Hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định 2025
Hạch toán thanh lý tài sản cố định đúng cách không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp cách hạch toán thanh lý tài sản cố định theo quy định mới nhất năm 2025.
1. Tài sản cố định và những quy định liên quan
Tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc nắm rõ các quy định liên quan đến tài sản cố định là vô cùng cần thiết. Dưới đây là những thông tin cơ bản về tài sản cố định và những quy định pháp lý liên quan.
1.1 Tài sản cố định là gì?
Tài sản cố định, được định nghĩa trong Thông tư 45/2013/TT-BTC, là những tài sản có giá trị lớn, được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh và không bị tiêu thụ hoặc phá hủy trong quá trình sản xuất, nhằm tạo ra lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp. Tài sản cố định bao gồm hai nhóm chính:
- Tài sản cố định hữu hình: đất đai, nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,...
- Tài sản cố định vô hình: quyền sử dụng đất, quyền tác giả, thương hiệu, bằng sáng chế,...
>>>> XEM THÊM: Tài sản ngắn hạn là gì? Đặc điểm và phân loại tài sản ngắn hạn
1.2 Khi nào cần thanh lý tài sản cố định?
Sau khi đã hiểu về khái niệm tài sản cố định là gì, doanh nghiệp cần biết khi nào nên tiến hành hạch toán bán thanh lý tài sản cố định. Dưới đây là các trường hợp doanh nghiệp cần xem xét hạch toán bán thanh lý tài sản cố định:
- Tài sản bị hỏng hoặc không sử dụng được nữa.
- Tài sản không còn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Do sáp nhập, nhượng bán hoặc giải thể doanh nghiệp.
Theo quy định của Thông tư Thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC:
- Tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn còn sử dụng không được tiếp tục trích khấu hao.
- Đối với tài sản chưa đủ khấu hao mà cần thanh lý, phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm để xử lý bồi thường.
- Nếu số tiền thu thanh lý, bồi thường không đủ, thì chênh lệch coi là lỗ và được ghi vào chi phí khác.
Lưu ý: Tài sản không cần dùng nhưng chưa hết khấu hao phải được quản lý và trích khấu hao theo quy định hiện hành.
1.3 Thủ tục và hồ sơ thanh lý tài sản cố định
Quy trình hạch toán bán thanh lý tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, hãy tìm hiểu về thủ tục và hồ sơ cần thiết để thực hiện thanh lý tài sản cố định hạch toán một cách hiệu quả.
Thủ tục hạch toán thanh lý tài sản cố định:
- Để tiến hành thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định khi có quyết định.
- Hội đồng chịu trách nhiệm đảm bảo quy trình thanh lý theo đúng quy định và lập "Biên bản thanh lý tài sản cố định" theo mẫu qui định.
- Biên bản được giao cho Phòng Kế toán và đơn vị quản lý tài sản cố định.
Để hạch toán thanh lý TSCĐ, cần có "Biên bản thanh lý TSCĐ" theo mẫu quy định. Hồ sơ thanh lý bao gồm:
- Biên bản họp của Hội đồng thanh lý tài sản cố định hạch toán.
- Quyết định về việc hạch toán bán thanh lý tài sản cố định.
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
- Biên bản đánh giá lại giá trị của tài sản cố định.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định (được tạo thành hai bản, một bản cho phòng Kế toán để ghi sổ, một bản cho bộ phận quản lý, sử dụng tài sản).
- Hợp đồng kinh tế về việc bán tài sản cố định đã được thanh lý.
- Hóa đơn bán tài sản cố định.
- Biên bản giao nhận tài sản cố định.
- Biên bản hủy tài sản cố định.
- Thanh lý hợp đồng.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Giá trị tài khoản ròng là gì? Phân loại và cách tính đơn giản
2. Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định 2024
Để giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách hiệu quả, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định trong các trường hợp khác nhau theo quy định hiện hành năm 2024.
2.1 Trường hợp 1: Thanh lý tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
Khi hạch toán bán thanh lý tài sản cố định trong sản xuất và kinh doanh, kế toán thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Đối với tài sản đã khấu hao hết, giá trị gốc và lũy kế khấu hao được giảm (TK 211 và 214).
- Doanh thu từ thanh lý được hạch toán vào TK 711.
- Chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý vào TK 811.
- Đối với tài sản chưa khấu hao hết, giá trị còn lại vào TK 811.
Trong trường hợp này, Kế toán ghi như sau:
- Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 112, 131: Ghi nhận tổng giá trị thu về từ hoạt động thanh lý TSCĐ (bao gồm cả tiền thuế GTGT).
- Có TK 711: Ghi nhận giá trị thanh lý TSCĐ chưa bao gồm thuế GTGT.
- Có TK 3331: Ghi nhận số tiền thuế GTGT đã nộp nếu đã tách được khoản thuế GTGT.
- Lưu ý: Trường hợp chưa tách được TK 3331, TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế GTGT. Doanh nghiệp cần điều chỉnh khi kê khai số thuế GTGT phải nộp.
- Ghi nhận giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214: Ghi nhận giá trị lũy kế khấu hao của TSCĐ thanh lý từ đầu kỳ đến thời điểm thanh lý.
- Nợ TK 811: Ghi nhận giá trị còn lại của TSCĐ chưa khấu hao hết (nếu có).
- Có TK 211: Ghi nhận nguyên giá của TSCĐ thanh lý.
- Hạch toán chi phí khác phát sinh:
- Nợ TK 811: Ghi nhận các chi phí khác liên quan đến hoạt động thanh lý TSCĐ (ví dụ: chi phí vận chuyển, chi phí tháo dỡ, chi phí môi giới...).
2.2 Trường hợp 2: Thanh lý tài sản cố định dùng cho nội bộ, dự án
Đối với các Tài sản cố định (TSCĐ) được hình thành từ nguồn vốn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do ngân sách nhà nước cấp, vốn viện trợ, vốn tài trợ và được sử dụng cho các hoạt động sự nghiệp, việc hạch toán thanh lý tài sản cố định cần được thực hiện theo đúng quy định nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các nguyên tắc của kế toán.
Trong quá trình hạch toán bán thanh lý tài sản cố định trong nội bộ hoặc dự án, kế toán ghi nhận như sau:
- Ghi giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214: Giá trị hao mòn TSCĐ từ đầu kỳ đến thời điểm thanh lý.
- Nợ TK 466: Giá trị còn lại của TSCĐ chưa khấu hao hết (nếu có).
- Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ được thanh lý.
- Ghi nhận thu nhập từ thanh lý TSCĐ:
- Nợ TK 111 hoặc TK 112: Tổng giá trị thu về từ thanh lý TSCĐ.
- Có TK 466: Nguồn vốn hình thành TSCĐ được thanh lý.
- Có TK 3331: Thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh từ thanh lý TSCĐ (nếu có).
- Ghi nhận chi phí phát sinh từ thanh lý TSCĐ:
- Nợ TK 466: Tổng giá trị chi phát sinh trong quá trình thanh lý TSCĐ.
- Có TK 111 hoặc TK 112: Chi phí phát sinh từ thanh lý TSCĐ.
- Hạch toán các chi phí khác liên quan:
- Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thanh lý TSCĐ được ghi nhận vào các tài khoản chi phí liên quan theo quy định của hệ thống hạch toán kế toán.
2.3 Trường hợp 3: Thanh lý tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa
Các khoản thu và chi liên quan đến thanh lý tài sản cố định hạch toán cho hoạt động văn hóa, phúc lợi của nhân viên sẽ được ghi vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi. Trong quá trình hạch toán khi thanh lý tài sản cố định, kế toán thực hiện ghi nhận như sau:
- Ghi nhận doanh thu:
- Nợ các tài khoản 111, 112,... (Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ)
- Có TK 3532: Quỹ phúc lợi (Số tiền thu về từ thanh lý TSCĐ được sử dụng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi)
- Có TK 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (Số tiền thuế TNDN phải nộp đối với khoản thu nhập từ thanh lý TSCĐ, nếu có)
- Phản ánh chi phí phát sinh:
- Nợ TK 3532: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ
- Có các tài khoản 111, 112,... (Tổng giá trị các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý TSCĐ)
- Ghi nhận giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214: Giá trị đã hao mòn của TSCĐ từ đầu kỳ đến thời điểm thanh lý
- Nợ TK 353: Giá trị còn lại chưa khấu hao hết của TSCĐ (nếu có)
- Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ
- Hạch toán chi phí khác:
- Nợ TK 353: Các chi phí khác liên quan đến hoạt động thanh lý TSCĐ
2.4 Trường hợp 4: Thanh lý tài sản cố định khi thực hiện phá dỡ TSCĐ
Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, khi doanh nghiệp dỡ bỏ hoặc hủy bỏ nhà cửa, công trình sau khi mua TSCĐ hữu hình, giá trị quyền sử dụng đất cần được xác định riêng và ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu đáp ứng các tiêu chuẩn quy định. Nguyên giá của TSCĐ xây dựng mới dựa trên giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo quy định hiện hành. Hạch toán chi phí tháo dỡ tài sản cố định theo bút toán như sau:
- Nợ tài khoản 214 "Hao mòn tài sản cố định" với giá trị hao mòn của tài sản cố định bị phá dỡ.
- Nợ tài khoản 811 "Chi phí khác" với giá trị còn lại của tài sản cố định bị phá dỡ.
- Có tài khoản 211 "Tài sản cố định hữu hình" với nguyên giá của tài sản cố định bị phá dỡ.
Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục thuế, hạch toán chi phí tháo dỡ tài sản cố định như bệ đỡ, móng máy được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, với đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Tài sản lưu động là gì? Tất tần tật thông tin về tài sản lưu động
3. Quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định chuẩn xác
Doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định khi hạch toán bán thanh lý tài sản cố định:
- Bước 1: Bộ phận có tài sản cố định cần thanh lý lập đơn đề nghị thanh lý, đề cử danh sách tài sản cần thanh lý và được phê duyệt bởi lãnh đạo.
- Bước 2: Lãnh đạo doanh nghiệp quyết định thanh lý tài sản cố định.
- Bước 3: Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định gồm các thành viên đại diện từ các bộ phận liên quan, bao gồm:
- Thủ trưởng đơn vị (chủ tịch hội đồng hạch toán bán thanh lý tài sản cố định)
- Kế toán trưởng và kế toán tài sản
- Trưởng hoặc phó bộ phận quản lý tài sản
- Đại diện đơn vị quản lý trực tiếp tài sản cần thanh lý
- Cán bộ chuyên môn về tài sản
- Đại diện đoàn thể (nếu cần)
- Bước 4: Hội đồng quyết định hình thức xử lý tài sản cố định như bán hoặc hủy, tùy thuộc vào tình trạng của tài sản.
- Bước 5: Sau khi thanh lý, Hội đồng lập "Biên bản thanh lý tài sản cố định" và bộ hồ sơ thanh lý.
4. Ví dụ hạch toán thanh lý tài sản cố định
Vào ngày 2/10, công ty ABC bán một máy tính xách tay đang sử dụng trong văn phòng. Thông tin về giao dịch là máy tính xách tay nguyên giá 25 triệu đồng. Giá trị hao mòn tích lũy của máy tính xách tay là 7 triệu đồng sau 5 năm sử dụng. Công ty đã chi 900.000 đồng để nâng cấp máy tính trước khi bán, được trả bằng tiền mặt. Máy tính xách tay được bán với giá 12 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10% và chưa thu tiền từ khách hàng.
Ví dụ hạch toán thanh lý tài sản cố định (tính bằng đơn vị VNĐ):
- Giảm nguyên giá tài sản cố định:
- Nợ Tài khoản 214: 7.000.000
- Nợ Tài khoản 811: 18.000.000
- Có Tài khoản 211: 25.000.000
- Chi phí liên quan đến hoạt động thanh lý tài sản cố định hạch toán:
- Nợ Tài khoản 811: 900.000
- Có Tài khoản 111: 900.000
- Thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định:
- Nợ Tài khoản 111: 13.200.000
- Có Tài khoản 333: 1.200.000
- Có Tài khoản 711: 12.000.000
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thanh lý tài sản cố định theo quy định mới nhất năm 2024, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và hạch toán chính xác, đảm bảo tuân thủ pháp luật, tiết kiệm chi phí. Hy vọng rằng, thông tin 1C Việt Nam cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách thực hiện quy trình hạch toán này một cách chính xác và hiệu quả.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: