Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Chức năng và lợi ích

Hệ thống quản lý kho được sử dụng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát kho hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống quản lý kho được khoa học, dễ sử dụng, chính xác đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu khái niệm, lợi ích và tính năng chính của hệ thống quản lý kho hàng nhé.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, an toàn hiện nay

1. Hệ thống quản lý kho hàng là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) là hệ thống giúp theo dõi mức tồn kho, số lượng đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống cho phép quản lý chặt chẽ tất cả các khâu từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến khi tạo nên thành phẩm hoàn chỉnh. Với hệ thống quản lý kho WMS, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển các đơn đặt hàng, xác minh hàng hóa cần bổ sung và xử lý hàng tồn kho một cách chính xác hơn.

Mục tiêu của phần mềm quản lý kho WMS là tạo ra một môi trường làm việc kho bãi không giấy tờ (paperless warehouse). Quá trình chọn và vận chuyển hàng hóa đều được thực hiện tự động giúp tối ưu hóa quy trình cả về mặt thời gian lẫn sức lao động.

>>> XEM NGAY: Phần mềm quản lý kho dược phẩm hữu ích, dễ dùng 2024

2. Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống quản lý kho WMS tốt sẽ mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp trong việc vận hành và quản lý hàng hóa trong kho bãi. Một số lợi ích nổi bật của hệ thống quản lý kho bao gồm:

2.1 Giảm thiểu chi phí vận hành

Kho hàng là cầu nối giữa các bộ phận như sản xuất, bán hàng, kế toán,... vì vậy, hoạt động quản lý kho hàng cần được chú trọng nhằm đảm bảo tính trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, với số lượng nhân sự và hàng hóa lớn cùng nhiều quy trình phức tạp, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn nếu vẫn duy trì cách thức quản lý truyền thống.

Với hệ thống quản lý kho thông minh WMS, doanh nghiệp có thể cắt giảm các quy trình thực hiện thủ công, tối ưu số lượng nhân sự và giảm các chi phí liên quan đến thất thoát hay hư hỏng hàng hóa. Nhờ có hệ thống quản lý tự động, dòng chảy hàng hóa trong kho sẽ luôn được đảm bảo chính xác, từ đó các hoạt động bán hàng cũng được thực hiện hiệu quả hơn.

2.2 Tăng năng suất lao động

Hệ thống quản lý kho WMS cho phép phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên, vì thế doanh nghiệp có thể chủ động dự báo được số lao động cần có cho quá trình vận hành. Quy trình thủ công cũng được loại bỏ để tối ưu thời gian làm việc. Ví dụ, doanh nghiệp có thể quét mã sản phẩm thay vì phải ghi chép thông tin trên giấy. Hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu, giúp hạn chế tối đa các nhầm lẫn và sai sót.

>>>> TÌM HIỂU THÊM:

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng
3 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến hiện nay

2.3 Dễ dàng cập nhật tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống quản lý kho WMS cũng được trang bị tính năng cho phép cập nhật số hàng tồn kho trong theo thời gian thực. Bộ phận kinh doanh và và quản lý kho có thể theo dõi dữ liệu cùng lúc để thực hiện quá trình bán hàng. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá ít dẫn tới không đủ cung hoặc tình trạng nhập quá nhiều gây tồn hàng lãng phí.

2.4 Tăng khả năng bảo mật

So với các phương pháp ghi chép thủ công hoặc sử dụng Excel để lưu trữ dữ liệu, hệ thống quản lý kho WMS có khả năng bảo mật thông tin tốt hơn. Mỗi nhân viên đều được phân vai trò và quyền hạn nhất định trên hệ thống, không thể truy cập vào những báo cáo quan trọng hay dữ liệu vượt quyền của mình. Điều này đảm bảo an toàn cho dữ liệu, đồng thời hạn chế tình trạng rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài, ảnh hưởng tới lợi thế cạnh tranh.

>>>> THAM KHẢO: MRP là gì? Vai trò, lợi ích và cách thức triển khai MRP hiện nay

3. Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho

Hệ thống quản lý kho sở hữu nhiều tính năng ưu việt nhằm hỗ trợ theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động trong kho một cách tự động, chính xác và nhanh chóng hơn. Dưới đây là một số tính năng chính của phần mềm quản lý kho WMS:

Quản lý không gian kho: Hệ thống phân bổ hàng hóa một cách khoa học theo từng vị trí trong kho hoặc theo từng kho hàng khác nhau.
Quản lý hàng tồn kho: Cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và cập nhật lượng hàng tồn kho mọi lúc mọi nơi, đảm bảo các hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và không gián đoạn.
Xuất nhập hàng hóa vào kho: Cho phép sử dụng công nghệ quét QR code, barcode trong quá trình nhập, xuất hàng hóa. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các quy trình thủ công.
Theo dõi các đơn đặt hàng: Cập nhật thông tin đặt hàng nhanh chóng để sắp xếp và vận chuyển hàng hóa.
Quản lý nhân sự: Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kho thông qua quá trình xử lý công việc được lưu trữ trên hệ thống.
Quản lý kho bãi: Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép quản lý một lúc nhiều kho hàng, giúp sắp xếp hàng hóa và phân luồng từng kho một cách tối ưu.
Báo cáo: Hệ thống báo cáo được cập nhật chi tiết theo thời gian thực, cung cấp kịp thời dữ liệu cho người quản lý để đưa ra quyết định chiến lược một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

4. Giải pháp 1C:Company Management tự động hóa công tác quản lý kho linh hoạt, hiệu quả

Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp công nghệ với các tính năng linh hoạt, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình sử dụng. 1C:Company Management có khả năng lưu trữ tất cả các thông tin trên cùng một hệ thống, giúp quá trình truy xuất và quản lý được dễ dàng hơn.

Sử dụng 1C:Company Management có thể giúp kết nối tất cả bộ phận như mua hàng, bán hàng, sản xuất, kho bãi, tài chính,... trên cùng một hệ thống. Trong đó, phân hệ quản lý kho của phần mềm cung cấp các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp bao gồm:

Tính giá vốn vật tư: Hỗ trợ tính giá vốn vật tư giúp doanh nghiệp có thể thực hiện các báo cáo nhanh chóng và chính xác hơn.
Thiết lập hạn mức tồn kho: Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu để hạn chế tình trạng lãng phí hàng hóa cũng như giảm nguy cơ thiếu hụt nguồn cung.
Quản lý thông tin vật tư trong kho: Phần mềm cho phép nhập đầy đủ các dữ liệu liên quan đến hàng hóa như ô hàng, seri, đặc tính hàng hóa,... Phần mềm cũng cho phép sử dụng đa dạng các đơn vị tính để phù hợp với nhiều loại hàng hóa khác nhau.
Lập chứng từ kho bãi: Các chứng từ như điều chuyển vật tư, xuất nhập, phiếu kho,... đều được số hóa và lưu trữ một cách khoa học.
Kiểm kê định kỳ, ghi tăng, ghi giảm: Hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho tự động, ghi nhận số lượng hàng hóa thường xuyên theo kỳ nhằm cập nhật chính xác số lượng thực tế so với sổ sách, từ đó đưa ra phương án xử lý kịp thời nếu gặp sự cố như thiếu hàng, hàng thừa,...
Tách riêng giao dịch xuất kho và giao dịch tài chính: Việc tách riêng các loại giao dịch giúp người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa cũng như tình hình tài chính của kho hàng.

Như vậy, hệ thống quản lý kho đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát kho hàng tự động, chính xác hơn, đồng thời tiết kiệm chi chi phí, thời gian cũng như tăng năng suất lao động. Để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý kho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay.