
• Có TK 338 "Phải trả, phải nộp khác"

Ví dụ: Công ty MNP có tổng quỹ lương tháng 9/2025 là 500.000.000đ, trong đó:

• Phần BHXH, BHYT, BHTN người lao động đóng: 52.500.000đ
• Phần BHXH, BHYT, BHTN doanh nghiệp đóng: 107.500.000đ

Bút toán hạch toán:

Khấu trừ phần người lao động đóng:

• Nợ TK 334: 52.500.000đ
• Có TK 338: 52.500.000đ

Ghi nhận phần doanh nghiệp đóng:

• Nợ TK 642: 107.500.000đ
• Có TK 338: 107.500.000đ

3.2. Xử lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Thuế TNCN cần được tính toán chính xác và khấu trừ trước khi chi trả lương cho người lao động.

Thuế thu nhập cá nhân được tính trên thu nhập chịu thuế của người lao động sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh và các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả lương và nộp thay cho người lao động.

Quy trình xử lý thuế TNCN:

Bước 1: Xác định thu nhập tính thuế

Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập - Các khoản BHXH, BHYT, BHTN - Giảm trừ gia cảnh

Bước 2: Tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần

Bước 3: Hạch toán thuế TNCN

• Nợ TK 334 "Phải trả người lao động"
• Có TK 333 "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước"

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có thu nhập chịu thuế sau khi trừ các khoản giảm trừ là 20.000.000đ, thuế TNCN phải nộp là 950.000đ. Khi đó:

Nợ TK 334: 950.000đ

Có TK 3331: 950.000đ

Khi nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế:

Nợ TK 3331: 950.000đ

Có TK 111/112: 950.000đ

>>> TÌM HIỂU THÊM: TOP 5+ App tính lương nhân viên hiệu quả nhất

4. Xử lý sai sót trong hạch toán tiền lương

Việc xử lý sai sót trong hạch toán tiền lương cần được thực hiện kịp thời và đúng quy định.

4.1. Các lỗi thường gặp khi hạch toán tiền lương

Trong quá trình hạch toán tiền lương, kế toán có thể gặp phải một số lỗi phổ biến cần lưu ý.

Các lỗi thường gặp khi hạch toán tiền lương bao gồm:

Sai sót trong tính toán số ngày công thực tế

Áp dụng sai mức lương cơ bản hoặc các khoản phụ cấp

Tính sai các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN

Tính sai thuế TNCN do áp dụng không đúng biểu thuế hoặc mức giảm trừ gia cảnh

Hạch toán sai tài khoản chi phí (154, 641, 642) tùy theo bộ phận làm việc của người lao động

Không cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách tiền lương, thuế

Thiếu chứng từ hợp lệ khi thanh toán lương

Không theo dõi chi tiết theo từng đối tượng lao động

Những sai sót này có thể dẫn đến việc chi trả không chính xác cho người lao động hoặc kê khai sai thuế, bảo hiểm.

4.2. Quy trình sửa lỗi hạch toán

Khi phát hiện sai sót trong hạch toán tiền lương, cần thực hiện quy trình sửa lỗi theo đúng nguyên tắc kế toán.

Quy trình sửa lỗi hạch toán tiền lương cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Xác định lỗi

Phân tích nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của lỗi

Xác định các bút toán và chứng từ liên quan

Bước 2: Lập chứng từ điều chỉnh

Đối với lỗi phát hiện trong kỳ: Lập chứng từ điều chỉnh ngay

Đối với lỗi phát hiện sau kỳ: Lập bút toán điều chỉnh theo quy định

Bước 3: Hạch toán điều chỉnh

Nếu chi trả thừa: Nợ TK 334, Có TK 154/641/642

Nếu chi trả thiếu: Nợ TK 154/641/642, Có TK 334

Bước 4: Cập nhật sổ sách

• Cập nhật các sổ kế toán liên quan
• Điều chỉnh báo cáo tài chính nếu cần thiết

Bước 5: Rút kinh nghiệm và phòng ngừa

• Xây dựng quy trình kiểm tra chéo
• Đào tạo nhân viên kế toán về các quy định mới

Lưu ý quan trọng khi sửa lỗi hạch toán:

• Không được tẩy xóa chứng từ gốc
• Phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ điều chỉnh

5. So sánh giữa Thông tư 133 và Thông tư 200 trong hạch toán tiền lương

Việc hiểu rõ sự giống và khác nhau giữa hai thông tư giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy định phù hợp với quy mô của mình.

5.1. Điểm giống nhau giữa hai thông tư

Thông tư 133 và Thông tư 200 có một số điểm tương đồng trong cách hạch toán tiền lương.

Mặc dù áp dụng cho các đối tượng doanh nghiệp khác nhau, Thông tư 133 và Thông tư 200 vẫn có những điểm giống nhau cơ bản trong việc hạch toán tiền lương:

Đều sử dụng TK 334 để theo dõi các khoản phải trả cho người lao động

Cùng áp dụng nguyên tắc ghi nhận chi phí tiền lương vào các tài khoản 154, 641, 642 tùy theo bộ phận làm việc

Cách xử lý các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN tương tự nhau

Đều yêu cầu theo dõi chi tiết theo từng đối tượng lao động

Cùng tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong ghi nhận tiền lương

Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương có cấu trúc tương tự

Những điểm giống nhau này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi chuyển đổi giữa hai chế độ kế toán nếu có sự thay đổi về quy mô.

5.2. Sự khác biệt về cách ghi nhận chi phí

Mặc dù có nhiều điểm tương đồng, Thông tư 133 và Thông tư 200 vẫn có những khác biệt đáng kể trong cách ghi nhận chi phí tiền lương.

Ngoài ra, Thông tư 200 còn yêu cầu thuyết minh chi tiết hơn về các chính sách tiền lương, trong khi Thông tư 133 cho phép cách thức thuyết minh đơn giản hơn, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cách hạch toán lương theo thông tư 133 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc nắm vững các quy định về hạch toán lương giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và cung cấp thông tin tài chính chính xác. Từ việc ghi nhận tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp đến xử lý các khoản khấu trừ như BHXH, thuế TNCN đều cần được thực hiện theo đúng quy trình. Những khác biệt giữa Thông tư 133 và Thông tư 200 cũng cần được hiểu rõ để doanh nghiệp áp dụng đúng chế độ kế toán phù hợp với quy mô của mình. 

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Tải file bảng Excel tính lương hưu mới nhất 2025
• Cách tính bảng tính lương tăng ca kèm mẫu tải xuống miễn phí 2025