Cách làm bảng lương đơn giản nhất cho doanh nghiệp 2024
Làm mẫu bảng lương nhân viên là trách nhiệm của bộ phận nhân sự với mục đích theo dõi, kiểm soát tiền lương và các khoản tiền khác của người lao động. Vậy làm thế nào để các công ty có thể tạo được mẫu bảng lương nhân viên đầy đủ, chỉn chu và phù hợp nhất? Dưới đây là cách làm bảng lương đơn giản giúp tối ưu thời gian cho doanh nghiệp. Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay nhé!
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Tại sao phải làm bảng lương cho nhân viên?
Mẫu bảng lương là một loại văn bản hành chính quan trọng bậc nhất đối với người lao động. Thông qua bảng lương, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ đầy đủ các thông tin liên quan tới những quyền lợi của mình. Song song đó, các bộ phận liên quan như nhân sự và kế toán có thể nắm rõ, theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên.
Về phía người lao động:
Dựa vào bảng lương, nhân viên có thể đối chiếu và kiểm tra tiền lương thực nhận. Tổng lương của từng đối tượng có thể bao gồm nhiều khoản tiền khác nhau, tất cả đều cần được liệt kê đầy đủ, chi tiết trong bảng lương. Hơn nữa, khi có sự thay đổi trong chính sách lương thì bảng lương mẫu trước đó chính là nơi được cập nhật trước tiên.
Về phía doanh nghiệp:
Mẫu bảng lương giúp nhà quản lý kiểm soát linh hoạt trong các vấn đề về thanh toán lương, đưa ra điều chỉnh phù hợp với ngân sách. Ngoài ra, mẫu bảng lương còn là công cụ hữu hiệu để bộ phận nhân sự có thể tiến hành so sánh sự tương quan giữa các nhân viên với nhau.
Ví dụ, nhân viên nào vượt hoặc chưa đạt KPI, nhân viên nào đang đảm bảo hiệu suất công việc,... tất cả đều được thể hiện rõ trong bảng lương mẫu. Thông qua đó doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng lao động và quản lý nhân sự dễ dàng hơn.
>>>> XEM THÊM: 10+ phần mềm tính lương được yêu thích nhất hiện nay
2. Những thông tin cần có trong bảng lương
Để tìm ra cách làm bảng lương đơn giản và phù hợp với mỗi doanh nghiệp, trước hết cần phải hiểu rõ một bảng lương cơ bản gồm có những gì. Thông thường mẫu bảng lương sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin nhân viên: Tên nhân viên bắt buộc phải có trong hồ sơ mẫu bảng lương. Kèm theo đó là các thông tin như vị trí ứng tuyển, phương thức liên hệ (số điện thoại, email,...).
- Lương cơ bản: Đây là khoảng tiền lương chính người lao động sẽ nhận được theo thỏa thuận với người sử dụng lao động. Mức lương này thường chưa bao gồm các khoảng như tiền thưởng, phụ cấp và các khoản khác.
- Ngày làm việc thực tế: Các số liệu này được thể hiện rõ nhằm xác định tổng thời gian làm việc thực tế. Nhân viên sẽ được trả lương dựa vào số ngày làm việc thực tế.
- Phụ cấp: Thông thường sẽ có hai loại phụ cấp chính, đó là những loại phụ cấp cần được bảo hiểm và loại không cần được bảo hiểm. Trong đó, những khoản phụ cấp không cần đóng bảo hiểm là tiền nhà, tiền ăn, phụ cấp xăng xe, điện thoại. Còn lại là các khoản phụ cấp cần được bảo hiểm là tiền chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại/nguy hiểm, phụ cấp khu vực, phụ cấp nặng nhọc,...
- Thu nhập danh nghĩa: Là tổng số tiền trên lý thuyết mà người lao động sẽ được nhận, bao gồm toàn bộ lương cơ bản và phụ cấp.
- Lương gộp thực tế: Là phần tiền chưa tính gộp các khoản chi khác mà người lao động sẽ nhận được. Phần tiền lương này đã được trừ đi các khoản tạm ứng, bảo hiểm.
- Thuế thu nhập cá nhân: Nếu người lao động đã ký hợp đồng với doanh nghiệp thì cần phải đóng loại thuế này từ 3 tháng trở lên.
- Lương đóng bảo hiểm: Thông thường các công ty sẽ trích vào tiền lương của người lao động theo từng mức đóng bảo hiểm.
- Thực lĩnh: Đây là phần tiền lương chính thức mà nhân viên sẽ được lĩnh vào cuối tháng. Tiền lương này bao gồm tổng tất cả các khoản lương ở trên đã trừ đi những khoản tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm.
>>>> XEM CHI TIẾT TẠI ĐÂY: Phụ cấp lương là gì? Cập nhật quy định phụ cấp lương mới nhất
3. Tổng hợp 2 cách làm bảng lương đơn giản nhất 2024
Để có cái nhìn rõ nét hơn về xây dựng bảng lương, 1C Việt Nam đã tổng hợp 2 cách làm bảng lương đơn giản nhất doanh nghiệp có thể tham khảo.
3.1. Cách tạo bảng lương đơn giản qua Excel
Cách làm bảng lương đơn giản bằng Excel phải đảm bảo có đủ các cột sau:
- Số thứ tự các nhân viên: Là số thứ tự theo tên nhân viên trong file Excel.
- Họ và tên: Cột này sẽ liệt kê tất cả tên nhân viên trong doanh nghiệp cần được tính lương. Và để tránh sự nhầm lẫn vì có nhiều người trùng cả họ lẫn tên, bộ phận kế toán cần chia cụ thể từng bộ phận, phòng ban để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
- Số ngày công thực tế: Đây là cột dùng để ghi lại số ngày đi làm thực tế của người lao động được trích từ dữ liệu máy hoặc bảng chấm công.
- Cột lương chính thức: Dùng để ghi lại tiền lương căn cứ vào mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
- Các khoản phụ cấp: Cột này ghi lại tất cả các mức khoản phụ cấp của công ty dành cho người lao động như phụ cấp tiền ăn trưa, phụ cấp xăng xe, điện thoại,...
- Tổng thu nhập: Ghi lại tổng số lương chính và tiền phụ cấp.
- Tổng lương thực tế: Thể hiện tổng số lương tính theo ngày đi làm thực tế của người lao động.
- Thưởng/ phạt: Bao gồm các mức thưởng, phạt của mỗi nhân viên hàng tháng.
- Cột bảo hiểm: Bao gồm các loại bảo hiểm mà công ty đóng cho nhân viên như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động,...
- Cột tạm ứng: Là số tiền mà người lao động đã tạm ứng trước khi được phát lương hoặc các khoản tiền ứng trước khi đi công tác
- Tổng lương thực lĩnh: Tổng số lương cuối cùng người lao động được nhận sau khi đã cộng, trừ các khoản và được tính theo công thức:
Lương thực lĩnh = tổng lương thực tế + các khoản thưởng - các khoản bảo hiểm – tạm ứng – phạt ( nếu có)
Một số hàm thường dùng trong cách làm bảng lương đơn giản bằng Excel gồm: IF, AND/ OR, LOOKUP/ VLOOKUP, SUM/ SUMIF/ SUMIFS,...
Dựa vào tất cả các tiêu chí trên, bộ phận kế toán chỉ cần phân chia, sắp xếp cột trong bảng Excel một cách rõ ràng và dễ hiểu nhất là đã hoàn thành một bảng tính lương cơ bản cho doanh nghiệp.
3.2. Tính lương đơn giản với phần mềm 1C:Company Management
Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ những tính năng vượt trội, nổi bật nhằm hỗ trợ tự động tính lương cho doanh nghiệp với các đặc điểm sau:
- Hỗ trợ tính nhiều dạng lương: Phần mềm cho phép khai báo nhiều mức lương khác nhau, các dạng tính lương và công thức tính lương chính xác cho người lao động. Ngoài ra, phần mềm 1C:Company Management còn hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hệ thống lương thưởng cho nhân viên một cách linh hoạt. Và cho phép mỗi nhân viên được áp dụng một mức, công thức tính lương, kiểu tính lương, tùy vào từng vị trí, chức vụ hoặc năng lực,...
- Hỗ trợ tự động tính lương: Giải pháp 1C:Company Management cho phép tự động các loại lương từ hành chính, bảo hiểm đến thuế thu nhập cá nhân dựa trên quy định của pháp luật và các dữ liệu đã khai báo. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức khi tiến hành trả lương cho nhân viên.
- Theo dõi công khoán: Phần mềm hỗ trợ công ty quản lý và theo dõi công việc của nhân viên theo hình thức khoán. Ngoài ra, 1C:Company Management còn tự động tính tiền công khoán dựa vào các dữ liệu như thời gian, khối lượng công việc, đơn giá công khoán,...
- Tạo báo cáo lương: Phần mềm này giúp công ty tạo ra các báo cáo tiền lương theo quy định pháp luật bao gồm: bảng lương, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, bảng thanh toán lương,... Người sử dụng có thể điều chỉnh các báo cáo tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
4. Một số mẫu bảng lương cơ bản dành cho doanh nghiệp
Có nhiều cách làm bảng lương đơn giản và khá dễ dàng. Tuy nhiên, nếu không muốn mất thời gian để tạo bảng lương nhân viên thì doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng 4 mẫu bảng lương được 1C Việt Nam đã tổng hợp dưới đây:
- Mẫu bảng lương nhân viên Excel
- Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh
- Mẫu bảng lương nhân viên file Word
- Mẫu bảng lương cá nhân
Trên đây là những thông tin chi tiết về cách làm bảng lương đơn giản cũng như các phần mềm tính lương chính xác và dễ sử dụng được nhiều doanh nghiệp dùng nhiều nhất. Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp doanh nghiệp phần nào nắm rõ được thông tin, yêu cầu, cách thức tính lương quan trọng và cần thiết để áp dụng có hiệu quả các công thức tính lương phù hợp với công ty của mình.
>>>> XEM THÊM: