Công nợ là gì? Phân loại, cách quản lý công nợ hiệu quả nhất
Công nợ là gì? Công nợ là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực kế toán, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về công nợ là gì và các công việc chính của một kế toán công nợ. Vậy, làm thế nào để quản lý công nợ tối ưu và hiệu quả? Hãy cùng 1C Việt Nam giải đáp ngay tại bài viết dưới đây nhé!
>>>> XEM THÊM:
- TOP 5 phần mềm quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
- [Miễn phí] Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty chi tiết 2024
- Vòng quay khoản phải thu là gì? Công thức tính, ý nghĩa và ví dụ
1. Công nợ là gì?
Công nợ được hiểu đơn giản là khoản tiền phát sinh khi cá nhân, doanh nghiệp thực hiện mua hàng hóa/dịch vụ hoặc trong kỳ thanh toán với cá nhân hoặc doanh nghiệp khác nhưng chưa trả lại tiền tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ sau.
Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng mua bán đồ gia dụng với công ty B với giá là 50 triệu đồng, Theo hợp đồng, bên A thỏa thuận 30 ngày sau khi nhận được sản phẩm sẽ phải thanh toán đầy đủ số tiền cho bên B.
Thế nhưng đến hạn thanh toán, bên A không thể thanh toán hết toàn bộ số tiền cho bên B mà chỉ có thể thanh toán với số tiền là 25 triệu đồng. Như vậy, số tiền mà công ty A hiện đang nợ công ty B là 25 triệu đồng, hay còn được gọi là khoản công nợ mà bên A có trách nhiệm phải trả cho bên B là 25 triệu đồng.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Ebitda là gì? Công thức tính Ebitda và ví dụ minh họa
- Chỉ số ROE là gì? Cách tính và ứng dụng chỉ số ROE hiệu quả
2. Các loại công nợ
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm về nghiệp vụ công nợ của doanh nghiệp, bao gồm các khoản nợ phải trả và phải thu vào. Các giao dịch trong quá trình sản xuất, kinh doanh có thể được thanh toán ngay hoặc chỉ thanh toán một phần, dẫn đến phát sinh các khoản công nợ. Qua đó, bộ phận kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo sự ổn định cho doanh nghiệp.
Hiện nay, kế toán công nợ được chia thành hai loại chính: Kế toán công nợ phải trả và kế toán công nợ phải thu. Mỗi loại hình sẽ có những đặc thù riêng biệt như sau:
- Công nợ phải trả: Là những khoản phải trả (giá trị về hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị trong sản xuất kinh doanh…) mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chỉ mới trả một phần.
- Công nợ phải thu: Là những khoản phải thu từ khách hàng của những lần xuất sản phẩm/dịch vụ mà họ chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần. Kế toán công nợ cần giám sát và quy chiếu để phân loại các nhóm khách hàng, từ đó việc kiểm soát cũng trở nên hiệu quả hơn.
3. Nguyên nhân phát sinh công nợ
Trong các doanh nghiệp, việc phát sinh công nợ có thể được xuất phát từ những nguyên nhân chính như sau:
- Tạm thời không thể thanh toán được với nhà cung cấp khi doanh nghiệp chưa đủ tiền để giao dịch với mục đích thu lợi nhuận.
- Người bán vẫn đang muốn gia tăng số lượng hàng bán ra nên vẫn chưa cần phải thanh toán ngay, khách hàng vẫn có thể lấy hàng.
- Khách đã mua và lấy hàng nhưng không đủ khả năng thanh toán, vậy nên khách hàng sẽ nợ và cam kết thanh toán số tiền đó cho doanh nghiệp với thời hạn nhất định.
- Riêng với những sản phẩm/dịch vụ có yêu cầu hoàn tất các công việc hoạt động thương mại thì người mua mới tiến hành thanh toán. Do đó, đây là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc phát sinh nợ phải trả cho người mua.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
- ROA là gì? Chỉ số ROA nói lên điều gì và bao nhiêu là tốt nhất
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là gì? Cách tính kèm ví dụ
4. Tầm quan trọng của kế toán công nợ
Kế toán công nợ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc theo dõi và đảm bảo dòng tiền được luân chuyển một cách liền mạch, hiệu quả. Dưới đây là một số vai trò chi tiết của kế toán công nợ:
- Góp phần đề xuất các định hướng cho ban lãnh đạo thông qua việc theo dõi, phân tích và đánh giá tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
- Ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời kiểm tra và thanh toán nợ đúng hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
- Kiểm tra và lên danh sách các khách hàng nợ có hoạt động mua bán thường xuyên và có số dư nợ lớn.
- Là cơ sở để nhà quản lý xác định hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.
- Tạo sự lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp, giảm thiểu các khoản nợ xấu.
5. Cách quản lý công nợ hiệu quả
Quản lý công nợ tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng và cách thức quản lý công nợ để kiểm soát tốt tình hình tài chính. Dưới đây là những biện pháp hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả:
- Thiết lập chính sách công nợ: Doanh nghiệp cần xác định chính sách công nợ và áp dụng đồng nhất cho toàn bộ khách hàng, đồng thời thông báo rõ ràng đến họ. Các chính sách công nợ có thể bao gồm các điều khoản và điều kiện thanh toán, thời hạn ghi nợ, phí trễ hạn hoặc chính sách thu hồi nợ.
- Xem xét, đánh giá khách hàng: Doanh nghiệp nên kiểm tra lịch sử thanh toán, tình hình tài chính và tín dụng của khách hàng để đưa ra các quyết định chính xác về việc thiết lập công nợ cho khách hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như bảng điểm tín dụng và những thông tin từ các công ty dịch vụ thông tin tín dụng để thực hiện đánh giá.
- Nâng cao kỹ năng quản lý công nợ cho nhân viên: Nếu doanh nghiệp có bộ phận chuyên trách quản lý công nợ thì việc đào tạo nhân viên về kiến thức và kỹ năng quản lý công nợ là điều vô cùng quan trọng. Theo đó, nhân viên cần hiểu về các chính sách công nợ của doanh nghiệp, biết cách xử lý các vấn đề công nợ và giao tiếp với khách hàng.
- Theo dõi công nợ: Doanh nghiệp cần tạo dựng một quy trình quản lý công nợ chặt chẽ giúp đảm bảo việc thu hồi nợ được hoàn thành đúng hạn. Thường xuyên gửi thông báo và hóa đơn thanh toán hoặc liên hệ trực tiếp đến khách hàng để nhắc nhở về các khoản nợ, từ đó thiết lập các biện pháp như chiết khấu hoặc ưu đãi để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Đặc biệt, doanh nghiệp cần tích hợp sẵn các công cụ hoặc quy trình để xử lý các trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn.
- Sử dụng công cụ quản lý công nợ: Giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý, gia tăng tính chính xác và hạn chế sai sót tối đa. Các công cụ này có thể tạo ra các thông báo thanh toán tự động, theo dõi và quản lý lịch sử thanh toán cũng như cung cấp các báo cáo về công nợ của đối tượng khách hàng.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Các khoản giảm trừ doanh thu là gì? Cách hạch toán giảm trừ
6. Công việc của kế toán công nợ hiện nay
Trong một tổ chức, công việc của kế toán công nợ sẽ liên quan đến việc ghi nhận, giám sát và quản lý các khoản công nợ phải thu và phải trả. Vậy công việc chính của kế toán công nợ là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay sau đây:
6.1 Kế toán công nợ phải thu
Công việc của kế toán công nợ phải thu sẽ bao gồm:
- Kiểm tra hợp đồng bán hàng như thông tin khách hàng, điều khoản, phương thức thanh toán…
- Theo dõi, quản lý và ghi nhận các diễn biến phát sinh tăng giảm công nợ phải thu theo từng ngày, tháng, quý, năm.
- Thiết lập, thêm mã đối tác và mã khách hàng vào hệ thống hoặc sổ sách có liên quan nếu khách hàng là thành viên mới.
- Đối chiếu công nợ với khách hàng, chốt số liệu thông qua biên bản đối chiếu công nợ.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để tiến hành thu hồi công nợ.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ của khách hàng thông qua hợp đồng và các chính sách của doanh nghiệp.
- Tạo bảng báo cáo tổng hợp số công nợ phải thu theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
- Tạo kế hoạch thu hồi nợ mỗi khi đến hạn và đề xuất với ban lãnh đạo doanh nghiệp về các biện pháp thu hồi những công nợ khó đòi.
6.2 Kế toán công nợ phải trả
Công việc chính của kế toán công nợ phải trả là:
- Kiểm tra hợp đồng liên quan đến thông tin nhà cung cấp, loại hình, thời hạn thanh toán, điều khoản và các chính sách ưu đãi…
- Tạo và thêm mã của nhà cung cấp vào hệ thống (áp dụng cho thành viên mới).
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng dựa vào hợp đồng và các chính sách kinh doanh của người bán.
- Dựa vào số liệu hạch toán của bộ phận kế toán khác, kế toán công nợ phải trả sẽ phải kiểm tra tính chính xác của giao dịch lấy hàng, thanh toán cho người bán và ghi nhận các diễn biến phát sinh của công nợ phải trả.
- Tạo báo cáo bảng tổng hợp công nợ phải trả dựa vào yêu cầu của bộ phận quản lý.
- Lập các kế hoạch thanh toán khoản công nợ với nhà cung cấp khi đến kỳ thanh toán.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, chốt số liệu công nợ dựa vào biên bản đối chiếu theo định kỳ.
7. Tiêu chí để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp
Để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp và góp phần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn công nợ hiệu quả, ứng viên cần đáp ứng đủ 5 tiêu chí cụ thể dưới đây:
- Nắm vững các kiến thức chuyên môn
Việc trang bị vững chắc nền tảng kế toán sẽ giúp ứng viên thực hiện công việc quản lý công nợ của doanh nghiệp được nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao.
Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần trau dồi kiến thức để thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn. Từ đó có thể dễ dàng nhận biết, phân tích và giám sát công nợ theo từng đối tượng khách hàng, đồng thời biết cách phân loại công nợ một cách tối ưu.
- Thành thạo các phần mềm kế toán
Một kế toán công nợ chuyên nghiệp cần phải thành thạo máy tính và các phần mềm kế toán để thực hiện các nghiệp vụ quản lý công nợ được hiệu quả, nhanh chóng và chính xác như lập hóa đơn, quản lý khoản nợ, tạo báo cáo công nợ…
- Khả năng phân tích và đưa ra giải pháp
Kế toán công nợ phải có khả năng phân tích để đề xuất các giải pháp quản lý công nợ phù hợp. Đồng thời đóng vai trò tư vấn cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp và tham mưu đến ban lãnh đạo để đưa ra các quyết định chính xác liên quan đến công nợ.
- Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống
Kế toán công nợ nên có khả năng giao tiếp xuất sắc và biết cách giải thích các thông tin liên quan đến công nợ để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp. Đồng thời, kỹ năng xử lý tình huống cũng giúp kế toán công nợ xử lý nhanh chóng các khoản nợ bị quá hạn hoặc các tranh chấp về công nợ.
- Đảm bảo tính chính xác
Việc đảm bảo sự chính xác và độ tin cậy về các thông tin công nợ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả và giúp cấp trên đưa ra các quyết định chính xác. Cụ thể, kế toán công nợ cần nhập liệu và lưu trữ các dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác nhằm truy xuất dễ dàng và có thể sử dụng lại trong tương lai.
8. Quản lý công nợ doanh nghiệp hiệu quả với giải pháp 1C:ERP
Phần mềm 1C:ERP là giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển nhằm hướng đến các doanh nghiệp kinh doanh đa dạng, sẵn sàng để áp dụng vào các mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
Vậy, tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn 1C:ERP?
- Đảm bảo ổn định quy trình sản xuất: Quy trình sản xuất yêu cầu lượng nguyên liệu đạt mức ổn định và được theo dõi liên tục khi có đơn hàng mới. Phân hệ quản lý mua hàng trong 1C:ERP sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được sự ổn định của quy trình sản xuất thông qua các công cụ thông minh và mua sắm kịp thời.
- Quản lý mua sắm với nguyên liệu định mức nguyên liệu thấp nhất: Khi nguyên vật liệu chạm đến mức thấp nhất, phần mềm sẽ nhắc nhở để người dùng đặt hàng với lượng hàng bằng với định mức nguyên liệu lớn nhất. Đồng thời, phần mềm sẽ gợi ý người dùng tiến hành tạo đơn đặt hàng mới dựa trên lịch sử đã mua.
- Bổ sung nguyên vật liệu dựa trên tỷ lệ mua sắm tiêu chuẩn: 1C:ERP được tích hợp tính năng nhắc nhở người dùng tạo đơn hàng mới theo tỷ lệ mua sắm tiêu chuẩn, lượng nguyên liệu còn lại sẽ đủ cho tới khi nhà cung cấp bổ sung đơn hàng mới.
- Cung cấp hệ thống quản lý chi phí chuyên nghiệp: 1C:ERP phát triển hệ thống quản lý theo các phương pháp và chức năng mạnh mẽ, giảm chi phí do doanh nghiệp sử dụng các nguồn dự trữ sẵn có.
- Thu thập thông tin chính xác: Phần mềm 1C:ERP giúp doanh nghiệp thu thập các thông tin hoàn chỉnh về chi phí dựa trên các hoạt động (Tỷ lệ tiêu thụ tài nguyên, đặc điểm công việc đã hoàn thành…) và một số thuộc tính dựa trên giá trị của quy trình kinh doanh.
- Tối ưu quy trình làm việc của doanh nghiệp: 1C:ERP hỗ trợ quản lý và kết nối các bộ phận, doanh nghiệp trong tập đoàn, cũng như loại bỏ các công việc mang tính trùng lặp và thao tác thủ công.
- Có ngay hệ thống báo cáo theo thời gian thực: Nhà quản trị sẽ dễ dàng lập báo cáo quản trị theo nhu cầu ở mọi lúc. Đồng thời hệ thống báo cáo sẵn sàng hợp nhất công ty, phòng ban và thay đổi các phương án báo cáo mà không cần hiểu rõ về kiến thức lập trình.
- Cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ: Phần mềm giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu, kiểm tra nhanh mức tồn kho, chính sách vận chuyển và các đánh giá của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu dịch vụ và phát hiện sớm các rủi ro phát sinh.
- Nâng cao tính bảo mật: Với khả năng mã hóa dữ liệu và phân quyền chặt chẽ, 1C:ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng trong công tác quản lý thông tin, đồng thời ghi nhận các thay đổi dữ liệu theo từng người dùng sử dụng, đảm bảo thông tin và lịch sử thao tác được minh bạch, rõ ràng.
- Tối ưu giá trị đầu tư: 1C:ERP giúp gia tăng hiệu quả chi phí vận hành, kiểm soát mục tiêu hoạt động và đánh giá hiệu suất công việc để doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu tài chính.
Trong khuôn khổ bài viết trên đây, 1C Việt Nam đã giúp các cá nhân và doanh nghiệp trả lời cho thắc mắc công nợ là gì cũng như các tiêu chí để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp. Nếu có thêm bất kỳ câu hỏi nào về đề tài này, bạn đọc vui lòng liên hệ theo hotline 0247.106.6667 để được tư vấn về giải pháp quản trị doanh nghiệp 1C:ERP nhanh chóng nhé!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: