Chấm công là gì? 7 hình thức chấm công phổ biến nhất 2024
Chấm công là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chấm công là gì? Có các hình thức chấm công thịnh hành nào giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả? Cùng tìm hiểu ngay nhé.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Chấm công là gì?
Chấm công là một dạng khai báo về sự có mặt của nhân sự tại chỗ làm việc, thời gian đến công ty và thời gian tan làm. Dựa vào kết quả chấm công, chủ công ty cũng như các bộ phận nhân sự và kế toán có thể nắm được thời gian làm việc, số ngày làm, số ngày nghỉ của của từng người lao động.
Bảng chấm công sáng chiều giúp việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn, đi kèm các quyết định thưởng - phạt. Bên cạnh đó, chấm công cũng khiến nhân viên có ý thức hơn trong công việc và có trách nhiệm hơn với tập thể công ty.
>>>> XEM THÊM: 10+ phần mềm tính lương được yêu thích nhất hiện nay
2. 7 hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay, hình thức chấm công tại các doanh nghiệp khá đa dạng. Một số loại chấm công phổ biến nhất phải kể đến như:
2.1. Chấm công thủ công bằng file Excel
Bảng Excel chấm công là gì? Đây là bảng chấm công được làm từ bảng tính Excel, trên đó gồm các cột tên nhân viên, bộ phận, ngày tháng, giờ – ra vào được in (hoặc gửi file mềm) cho từng nhân viên ghi chú lại thời gian làm việc.
Bảng chấm công excel thủ công rất phổ biến và được áp dụng rất nhiều đối với các công ty vừa và nhỏ.
Ưu điểm:
- Tiện lợi và nhanh chóng: Bạn chỉ cần tạo 1 lần để làm bảng mẫu và tiếp tục sử dụng cho các lần sau. Excel cung cấp các công thức tính tổng số giờ làm việc một nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả.
- Đơn giản, dễ sử dụng: Excel là phần mềm cơ bản và ai cũng có thể sử dụng. Giao diện đơn giản, với các cột giờ rõ ràng, thuận lợi cho quá trình tổng kết tính lương vào cuối tháng.
- Chi phí thấp: Phần mềm Excel hoàn toàn miễn phí, bạn chỉ cần tải về, lập bảng chấm công và in ra sử dụng.
Nhược điểm:
- Dễ xảy ra sai sót: Việc sử dụng bảng chấm công excel cho mỗi cá nhân thì chỉ có người chấm công có thể theo dõi được. Việc gửi đi gửi lại bảng chấm công giữa các bộ phận sẽ mất thời gian và xảy ra sai sót.
- Thiếu sự chủ động: Khi các bộ phận quản lý liên quan cần xem thông tin chấm công của một nhân sự nào đó, quản lý sẽ phải yêu cầu người đó gửi file lên và bắt đầu tra cứu mà không thể chủ động kiểm tra được.
2.2. Chấm công bằng thẻ giấy
Dùng thẻ giấy chấm công là gì? Đây là cách chấm công thông qua sử dụng máy và thẻ giấy để lưu lại các thông tin cần thiết. Mỗi lần chấm công, người lao động sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy, sau đó máy chấm công sẽ in ngày giờ lên thẻ.
Mỗi thẻ giấy đều được chia thành các cột giờ ra - vào khác nhau cho các ca làm việc như sáng, chiều hay làm ngoài giờ,.... Do đó, nhân viên sẽ bắt buộc phải đổi thẻ chấm công mới cho mỗi tháng.
Ưu điểm:
- Chấm công bằng thẻ giấy giúp tiết kiệm thời gian, không cần kết nối với dữ liệu máy tính.
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
- Dễ sử dụng với cách dùng đơn giản.
- Tốc độ vô cùng nhanh cho một lần chấm công.
- Dễ dàng lắp đặt và di chuyển.
- Thuận tiện hơn khi tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm và giờ nghỉ.
Nhược điểm:
- Sử dụng thẻ giấy khó bảo quản, dễ làm mất, bị ướt,...
- Dễ dàng xảy ra sự cố quên thẻ chấm công.
- Dễ gây nên tình trạng gian lận, tự chấm chéo giữa các nhân viên, tốn chi phí thuê thêm giám sát nếu công ty muốn có kết quả công bằng, chính xác nhất.
- Việc tổng hợp thông tin được thực hiện thủ công dễ sai sót và tốn khá nhiều thời gian, công sức.
2.3. Chấm công bằng thẻ từ
Loại hình chấm công này đòi hỏi phải trang bị máy chấm công bằng thẻ điện từ. Mã số và các thông tin cần thiết của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ từ. Khi tiến hành chấm công, người lao động chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc, thông tin ngày giờ sẽ được tự động cập nhập vào máy.
Ưu điểm:
- Thời gian thực hiện chấm công chỉ tốn khoảng 2 giây, tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp, đặc biệt là với các công ty có quy mô lớn.
- Sử dụng thẻ nhựa nên dễ dàng bảo quản cũng như mang theo khi đi làm.
- Xử lý thông tin nhanh gọn, đạt hiệu quả cao vì được kết nối dữ liệu với máy tính.
- Giảm tối đa sai số, hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận hành chính nhân sự, kế toán.
- Tích hợp thêm nhiều chức năng có tính ứng dụng cao như chống trộm, kiểm soát cửa ra vào,...
- Cho phép lưu trữ dữ liệu khi xảy ra trường hợp mất điện đột ngột.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu từ khi in thẻ từ cho nhân viên cao.
- Nhân viên phải luôn nhớ đem thẻ khi đi làm.
- Có thể xảy ra gian lận nếu không có người giám sát.
2.4. Chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay là hình thức được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Công nghệ sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh mà loại máy này sử dụng có thể xác định được danh tính của từng người thông qua dấu vân tay một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Ưu điểm:
- Giảm thiểu tình trạng gian lận do có độ nhận diện cao.
- Đảm bảo về độ chính xác tuyệt đối.
- Thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
- Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, ngày tăng ca hay thời gian ra vào linh hoạt.
- Không phát sinh phí in thẻ, mực in, giấy như các hình thức chấm công trên.
Nhược điểm:
- Không thể chấm công khi người dùng tay ướt, quá lạnh hoặc đang bị thương.
- Khó khăn trong việc lấy vân tay đối với những người có vân tay bị mòn, mờ.
2.5. Chấm công bằng khuôn mặt
Hình thức chấm công này bắt buộc công ty phải có máy chấm công nhận diện bằng khuôn mặt. Máy này dựa trên các đặc điểm riêng của từng khuôn mặt để tiến hành so sánh, nhận dạng và định danh nhân viên một cách tự động thông qua dữ liệu về khuôn mặt đã lưu trữ từ trước.
Ưu điểm:
- Khắc phục được các vấn đề phát sinh đối với cách chấm công nhân viên bằng thẻ, hay trầy xước vân tay.
- Độ chính xác vô cùng cao, chống gian lận đến 100%.
- Không phát sinh thêm chi phí in thẻ, giấy.
- Dữ liệu được kết nối với máy tính, usb,… làm tăng tốc độ xử lý dữ liệu.
Nhược điểm:
- Chi phí lắp đặt cao hơn các loại hình khác.
- Tốc độ xử lý chấm công chậm hơn các loại thẻ giấy, thẻ nhựa.
2.6. Chấm công bằng mống mắt
Đây là cách chấm công sử dụng công nghệ nhận dạng qua mống mắt (Iris Recognition). Bằng cách sử dụng hình ảnh để nhận dạng mọi người thông qua cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt, ngay cả khi người đó đeo kính hay sử dụng kính áp tròng.
Ưu điểm:
- Chấm công bằng mống mắt là hình thức hiện đại nhất hiện nay, đảm bảo độ chính xác lên đến 100%.
- Tốc độ nhận dạng cực kỳ nhanh chóng, đơn giản và vô cùng dễ sử dụng.
- Độ an toàn thuộc loại bậc nhất.
Nhược điểm:
- Chi phí lắp đặt đắt đỏ hơn so với các hình thức chấm công khác.
2.7. Chấm công bằng định vị GPS
Chấm công bằng GPS là hình thức chấm công tự động thông qua việc sử dụng quyền truy cập vị trí của thiết bị. Sau khi người lao động đến công ty, mở app chấm công đi làm và click vào chấm công, app sẽ tự động ghi nhận lại giờ vào làm, tan ca.
Ưu điểm:
- Chấm công linh hoạt ở bất cứ đâu, không cần có mặt tại công ty lúc đi công tác, làm việc theo yêu cầu của công ty.
- Không cần sử dụng nhiều thiết bị chấm công phức tạp ngoài chiếc di động cá nhân của người lao động.
- Quản lý chấm công dễ dàng, dữ liệu chấm công sẽ được cập nhật ngay lập tức (real-time). Điều này hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý từ xa về thời gian và địa điểm làm việc của nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí.
Nhược điểm:
- Bắt buộc phải có điện thoại thông minh và có kết nối với internet.
- Tính xác thực khá thấp, dễ xảy ra tình trạng gian lận.
>>>> XEM THÊM: Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương: Tất tần tật thông tin từ A-Z
3. Phần mềm 1C:Company Management - Giải pháp chấm công tiện ích cho doanh nghiệp
Phần mềm 1C:Company Management sử dụng công nghệ tiên tiến đang thịnh hành trên thế giới với nền tảng hệ sinh thái phần mềm 1C Việt Nam với nhiều tiện ích mở rộng. Phần mềm sở hữu độ ổn định và tính bảo mật cao, cho phép hỗ trợ các tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu từng khách hàng. Song song đó, 1C:Company Management còn cho phép mở rộng quy mô không giới hạn và có thể áp dụng trên mọi hệ điều hành và nền tảng web/app/mobile. Do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ở bất kỳ đâu và tại bất thời điểm nào.
Một trong các ưu điểm nổi bật của 1C:Company Management đó là tính năng quản lý nhân sự, chấm công và ghi nhận lịch biểu làm việc của nhân viên với các điểm sau:
- Thông tin người lao động được tự động lưu trữ một cách chi tiết, chính xác.
- Hỗ trợ tính nhiều dạng lương với các bậc lương và chức vụ khác nhau.
- Cho phép lưu trữ lại dữ liệu lương trước đó và tìm kiếm dễ dàng.
- Cho phép thiết lập lịch biểu làm việc thông minh.
- Tự động tính lương hành chính, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân một cách chính xác.
- Tích hợp tính năng dõi công khoán tiện lợi.
Trên đây là các thông tin chi tiết về chấm công là gì, ưu và nhược điểm của các hình thức chấm công hiện nay. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp ghi nhận và quản lý chấm công chính xác, chuyên nghiệp, hãy tham khảo ngay phần mềm 1C:Company Management - phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín với nhiều tính năng mạnh mẽ, hỗ trợ chấm công và quản lý công làm việc của nhân viên hiệu quả. Liên hệ với 1C Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
>>>> XEM THÊM: