Quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, hiệu quả hiện nay
Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Có các phương pháp nào giúp cho doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về kiểm kê hàng tồn kho và quy trình kiểm kê chi tiết.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động đếm số lượng mặt hàng trong kho và so sánh số lượng đó với số lượng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. Quá trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm kiểm tra, so sánh, điều chỉnh các chênh lệch giữa số lượng hàng hoá thực tế trong kho và dữ liệu trong sổ sách. Kiểm kê kho cần được thực hiện trong mọi loại hình tổ chức từ cửa hàng nhỏ lẻ cho đến các doanh nghiệp lớn.
2. Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Mục đích của quá trình này bao gồm: .
- Quản lý hoặc giám sát lượng hàng hóa: Hoạt động này cho phép doanh nghiệp kiểm tra được chính xác lượng hàng tồn, từ đó phát hiện những sai lệch (nếu có) trong báo cáo trên hệ thống quản lý và các mặt hàng thực tế đang có trong kho.
- Tạo ngân sách chính xác: Việc kiểm kê hàng tồn kho chính xác sẽ giúp lập kế hoạch ngân sách tốt hơn cho đơn đặt hàng tồn kho của năm tiếp theo.
- Báo cáo lợi nhuận chính xác: Tồn kho không chính xác đồng nghĩa với việc công ty sẽ báo cáo một số lượng sai lệch cho chi phí hàng bán ra, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Vì vậy, việc kiểm kê hàng hóa nhằm mục đích thống kê các con số thực tế nhằm đưa ra báo cáo lợi nhuận chính xác.
- Chuẩn bị bảng cân đối cho mùa thuế: Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động cần thiết để hỗ trợ chuẩn bị bảng cân đối kế toán trong quá trình kê khai thuế.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Hàng tồn kho là gì? Cách phân loại hàng tồn trong kho
3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho có thể được thực hiện bằng 2 phương pháp bao gồm kiểm kê thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Cùng tìm hiểu chi tiết từng phương pháp trong nội dung dưới đây:
3.1 Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là việc thực hiện kiểm kê hàng ngày hoặc hàng tuần tuỳ thuộc vào loại mặt hàng và số lượng hàng hóa. Phương pháp này thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất bán các sản phẩm có giá trị cao và ít mặt hàng như doanh nghiệp sản xuất thiết bị, máy móc, xây dựng,...
Ưu điểm của kiểm kê thường xuyên là giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ sai sót và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên, phương pháp này vẫn có hạn chế là gây tốn kém về tiền công cho nhân lực kiểm tra hàng hóa và bộ phận kế toán phải tốn nhiều thời gian hơn để xử lý số lượng công việc lớn.
3.2 Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ
Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ có thể được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ riêng của từng doanh nghiệp. Phương pháp này hiện đang được áp dụng rộng rãi trên thị trường, đặc biệt cho các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình khác nhau.
Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực cho kế toán so với việc kiểm kho thường xuyên. Tuy nhiên, một nhược điểm của phương pháp này đó là trường hợp sai lệnh không được phát hiện sớm có thể dẫn đến việc tìm nguyên nhân sẽ khó khăn hơn.
>>>> THAM KHẢO THÊM: 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến hiện nay
4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng hóa tồn kho là một trong những công tác quan trọng, đảm bảo thống kê chính xác số lượng hàng hóa thực tế để đưa ra điều chỉnh kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm 7 bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Dựa trên dữ liệu ở phần mềm quản lý và báo cáo về tình trạng tồn kho, công ty cần xây dựng một bảng thống kê hàng tồn kho chi tiết.
- Bước 2: Người kiểm kê cần ghi số lượng hàng tồn kho vào bảng thông tin. Bảng này sẽ được sử dụng để đối chiếu, so sánh số liệu thực tế so với số liệu trên hệ thống.
- Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh với số lượng được báo cáo. Nếu có sự chênh lệch, thủ kho và kế toán cần cung cấp một giải trình chi tiết.
- Bước 5: Kế toán điều chỉnh lại sự chênh lệch dựa trên số liệu thực tế sau khi đã giải trình.
- Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho và yêu cầu bên liên quan ký xác nhận.
- Bước 7: Sau khi hoàn thành quy trình kiểm kê hàng tồn kho, nếu xảy ra sai sót, người quản lý cần điều tra nguyên nhân để áp dụng biện pháp xử lý tức thì cho lần kiểm tra tiếp theo.
5. Một số kinh nghiệm kiểm kê hàng hóa tồn kho
Để quá trình kiểm kê hàng hóa đạt hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo một số kinh nghiệm hữu ích dưới đây:
5.1 Phân loại các sản phẩm tồn kho
Các chuyên gia kinh doanh đã đưa ra lời khuyên cho những doanh nghiệp rằng nên phân chia số lượng tồn kho thành nhiều nhóm khác nhau. Nhóm A bao gồm các mặt hàng có giá cao và số lượng nhập ít. Nhóm B bao gồm các mặt hàng ở mức giá trung bình với giá bán phù hợp. Nhóm C là những mặt hàng có giá nhập thấp và khả năng bán hàng nhanh.
Việc phân chia này giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp hiệu quả cho việc kiểm kê kho hàng cũng như việc ưu tiên kiểm kê các nhóm hàng trước để giảm thiểu chi phí lưu trữ cho doanh nghiệp.
>>>> XEM NGAY: MRP là gì? Vai trò, lợi ích và cách thức triển khai MRP hiện nay
5.2 Theo dõi đầy đủ thông tin sản phẩm
Doanh nghiệp cần lưu trữ thông tin đầy đủ về các sản phẩm trong kho bao gồm SKU, mã vạch, số lô, xuất xứ và nhà cung cấp. Ngoài ra, quản lý chi phí của từng mặt hàng là cần thiết để tìm ra các giải pháp thay đổi phù hợp.
5.3 Nhất quán trong cách làm việc
Kiểm kê hàng tồn kho cần đảm bảo tính nhất quán trong cách làm việc để tránh những vấn đề gây phiền toái như không khớp số liệu, lỗi trong quy trình kiểm kê. Nhân viên kho, nhập hàng cần có cùng phương pháp làm việc thống nhất, giúp đảm bảo sự trơn tru, hiệu quả và giảm thiểu sai sót không đáng có.
5.4 Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng tồn kho
Một cách đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác hiện nay là sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý hiện đại. Sử dụng bảng tính hoặc sổ ghi chép thủ công có nhiều hạn chế không phù hợp với thời đại công nghệ 4.0.
Doanh nghiệp cần xem xét việc áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho vào hoạt động quản lý của mình để tăng lợi thế cạnh tranh. Phần mềm sẽ giúp đơn giản hóa quá trình quản lý hàng tồn kho và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xem xét kỹ để đảm bảo phù hợp với nhu cầu của mình.
6. Một số sai lầm khi thực hiện kiểm tra hàng tồn kho
Mặc dù việc kiểm kê hàng tồn kho có mục đích thống kê chính xác số lượng sản phẩm thực tế nhưng trong một số trường hợp người thực hiện vẫn có thể mắc một số sai lầm dưới đây khiến kết quả không như mong đợi.
6.1 Không chuẩn bị không gian kho hàng trước
Sai lầm phổ biến nhất là thiếu dự tính cụ thể và không đảm bảo đủ không gian cho số lượng hàng lớn, dẫn đến mất thời gian trong việc xếp dỡ hàng hóa khi kiểm kê. Để tránh sai sót này, người thực hiện nên tự đặt câu hỏi để định rõ tình hình và đề ra kế hoạch phù hợp:
- Không gian đã gọn gàng chưa?
- Sản phẩm tại kho đã được sắp xếp chính xác không?
- Các sản phẩm sắp xếp có dễ dàng lấy ra để kiểm kê không?
6.2 Thiếu nhân lực
Ngoài không gian, nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng đóng góp vào quá trình kiểm kê hàng hóa. Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp thiếu nhân sự có chuyên môn để đảm nhiệm công việc này, khiến việc kiểm kê bị đình trệ, khó khăn trong công tác theo dõi và xử lý vấn đề.
6.3 Không có sự giám sát
Quy trình kiểm kê hàng hóa sẽ không thể đạt hiệu quả nếu thiếu đi sự giám sát cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp cần giám sát ngay từ đầu để đảm bảo tất cả các công đoạn đều được thực hiện chặt chẽ, chính xác để giảm sai sót, rủi ro.
6.4 Không xử lý lỗi kịp thời khi gặp phải
Trong một vài trường hợp, quá trình kiểm kê hàng tồn kho có thể phát sinh các lỗi. Nếu không kịp thời tìm ra nguyên nhân và cách xử lý dù là lỗi nhỏ, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro kinh doanh sau này do dữ liệu không chính xác.
6.5 Không chuẩn bị trước việc tiêu hủy hàng tồn kho
Việc không chuẩn bị trước các thủ tục và tài liệu liên quan đến tiêu hủy hàng tồn kho có thể phát sinh các chi phí về tồn kho không cần thiết, tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp khiến việc quản lý kho hàng không hiệu quả.
Trong bài viết này, 1C Việt Nam đã cung cấp thông tin về quy trình kiểm kê hàng tồn kho cũng như một số kinh nghiệm thực hiện hữu ích. Nếu đang đối mặt khó khăn với việc kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho nhằm gia tăng hiệu quả và giảm chi phí nhân lực. Để biết thêm thông tin chi tiết về giải pháp này, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay.
>>>> XEM NGAY: