Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương: Tất tần tật thông tin từ A-Z

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là một trong những giải pháp quản lý hữu ích cho các doanh nghiệp. Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp xử lý những vấn đề liên quan đến lương thưởng một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. Trong bài viết sau, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về hệ thống này là gì cũng như vai trò đối với doanh nghiệp.

1. Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là giải pháp phần mềm sử dụng công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho các phòng ban như phòng kế toán, nhân sự xử lý các vấn đề về bảo hiểm, thưởng, lương, thuế thu nhập cá nhân… Sử dụng hệ thống này không những giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công việc so với phương pháp truyền thống. 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Công cụ và cách tính lương Gross sang Net chính xác 2024

2. Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự tiền lương đối với doanh nghiệp

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Lưu trữ đồng bộ hệ thống thông tin và hồ sơ của nhân viên trên một hệ thống.
• Hệ thống giúp tự động hóa các quy trình truy xuất và xử lý dữ liệu liên quan đến thời gian làm việc, quản lý ca gãy, tăng ca, ca kíp cho các phòng ban trong công ty.
• Hệ thống giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm công cho nhân viên; hỗ trợ tính toán lương thưởng một cách chính xác, tự động.
• Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương chuyên nghiệp có thể tùy biến các chức năng để linh hoạt với các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp.

>>>> XEM THÊM: Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả

3. Các phân hệ trong hệ thống quản lý nhân sự tiền lương

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương thường có các phân hệ sau đây:

1 - Cơ cấu tổ chức

• Xây dựng, quản lý toàn bộ cơ cấu tổ chức của công ty theo từng bộ phận, phòng ban.
• Lên mô tả chi tiết cho các vị trí trong cơ cấu. 

2 - Cơ cấu nghiệp vụ

• Xây dựng hệ thống quản lý theo cơ cấu nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm quản lý nhân viên theo trình độ và cấp bậc.
• Chức năng thiết lập, cập nhật, quản lý, đào tạo cho từng cấp bậc trong cơ cấu nghiệp vụ.
• Thực hiện việc so sánh, đối chiếu giữa cơ cấu doanh nghiệp và cơ cấu nghiệp vụ.

3 - Cơ cấu thu nhập

• Xây dựng hệ thống quản lý cơ cấu thu nhập của từng nhân sự theo vị trí và cấp bậc cụ thể. Các cơ cấu thu nhập bao gồm lương cơ bản, phúc lợi, phụ cấp/thưởng và các khoản giảm trừ. 

4 - Hồ sơ nhân sự

• Quản lý thông tin hồ sơ của từng nhân sự một cách tự động.
• Truy xuất và hiển thị thông tin hồ sơ theo yêu cầu tìm kiếm.
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới các định dạng như scanner, pdf mà không cần giấy tờ vật lý phức tạp.
• Tạo hợp đồng lao động nhờ liên kết trực tiếp với dữ liệu từ hồ sơ tuyển dụng hoặc khi hồ sơ của nhân sự được cập nhật.
• Hệ thống quản lý nhắc nhở những sự kiện quan trọng, ngày sinh nhật, ngày lễ hoặc ngày hết hạn hợp đồng của nhân viên.
• Tính toán các khoản chi cho nhân viên khi hết hợp đồng, khoản trợ cấp nghỉ việc, ...
• Cho phép tìm kiếm và thiết lập các vị trí công tác cũng như cấp bậc của nhân viên thông qua hồ sơ cá nhân. 
• Quản lý ngày nghỉ, ngày phép ốm, phép năm, làm thêm giờ, bù giờ, nghỉ thai sản của nhân  viên. 

 5 - Đánh giá nhân sự

• Quản lý dữ liệu để tiến hành đánh giá nhân sự gồm các tiêu chí, phương pháp, thang bậc.
• Tạo biểu mẫu đánh giá theo những tiêu chí phù hợp.
• Quản lý tình trạng trả lời biểu mẫu đánh giá. 

6 - Khen thưởng & Kỷ luật

• Theo dõi các hồ sơ khen thưởng hoặc hồ sơ kỷ luật, các hình thức khen/thưởng và kỳ hạn khen/thưởng.
• Tính toán hoa hồng cho đội ngũ nhân viên tiếp thị, bán hàng. 
• Thiết lập chế độ khen thưởng định kỳ về mặt tài chính cho nhân viên để tính toán chính xác khoản thu nhập hàng tháng. 

7 - Chấm công & tính lương​

• Cập nhật bảng chấm công chi tiết theo ca/ngày/giờ/tuần/tháng/năm làm việc của nhân viên.
• Cho phép truy vấn và hiển thị thông báo tiền lương theo nhiều cách khác nhau. 
• Phần mềm tính lương và thu nhập của nhân viên theo cơ cấu thu nhập.
• Truy xuất dữ liệu để hoàn thành những giấy tờ liên quan như phiếu thu, tờ khai thuế thu nhập cá nhân và các khoản hạch toán lương cùng bảo hiểm xã hội.
• Tự động tính toán, quyết toán thuế thu nhập cá nhân vào cuối năm sau khi đã trừ đi các khoản lương thưởng và các khoản khấu trừ khác. 

8 - Báo cáo nhân sự

• Lưu trữ tài liệu báo cáo nhân sự, cập nhật theo dữ liệu hiện hành.
• Báo cáo bằng đồ thị minh họa một cách trực quan. 

>>>> THAM KHẢO: Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết với 5 bước đơn giản

4. Quản lý tiền lương nhân sự tự động với phần mềm 1C:Company Management

Công tác quản trị tiền lương nhân sự vốn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt với các công ty có số lượng nhân sự và dữ liệu lớn. Hiểu được trở ngại trên, 1C Việt Nam đã ra mắt phần mềm 1C:Company Management - Giải pháp tự động hóa công tác quản trị doanh nghiệp có tích hợp tính năng quản lý nhân sự tiền lương nhằm hỗ trợ thực hiện công việc trên một cách thuận tiện, chính xác hơn.

Giải pháp 1C:Company Management sở hữu các tính năng nổi bật: 

• Quản lý thông tin ghi nhận của nhân sự bao gồm thông tin chi tiết của người lao động, mức lương, lịch biểu làm việc, chức vụ và bộ phận làm việc.
• Tính lương đa dạng, linh hoạt: Hệ thống cho phép khai báo nhiều mức lương, nhiều công thức tính lương trên một người lao động. Phần mềm cũng hỗ trợ tính toán tự động các lương hành chính, thuế TNCN và bảo hiểm; theo dõi công khoán.

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là giải pháp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng, chấm công, thuế TNCN,...  Để biết thêm thông tin chi tiết về cách triển khai và sử dụng phần mềm quản trị nhân sự tiền lương, vui lòng liên hệ với 1C Việt Nam ngay. 

>>>> TÌM HIỂU THÊM: TOP 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả tốt hiện nay