Công nợ là gì? Phân loại, cách quản lý công nợ hiệu quả nhất
Công nợ là gì? Công nợ là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực kế toán, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về công nợ là gì và các công việc chính của một kế toán công nợ. Vậy, làm thế nào để quản lý công nợ tối ưu và hiệu quả? Hãy cùng 1C Việt Nam giải đáp ngay tại bài viết dưới đây nhé!
1. Công nợ là gì?
Công nợ là khoản tiền phát sinh khi cá nhân, doanh nghiệp thực hiện mua hàng hóa/dịch vụ hoặc trong kỳ thanh toán với cá nhân hoặc doanh nghiệp khác nhưng chưa trả lại tiền tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ sau.
2. Công nợ trong tiếng Anh là gì?
Công nợ trong tiếng Anh có thể được gọi là "debt" hoặc "liability", tùy vào ngữ cảnh sử dụng:
- Debt: Là số tiền vay mượn và phải hoàn trả, bao gồm các khoản vay ngắn hạn để bổ sung vốn lưu động, khoản vay dài hạn để đầu tư tài sản, v.v.
- Liability: Là nghĩa vụ tài chính doanh nghiệp phải thanh toán, không chỉ bao gồm các khoản vay mà còn cả các khoản phải trả như lương nhân viên, thanh toán cho nhà cung cấp,...
Các thuật ngữ liên quan đến công nợ
| Tiếng Việt | Tiếng Anh | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Kiểm tra công nợ | Auditing account | Kiểm tra các khoản công nợ phải thu và phải trả. |
| Nợ quá hạn | Past Due | Khoản nợ đã quá hạn thanh toán đối với khách hàng hoặc đối tác. |
| Đối chiếu công nợ | Debt comparison | So sánh và kiểm tra công nợ trên sổ sách kế toán với dữ liệu thực tế. |
| Báo cáo công nợ | Debt report | Tổng hợp báo cáo tình hình công nợ để kiểm soát tốt hơn. |
| Nợ xấu | Bad Debt | Khoản nợ không thể thu hồi từ khách hàng hoặc đối tác. |
| Thu hồi công nợ | Collecting debt | Đòi lại số tiền khách hàng hoặc đối tác còn nợ. |
| Hạn thanh toán nợ | Due Date | Ngày cuối cùng để thanh toán khoản nợ. |
| Cấn trừ công nợ | Clearing debt | Cấn trừ công nợ giữa các bên khi có giao dịch mua bán hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau. |
Bảng trên giúp bạn hiểu rõ hơn về các thuật ngữ quan trọng liên quan đến công nợ trong lĩnh vực tài chính và kế toán.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Ebitda là gì? Công thức tính Ebitda và ví dụ minh họa
- Chỉ số ROE là gì? Cách tính và ứng dụng chỉ số ROE hiệu quả
3. Các loại công nợ hiện nay
Hiện nay, kế toán công nợ được chia thành hai loại chính: Công nợ phải trả và Công nợ phải thu.
3.1. Công nợ phải thu
Khái niệm công nợ phải thu
Công nợ phải thu là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu được hoặc chưa thu đủ từ khách hàng.
Doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm soát các khoản công nợ phải thu để đảm bảo thu hồi đúng hạn, tránh tình trạng nợ quá hạn gây ảnh hưởng đến dòng tiền và hoạt động kinh doanh.
Quy trình xử lý công nợ phải thu
Quy trình quản lý công nợ phải thu bao gồm các bước sau:
-
Bước 1: Xác định công nợ phải thu
- Rà soát hóa đơn, hợp đồng và các tài liệu tài chính để xác định số tiền cần thu.
- So sánh với các điều khoản đã thỏa thuận để xác định thời gian thu cụ thể.
-
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của công nợ
- Kiểm tra các thông tin quan trọng như số tiền, ngày hết hạn và điều kiện thanh toán.
- Đảm bảo số dư công nợ chính xác dựa trên hệ thống tài chính của doanh nghiệp.
-
Bước 3: Gửi thông báo thu tiền
- Gửi thông báo chính thức cho khách hàng về số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán.
- Nhắc nhở khách hàng nếu công nợ quá hạn và thông báo cho người phụ trách khi cần.
-
Bước 4: Theo dõi việc thu tiền
- Theo dõi tiến trình thanh toán để đảm bảo thu đúng hạn.
- Ghi nhận thông tin thanh toán vào hệ thống quản lý công nợ.
-
Bước 5: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp
- Giải quyết tranh chấp hoặc sai lệch liên quan đến công nợ.
- Thương lượng phương án thanh toán linh hoạt nếu khách hàng gặp khó khăn.
-
Bước 6: Đối chiếu và báo cáo
- Đối chiếu công nợ phải thu với hệ thống tài chính.
- Báo cáo tình trạng thu tiền cho bộ phận tài chính và quản lý để kiểm soát tốt hơn.
3.2. Công nợ phải trả
Khái niệm công nợ phải trả
Công nợ phải trả là khoản tiền mà doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thực hiện hoặc chưa thanh toán đầy đủ.
Việc theo dõi công nợ phải trả giúp doanh nghiệp duy trì quan hệ tốt với đối tác và nâng cao uy tín tài chính.
Quy trình xử lý công nợ phải trả
Quy trình quản lý công nợ phải trả được thực hiện theo các bước sau:
-
Bước 1: Xác định công nợ phải trả
- Rà soát hóa đơn, hợp đồng và chứng từ liên quan để xác định nguồn gốc công nợ.
- Xác định số tiền thanh toán, thời hạn và điều kiện đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính hợp lệ của công nợ thông qua hệ thống quản lý.
-
Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán
- Dựa trên hợp đồng và chính sách thanh toán để chọn phương thức phù hợp như chuyển khoản, tiền mặt, séc,...
- Thống nhất phương thức thanh toán với nhà cung cấp nếu cần.
-
Bước 3: Xác định ưu tiên thanh toán
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ cấp thiết, thời hạn và khả năng thanh toán.
-
Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán
- Lập phiếu thanh toán hoặc hóa đơn đầy đủ thông tin về số tiền, mã hóa đơn, tài khoản ngân hàng, v.v.
-
Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Thanh toán đúng thời hạn theo phương thức đã thỏa thuận.
- Ghi nhận thông tin thanh toán vào hệ thống quản lý công nợ.
-
Bước 6: Theo dõi và cập nhật
- Theo dõi quá trình thanh toán để đảm bảo đúng hạn và đúng số tiền.
- Cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống kế toán.
-
Bước 7: Xử lý ngoại lệ và vấn đề phát sinh
- Giải quyết tranh chấp về số tiền hoặc điều kiện thanh toán thông qua thương lượng hoặc điều chỉnh thông tin.
- Trường hợp nghiêm trọng có thể cần sự tham gia của quản lý cấp cao hoặc tư vấn pháp lý.
-
Bước 8: Đối chiếu và báo cáo
- Đối chiếu công nợ với số sách, phần mềm kế toán và hệ thống tài chính.
- Báo cáo tình trạng công nợ và tiến độ thanh toán cho các bên liên quan.
4. Phương pháp quản lý công nợ hiệu quả
Quản lý công nợ tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng và cách thức quản lý công nợ để kiểm soát tốt tình hình tài chính. Dưới đây là những biện pháp hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả:
- Thiết lập chính sách công nợ: Doanh nghiệp cần xác định chính sách công nợ và áp dụng đồng nhất cho toàn bộ khách hàng, đồng thời thông báo rõ ràng đến họ. Các chính sách công nợ có thể bao gồm các điều khoản và điều kiện thanh toán, thời hạn ghi nợ, phí trễ hạn hoặc chính sách thu hồi nợ.
- Xem xét, đánh giá khách hàng: Doanh nghiệp nên kiểm tra lịch sử thanh toán, tình hình tài chính và tín dụng của khách hàng để đưa ra các quyết định chính xác về việc thiết lập công nợ cho khách hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như bảng điểm tín dụng và những thông tin từ các công ty dịch vụ thông tin tín dụng để thực hiện đánh giá.
- Nâng cao kỹ năng quản lý công nợ cho nhân viên: Nếu doanh nghiệp có bộ phận chuyên trách quản lý công nợ thì việc đào tạo nhân viên về kiến thức và kỹ năng quản lý công nợ là điều vô cùng quan trọng. Theo đó, nhân viên cần hiểu về các chính sách công nợ của doanh nghiệp, biết cách xử lý các vấn đề công nợ và giao tiếp với khách hàng.
- Theo dõi công nợ: Doanh nghiệp cần tạo dựng một quy trình quản lý công nợ chặt chẽ giúp đảm bảo việc thu hồi nợ được hoàn thành đúng hạn. Thường xuyên gửi thông báo và hóa đơn thanh toán hoặc liên hệ trực tiếp đến khách hàng để nhắc nhở về các khoản nợ, từ đó thiết lập các biện pháp như chiết khấu hoặc ưu đãi để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Đặc biệt, doanh nghiệp cần tích hợp sẵn các công cụ hoặc quy trình để xử lý các trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn.
- Sử dụng công cụ quản lý công nợ: Giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý, gia tăng tính chính xác và hạn chế sai sót tối đa. Các công cụ này có thể tạo ra các thông báo thanh toán tự động, theo dõi và quản lý lịch sử thanh toán cũng như cung cấp các báo cáo về công nợ của đối tượng khách hàng.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
- ROA là gì? Chỉ số ROA nói lên điều gì và bao nhiêu là tốt nhất
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là gì? Cách tính kèm ví dụ
5. Quản lý công nợ doanh nghiệp hiệu quả với giải pháp 1C:ERP
Phần mềm 1C:ERP là giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển nhằm hướng đến các doanh nghiệp kinh doanh đa dạng, sẵn sàng để áp dụng vào các mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
Vậy, tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn 1C:ERP?
- Đảm bảo ổn định quy trình sản xuất: Quy trình sản xuất yêu cầu lượng nguyên liệu đạt mức ổn định và được theo dõi liên tục khi có đơn hàng mới. Phân hệ quản lý mua hàng trong 1C:ERP sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được sự ổn định của quy trình sản xuất thông qua các công cụ thông minh và mua sắm kịp thời.
- Quản lý mua sắm với nguyên liệu định mức nguyên liệu thấp nhất: Khi nguyên vật liệu chạm đến mức thấp nhất, phần mềm sẽ nhắc nhở để người dùng đặt hàng với lượng hàng bằng với định mức nguyên liệu lớn nhất. Đồng thời, phần mềm sẽ gợi ý người dùng tiến hành tạo đơn đặt hàng mới dựa trên lịch sử đã mua.
- Bổ sung nguyên vật liệu dựa trên tỷ lệ mua sắm tiêu chuẩn: 1C:ERP được tích hợp tính năng nhắc nhở người dùng tạo đơn hàng mới theo tỷ lệ mua sắm tiêu chuẩn, lượng nguyên liệu còn lại sẽ đủ cho tới khi nhà cung cấp bổ sung đơn hàng mới.
- Cung cấp hệ thống quản lý chi phí chuyên nghiệp: 1C:ERP phát triển hệ thống quản lý theo các phương pháp và chức năng mạnh mẽ, giảm chi phí do doanh nghiệp sử dụng các nguồn dự trữ sẵn có.
- Thu thập thông tin chính xác: Phần mềm 1C:ERP giúp doanh nghiệp thu thập các thông tin hoàn chỉnh về chi phí dựa trên các hoạt động (Tỷ lệ tiêu thụ tài nguyên, đặc điểm công việc đã hoàn thành…) và một số thuộc tính dựa trên giá trị của quy trình kinh doanh.
- Tối ưu quy trình làm việc của doanh nghiệp: 1C:ERP hỗ trợ quản lý và kết nối các bộ phận, doanh nghiệp trong tập đoàn, cũng như loại bỏ các công việc mang tính trùng lặp và thao tác thủ công.
- Có ngay hệ thống báo cáo theo thời gian thực: Nhà quản trị sẽ dễ dàng lập báo cáo quản trị theo nhu cầu ở mọi lúc. Đồng thời hệ thống báo cáo sẵn sàng hợp nhất công ty, phòng ban và thay đổi các phương án báo cáo mà không cần hiểu rõ về kiến thức lập trình.
- Cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ: Phần mềm giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu, kiểm tra nhanh mức tồn kho, chính sách vận chuyển và các đánh giá của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu dịch vụ và phát hiện sớm các rủi ro phát sinh.
- Nâng cao tính bảo mật: Với khả năng mã hóa dữ liệu và phân quyền chặt chẽ, 1C:ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng trong công tác quản lý thông tin, đồng thời ghi nhận các thay đổi dữ liệu theo từng người dùng sử dụng, đảm bảo thông tin và lịch sử thao tác được minh bạch, rõ ràng.
- Tối ưu giá trị đầu tư: 1C:ERP giúp gia tăng hiệu quả chi phí vận hành, kiểm soát mục tiêu hoạt động và đánh giá hiệu suất công việc để doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu tài chính.
Trong khuôn khổ bài viết trên đây, 1C Việt Nam đã giúp các cá nhân và doanh nghiệp trả lời cho thắc mắc công nợ là gì cũng như các tiêu chí để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp. Nếu có thêm bất kỳ câu hỏi nào về đề tài này, bạn đọc vui lòng liên hệ theo hotline 0247.106.6667 để được tư vấn về giải pháp quản trị doanh nghiệp 1C:ERP nhanh chóng nhé!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: