Xây dựng bản mô tả công việc: Quy trình và lưu ý khi thực hiện

Xây dựng bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn cách xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, đúng chuẩn nhằm phục vụ công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.

1. Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc (Job Description – JD) là một file tài liệu nội bộ mô tả chuẩn chi tiết các yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí, chức vụ. Xây dựng một bản mô tả công việc sử dụng từ ngữ dễ hiểu, rõ ràng giúp các nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của mình cũng như doanh nghiệp lựa chọn đúng ứng viên phù hợp cho vị trí công việc. 

2. Vai trò của việc xây dựng bản mô tả công việc

Quy trình xây dựng bản mô tả chi tiết công việc đóng vai trò quan trọng trong tuyển dụng của doanh nghiệp. Qua việc xây dựng tài liệu mô tả công việc, các vị trí trong tổ chức trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn, tránh tình trạng trùng lặp nhiệm vụ. Điều này mang lại sự thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn nhân lực.

Bản mô tả công việc cũng giúp tạo sự giao tiếp ban đầu giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Thông qua bản mô tả, ứng viên có thể đánh giá xem công việc có phù hợp với mục tiêu cá nhân của mình trước khi nộp đơn. 

Nhà tuyển dụng cũng có thể tìm kiếm và tuyển chọn những ứng viên phù hợp với khung năng lực vị trí việc làm đề ra dựa trên bản mô tả cũng như khung đánh giá công việc. Sau khi tuyển chọn thành công, JD hỗ trợ HR và nhà quản lý trong việc hướng dẫn, chuyển giao công việc một cách chính xác và hiệu quả cho nhân viên mới.

Trong quản trị doanh nghiệp, xây dựng bản mô tả yêu cầu công việc hỗ trợ đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. Bằng cách đo lường khả năng hoàn thành nhiệm vụ, mức độ lỗi và những khía cạnh cần cải thiện, bản mô tả công việc cũng giúp tạo ra sự nhất quán trong quản lý, giảm thiểu việc phải tái tuyển hoặc nhân viên nghỉ việc do không phù hợp với công việc.

>>>> ĐỌC NGAY: Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả

3. 5 bước xây dựng bản mô tả công việc chuẩn hiện nay

3.1 Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Quá trình đầu tiên trong việc xây dựng bản mô tả công việc của vị trí bất kỳ đạt chuẩn là thu thập thông tin cần thiết về từng vị trí công việc. Để đảm bảo xây dựng khung yêu cầu công việc phù hợp với công ty và cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần thu thập thông tin từ cả nguồn thông tin nội bộ lẫn bên ngoài.

3.2 Bước 2: Xác định môi trường thực hiện công việc

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng là định rõ bối cảnh thực hiện công việc, yêu cầu công việc bao gồm các yếu tố sau:

• Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức và thể hiện trách nhiệm giải trình với cấp trên.
• Quan hệ giám sát: Xác định trong một tổ chức ai sẽ đảm nhận vai trò giám sát và quản lý quy trình thực hiện công việc của người lao động.
• Quan hệ với đồng nghiệp: Là quan hệ giữa các phòng ban trong việc hỗ trợ lẫn nhau.
• Điều kiện môi trường làm việc: Đề cập đến việc cung cấp cho người lao động các điều kiện cần thiết để người lao động thực hiện tốt công việc như không gian làm việc, thiết bị hỗ trợ,... Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các yếu tố môi trường có thể gây nguy hiểm hoặc làm gián đoạn quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao hay quá thấp, môi trường làm việc ồn ào hoặc có rung chấn.

3.3 Bước 3: Xác định từng hạng mục công việc

Nội dung xây dựng bao gồm các hoạt động chức năng được thực hiện bởi nhân viên để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc được phân thành ba cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

• Cấp độ 1 - Bao quát: Cung cấp thông tin về các chức năng/nhiệm vụ chung.
• Cấp độ 2 - Cụ thể: Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, đó là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể.
• Cấp độ 3 - Chi tiết: Các đầu việc chi tiết cần được triển khai để hoàn thành công việc.

3.4 Bước 4: Đưa ra yêu cầu về công việc

Việc xác định các yêu cầu đối với người thực hiện là một phần quan trọng trong quá trình xây dựng khung năng lực vị trí việc làm. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm các khía cạnh sau:

• Kiến thức: Cần có các kiến thức và hiểu biết chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Kỹ năng: Có khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc có thể thực hiện sau khi được đào tạo.
• Năng lực: Có khả năng thực hiện các nhiệm vụ không liên quan đến kỹ năng, thao tác bao gồm khả năng tư duy, trí lực, thể lực và tâm lý.
• Những yêu cầu khác: Một số yêu cầu liên quan đến pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) và sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc).

3.5 Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng khung yêu cầu công việc là xác định rõ quyền hạn của người thực hiện. Điều này đảm bảo rằng người lao động nhận được những quyền lợi chính đáng như đã được đề cập ở phần trước. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ để bảo đảm lợi ích cho người thực hiện công việc.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lương tháng 13 là gì? Quy định, cách tính lương tháng thứ 13

 4. Những lưu ý khi xây dựng khung năng lực vị trí việc làm 

Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bảng mô tả công việc

✅ Người viết phải là quản lý bộ phận.

✅ Cân bằng giữa chi tiết và khái quát.

✅ Ghi nhớ viết bảng mô tả cho công việc, không chỉ cho người đang giữ vị trí.

✅ Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc.

Lời khuyên để viết một bảng mô tả công việc hấp dẫn

✅ Tạo một hình dung rõ ràng về ứng viên tiềm năng.

✅ Đừng quá chính xác nếu không cần thiết.

✅ Tối ưu từ khóa cho công cụ tìm kiếm.

✅ Sử dụng checklist để đảm bảo không bỏ sót thông tin.

✅ Tham khảo mẫu bảng mô tả công việc từ các nguồn đáng tin cậy.

✅ Cá nhân hóa và chuyên nghiệp hóa bảng mô tả.

Sai lầm thường gặp khi viết bảng mô tả công việc

5. Tổng hợp các mẫu bản mô tả công việc theo vị trí

5.1. Bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên kinh doanh

Mô tả công việc: 

• Thúc đẩy hoạt động trao đổi hàng hóa với khách hàng.
• Xây dựng niềm tin và sự uy tín đối với khách hàng.
• Soạn thảo hợp đồng, thỏa thuận và ký kết hợp đồng với khách hàng.
• Giải quyết các vấn đề khiếu nại, phát sinh từ khách hàng.
• Chăm sóc khách hàng cũ.
• Tư vấn, truyền tải thông tin về sản phẩm/dịch vụ của công ty tới khách hàng.
• Phát triển hệ thống khách hàng tiềm năng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Yêu cầu: 

• Tốt nghiệp đại học, cao đẳng với chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Marketing hoặc có bằng cấp tương đương.
• Có X năm kinh nghiệm với vị trí tương đương.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có ngoại ngữ là một lợi thế.
• Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm CRM.
• Trách nhiệm, năng động, có kỹ năng phân tích và xử lý tình huống tốt.
• Có phương tiện di chuyển cá nhân.

Quyền lợi: 

Nhà tuyển dụng sẽ giải thích theo cơ chế mà công ty áp dụng cho vị trí này.

5.2. Bảng mô tả công việc cho vị trí kế toán tổng hợp

Mô tả công việc: 

• Định khoản những nghiệp vụ phát sinh.
• Hạch toán thu nhập, công nợ, khấu hao, tài sản cố định, thuế,…
• Quyết toán thuế theo quy định của pháp luật và đảm bảo đúng thời hạn.
• Lập báo cáo kế toán – tài chính từng tháng, quý, năm theo các quy định của công ty.
• Xây dựng phương thức hạch toán phù hợp với công ty.
• Báo cáo trực tiếp với Giám đốc hoặc kế toán trưởng (nếu có).
• Lưu trữ những tài liệu kế toán.
• Đối chiếu số dư cuối kỳ và kết quả thực thu thực chi.
• Theo dõi công nợ và xử lý công nợ.
• Giải trình số liệu cụ thể và cung cấp hồ sơ khi cần.
• Đối chiếu và cân đối số liệu kế toán một cách chi tiết.

Yêu cầu: 

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, tài chính và kiểm toán.
• Thành thạo kỹ năng máy tính và các phần mềm kế toán.
• Có kỹ năng tổng hợp, xử lý số liệu và báo cáo số liệu.
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán tổng hợp.
• Có X năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương.
• Có tính tỉ mỉ, cẩn thận với các con số và có trách nhiệm với công việc.

Quyền lợi: Dựa trên chính sách phúc lợi của công ty

5.3. Bảng mô tả công việc cho vị trí nhân viên hành chính nhân sự

Mô tả công việc: 

• Lên kế hoạch và triển khai chương trình tuyển dụng theo nhu cầu của phòng ban và công ty bao gồm: Cùng quản lý các cấp xây dựng bản mô tả công việc, tìm kiếm, thu hút ứng viên, tiến hành sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và gửi email thông báo cho ứng viên,...
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ về nhân viên, nhân viên nghỉ việc, ứng viên không đạt yêu cầu hoặc ứng viên đạt nhưng từ chối. 
• Quản lý tài liệu, hồ sơ liên quan tới nhân sự.
• Quản lý văn phòng phẩm và cơ sở vật chất của công ty.
• Quản lý quy trình đào tạo của công ty bao gồm tiếp nhận yêu cầu đào tạo, cùng các phòng ban lập kế hoạch đào tạo, quản lý kiểm tra sau đào tạo, thu thập ý kiến người học.
• Thực hiện tổng hợp ngày công, chấm công cho nhân viên, quản lý giấy phép, đơn từ đăng ký nghỉ và công tác của CBNV.
• Báo cáo nhân sự theo tháng, quý, năm.
• Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động dành cho nhân viên như sinh nhật, du lịch hè, year-end party, team building,...

Yêu cầu: 

• Tốt nghiệp Đại học và Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Nhân sự hoặc những bằng cấp tương đương.
• Có X năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương.
• Tính cách vui vẻ, hòa đồng, nhiệt tình, có trách nhiệm trong công việc.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt, lập kế hoạch và xử lý các tình huống phát sinh.
• Thành thạo tin học văn phòng.

Quyền lợi: Dựa theo chính sách, phúc lợi của công ty đã đề ra.

Bài viết trên đây của 1C Việt Nam đã cung cấp một số thông tin quan trọng về cách xây dựng bản mô tả công việc cũng như gợi ý một số mẫu bản mô tả công việc theo từng vị trí. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp doanh nghiệp tạo được một bản mô tả công việc cụ thể và chi tiết cho các vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• HRBP là gì? Vai trò quan trọng của HRBP đối với doanh nghiệp
• Hybrid work là gì? Các mô hình Hybrid work hiệu quả hiện nay